Sulit Klaim Reimbursement? Terapkan 3 Cara ini

Sulit Klaim Reimbursement? Terapkan 3 Cara ini

Klaim reimbursement bukanlah hal yang asing bagi perusahaan. Untuk mempercepat prosesnya, perlu menggunakan aplikasi klaim reimbursement.

Klaim reimbursement dilakukan oleh karyawan jika ia mengeluarkan biaya pribadi yang digunakan untuk operasional perusahaan. Misalnya seperti untuk biaya konsumsi selama meeting di luar kantor ataupun biaya kesehatan.

Klaim reimbursement dibuat oleh karyawan untuk mendapatkan penggantian dana dari buaya pribadi yang sebelumnya telah dikeluarkan. Pengajuan klaim reimbursement perusahaan harus melalui beberapa langkah. 

Pengajuan klaim juga harus berdasarkan bukti bahwa sejumlah uang telah dikeluarkan untuk biaya operasional perusahaan. Bukti yang bisa digunakan untuk pengajuan klaim reimbursement adalah bukti pembayaran sah seperti nota pembayaran. 

Note : Baca artikel Hindari Menunda Proses Reimbursement Jika Tidak Ingin Mengalami 3 Kerugian Ini!

 

Dengan adanya bukti tersebut maka proses klaim biaya akan lebih mudah dilakukan oleh perusahaan. Tetapi ada saja kendala yang terjadi saat melakukan pengajuan klaim reimbursement untuk perusahaan.

Beberapa kendala tersebut adalah alasan lupa yang membuat karyawan menunda melakukan klaim reimbursement. Melakukan penundaan reimbursement bisa mengakibatkan masalah untuk perusahaan. Baik masalah jangka pendek maupun masalah jangka panjang pada keuangan perusahaan.

Beberapa masalah yang bisa muncul adalah alur keuangan perusahaan yang jadi berantakan karena klaim yang dilakukan tidak sesuai dengan tanggal yang tertulis di nota. Lalu jika ada beberapa karyawan yang melakukan klaim, maka kemungkinan uang yang diterima tidak akan sesuai dengan pengeluaran.

Klaim reimbursement juga sering ditunda karena alasan birokrasi perusahaan yang rumit sehingga proses klaim susah dilakukan/ Lalu bagaimana agar kesulitan klaim reimbursement ini tidak terjadi? Terapkan 3 cara berikut ini:

Note : Baca artikel Proses Reimbursement Lebih Praktis dengan Aplikasi Talenta

Buat Kebijakan Reimbursement yang Jelas

Penting bagi perusahaan untuk membuat peraturan yang jelas tentang reimbursement agar tidak terjadi kebingungan untuk para karyawan. Setelah itu komunikasikan dengan baik kepada karyawan agar mereka paham birokrasi yang harus diikuti untuk melakukan reimbursement.

Dengan kejelasan peraturan untuk reimbursement, kedua pihak baik karyawan atau perusahaan akan memiliki peraturan yang jelas. Serta langkah-langkah yang diikuti juga akan lebih mudah.

Tentukan Biaya Apa Saja yang Bisa direimburse

Beberapa biaya memang tidak bisa direimburse oleh perusahaan. Membuat eraturan yang jelas tentang biaya apa saja yang bisa direimburse dan mana saja yang tidak akan sangat membantu karyawan untuk mematuhi peraturan tentang reimbursement.

Setiap perusahaan memiliki peraturan yang berbeda-beda untuk hal ini. Tetapi dengan menentukan mana biaya yang bisa direimburse dan mana yang tidak akan membantu karyawan mengetahui batasan biaya yang bisa dikeluarkan untuk operasional perusahaan.

Note : Baca artikel Permudah Prosedur Pengajuan Klaim Karyawan lewat Sistem HR

Gunakan Aplikasi Klaim Reimbursement

Tidak jarang masalah yang sering ditemui karyawan adalah birokrasi yang membuat proses klaim memakan waktu lama dan langkah rumit. Adanya aplikasi klaim reimbursement akan sangat memudahkan proses klaim tanpa harus memakan waktu yang lama.

Aplikasi reimbursement bisa diakses kapanpun dan dari manapun. Dengan adanya aplikasi reimbursement, karyawan yang akan melakukan klaim reimbursement bisa dengan segera mengupload bukti pembayaran untuk melakukan aplikasi reimbursement.

Salah satu tips yang bisa dilakukan oleh perusahaan adalah dengan cara membayarkan uang reimbursement pada waktu yang spesifik. Dengan adanya pembatasan waktu yang spesifik, maka karyawan akan lebih disiplin untuk melakukan klaim reimbursement tepat waktu tanpa harus menunda-nunda.

Note : Baca artikel Pengajuan Reimbursement Jadi Lebih Mudah dengan Talenta

Aplikasi reimbursement bisa diatur agar aplikasi klaim hanya bisa dilakukan pada jangka waktu tertentu. Dengan aplikasi klaim reimbursement, karyawan tidak perlu lagi memakan waktu lama untuk mengajukan klaim dan perusahaan tidak perlu kesulitan menerima klaim dan membayarkan klaim dalam jangka waktu tertentu.

Talenta adalah software HRIS dan payroll yang dapat mempermudah Anda dalam proses klaim reimbursement. Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung.


PUBLISHED19 Aug 2020
Dewi Maharani
Dewi Maharani