Insight Talenta

Proses Reimbursement Lebih Praktis dengan Aplikasi Talenta

Proses Reimbursement Lebih Praktis dengan Aplikasi Talenta

Reimbursement adalah hal yang wajar dilakukan dalam dunia kerja. Namun, pengelolaan reimbursement seringkali menimbulkan masalah bagi karyawan maupun perusahaan. Mulai dari jenis, perpajakan, hingga sekelumit sistemnya. Maka dari itu, muncul berbagai aplikasi yang mengotomatisasi proses reimbursement

Memahami Reimbursement

Pengajuan Reimbursement Jadi Lebih Mudah dengan Talenta

Reimbursement adalah kompensasi yang dibayarkan sebuah perusahaan untuk karyawan, pelanggan atau pihak lain sebagai pembayaran pengeluaran bisnis contoh transportasi dan makanan, asuransi, pajak atau biaya lainnya.

Dengan kata lain, reimbursement adalah kompensasi moneter yang diterima untuk menutupi transaksi yang dilakukan sebelumnya. Reimbursement atau penggantian biaya biasanya dikaitkan dengan pengeluaran bisnis. 

Banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan kapan mereka akan mengganti biaya yang telah dikeluarkan karyawannya. Biasanya, pengeluaran ini mencakup biaya seperti hotel, makanan. transportasi dan penggantian biaya perjalanan. 

Perusahaan juga dapat mengganti biaya karyawan untuk jenis pengeluaran lain, seperti kursus di perguruan tinggi atau kursus profesi. 

Jenis-jenis Reimbursement yang Biasa Diberlakukan Perusahaan 

Ketika perusahaan mempekerjakan karyawan dan memulai operasinya, akan tiba saatnya perusahaan perlu mengganti biaya yang telah dikeluarkan karyawan. 

Ada 3 jenis penggantian biaya karyawan yang umum diterapkan oleh berbagai perusahaan di dunia maupun Indonesia, berikut penjelasannya:

1. Penggantian Biaya Bisnis

Jenis pertama adalah penggantian biaya bisnis. Biaya yang dikeluarkan seorang karyawan untuk tujuan bisnis seperti:

  • Membayar perlengkapan kantor
  • Menyewa gedung kantor
  • Program pelatihan dan pendidikan 
  • Biaya makan
  • Biaya pulsa dan kuota
  • Pengeluaran lain terkait bisnis.

Darimana kita tahu bahwa pengeluaran tersebut termasuk biaya bisnis? Apa syarat yang dapat diberikan kepada karyawan?

Pertama, karyawan harus membayar atau mengeluarkan biaya saat sedang bekerja dan harus ada hubungannya dengan bisnis.

Kedua, karyawan harus memperhitungkan pengeluaran dalam periode waktu yang masih wajar. Tanda terima perlu memverifikasi tanggal, waktu, tempat, jumlah dan untuk apa pengeluaran biaya bisnis tersebut.

Ketiga, karyawan harus mengembalikan penggantian atau uang berlebih dalam jangka waktu tertentu. Misal, karyawan diberikan 20jt untuk membeli keperluan kantor, biaya setelah diskon sebenarnya 17jt, maka karyawan perlu mengembalikan 3jt ke perusahaan.

2. Penggantian Biaya Perjalanan

Perusahaan biasanya meminta karyawan untuk melakukan perjalanan bisnis ke luar kota atau bahkan negara. Biaya-biaya yang diperlukan selama perjalanan ini yang akan diganti oleh perusahaan. Beberapa contohnya yaitu:

  • Biaya tiket pesawat
  • Transportasi dan akomodasi
  • Makan

Walaupun terdapat kebijakan reimburse, biasanya perusahaan juga memberikan tunjangan harian kepada karyawan yang melakukan perjalanan bisnis tersebut.

3. Penggantian Biaya Kesehatan

Penggantian biaya kesehatan juga biasa ditawarkan beberapa perusahaan. Ketika karyawan melakukan transaksi kesehatan, maka perusahaan akan menggantinya. Tapi, biasanya sudah terdapat ketentuan perusahaan tentang biaya kesehatan apa saja yang dapat diganti perusahaan. Beberapa contohnya seperti:

  • Biaya kacamata
  • Medical check up
  • Biaya obat
  • Konsultasi dokter

Note: Ada beberapa hal yang harus dicermati oleh perusahaan sebelum membuat program pengembalian klaim kesehatan karyawan. Berikut Cara Tepat Melakukan Program Kesehatan Reimbursement Karyawan

Apa Arti Reimbursement bagi Bisnis? 

Penggantian biaya hadir dalam banyak aktivitas harian perusahaan. Reimbursement adalah tindakan perusahaan yang membelanjakan produk atau layanan tertentu. Sebagian besar terjadi ketika bisnis membayar sesuatu atas nama pihak ketiga yang bertanggung jawab atas biaya tertentu.

Istilah reimbursement sangat mirip dengan istilah refund, keduanya berarti mendapatkan uang kembali. Hanya saja, refund lebih mengarah pada pengembalian uang karena produk yang rusak atau ketidakpuasan dengan hasil transaksi.

Di sisi lain, istilah reimbursement umum digunakan di situasi seperti biaya perjalanan bisnis yang dilakukan karyawan, pembelian obat tertentu atau pembelian yang diwakilkan oleh orang lain dan harus dibayar kembali. Jadi, reimbursement bukan karena transaksi yang gagal.

Aspek Perpajakan dalam Reimbursement 

Lalu, kini terbesit dalam pikiran, “Apakah reimbursement kena pajak? Bagaimana hukum perpajakan reimbursement?” 

  • Aspek PPN

Jika dilihat dari aspek PPN, reimbursement harus memenuhi 4 kriteria berikut ini:

  1. Terdapat perjanjian yang mengatur tentang reimbursement;
  2. Bukti tagihan atas nama penanggung beban yang sesungguhnya;
  3. Bukti tagihan diserahkan kepada penanggung beban sesungguhnya; dan
  4. Tidak ada mark up/down nilai atau harga.

Dengan penjelasan:

  1. Pihak Pertama adalah penerima jasa sesungguhnya.
  2. Pihak Kedua adalah pihak yang menalangi pembayaran.
  3. Pihak Ketiga adalah pihak vendor.

Ketika pihak ketiga membuat tagihan atas nama pihak pertama, lalu pihak kedua hanya sebagai perantara yang menggunakan uangnya terlebih dahulu maka seluruh biaya reimbursement dalam tagihan tidak menjadi apa yang dimaksud alam pengertian Undang-Undang sehingga tidak dikenakan PPN.

Ketika pihak ketiga memberi tagihan atas nama pihak kedua, kemudian pihak kedua membuat tagihan baru untuk pihak pertama, maka seluruh biaya di tagihan masuk ke dalam biaya yang diminta atau seharusnya diminta, berdasar Penggantian UU PPN No.42 Tahun 2009, maka biaya dalam tagihan dikenakan pajak PPN.

  • Aspek PPh

Sampai saat ini, ketentuan PPh untuk reimbursement belum diatur secara khusus seperti surat penegasan DJP, khususnya penerbitan faktur dari pihak ketiga. Hal ini karena seharusnya PPh reimbursement didasarkan atas prinsip kelaziman akuntansi Indonesia.

Karena jika dilihat dari kelaziman usaha, faktur tagihan tercatat pihak pertama adalah faktur tagihan dari pihak ketiga, tetapi terkadang muncul pihak kedua yang membayarkan terlebih dahulu kepada pihak ketiga. 

Kemungkinan-kemungkinan yang terjadi diantaranya:

  • Apabila faktur tagihan d pihak ketiga langsung ke pihak pertama, dan pihak kedua meminta penggantian biaya ke pihak pertama, maka pihak kedua tidak boleh mencatat sebagai penghasilan dan tidak boleh membebankan pembayaran ke pihak ketiga sebagai biaya.
  • Apabila faktur tagihan pihak ketiga atas nama pihak kedua maka pada saat penggantian biaya ke pihak pertama, apabila pembayaran ke pihak kedua tersebut kategori pemotongan PPh pasal 23  maka pihak pertama wajib memotong kembali PPh Pasal 23. Dan secara pencatatan pihak kedua akan mengakui sebagai pendapatan dan sebagai biaya.

Note: Penundaan proses reimbursement dapat pula merugikan bagi pihak perusahaan sebagaimana disampaikan dalam artikel Hindari Menunda Proses Reimbursement Jika Tidak Ingin Mengalami 3 Kerugian Ini!

Contoh Kasus Reimbursement 

Ketahui Besaran Uang Pesangon dan Cara Menghitungnya

Tn. Coleman adalah Manajer Penjualan Nasional Karibia Coffee Co., sebuah perusahaan yang memproduksi kopi untuk pasar ritel. Sebagai bagian dari tugas rutinnya, ia harus melakukan perjalanan ke berbagai kota di AS untuk mengawasi Manajer Penjualan Regional.

Perusahaan biasanya membayar biaya perjalanan Tn. Coleman di muka, tetapi kali ini ia melakukan perjalanan mendadak dan tidak ada cukup waktu untuk mengurus pembayarannya.

Pak Coleman mengumpulkan semua kuitansi dari pengeluaran ini dan memberikannya kepada perusahaan. Apakah ini situasi penggantian biaya?

Ya, biaya perjalanan ini seharusnya ditanggung oleh perusahaan. Hal ini berarti perusahaan harus mengganti semua biaya yang dikeluarkan oleh Tn.Coleman selama perjalanan, sesuai dengan kebijakan penggantian biaya perusahaan.

Namun, reimbursement seperti ini seringkali di salah gunakan oleh karyawan. Apa saja hal-hal yang dapat dicurangi karyawan?

Sisi Perusahaan: Karyawan Menyalahgunakan Kebijakan Reimbursement

Terdapat beberapa hal yang dapat didasarkan ketika melihat kejujuran karyawan dalam proses reimbursement, diantaranya:

  1. Pengeluaran seorang karyawan lebih besar dibandingkan pengeluaran karyawan lain dengan jabatan yang sama.
  2. Menggunakan mark-up terhadap pengeluaran yang biayanya rendah atau sedikit.
  3. Mengajukan klaim atas barang yang tidak ada hubungannya dengan kebutuhan perusahaan.
  4. Menggunakan limit kartu kredit sampai habis.
  5. Mengajukan klaim dua kali untuk pengeluaran yang sama. 

Maka dari itu, perusahaan harus lebih meninjau dan melihat segala aspek dengan lebih teliti.

Selain dari sudut pandang perusahaan, proses reimbursement seringkali diabaikan oleh karyawan karena proses yang ribet dan rumit atau karena alasan lainnya. Menguntungkan? Tentu tidak. Pada akhirnya, perusahaan akan kehilangan satu per satu karyawan karena merasa tidak dipedulikan.

Sisi Karyawan: 7 Alasan Karyawan Malas Memproses Reimbursement

“Membeli produk atau layanan memang menyenangkan, tapi bukan dalam hal pekerjaan.” ucap seorang karyawan. Pembelian terkait pekerjaan harus mengikuti kebijakan biaya yang memakan waktu.

Perusahaan terus mempertahankan proses penggantian biaya yang tidak efisien dan rumit. Berikut beberapa keluhan yang disampaikan karyawan tentang proses penggantian biaya di perusahaan mereka.

Proses Reimbursement itu Membosankan…

Mengisi formulir reimbursement, memberikan kuitansi dan menjawab pertanyaan tanpa akhir tentang laporan keuangan sangat menjengkelkan. Bahkan hasil survei mengatakan, 53 persen responden mengatakan proses klaim lebih rumit daripada proses pajak.

Proses Reimbursement itu Menyita Waktu.

Menyelesaikan proses reimbursement dengan berbagai birokrasi membutuhkan waktu yang tidak masuk akal. Studi tahun 2016 menunjukkan bahwa 79 persen karyawan menghabiskan waktu berjam-jam dalam seminggu hanya untuk mengurus penggantian biaya mereka.

Proses Reimbursement itu Gak Ada Beresnya.

Perusahaan rata-rata membutuhkan waktu 9 hari untuk memproses klaim pengeluaran karyawan. Hal ini berarti karyawan harus menunggu berminggu-minggu untuk mendapatkan keseluruhan penggantian biaya.

Kalau jarang, kalau seorang karyawan sering melakukan perjalanan bisnis? Pengeluaran untuk hotel dan penerbangan setiap minggu yang dibayar cepat? Penggantian dalam situasi seperti ini akan membuat karyawan perlahan frustasi.

Hilang Bukti Hilang Transaksi, Hilang Uang Karyawan

Sebagian besar, proses penggantian biaya memerlukan tanda terima dari karyawan. Hal ini wajar karena hanya ini satu-satunya cara memverifikasi tanggal dan jumlah pengeluaran.

Tetapi jika saja seorang karyawan melakukan perjalanan bisnis, lalu menyimpan setiap transaksi yang dilakukan lalu ia kehilangan salah satu bukti dan kuitansi transaksi, maka karyawan tersebut tidak dapat mengklaim penggantian biaya.

Kebijakan Reimbursement Tidak Jelas..

Beberapa kebijakan penggantian biaya menjadi kebijakan karet sehingga karyawan tidak memahami setiap detail kebijakan. Alhasil? Biaya tidak diganti dan karyawan tidak happy.

Terlebih lagi jika kebijakan terbaru tidak disosialisasikan kepada seluruh karyawan, hal ini hanya akan memperburuk keadaan.

Prosesnya Terlalu Ribet dan Ketat.

Kecurangan memang merugikan perusahaan bahkan hingga 2 miliar dolar AS per tahun, maka untuk menghindari hal ini, perusahaan menggunakan sekelumit kebijakan agar memberi batasan.

Namun, hal ini juga menyulitkan karyawan melakukan pembelian yang sebetulnya bisa menguntungkan perusahaan. Jika saja, satu reimbursement memerlukan tiga tanda tangan persetujuan, tidak terbayang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk me-reimburse 5 transaksi.

Perlu Kartu Kredit Pribadi.

Karyawan sering membebankan biaya pada kartu kredit mereka sendiri, tetapi jika penggantian biaya lama diproses, maka karyawan dapat terjebak oleh biaya bunga pada kartu kredit mereka. 

Pengeluaran bisnis yang besar juga dapat menghabiskan limit karyawan, memaksanya menemukan cara lain untuk membayar kebutuhan pribadi. 

Berbagai masalah ini menimbulkan masalah baru yang besar bagi seorang karyawan. Terutama kondisi keuangan mereka.

Pengembalian Lambat Sebabkan Masalah Makin Serius 

Seorang karyawan dapat meminjamkan uang mereka ke perusahaan hingga 1,6 miliar dolar AS per tahunnya. Menurut penelitian Conferma, 38 persen karyawan di Amerika Serikat menggunakan uang mereka sendiri untuk biaya terkait pekerjaan minimal sekali dalam sebulan.

⅖ dari karyawan tersebut mengalami masalah arus kas karena penggantian biaya yang lambat. 42 persen frustasi dan stres terkait proses reimbursement di perusahaan dan generasi muda seperti generasi milenial cenderung tertekan akibat penggantian uang mereka yang tertunda.

Karyawan yang harus menggunakan uang mereka terkadang merasa bahwa mereka adalah bank perusahaan sendiri. Faktanya, 45 persen orang-orang bisnis mengalami masalah arus kas pribadi karena proses pembayaran perusahan yang lamban. Akibatnya?

1. Kesehatan Mental Karyawan Terganggu 

Kekurangan uang tunai berdampak pada kesehatan mental karyawan. Lebih dari sepertiga karyawan menyatakan bahwa mereka harus menunggu hingga atau lebih dari 2 minggu untuk dibayar kembali setelah mengajukan klaim.

Mayoritas karyawan berusia 18 sampai 3 tahun mengatakan mereka memiliki uang untuk keperluan pribadi lebih sedikit yang berkorelasi dengan fakta bahwa rata-rata biaya yang dikeluarkan terkait pekerjaan pada kelompok usia isi mencapai 116 ratus dolar AS per bulan.

Tentu ini berpengaruh pada kesejahteraan mental karyawan. Lebih dari setengah karyawan dalam rentang usia ini mengaku bahwa hal-hal ini menyebabkan mereka stress.

2. Dampak Jangka Panjang yang Buruk pada Produktivitas Perusahaan

49 persen karyawan mengaku bahwa mereka berhenti menghabiskan uang untuk pengeluaran bisnis jika harus menunggu penggantian dengan waktu yang lama. 

Hal ini membuat perusahaan kehilangan peluang bisnis. Sebagai contoh, 20 persen karyawan berhenti melakukan perjalanan bisnis, padahal 51 persen dari pertemuan tersebut membahas pengembangan dan hal potensial bagi bisnis. 

Masalah ini merugikan kedua belah pihak. baik karyawan maupun perusahaan. Ingat, ini mungkin dimengerti pada tahun 1998, tapi 2020? Bisnis harus berbuat lebih banyak untuk mengatasi masalah ini demi keuntungan perusahaan serta kesejahteraan karyawan.

Note: Perlu diketahui, ada beberapa hal yang harus dicermati oleh karyawan sebelum mengajukan klaim reimburse yang dibahas dalam artikel Etika Mengajukan Reimburse Dari Perusahaan

Lantas, Adakah Cara Terbaik Mengelola Reimbursement Perusahaan?

Tujuan dari penggantian biaya adalah memastikan bahwa transaksi terkait pekerjaan diadministrasikan dan diselesaikan dengan efisiensi, ketepatan dan akuntabilitas untuk kepuasan pemberi kerja dan karyawan. 

Berikut adalah panduan praktik terbaik untuk memproses reimbursement karyawan terkait bisnis. 

1. Membentuk Kebijakan Proses Penggantian Biaya

Tentukan kebijakan penggantian biaya yang mudah diikuti dan sampaikan dengan jelas kepada karyawan perusahaan. Hal ini termasuk syarat, pedoman dan jangka waktu dari tanggal transaksi hingga pengajuan.

Jika karyawan memerlukan persetujuan terlebih dahulu atas pembelian yang dilakukan atas nama perusahaan, buat hal ini menjadi eksplisit. Dalam kepentingan kedua belah pihak, sebaiknya kebijakan dibuat sedetail mungkin agar karyawan dapat selalu memutuskan apa yang diperbolehkan dan apa yang tidak.

Selain itu, sediakan kontak jika karyawan memiliki pertanyaan atau masalah.

2. Tentukan Biaya Apa yang Dapat Diklaim Karyawan

Tetapkan aturan yang jelas tentang pembelian apa yang memenuhi syarat sebagai klaim pengeluaran yang valid. 

Penggantian yang memenuhi syarat biasanya mencakup transportasi dan akomodasi, perlengkapan kantor, biaya telepon seluler, dan biaya untuk bertemu klien. 

Tunjangan karyawan, seperti keanggotaan kebugaran, dapat ditawarkan kepada karyawan. Jika demikian, komunikasikan berapa banyak yang ditanggung oleh pemberi kerja, dari subsidi parsial hingga penggantian penuh.

3. Buat Sistem Reimbursement

Laporan klaim penggantian harus diajukan dan diselesaikan karyawan dan diajukan ke departemen HR untuk disetujui. 

Sesuai dengan kebijakan sebelumnya, komunikasikan informasi apa yang dibutuhkan saat mengirim klaim termasuk jumlah total pembelian, tanggal pembelian, nama penjual/pemasok, dan deskripsi barang yang dibeli

Selain itu, penting bagi karyawan untuk menyediakan catatan yang mendukung klaim untuk ditinjau atau disetujui. Catatan meliputi tanda terima, faktur, laporan kartu kredit, tiket, dan hal-hal terkait kendaraan. 

Agar semuanya teratur, buat sistem terpusat termasuk proses mengunggah dan mengirimkan bukti pembayaran, baik dalam bentuk hardcopy atau softcopy. 

Jadikan proses sederhana, ramping dan didigitalkan sebanyak mungkin agar mempercepat proses reimbursement. 

4. Tetapkan Legitimasi Pengeluaran 

Tetapkan dan komunikasikan deadline untuk setiap laporan pengeluaran uang karyawan. Seperti setidaknya maksimal mengajukan klaim seminggu setelah tanggal pembayaran . Beri juga waktu bagi perusahaan untuk meninjau klaim dan pastikan karyawan mematuhi kebijakan yang ada.

Dengan begini, perusahaan dapat mengomunikasikan dengan karyawan jika ada dokumen yang tidak lengkap, diluar kebijakan atau perbedaan lainnya. 

5. Bayar Penggantian dalam Jangka Waktu Tertentu 

Biarkan karyawan tahu seberapa lama mereka akan menerima pembayaran dari perusahaan. Semuanya harus jelas dan transparan. 

Komunikasikan bagaimana mereka akan menerima pembayaran, apakah tunai, cek atau transfer bank. 

Dalam hal membayar karyawan, transparansi penting untuk menjaga semuanya berjalan dengan lancar. Perusahaan juga dapat mengotomatisasi proses reimbursement dengan aplikasi.

Otomatisasi Alur Reimbursement, Tapi Apa Untungnya?

Perusahaan memerlukan aplikasi reimbursement yang memungkinkan mengakomodasi dan menegakkan kebijakan penggantian biaya oleh perusahaan.

Baik karyawan maupun perusahaan dapat mengambil manfaat dari aplikasi reimbursement. Karyawan dapat mengajukan klaim pada aplikasi dengan sistem employee-self service, pengajuan menjadi mudah, cepat dan aman. Hal ini juga meningkatkan loyalitas dan retensi.

Bagi perusahaan, dengan aplikasi reimbursement, pengeluaran bisnis oleh karyawan menjadi lebih terkontrol. Berikan batas biaya pada setiap pengeluaran yang dilakukan.

Proses Reimbursement Karyawan Lebih Praktis dengan Aplikasi Talenta

Jika perusahan mencari aplikasi yang memiliki proses reimbursement, coba demo gratis Talenta dan lihat seberapa cepat proses reimbursement diproses.

Aplikasi Reimbursement Talenta

Talenta adalah aplikasi otomatisasi HR & payroll yang membantu setiap perusahaan merampingkan proses HR termasuk klaim reimbursement. Kini, masalah-masalah yang kerap dihadapi saat pengajuan reimbursement hilang dalam sekejap.

Dengan software Talenta, karyawan dapat dengan mudah mengajukan reimbursement secara online hingga memeriksa status pembayaran. Proses persetujuan klaim tentunya menjadi semakin cepat dilakukan karena jika dokumen sudah lengkap, maka pihak atasan dapat langsung memberikan persetujuan di mana saja dan kapan saja. 

Terlebih, selain reimbursement, aplikasi juga terintegrasi dengan manfaat lain seperti payroll, absensi online, database karyawan, bahkan hingga pengajuan cuti dan lembur dalam satu aplikasi. 


PUBLISHED17 Jun 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah