fbpx

Sudah Saatnya Perusahaan Menggunakan HRIS!

04 Dec 2019

Performa karyawan yang bagus merupakan salah satu aset perusahaan yang berharga. Karyawan yang berkompeten dan memiliki loyalitas tinggi dapat meningkatkan performa perusahaan. Untuk menjaganya, perusahaan harus memiliki manajemen yang bagus sehingga terbentuklah sebuah divisi bernama Human Resource Management (HRM).
Manfaat dari terbentuknya divisi HRM ini sangat banyak, di antaranya adalah menarik tenaga kerja yang berkompeten untuk menjadi bagian dari perusahaan, meningkatkan kepuasan karyawan, hingga menurunkan tingkat turnover karyawan. Tidak hanya itu saja, tugas HRM di sebuah perusahaan tentu tidak lepas dari fungsi administrasi yang berhubungan dengan karyawan. Absensi, penggajian, dan cuti serta izin adalah hal yang terlihat mudah namun ternyata menyita waktu cukup banyak. 
Bagi perusahaan kecil mungkin pengelolaan HR terbilang mudah mengingat jumlah karyawan yang masih relatif sedikit. Bagi Anda yang memiliki atau sedang memimpin perusahaan besar, tentu pengelolaan ini cukup memakan banyak waktu dan berisiko besar untuk terjadi kesalahan dalam pencatatannya. Kesalahan ini tidak bisa dipandang sederhana karena dampaknya bisa pada kesejahteraan karyawan.
Seiring dengan berkembangnya teknologi, kini cara kerja divisi HR dalam mengelola administrasi karyawan dan perusahaan sudah mulai banyak berubah. Pekerjaan yang berhubungan dengan sumber daya manusia sudah bisa dikerjakan dengan bantuan system. Dikenal dengan nama Human Resource Information System (HRIS), perangkat ini dapat digunakan untuk menghemat waktu para divisi HR. HRIS kini tersedia dalam bentuk HR software dan aplikasi HR. Dengan begitu, waktu dan tenaga yang tersisa dapat digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan lainnya.

Pengertian Human Resource Information System (HRS)

HRIS dapat diartikan sebagai perangkat lunak untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan input, pelacakan dan rekapitulasi berbagai data dan informasi dalam bidang HR. Beberapa fitur yang terdapat pada HRIS dapat diaplikasikan pada divisi keuangan, akuntansi, hingga pihak manajemen, mengingat administrasi karyawan itu sendiri tidak hanya dipegang oleh divisi HR saja.
Sistem HRIS akan memberlakukan sistem yang sama untuk semua karyawan pada beberapa bidang. Contohnya adalah saat karyawan pertama kali masuk, perlu memasukkan data pribadi yang akan tersimpan pada database perusahaan. Ketika perusahaan Anda sudah menggunakan HRIS, maka database yang sudah ada dapat digunakan untuk sistem operasional. 
Tadinya, semua sistem pencatatan yang berhubungan dengan karyawan dilakukan dengan cara manual, yaitu pencatatan dan penghitungan di atas kertas. Dengan adanya HRIS kini sistem penggajian karyawan sudah terhubung antara data absensi pada divisi HRD dengan penghitungan nominal gaji pada divisi finance. Pembagian gaji kepada karyawan juga lebih mudah karena sistem sudah mencatat nomor rekening masing-masing karyawan sehingga dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat. 

Tugas HR yang Dapat Digantikan oleh HRIS

  • Absensi

Untuk perusahaan yang masih menggunakan absensi manual, tentu saja pencatatannya harus dilakukan setiap hari. Penggunaan mesin absensi tetap harus dipantau untuk menghasilkan data rekapitulasi absen yang akurat. Aktivitas memonitor absensi karyawan setiap hari sangatlah menyita waktu apalagi bagi perusahaan yang menerapkan tunjangan karyawan dan denda bagi karyawan yang terlambat. Dengan adanya HRIS, kini kegiatan absensi beserta rekapitulasinya menjadi lebih mudah dan aktual. Beberapa software absensi menawarkan fitur yang lebih mudah yaitu dengan sidik jari hingga face id. Data yang dihasilkan lebih akurat sehingga divisi HRD tinggal menarik data di akhir periode. 

  • Penggajian

Berdasarkan peraturan Undang-undang Ketenagakerjaan, perusahaan wajib mengeluarkan slip gaji bagi masing-masing karyawannya. Sementara nominal dari gaji bersih yang diterima oleh karyawan meliputi gaji pokok, tunjangan, hingga potongan pajak dan iuran bulanan. Jika hal ini dilakukan secara manual, maka risiko terjadinya kesalahan atau human error pasti sangat tinggi. Kesalahan yang terjadi pada saat menghitung nominal gaji, pengaruhnya sangat besar karena menyangkut hak yang diterima oleh karyawan. Tidak heran jika mendekati tanggal gajian, biasanya divisi HRD dan finance harus lembur untuk memastikan tidak ada yang kekurangan atau kelebihan gaji. Untuk menghindarinya, HRIS dapat membantu perusahaan untuk menghitung gaji karyawan secara online. Segala tunjangan dan potongan dapat diterapkan sehingga pekerjaan yang berkaitan dengan penggajian akan lebih ringan dan cepat selesai. 

  • Rekrutmen Karyawan

Proses rekrutmen karyawan zaman dulu sangat erat kaitannya dengan surat lamaran lembaran cv yang menumpuk untuk diseleksi divisi HRD. Rekrutmen karyawan tidak bisa sembarangan dilakukan karena hal ini menyangkut sumber daya manusia yang akan menjadi aset berharga perusahaan. Beberapa perusahaan memang lebih menerima dokumen lamaran berupa soft file dan menyimpannya secara digital di komputer. Selanjutnya divisi HR akan mereview dan mengelompokkan lamaran berdasarkan jenis pekerjaan dan memastikan datanya lengkap. Inilah yang membuat proses rekrutmen menjadi lama dan rumit. Dengan adanya software HR, akan mempermudah pelacakan data dan calon kandidat yang mendekati kriteria perusahaan. 

  • Laporan Izin Cuti

Mengajukan izin cuti atau izin tidak masuk karena sebab lainnya kini menjadi lebih mudah dengan adanya HRIS. Karyawan bisa mengajukan cuti atau izin secara online dan dapat dilakukan di mana saja asalkan ada akses internet. Pihak atasan atau manajer juga dapat langsung memberikan izin melalui software HR yang digunakan. Sistem ini nantinya akan terintegrasi dengan penghitungan gaji serta sisa cuti yang dimiliki oleh karyawan. 

Alasan Mengapa Perusahaan Anda Membutuhkan HRIS

Manfaat adanya HRIS dalam perusahaan Anda tidak hanya mempermudah pekerjaan divisi HRD saja. Inilah alasan mengapa sudah saatnya perusahaan Anda menggunakan HRIS:

  • Penyimpanan Data yang Aman dan Terpusat

Data yang masuk pada HRIS dapat disimpan dengan aman karena menggunakan sistem online. Data pribadi karyawan, hak karyawan, dan penggajian adalah data penting yang sering dibutuhkan untuk berbagai kebutuhan. Suatu saat dibutuhkan, divisi terkait tidak perlu membongkar lemari arsip untuk mencarinya, tetapi tinggal akses aplikasi atau software di komputer saja. 

  • Menghasilkan Data yang Lengkap dan Akurat

Dengan adanya penyimpanan data yang terpusat, maka akan terlihat jika masih ada data personalia yang masih kurang. Setelah semua data dilengkapi, maka proses administrasi yang bersangkutan dengan karyawan menjadi lebih cepat selesai. Tingkat keakuratan data yang dihasilkan dari HRIS sangat tinggi asalkan data sudah dilengkapi. Jadi masalah seperti kesalahan penghitungan absensi, lembur, jumlah tunjangan, hingga gaji dapat diminimalisir. 

  • Efisiensi Waktu

Salah satu manfaat penggunaan HRIS di sebuah perusahaan adalah efisiensi waktu. Kemudahan akses data hingga proses penarikan hasil data menjadi lebih cepat dan akurat. Waktu yang dibutuhkan untuk mengelola administrasi dan data juga menjadi lebih singkat dan efektif. Tidak hanya bagian HR saja yang pekerjaannya menjadi lebih ringan, tetapi juga karyawan lain saat akan mengakses data pribadi. 
Sekarang Anda menjadi lebih paham mengenai HRIS dan manfaatnya bagi perusahaan Anda. Sudah saatnya perusahaan Anda menggunakan HRIS untuk mempermudah pengelolaan administrasi karyawan. Jika Anda tertarik untuk menggunakan HRIS, pilih software HR yang menawarkan fitur lengkap dan terpercaya. Salah satunya adalah Talenta yang merupakan software HR terpercaya di Indonesia. Fitur-fitur yang dimiliki oleh Talenta dapat menangani masalah HR hingga penggajian. Mari bergabung dengan jutaan pengguna Talenta lainnya.


 

Suka dengan artikel ini?
Bagikan ke teman Anda.

Email berlangganan

Dapatkan content HR premium langsung di email Anda!

Tinggalkan tugas rutin dan kembangkan bisnis lebih cepat bersama Talenta

Undang ke Kantor

Cari tahu bagaimana Talenta membantu bisnis Anda.

Undang Konsultasi

Live Demo

Ikuti workshop Meet Mekari untuk pelajari Talenta secara langsung.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi beragam fitur untuk semua kebutuhan Anda.

Coba Gratis
Suka dengan ArtikelnyaTalenta punya banyak buat kamu!

Dapatkan konten premium mulai dari Artikel, ebook, case study, white papers, info-graphics dengan berlangganan sekarang!

Suka dengan Artikelnya?Talenta punya banyak buat kamu!

Dapatkan konten premium mulai dari Artikel, ebook, case study, white papers, info-graphics dengan berlangganan sekarang!