Insight Talenta

Pentingnya Payroll Disbursement Platform atau Sistem Pembayaran Gaji

Sebelum mengetahui payroll disbursement platform atau sistem pembayaran gaji, Ada baiknya Anda memahami dahulu apa itu gaji dan komponennya.

Gaji atau Upah?

Gaji merupakan komponen penting sebuah perusahaan. Gaji bisa dikatakan sebagai kewajiban atau beban yang dimiliki oleh perusahaan yang harus dikeluarkan tiap bulannya atau pada proyek periode tertentu kepada karyawan atau pekerja.

Namun, apa perbedaan antara gaji dan upah?

Pertanyaan tersebut sering terlontar di benak kita, apa perbedaan keduanya. Sebenarnya kedua istilah ini tidak memiliki perbedaan. Namun belakangan ternyata antara gaji dan upah memiliki penempatan istilah yang berbeda.

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, kedua istilah ini memiliki arti berbeda berdasarkan waktu dan bentuk.

Gaji dalam KBBI memiliki arti sebagai imbalan atau balas jasa yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu.

Sedangkan, upah berarti bentuk balas jasa atau sebagai pembayar tenaga yang sudah dikeluarkan untuk suatu pekerjaan.

Dari kedua istilah tersebut, upah tidak disebutkan bentuk imbalan jasanya dan tidak terikat waktu. Sehingga istilah upah ini lebih luas daripada gaji. Ya, bahkan bisa dikatakan gaji merupakan bagian dari upah.

Saat ini, Anda bisa kesampingkan dahulu tentang perbedaan kedua istilah ini. Boleh diasumsikan bahwa upah dan gaji merupakan dua terminologi yang sama.

Lantas untuk apa gaji dikeluarkan?

Baca juga: Pengajuan Reimbursement Jadi Lebih Mudah dengan Talenta

Fungsi dan Tujuan Gaji

Jika dilihat dari tujuan dan fungsi, mari kita lihat dari dua persepsi; perusahaan dan karyawan.

Jika dilihat dari kacamata perusahaan, gaji bisa dikatakan sebagai salah satu pondasi dasar terbentuknya perusahaan.

Gaji tidak bisa dilihat dari sisi karyawan, namun pemilik perusahaan. Pemilik perusahaan pun juga perlu dibayar.

Karena gaji merupakan pondasi dasar sebuah bisnis, maka gaji juga bertujuan sebagai dasar pembentuk harga. Singkatnya, tanpa gaji, perusahaan atau bisnis Anda tidak akan bisa berjalan.

Sedangkan dari kacamata karyawan atau pekerja, gaji merupakan unsur atau hal paling inti yang ada pada karyawan. Gaji merupakan hak paling dalam yang harus dimiliki oleh seorang pekerja atau karyawan.

Selain itu, fungsi gaji bisa dilihat dari intensitas dan besaran sesuai kontrak dan jabatan. Gaji bisa mendorong karyawan untuk lebih produktif dan memiliki rasa engagement terhadap perusahaan.

Kesesuaian dan tingkat kepuasan terhadap gaji juga bisa mendorong tingkat retensi karyawan yang tinggi. Sehingga bisa dikatakan gaji bukan hanya sekedar “memberikan” namun juga “mengatur”.

Dimana semua diatur dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan dan juga Peraturan Pemerintah tentang Pengupahan No. 78 Tahun 2015.

Selain didasari peraturan atau regulasi, “mengatur” gaji kini juga dimudahkan dalam sebuah sistem yang disebut dengan HRIS atau payroll management dan juga automated payroll disbursement yang selanjutnya akan dibahas lebih jauh di artikel ini.

Simak opini tim editorial kami tentang: Turnover Karyawan Jadi Masalah Menakutkan Perusahaan, Apa Solusinya?

Komponen dalam Gaji

Berbicara tentang gaji maka bukan hanya tentang besaran gaji yang Anda dapat, namun apa ada komponen-komponen di dalamnya yang mengatur besaran gaji Anda.

Misalnya, gaji Anda selama satu bulan Rp. 10.759.800 dan Anda bertanya, “kenapa angkanya begitu unik?”

Ada dua kemungkinan jawaban, pertama komponen gaji dari tunjangan dan komponen gaji dari potongan.

Lantas apa saja komponen dalam gaji Anda? Begini singkatnya.

Pertama, tentunya gaji pokok yang diterima atau gapok. Komponen ini menjadi bagian terpenting karena merupakan hak dasar. Gaji pokok diberikan biasanya berdasarkan perjanjian dalam kontrak kerja.

Gapok ini juga didasari oleh berbagai faktor; fungsi, jabatan, deal-deal-an saat interview, 

Kedua, tunjangan sebagai tambahan penghasilan yang berfungsi sebagai penyokong gaji pokok.Tunjangan ini terbagi dua, yaitu tetap dan tidak tetap. Di Indonesia tunjangan tetap terdiri dari tunjangan keluarga, jabatan, atau perumahan.

Sedangkan tunjangan tidak tetap merupakan tunjangan yang berubah-ubah sesuai waktu. seperti THR, makan siang dan transportasi.

Ketiga, potongan atau deduksi. Sama seperti tunjangan, potongan punya dua jenis yaitu potongan tetap seperti potongan pajak penghasilan atau BPJS. Potongan tidak tetap seperti unpaid leave, keterlambatan, cicilan, atau kasbon.

Keempat, komisi/insentif/bonus. Komponen ini memuat apa saja yang diberikan perusahaan oleh karyawan sebagai apresiasi atas kinerja dan pencapaiannya dalam satu periode tertentu.

Terakhir, overtime. Uang lemburan atau overtime merupakan upah sebagai imbalan bekerja melebihi aturan jam kerja yaitu delapan jam sehari atau 40 hari seminggu.

Namun beberapa industri seperti transportasi dan event, biasanya ada bayaran tersendiri sebagai pengganti uang lembur.

Baca juga: Software Slip Gaji Karyawan: Bahasan Terlengkap 2020

Sistem Pembayaran atau Disburse Gaji

Berdasarkan ilmu ekonomi ada beberapa jenis aturan dalam pembayaran gaji. Pertama adalah sistem pembayaran berdasarkan waktu.

Perhitungan pembayaran gaji ini didasari oleh lama atau kapan suatu pekerjaan dikerjakan oleh karyawan. Satuan waktu hitung bisa per-jam, per-hari, per-minggu, dan per-bulan.

Misalnya dalam sehari Joko mendapatkan upah Rp. 20.000, sedangkan lama waktu Joko bekerja selama 30 hari, maka pemberi kerja wajib membayarkan upah sebanyak 30 kali sehingga upah terakhir yang diperoleh Joko sebesar Rp 600.000.

Kedua, menurut satuan hasil. Upah atau gaji yang diberikan didasari oleh besaran item atau barang yang diproduksi. 

Satuan item bisa per-potong, per-pcs, per-satuan panjang, atau per-satuan berat. Misalnya petani kapas yang dibayar per-karung atau per-gram.

Ketiga, sistem borongan. Biasanya sistem borongan ini berdasarkan perjanjian atas satuan pekerjaan yang dilakukan dalam satu jangka waktu tertentu.

Misalnya pengerjaan rumah, perbaikan gedung, perbaikan jalan, atau instalasi risik.

Terakhir sistem pembayaran berdasarkan kondisi ekonomi atau skala hasil. Hal ini terjadi berdasarkan tingkat penjualan atau produksi si pemberi kerja. Anomali penjualan mempengaruhi gaji yang dibayarkan. Biasanya sistem gaji ini dilakukan oleh perusahaan-perusahaan rumahan.

Note: Perkaya pengetahuan Anda tentang perhitungan payroll dengan mengunduh ebook 4 Langkah Hemat Waktu Proses Payroll secara gratis!

Hand Carry atau Transfer?

Pembayaran upah atau gaji karyawan saat ini sudah melalui transfer rekening bank. Sangat jarang bahkan hampir tidak ada perusahaan yang menggaji karyawan dengan fresh money atau hand carry.

Namun ada satu hal yang perlu diperhatikan terkait kedua disburse gaji ini. Membayar gaji dengan hand carry biasanya dilakukan apabila pekerja tersebut bekerja dengan jangka waktu terbatas. Misalnya pekerja lapangan untuk event atau freelancer yang hanya bekerja selama satu minggu.

Pentingnya Payroll Disbursement Platform dalam Membayar Gaji Karyawan

Payroll disbursement platform adalah sebuah program atau sistem yang berfungsi untuk mengelola pembayaran gaji karyawan. Singkatnya merupakan istilah lain dari sistem pembayaran gaji.

Selama ini yang kita tahu sistem pembayaran gaji dilakukan dan dikelola oleh bank. Bahkan beberapa perusahaan masih menggunakan transfer manual yang tentu sangat membuang-buang waktu dan menyulitkan.

Sebelum mengetahui lebih jauh manfaat payroll disbursement platform, Anda perlu memahami dasar tata cara  pengupahan atau penggajian menurut regulasi pemerintah dalam hal ini adalah PP No. 78 Tahun 2015 tentang pengupahan.

Di mana pada pasal 17 disebutkan bahwa;

  1. Upah wajib dibayarkan kepada pekerja/buruh yang bersangkutan.
  2. Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.
  3. Upah dapat dibayar kepada pihak ketiga dengan surat kuasa dari pekerja/buruh yang bersangkutan.
  4. Surat kuasa berlaku hanya 1 kali pembayaran upah.

Selain itu dalam Peraturan Pemerintah No. 78 tahun 2015 terkait pengupahan perusahaan diperbolehkan membayar gaji baik secara langsung (hand carry) maupun transfer bank pada tiap periode pembayaran.

Dalam Peraturan Pemerintah yang sama dijelaskan bahwa pembayaran upah di Indonesia harus menggunakan mata uang rupiah dan dilakukan pada tempat berdasarkan perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja.

Jadi pada umumnya, disburse atau pembayaran gaji dilakukan melalui transfer bank. 

Di sinilah peran payroll disbursement platform bekerja untuk mengatur dan mengelola arus transfer gaji karyawan melalui bank. Sehingga tidak terjadi kesalahan-kesalahan yang dijelaskan di bawah ini.

Menghindari Salah Transfer

Salah transfer gaji bukan masalah satu-dua kali apalagi jika masih menggunakan sistem pembayaran manual.

Salah transfer ini bisa disebabkan oleh banyak hal, misal salah membaca data jabatan, kekeliruan nama, adanya bottleneck dalam pekerjaan HR yang membuat ketelitian berkurang atau rekam jadwal kerja yang rusak/hilang.

Menyesuaikan Disburse Gaji jika Jatuh pada Hari Libur

Menurut PP No. 78 Tahun 2015, pembayaran gaji di hari libur dapat merujuk pada kesepakatan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan juga perjanjian kerja bersama.

Itu artinya, tidak ada aturan pasti yang mengatur ketentuan tanggal pembayaran gaji dan semua merujuk pada ketentuan perusahaan.

Dengan payroll disbursement platform, Anda bisa secara otomatis mengatur tanggal pembayaran gaji secara otomatis. Karyawan mana yang akan mendapatkan gaji di tanggal merah dan perlu adanya perubahan tanggal pembayaran.

Bayar Gaji Tepat Waktu

Hambatan ketika tidak menggunakan sistem HRIS yang terintegrasi dengan payroll disbursement platform adalah pembayaran gaji yang tidak tepat waktu.

Padahal dalam UU no. 13 tahun 2003 ketenagakerjaan memperhatikan ketepatan waktu pembayaran gaji.

Dalam UU tersebut pada pasal 93 ayat 2 dijelaskan bahwa perusahaan yang telat membayar gaji dikenakan denda sesuai dengan persentase tertentu dari upah karyawan.

Denda tersebut tidak termasuk dengan hitungan gaji, sehingga perusahaan tetap diwajibkan untuk membayar upah semestinya kepada karyawan.

Ada beberapa alasan terutama terkait teknis kenapa gaji bisa dibayar tidak tepat waktu.

Pertama, proses payroll yang lama. Perhitungan gaji dilakukan secara manual sehingga mengalami hal-hal seperti kehilangan data, kesalahan perhitungan yang membutuhkan koreksi, ketidaksesuaian input data, hingga human error lainnya terkait perhitungan gaji.

Kedua, kesalahan pada transfer. Hal ini sebenarnya jarang sekali terjadi. Namun satu kali kesalahan saja, bisa berdampak pada keseluruhan karyawan.

Kesalahan-kesalahan di atas bisa Anda hindari dengan menggunakan software HRIS atau payroll disbursement platform. 

Pertama, platform pembayaran gaji dalam HRIS terintegrasi dengan absensi sehingga pelacakan waktu masuk karyawan langsung tersimpan dan langsung disesuaikan dengan perhitungan.

Kedua, otomasi perhitungan komponen gaji dimana perhitungannya sudah terotomasi dengan komponen pembentuk gaji seperti PPh, tunjangan, potongan, dan juga bonus.

Baca juga: Employee Self-Service (ESS), Pengertian dan Peran dalam HR

Talenta sebagai Sistem HRIS dan Platform Pembayaran Gaji

Talenta merupakan software HRIS dimana meliputi sistem manajemen absensi berupa sistem absensi online, otomasi payroll, database karyawan, dan juga layanan mandiri karyawan.

Talenta sendiri memiliki fitur Mekari Payroll Disbursement sebagai payroll automated disbursement platform.

Dimana fitur ini mempermudah para HR atau pengguna Talenta dalam melakukan pembayaran gaji karyawan.

Mekari Payroll Disbursement merupakan fitur untuk melakukan pembayaran gaji ke seluruh karyawan dengan satu kali transfer ke virtual account yang telah disediakan.

Hal ini memudahkan HR dalam rangka melakukan pembayaran gaji karyawan tanpa harus adanya kesalahan transfer gaji  atau keterlambatan gaji.

Intip fitur Talenta lainnya di sini dan dapatkan free trial melalui banner di bawah ini!

 

 


PUBLISHED30 Jun 2020
Hafidh
Hafidh