Sulit Atur Klaim Dinas Perusahaan? Pakai Aplikasi Reimbursement Karyawan

Sulit Atur Klaim Dinas Perusahaan? Pakai Aplikasi Reimbursement Karyawan

Sudah menjadi hal yang umum, apabila saat melaksanakan perjalanan dinas, karyawan menalangi terlebih dahulu beberapa biaya yang timbul akibat dinasnya tersebut. Jika perusahaan tidak memiliki aplikasi reimbursement karyawan, maka dana yang ditalangi tersebut baru bisa diurus pengembaliannya kepada perusahaan setelah karyawan kembali masuk kantor.

Note : Baca artikel Sulit Klaim Reimbursement? Terapkan 3 Cara ini

3 Jenis Biaya yang Mungkin Timbul saat Perjalanan Dinas

Setidaknya ada tiga jenis biaya yang mungkin timbul saat karyawan melakukan dinas luar kota:

Biaya Perjalanan Dinas,

Biaya perjalanan dinas adalah biaya-biaya yang terkait dengan perjalanan karyawan itu sendiri seperti halnya biaya tiket pesawat/ kereta/ kapal, biaya transportasi darat, biaya penginapan/ akomodasi, dan biaya makan.

Ada kalanya perusahaan juga memberikan insentif berupa uang harian atau bonus bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas.

Etika Mengajukan Reimburse Dari Perusahaan

Biaya Operasional/ Bisnis perusahaan,

Di dalam perjalanan dinas, ada kalanya karyawan harus membayar biaya-biaya pendukung pekerjaannya. Misalkan saja biaya rapat/ meeting dengan klien, biaya pencetakan dokumen, biaya sewa working space, biaya pulsa untuk menghubungi rekanan, dan lain-lain.

Biaya Kesehatan.

Biaya kesehatan adalah penggantian biaya medis apabila terjadi kegawatdaruratan terjadi dan mengharuskan karyawan mendapatkan layanan kesehatan saat karyawan melakukan dinas keluar kota.

Note : Baca artikel Bagaimana Cara Pengajuan Reimbursement

Masalah Akibat Proses Reimbursement saat Perjalanan Dinas

Tanpa penggunaan aplikasi reimbursement karyawan, proses penggantian dana ini seringkali menimbulkan masalah, terutama pada perusahaan dengan tingkat mobilitas yang tinggi.

Bisa jadi satu proses reimbursement belum selesai, karyawan tersebut sudah kembali berangkat melakukan perjalanan dinas lagi. Berikut adalah contoh-contoh masalah yang mungkin terjadi akibat sulitnya mengelola reimbursement karyawan yang sedang dinas:

Hilangnya Dokumen Pendukung,

Contoh dokumen pendukung biaya yang kerap hilang adalah boarding pass, kuitansi pembayaran makan, kuitansi biaya transportasi darat seperti taxi atau travel, dan lain-lain. Seringkali, karyawan kesulitan untuk mendokumentasikan proses-proses tersebut atau dokumen tersebut tertinggal tidak turut terbawa kembali ke kantor.

Pengajuan Reimbursement Manual yang Berlarut-larut,

Pengajuan reimbursement manual yang berlarut-larut dalam menimbulkan keengganan bagi karyawan untuk melakukan perjalanan dinas. Tentu saja hal ini merupakan masalah karena dapat menghambat bisnis perusahaan.

Karyawan Tidak Paham Komponen Pengeluaran Apa Saja yang Boleh Direimburse.

Masalah lain yang kerap timbul adalah kesalahpahaman akibat karyawan tidak memahami komponen pengeluaran apa saja yag boleh di-reimburse. Atau terdapat kebijakan perusahaan yang tidak mengakomodasi kondisi di lapangan yang mengakibatkan adanya komponen pengeluaran tidak dapat di-reimbuse.

Note : Baca artikel Permudah Prosedur Pengajuan Klaim Karyawan lewat Sistem HR

Aplikasi Reimbursement Karyawan sebagai Solusi Saat Perjalanan Dinas

Aplikasi reimbursement karyawan seperti aplikasi Talenta adalah solusi praktis untuk mengatasi masalah reimbursement saat karyawan melakukan perjalanan dinas. Karyawan dapat langsung mengisi form secara online secara real time saat sedang bepergian dan menambahkan unggahan foto invoice atau kuitansi bukti pembayaran.

Selanjutnya proses reimbursement dapat langsung diproses oleh sistem, tanpa menunggu kepulangan karyawan. Proses ini diteruskan kepada bagian keuangan dan atau atasan mendapatkan persetujuan dan verifikasi.

Apabila sudah mendapatkan persetujuan, bahkan pembayaran dana dapat langsung dilakukan dengan proses transfer karena aplikasi reimbursement pada Talenta terintegrasi langsung dengan payroll, yang berarti juga memiliki akses pada database rekening karyawan.

Note : Baca artikel Proses Reimbursement yang Lebih Praktis dengan Talenta

Dengan proses yang praktis dan cepat diharapkan dapat meningkatkan produktivitas dan motivasi karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas. Demikian juga dengan pihak bagian keuangan, diharapkan proses ini dapat meningkatkan efisiensi dan juga mengurangi beban administrasi sehingga pada akhirnya produktivitas perusahaan secara umum pun dapat meningkat.

Apabila Anda ingin tahu lebih lanjut tentang aplikasi Talenta, Anda dapat mengisi formulir ini dan mendapatkan akses untuk mencoba secara gratis.


PUBLISHED29 Aug 2020
Emanuelle
Emanuelle