Permudah Prosedur Pengajuan Klaim Karyawan lewat Sistem HR

Permudah Prosedur Pengajuan Klaim Karyawan lewat Sistem HR

Dalam menjalankan operasionalnya, seringkali dijumpai situasi yang mendesak dan dibutuhkan penanganan yang tepat. Salah satunya adalah klaim reimbursement yang dilakukan oleh karyawan agar dana yang dikeluarkan bisa diklaim. Perusahaan harus bijak dalam mengelola klaim karyawan, mulai dari klaim kesehatan hingga klaim fasilitas lain seperti perjalanan bisnis. 
Ketika karyawan melakukan meeting dengan pihak lain di luar kantor tentu ada alokasi anggaran khusus dari perusahaan. Karena beberapa alasan, biasanya biaya transportasi ini ditanggung oleh karyawan terlebih dahulu. Mengingat meeting tersebut berkaitan dengan perusahaan, tentunya perusahaan memiliki kewajiban untuk mengganti biaya. Karyawan dapat melakukan klaim atas biaya yang sudah dikeluarkan kepada perusahaan.
Klaim atau reimbursement adalah pengajuan penggantian dana oleh perusahaan kepada karyawan atas pengeluaran yang sudah dikeluarkan karyawan untuk kepentingan perusahaan. Setiap perusahaan memiliki standar aturan dan prosedur klaim sendiri atas jasa atau barang yang sudah dikeluarkan. Apabila manajemen administrasi klaim ini tidak dikelola dengan tepat, maka dapat berdampak pada operasional semua bidang. Salah satu kendala yang sering terjadi adalah adanya kesalahan informasi sehingga klaim tidak berjalan lancar. 

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Jenis-Jenis Klaim Perusahaan

  • Klaim kesehatan

Setiap perusahaan memiliki peraturan tersendiri terkait dengan jaminan kesehatan yang diberikan kepada karyawannya. Ada perusahaan yang memberikan penggantian dana penuh untuk setiap karyawannya yang menjalani rawat inap, rawat jalan, pembelian kacamata, atau perawatan gigi. Ada juga perusahaan yang hanya memberikan penggantian dana untuk rawat jalan, kacamata, atau gigi saja. Untuk karyawan wanita, biasanya juga dapat mengajukan klaim melahirkan normal maupun sesar dengan plafon tertentu. Sekali lagi, semuanya tergantung pada kebijakan perusahaan Anda. 

  • Klaim biaya transportasi

Klaim ini biasanya disediakan oleh perusahaan bagi karyawan yang memiliki tugas ke luar kantor. Dana ini digunakan untuk penggantian bensin jika kamu menggunakan kendaraan pribadi atau angkutan umum saat bertugas. Sama halnya jika karyawan mendapat tugas untuk ke luar kota, perusahaan dapat mengganti dana untuk pembelian tiket pesawat, bus, dan kereta.

  • Klaim biaya komunikasi

Pada beberapa bidang perusahaan pasti membutuhkan komunikasi secara intens dengan konsumen atau pelanggan. Perusahaan menyediakan klaim ini untuk beberapa bidang saja, seperti sales, marketing, atau account executive

Yang Harus Diperhatikan Ketika Mengajukan Klaim 

  • Sesuai dengan SOP Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki Standar Operasional Perusahaan yang berlaku untuk pengajuan klaim atau reimbursement. Untuk perusahaan dengan skala besar, biasanya SOP yang berlaku cukup rumit dan panjang. Setiap karyawan diharapkan untuk mematuhi peraturan yang berlaku, agar tidak terjadi kesalahan prosedur yang menyebabkan pengajuan klaim tidak dapat disetujui. Yang tidak kalah penting adalah, perusahaan dapat memastikan bahwa klaim yang diajukan oleh karyawan memang terpercaya dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Apalagi jika nantinya perusahaan akan melakukan audit terhadap setiap transaksi keuangan selama satu periode.

  • Dokumen pengajuan klaim harus lengkap

Seluruh dokumen yang mendukung pengajuan klaim akan semakin mempermudah proses penggantian dana. Dokumen tersebut diantaranya kuitansi, invoice, nota, atau bukti bayar lainnya. Karyawan yang mengajukan klaim hendaknya juga memastikan bahwa dokumen yang disertakan mempunyai kekuatan hukum. Yang dimaksud dengan kekuatan hukum di sini adalah adanya cap atau stempel yang menandakan bahwa dokumen tersebut resmi dikeluarkan oleh pihak yang bersangkutan. Keberadaan dokumen-dokumen ini sangat penting karena jika tidak lengkap, bisa saja pengajuan klaim tidak dapat diproses lebih lanjut. 

  • Jangan menunda klaim

Perusahaan dengan skala besar biasanya memiliki proses klaim yang panjang dan pencairan dana yang diajukan cukup lama. Belum lagi jika jumlah klaim yang diajukan jumlahnya kecil sehingga berisiko tertimbun dengan klaim yang lain. Semakin cepat pengajuan klaim dilakukan, maka penggantian dana yang diberikan juga akan semakin cepat. Beberapa perusahaan memiliki aturan terkait batas pengajuan klaim karyawan sehingga apabila melewati batas tersebut maka klaim tidak bisa diproses. 

  • Cek kembali klaim yang akan diajukan

Yang terakhir, setiap akan melakukan pengajuan klaim harap periksa kembali apakah dokumen pendukung sudah lengkap. Pastikan tidak ada dokumen yang tertinggal ataupun tidak diikut sertakan. Dan yang tidak kalah penting, setelah klaim disetujui periksa lagi apakah nominal yang diganti sudah sesuai dengan nominal yang tertera pada kuitansi. 

Faktor yang Membuat Perusahaan Mudah Menyetujui Klaim

Perusahaan Anda berhak untuk menerima atau menolak klaim yang diajukan oleh karyawannya dengan alasan tertentu. Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan ketika akan menerima klaim:

  • Jelas fungsinya bagi perusahaan

Reimbursement yang diajukan harus jelas fungsi dan manfaatnya bagi perusahaan. Misalnya saja meeting dengan klien yang potensial untuk mendatangkan revenue, atau bisa juga meeting dengan pihak luar yang berhubungan dengan perusahaan. Pada waktu tertentu, perusahaan menugaskan karyawan untuk mengikuti kegiatan di luar kantor sehingga biasanya memberikan kompensasi makan siang bagi karyawannya. Uang penggantian makan siang ini bisa diklaim oleh karyawan jika memang aturan yang sudah dibuat menjelaskan demikian. 

  • Tercatat dengan baik

Penyetujuan sebuah klaim yang tidak disadari oleh fungsinya bagi perusahaan akan berakibat pada masalah keuangan perusahaan. Untuk itu, jika perusahaan akan menyetujui klaim, maka  kewajiban karyawan adalah mengumpulkan bukti struk atau invoice yang mendukung. Hal ini bertujuan untuk memperkecil kemungkinan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Dokumen bukti bayar yang disertakan juga harus dilihat apakah sesuai dengan fakta lapangan atau tidak. Over expense sering terjadi pada perusahaan yang tidak memperhatikan audit pengeluaran. BIsa jadi karyawan melakukan mark up atas dana yang dikeluarkan. Untuk menghindari kejadian seperti ini, perusahaan bisa lebih teliti untuk memperhatikan logo, cap, nomor telepon, atau bukti fisik yang dilampirkan saat klaim. 

Pengajuan Klaim jadi Lebih Mudah dengan Talenta

Pengelolaan klaim karyawan pada perusahaan dengan skala kecil atau menengah mungkin saja tidak terlalu sulit. Dengan jumlah karyawan yang sedikit, proses penggantian dana akan menjadi lebih cepat dilakukan. Untuk perusahaan yang berskala besar, tentunya akan kesulitan jika proses penggantian dana atas klaim yang dilakukan oleh karyawan dikerjakan secara manual. Bagian finance di kantor pasti akan kebingungan untuk mengecek satu persatu setiap transaksi yang terjadi.
Selain membutuhkan waktu yang lama, proses pengelolaan klaim secara manual dapat meningkatkan kesalahan yang berdampak pada keuangan perusahaan dan karyawan. Perusahaan bisa saja over expense atas klaim yang diajukan karyawan. Di sisi lain, jika proses klaim membutuhkan waktu yang lama, akan mengganggu cash flow karyawan yang mengajukan klaim. 
Dalam pengelolaan administrasi perusahaan, pengajuan klaim karyawan kini jadi lebih mudah dengan adanya software keuangan. Salah satu software keuangan yang terpercaya di Indonesia adalah Talenta dengan berbagai fitur pendukung yang memudahkan proses pengajuan klaim bagi karyawan. Talenta memiliki fitur klaim karyawan yang dapat membuat urusan keuangan antara karyawan dan perusahaan menjadi lebih transparan. Fitur ini memungkinkan juga untuk mengatur apakah klaim yang diajukan terkena potongan pajak atau tidak. 

 


PUBLISHED04 Dec 2019
Ervina
Ervina