Serba-Serbi SOP Surat Peringatan Kerja Sesuai Undang-undang

Pada dasarnya, seluruh pekerjaan, aktivitas dan perilaku karyawan dalam perusahaan diatur dalam suatu aturan perusahaan.

Aturan tersebut dapat berupa Peraturan Perusahaan, Kebijakan, SOP surat peringatan, Kode Etik dan sebagainya. Salah satu tujuan dari Surat Peringatan (SP) ini adalah untuk mendisiplinkan karyawan dan memberikan efek jera bagi karyawan agar tidak mengulang kesalahan yang sama.

Hal ini diperlukan agar karyawan tidak melakukan perbuatan yang dapat menimbulkan dampak negatif bagi perusahaan maupun karyawannya.

Untuk itu, diperlukan adanya sebuah aturan dimana reward and punishment nya juga harus ditegakkan.

Terkait dengan pelanggaran aturan yang dilakukan oleh karyawan, karwayan dapat dikenakan sanksi berupa surat peringatan.

Dasar Hukum dan SOP Pemberian SP

Surat Peringatan atau yang dikenal dengan istilah SP menurut definisi UU Ketenagakerjaan adalah suatu bentuk pembinaan perusahaan kepada karyawan sebelum menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) terhadap karyawannya.

Dasar dari pemberian Surat Peringatan ini diatur dalam UU Ketenagakerjaan Pasal 161 Nomor 13 Tahun 2003.

SP terdiri dari tiga tingkatan: SP pertama, SP kedua, dan SP ketiga (terakhir) di mana masing-masing SP tersebut memiliki masa berlaku selama enam bulan.

Apabila dalam kurun waktu peringatan ketiga karyawan kembali melakukan pelanggaran, maka pengusaha dapat melakukan tindakan pemecatan sementara hingga Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).

Akan tetapi, dalam hal jangka waktu tersebut sudah terlampaui dan karyawan, maka apabila pekerja/buruh yang bersangkutan melakukan kembali pelanggaran perjanjian kerja atau peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, maka surat peringatan yang diterbitkan oleh pengusaha adalah kembali sebagai peringatan pertama, demikian pula berlaku juga bagi peringatan kedua dan ketiga.

Prosedur Pemberian atau SOP Surat Teguran

Secara garis besar, SOP Surat Peringatan dilakukan secara berurutan berdasarkan tingkatan SP. Hal ini didasarkan pada seberapa berat pelanggaran yang dilakukan.

Walaupun setiap perusahaan juga memiliki aturan khusus mengenai pemberian SP, SP1 biasanya diberikan bagi kasus pelanggaran ringan seperti pelanggaran atas kedisiplinan atau keteledoran.

Namun jika pelanggaran yang dilakukan dikatagorikan pelanggaran berat terkait pindana, perdata, khusus hingga korupsi, perusahaan biasanya langsung mem-PHK-kan karyawannya bahkan dituntut secara hukum.

Sebaiknya SP disampaikan oleh pimpinan langsung/supervisor kepada karyawan, bukan oleh HR departmen.

Hal ini dikarenakan pembinaan pekerja merupakan tanggung jawab pimpinan, bukan HRD. Namun sebelum itu, sebelum menentukan tindakan disiplin apa yang akan dikenakan kepada pekerja, supervisor wajib berkonsultasi terlebih dahulu dengan HRD.

Dalam hal ini, HRD juga dapat mendampingi pimpinan saat memberikan SP sebagai mediator dan penyediaan konseling bagi karyawan.

Sisi Positif dan Negatif Surat Peringatan

Sesuai definisinya, SP adalah merupakan salah satu cara pembinaan bagi pekerja bila ia melakukan kesalahan atau pelanggaran sebagaimana diatur dalam peraturan perusahaan atau surat perjanjian kerja yang telah disepakati.

Sejauh ini, SP cukup efektif untuk menegakkan budaya disiplin dalam karyawan di perusahaan.

Salah satu sisi positif SP adalah, SP dibuat sebagai media peringatan bagi karyawan bahwa apa yang dilakukan nya telah melanggar Peraturan Perusahaan dan diharapkan tidak mengulang kesalahan yang sama.

Selain itu, contoh surat teguran karyawan jadi salah satu bahan evaluasi dan penilaian kinerja karyawan; apakah karyawan tersebut termasuk golongan yang disiplin atau tidak.

Namun, di sisi lain SP juga memiliki sisi negatif.

Jika SP diberikan tanpa dilakukan sosialiasi mengenai Peraturan perusahaan, SP tidak akan efektif seperti yang ditujukan. Hal ini juga tidak akan dapat mendidik karyawan terlebih jika SP diberikan tanpa teguran lisan sebelumnya.

Agar SP berjalan secara efektif dan tepat sasaran, sebaiknya pihak internal manajemen perusahaan rajin melakukan sosialisasi Peraturan Perusahaan kepada Karyawan melalui berbagai saluran komunikasi yang dimiliki perusahaan.

Kedua, pemberian SP tidak diilakukan secara sewenang-wenang hingga karyawan merasa seperti diadili.

Jadikan atmosfer pemberian SP adalah saat-saat diskusi dan penuh suasana kekeluargaan. Terlebih, manajemen dan supervisor harus menjamin kerahasiaan kesalahan karyawan di depan karyawan lain.

Hal ini akan menjadikan karyawan masih mempunyai harga diri dan tidak minder saat bergaul dengan rekan kerja mereka.

Tertarik untuk mencoba aplikasi HR Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.