Perkembangan Absensi Karyawan dari Analog Hingga Digital

Perkembangan Absensi Karyawan dari Analog Hingga Digital

Karyawan adalah aset berharga dan garis terdepan perusahaan.  Terutama di era digital, perusahaan dapat mencapai tujuan dan kesuksesan hanya bersama karyawan. Untuk tetap menjaga kenyamanan dan mempertahankan karyawan, pengelola sumber daya manusia (SDM) perlu memiliki sistem perusahaan terbaik. Salah satunya sistem absensi, yang berubah dari waktu ke waktu. Dari analog hingga digital.

Sistem absensi terus mengalami perubahan dari masa ke masa demi menemukan sistem yang paling pas dan nyaman untuk perusahaan. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan Talenta by Mekari tentang absensi karyawan terlengkap berikut ini.

Sejarah Singkat Absensi Karyawan

Absensi karyawan pertama kali diciptakan oleh Willard L. Bundy pada tahun 1888. Willard mewujudkan mesin pengukur waktu di Auburn, New York. Kemudian adiknya, Harlow E. Bundy mendirikan Manufacturing Company, perusahaan pelayanan mesin absensi karyawan di Amerika.

Setelah Harlow pensiun, Manufacturing Company bersatu dengan International Time Recording (ITR) Company, sebuah perusahaan software dan hardware. Lalu ITR berubah nama menjadi International Business Machines (IBM), dengan tetap memproduksi mesin absensi karyawan, software dan hardware.

Note: Selain persoalan absensi karyawan,  agar lebih mengelola karyawan lebih baik lagi, ketahui juga Tren Human Resources di Tahun 2020

Tujuan dan Manfaat Absensi Harian Karyawan

Setiap hal yang diciptakan pasti memiliki tujuan. Berikut alasan kenapa absensi karyawan penting bagi sebuah perusahaan:

  1. Memonitor kedatangan dan kepulangan karyawan dari kantor.
  2. Pencatatan data yang baik dan detail dalam sebuah sistem yang terintegrasi.
  3. Mempermudah perhitungan absensi karyawan ketika tiba waktu penggajian.
  4. Memantau kehadiran para karyawannya terutama yang datang terlambat dan pulang lebih cepat dari ketentuan perusahaan.
  5. HR bisa lebih cepat dalam menghitung jumlah absensi karyawan karena sudah terintegrasi dalam sebuah sistem.

CTA Talenta

Perjalanan Cara Absensi Pegawai dari Masa ke Masa

Dalam perjalanannya, cara absensi karyawan terus mengalami perubahan. Hal ini juga berbarengan dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih. 

1. Absensi Analog 

Absensi analog adalah alat penghitung waktu kerja karyawan manual yang sudah digunakan perusahaan sejak kurang lebih dua abad silam. Absensi analog juga biasa disebut sebagai absensi ceklok.

Ketika menggunakan absensi analog, mesin terdiri dari slot atau lubang untuk memasukkan kartu absen karyawan serta jam analog yang menunjukkan waktu terbaru.

Ketika karyawan memasukkan kartunya ke dalam slot, maka waktu akan tercetak pada kartu absen. Jika tertarik, harga mesin absensi analog cukup murah dan cocok digunakan untuk perusahaan berskala kecil dengan jumlah karyawan di bawah 100 orang.

Akan tetapi, absensi analog menjadi tidak relevan jika digunakan di zaman serba digital seperti sekarang. Selain boros kertas, penggunaan absensi analog juga kurang efektif, karena karyawan harus mengantri cukup lama untuk ceklok satu per satu. Absensi analog juga rawan pemalsuan, karena karyawan yang membandel bisa berbuat curang dengan menitipkan kartu absensinya setiap akan bolos kerja.

2. Absensi Digital Berbasis PIN

Absensi digital sudah dipakai sejak tahun 1970. Absensi dengan beberapa tombol angka dan huruf yang menjadi cikal bakal dari mesin absen yang ada pada saat ini. Sistem absensi digital ini menggunakan kata sandi atau password yang diberikan kepada setiap karyawan di sebuah perusahaan.

Sebelum diterapkan, setiap karyawan harus terlebih dahulu mendaftarkan diri ke dalam sistem, lalu membuat password masing-masing. Setiap karyawan harus mengisi password tersebut pada alat absensi digital yang telah dipasang perusahaan.

Proses absensi digital harus dilakukan oleh semua karyawan pada saat datang kerja maupun pulang kerja sebagai bukti absensi.

Kelebihan absensi digital yakni hemat anggaran karena tidak perlu menggunakan kertas daripada cara absensi analog. Cara menggunakan alatnya pun mudah hanya dengan cara memasukan kata sandi dan data tersebut akan tercatat secara akurat oleh sistem.

Kekurangannya, kecurangan masih dapat terjadi, jika ada karyawan yang berniat untuk titip absen, hanya perlu memberitahukan password kepada koleganya.

3. Absensi Magnetic Card

Absensi magnetic card ada sejak tahun 1980. Cara absensi yang terpadu antara manual dan digital, yang secara fisik hanya ada perbedaan sedikit dari cara absensi digital. Kemudian ada tambahan slot untuk menggesek kartu di samping mesin.

Cara kerjanya mirip dengan mesin absen digital, untuk mendata absensi karyawan, seorang karyawan harus memiliki access card sebagai medianya.

Cara absensi magnetic card lebih canggih dan modern dibandingkan dengan dua cara absensi sebelumnya karena telah menggunakan teknologi untuk mendata kehadiran karyawan.Harga relatif murah daripada cara absensi lainnya. Walaupun harganya murah, kualitas dari mesin ini dapat diperhitungkan karena hanya dengan menggesekkan kartu, kehadiran karyawan dapat tersimpan dengan baik dalam sebuah sistem.

Akan tetapi, tidak jauh berbeda dengan absensi analog dan digital, absensi ini juga masih mungkin terjadi kecurangan. Karyawan dapat menitipkan kartunya kepada rekan kerjanya. Belum lagi, terdapat kapasitas pengguna biasanya hanya sekitar 250 orang saja.

4. Absensi Fingerprint

Sejak tahun 1997, absensi fingerprint menjadi tren. Absensi dengan menggunakan sidik jari untuk autentifikasi pengguna atau karyawan. Rumornya, pencipta absensi fingerprint menyadari bahwa setiap orang di seluruh dunia mempunyai sidik jari yang berbeda. Bahkan untuk kembar sekalipun. 

Karyawan melakukan absensi dengan menempelkan jari yang telah direkam pada mesin absensi fingerprint saat tiba di kantor dan saat jam pulang.

Kelebihannya, penyimpanan data pada sistem absensi fingerprint cukup besar, bahkan mencapai puluhan ribu karyawan. Pencatatan data kehadiran karyawan pun lebih akurat dan pemakaian sistem absensi ini sangat praktis.

Kekurangannya, absensi fingerprint cenderung mengalami error atau mengalami proses yang lambat apalagi ketika fingerprint yang sedang dideteksi dalam keadaan kotor, basah, atau berkeringat. Dengan kata lain, mesin absensi fingerprint begitu sensitif.

5. Absensi Berbasis Web

Aplikasi karyawan berbasis web ini tidak seperti sistem absensi pada umumnya, karena mesin absen ini terletak pada komputer atau laptop karyawan dan setiap karyawan memiliki username dan password masing-masing.

Keakuratan data pada cara absensi karyawan berbasis web ini tak perlu diragukan lagi.

Username dan password yang hanya bisa digunakan oleh satu orang saja membuat cara kerja absensi ini mencatat setiap data kehadiran karyawan dengan baik.

Absensi karyawan berbasis web juga dapat diakses di mana saja dan kapan saja selagi karyawan mempunyai koneksi internet. Cara absensi ini sangat cocok bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai wilayah karena sistem absensi berbasis web terintegrasi di mana pun selama ada koneksi internet.

Kekurangannya, absensi karyawan berbasis web sangat bergantung pada koneksi internet. Jika terjadi pemadaman atau koneksi internet yang tidak stabil, maka para karyawan tidak bisa melakukan absen kehadiran. Alhasil? karyawan terpaksa kembali kepada sistem manual.

6. Absensi Biometrik (Face ID)

Sistem absensi biometrik adalah sebuah sistem absensi terkini dan tercanggih saat ini karena telah mencakup semua yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mengelola absensi karyawan. Penggunaan sistem absensi biometrik memang lebih praktis dan cepat.

Pencatatan kehadiran karyawan yang lebih akurat, sehingga sulit bagi karyawan untuk melakukan kecurangan absen. 

Penyimpanan data pada sistem absensi ini cukup besar bahkan tidak terbatas. Cara kerja mesin absensi biometrik ini jauh lebih canggih, dengan melihat atau mendeteksi karakteristik tertentu yang ada pada diri manusia. Seperti wajah misalnya. 

Sayangnya, harga absensi biometrik cenderung mahal, karena terdapat berbagai komponen khusus untuk mengenal karakteristik pemakai. Kemudian, terkadang mesin error ketika sedang mengautentikasi karyawan.

7. Absensi Berbasis Mobile

Pesatnya penggunaan smartphone memicu terobosan baru dalam cara absensi karyawan.

Kini, aplikasi absensi mobile memungkinkan semua informasi yang terdata disimpan dalam database berbasis cloud.

Perusahaan tidak harus menyediakan perangkat atau mesin absensi untuk pendataan kehadiran karyawan setiap hari. Perusahaan hanya perlu mendaftar dan membuat akun untuk setiap karyawan. Kekurangannya, sama seperti berbasis web. koneksi internet selalu dibutuhkan setiap pengguna melakukan absensi. 

4 Alasan Penting dan Manfaat Menemukan Cara Absensi Terbaik

1. Data yang Andal dan Akurat

Absensi manual penuh dengan potensi kesalahan yang mahal pula. Menghitung dan mengalokasikan jam kerja untuk mendata seluruh tenaga kerja sangat mengorbankan produktivitas.

Absensi di era digital mengatasi masalah tersebut. Pentingnya data yang andal dan akurat tidak dapat terlalu ditekankan. Bukan hanya meningkatkan produktivitas karyawan, juga menghilangkan pencurian waktu.

2. Peningkatan Produktivitas antar Karyawan

Satu hal menyerap keuntungan perusahaan adalah produktivitas yang rendah. Menghitung absensi manual sangat membosankan dan cara kerja perusahaan jadi lama. Namun, banyak perusahaan terus menggunakan proses yang sudah dikenal ini. 

Rata-rata, lima jam per hari dihabiskan untuk memproses penggajian dengan cara ini. Tapi kini, waktu yang dihabiskan untuk menghitung absensi dalam proses penggajian dapat menurun dari lima jam per hari menjadi kurang dari 20 menit per siklus pembayaran jika cara absensi tepat penerapannya.

3. Meningkatkan Kinerja Karyawan dan Perusahaan

Perusahaan yang kompetitif adalah mereka yang secara aktif mengejar strategi pertumbuhan sambil menyeimbangkan biaya perusahaan. Sistem absensi yang dirancang dengan biaya pekerjaan dan fitur manajemen kinerja membuat sasaran ini lebih mudah.

Sistem absensi juga sebaiknya menyediakan hal-hal manajerial seperti penugasan. Mengakses data penugasan secara real-time jelas membuat alur kerja menjadi jelas sehingga siapapun dapat memaksimalkan jam kerja yang dimiliki.

4. Mengembangkan Budaya Perusahaan Yang Kuat

Biasanya, budaya bukan pertimbangan pertama ketika memutuskan untuk menerapkan sistem absensi. Namun, karyawan akan menghargai perusahaan ketika mereka dapat mengakses informasi mereka sendiri. Aplikasi absensi yang menyertakan fitur layanan mandiri karyawan atau dikenal sebagai employee self service (ESS), yang akhirnya juga berkontribusi terhadap semangat kerja.

Cara Memilih Aplikasi Absensi Karyawan

Metode perusahaan dalam memonitor absensi karyawan 

1. Pilih Sesuai Kebutuhan Perusahaan

Kenali terlebih dahulu kebutuhan perusahaan saat ini, berbeda kebutuhan, berbeda pula cara absensinya. Untuk memudahkannya,  jawab beberapa pertanyaan berikut:

  1. Hal pertama yang perlu Anda ketahui yakni apa tujuan Anda membeli mesin absensi. Apakah hanya digunakan untuk mencatat daftar absensi saja? Atau Anda juga ingin menghitung daftar absensi karyawan secara detail?
  2. Berapa jumlah karyawan Anda? Terdapat beberapa pilihan kapasitas absensi yang dapat Anda pilih sesuai jumlah karyawan Anda. 

2. Perhatikan Fitur-Fitur yang Diberikan 

Anda juga perlu memperhatikan apakah mesin absensi yang Anda beli menawarkan fitur cloud, sehingga bagi Anda yang memiliki mobilitas tinggi dapat tetap memantau laporan absensi karyawan dimana saja dan kapan saja.

Fitur lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah integrasi software payroll. Apakah mesin absensi yang ingin Anda beli terintegrasi dengan software penggajian atau tidak. Dengan adanya koneksi ke proses payroll tentu akan memudahkan perhitungan gaji karyawan secara otomatis berdasarkan daftar hadir.

3. Sesuaikan dengan Anggaran Perusahaan

Setelah mengetahui apa yang dibutuhkan perusahaan dan memperhatikan fitur-fiturnya, saatnya Anda mempertimbangkan harga cara absensi yang paling sesuai dengan anggaran perusahaan.

Sangat banyak penyelia absensi di pasaran, tapi tidak semuanya memberikan harga yang terbaik sesuai keinginan Anda. 

4. Pastikan Terdapat Layanan Purna Jual   

Langkah terakhir yang perlu Anda lakukan yaitu memastikan mesin absensi yang Anda pilih dilengkapi layanan after sales (purna jual) terbaik. Sebab, mesin absensi bukanlah inventaris biasa yang sekali pasang langsung selesai. Perusahaan perlu dibekali training, instalasi dari tim teknisi, dan juga layanan maintenance ketika mesin absensi tidak dapat digunakan.

Talenta, Contoh Aplikasi Absensi Karyawan di Era Digital

Melacak waktu kehadiran untuk karyawan adalah tugas yang menghabiskan waktu. Tidak hanya harus mengetahui berapa jam setiap karyawan bekerja, melainkan juga membutuhkan alokasi waktu yang tepat. Ketika perusahaan melakukan tugas penting ini secara manual, lama kelamaan tentu menurunkan produktivitas.

Talenta adalah salah satu aplikasi absensi karyawan dari Talenta yang dapat digunakan secara gratis dalam pengelolaan shift dan jadwal jam kerja karyawan. Dengan Talenta, staf SDM atau pemilik bisnis dapat selalu memantau dan memonitor karyawan di mana pun mereka berada.

Penggunaan absensi yang baik begitu menghemat waktu dan uang. Pengawasan penjadwalan karyawan sudah terfokus pada satu sistem. Apa saja yang diberikan Talenta?

Fitur

Manfaat

Pengelolaan Shift Kerja Penjadwalan jam kerja, penyusunan roster berbagai multi-cabang sudah dalam satu aplikasi.
Absensi Mobile Karyawan dapat absen dari aplikasi mobile berbasis GPS serta diintegrasikan dengan mesin fingerprint.
Pantau Absensi Secara Real-Time Kehadiran seluruh karyawan dapat dipantau dimana dan kapan saja, keterlambatan langsung terdeteksi.
Ringkasan Laporan Absensi Laporan kehadiran karyawan langsung otomatis terhitung dalam hitungan menit. Data tersimpan dan diakses kapan saja.

 

Melalui Talenta, perusahaan dapat mengatur jadwal karyawan lebih mudah dan efektif dan memastikan segala kecurangan curi-curi waktu dapat terhindarkan. Aplikasi ini juga disertai dengan fitur GPS dan selfie.


PUBLISHED16 Jun 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah