Software Employee Self Service serta Manfaatnya bagi Perusahaan

Kehadiran software Employee Self Service atau ESS sangat mempermudah pengelolaan administrasi karyawan perusahaan. Seperti apa? Insight Talenta akan mengulasnya disini.

Salah satu bentuk kemajuan di bidang teknologi yang beberapa tahun belakangan ini populer adalah software Employee Self Service atau ESS.

Kehadiran sistem ESS membawa dampak positif bagi perusahaan, terutama dalam menangani masalah berkaitan dengan urusan personalia.

Rumitnya pengelolaan administrasi karyawan adalah salah satu dari sekian alasan yang melatarbelakangi diciptakannya software ESS.

Proses permohonan izin yang sebelumnya sangat rumit dan panjang dapat dipercepat melalui sistem ini. 

Secara tidak langsung, ESS dapat meningkatkan produktivitas baik karyawan maupun perusahaan.

Note : Baca artikel Jenis Software HRIS yang Paling Banyak Dicari di Indonesia dan Fungsinya

Mengenal Software Employee Self Service

Konsep Employee Self Service kali pertama diperkenalkan oleh sejumlah perusahaan di Amerika Serikat pada awal tahun 2000-an.

Employee Self Service sendiri merupakan fitur yang dikembangkan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human Resources Information System (HRIS)

Software ESS pada aplikasi HRIS memungkinkan keterlibatan karyawan secara mandiri dalam mengelola dan mengakses berbagai data, termasuk informasi diri bahkan melakukan update, pencatatan kehadiran atau absensi, pengajuan izin, sakit dan cuti, mengecek tugas harian dan lain sebagainya hanya dengan berbekal smartphone dan jaringan internet.

Tak hanya bisa diakses kapan dan di mana saja tanpa perlu berada di kantor, software ESS biasanya dirancang dengan tampilan yang sederhana dan ramah pengguna.

Banyak karyawan yang kesulitan beradaptasi dengan penggunaan software, namun melalui sistem ESS yang real time, segala transaksi akan dibuat sesederhana mungkin sehingga karyawan mudah mengoperasikannya.

Selain meningkatkan efisiensi, sistem ini juga dinilai bermanfaat bagi pengembangan diri karyawan.

Bagaimana tidak, melalui software ESS, karyawan akan diajak untuk ikut andil dalam pengelolaan data pribadi mereka.

Sehingga rasa tanggung jawab dan sikap disiplin mereka akan tumbuh menjadi lebih baik.

Keikutsertaan karyawan ini juga dapat menggenjot loyalitas karyawan kepada perusahaan.

Di samping bermanfaat bagi karyawan, apa saja manfaat software Employee Self Service bagi perusahaan?

Note : Baca artikel Kelebihan dan Kekurangan Software HRIS dan HRMS

Talenta adalah salah satu software employee self service yang ada di pasaran.

Manfaat Software Employee Self Service bagi Perusahaan

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, software Employee Self Service memiliki banyak sekali manfaat baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Inilah beberapa manfaat yang dirasakan oleh perusahaan dengan hadirnya software ESS.

Meningkatkan Efisiensi

Penerapan software ESS yang berbasis online dan real time dapat mempermudah dan mempercepat seluruh pekerjaan terkait administrasi HR, jauh dibandingkan menggunakan cara manual.

Salah satu contohnya adalah pengajuan cuti.

Umumnya, proses pengajuan cuti sangat berbelit dan birokratis karena harus dilakukan dari “meja ke meja” antara karyawan, atasan, dan tim HR. 

Dengan adanya software employee self service, proses tersebut dapat dipersingkat.

Karyawan hanya perlu mengakses akun pribadi dan melakukan pengajuan cuti berdasarkan jadwal kerja yang sudah ada.

Pihak yang dimintai persetujuan dan HR akan menerima pemberitahuan pengajuan cuti dari akun karyawan, sehingga tidak perlu membuang waktu untuk menunggu lama.

Selain itu, tugas HR juga menjadi lebih ringan karena tidak perlu repot-repot menyalin sisa jatah cuti beserta jumlah cuti yang diambil karyawan sebab akan secara otomatis tercatat oleh sistem.

Note : Baca artikel Fitur Unggulan Software HRIS dan Manfaatnya bagi Perusahaan

Pentingnya Memilih Software Payroll dan HRIS Untuk Mendukung WFH

Menjamin Keamanan Data

Manfaat lain dari software employee self service adalah menjamin keamanan data karyawan dan perusahaan.

Dengan ESS yang berbasis cloud, data akan disimpan di media penyimpanan database yang memiliki banyak ruang.

Begitu masuk ke sistem komputasi cloud, seluruh data akan langsung diolah dan dienkripsi, sehingga kerahasiaan dapat terjaga.

Menyimpan data secara manual memiliki lebih banyak risiko dibanding dengan cara elektronik. Berkas atau dokumen berbentuk kertas akan rentan hilang.

Selain itu, apabila membutuhkan suatu data, maka HR harus membongkar satu per satu tumpukan file tempat data itu tersimpan, yang mana sangat tidak efisien. 

Note : Baca artikel Penjelasan Lengkap Soal HRIS yang Harus Dipahami HR

Menciptakan Sistem Ramah Lingkungan

Penerapan software ESS juga menghadirkan dampak positif lainnya, yaitu penciptaan sistem ramah lingkungan.

Mengapa? Dengan menggunakan sistem berbasis online, maka berarti perusahaan sudah mengurangi penggunaan kertas/form untuk berbagai aktivitas personalia, yang mana baik bagi lingkungan.

Penumpukan kertas dan berkas yang tidak berguna juga dapat membuat ruang kantor menjadi tidak rapi, sehingga kurang nyaman untuk ditempati.

Itulah beberapa manfaat penerapan software Employee Self Service bagi perusahaan.

Salah satu aplikasi HRIS yang menyediakan fitur dan solusi ESS terbaik adalah Talenta.

Dibekali dengan berbagai fitur canggih yang praktis seperti time and attendance management hingga payroll management, Talenta mampu memenuhi kebutuhan perusahaan perihal urusan administrasi personalia.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS HRIS Talenta Sekarang!


PUBLISHED02 Sep 2020
Poppy
Poppy


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang