Pentingnya Cloud Based Payroll Software saat Work From Home

Pentingnya Cloud Based Payroll Software saat Work From Home

Salah satu perubahan drastis akibat wabah virus Corona bagi bisnis adalah adanya new normal dimana pekerjaan dilakukan secara remote atau yang biasa disebut dengan work from home. Perubahan tersebut bukannya tanpa tantangan. 54% HR managers menyatakan bahwa infrastruktur yang buruk merupakan penghalang terbesar untuk WFH yang efektif. Solusi yang dipandang realistis adalah dengan menggunakan cloud based payroll software.

Sistem tersebut dinilai dapat menjadi win-win solution bagi para pengusaha, mengingat di sisi lain masih harus berhemat dan menghindari investasi yang berisiko selama masa wabah, di sisi lain infrastruktur pendukung WFH pun harus disiapkan. Cloud based payroll software dapat menjadi solusi karena sifatnya yang murah dan cepat namun tetap reliable untuk mendukung sistem informasi dalam perusahaan Anda.

Dalam pengambilan keputusan infrastruktur seperti apa yang sebaiknya diambil, biasanya cloud based payroll software diperbandingkan dengan software on-premise.

Definisi Cloud Based Payroll Software dan Software On-premise

Software on-premise adalah aplikasi yang dibangun di dalam perusahaan perusahaan. Pembangunan software on-premise mulai dari pengadaan server, pengembangan softwarenya itu sendiri, hingga maintenance dimiliki dan dilakukan sendiri oleh perusahaan.

Sementara itu, cloud based payroll software merupakan sistem yang dibangun berbasis cloud. Software ini merupakan aplikasi siap pakai yang disediakan oleh pihak kedua atau pihak penyedia layanan, dimana perusahaan hanya perlu login ke dalam aplikasi serta dapat langsung menggunakannya. Data yang diunggah oleh perusahaan akan disimpan dalam cloud yang disediakan oleh penyedia layanan aplikasi.

Secara umum, kedua pendekatan ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Dalam hal kustomisasi dan juga control, software on-premise memiliki keunggulan namun sekaligus konsekuensi dalam hal penggunaan sumber daya tenaga kerja, waktu serta biaya yang besar. Sebaliknya, cloud based payroll software memiliki keunggulan dalam hal efisiensi sumber daya karena perusahaan tidak memerlukan pengadaan infrastruktur atau merekrut tim IT.

Berikut adalah penjabaran perbedaan software on premise dan software berbasis cloud lebih lanjut dari sisi biaya, penyimpanan data dan akses ke dalam software.

Note: Lalu Apakah Software Cloud Aman untuk Bisnis Perusahaan?

Perbedaan Software On-Premise & Cloud Based Software 

5 Pertimbangan saat Memilih Payroll Software di Indonesia

a. Biaya

Berikut adalah biaya-biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan saat memilih mengadakan software on premise:

  • Investasi dilakukan di awal berupa pengadaan tim IT, pengadaan server dan infrastruktur lainnya,
  • Biaya dan risiko maintenance yang dibutuhkan selama aplikasi tersebut digunakann oleh perusahaan,
  • Biaya gaji karyawan dalam tim IT.

Biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan yang memilih cloud based payroll software:

  • Tidak ada investasi awal, namun ada biaya berlangganan bulanan atau tahunan yang nilainya bisa disesuaikan dengan layanan yang dibutuhkan perusahaan,
  • Tidak ada biaya maintenance,
  • Karena maintenance dikerjakan oleh pihak kedua, dapat meminimalisasi jumlah karyawan IT yang dibutuhkan. Dengan demikian dapat menghemat biaya gaji karyawan terkait,
  • Biaya berlangganan dapat dikategorikan biaya operasional, sehingga dapat dijadikan sebagai pengurang dalam perhitungan penghasilan kena pajak sehingga nilai pajak dapat menjadi lebih rendah.

b. Penyimpanan Data 

Software on-premise memiliki sistem penyimpanan sendiri dalam server perusahaan. Di satu sisi, hal ini berarti ada kontrol perusahaan yang maksimal atas seluruh data yang dimiliki perusahaan. Di sisi lain, apabila perusahaan tidak memiliki tim yang berdedikasi untuk maintain keamanan digital, hal ini justru menimbulkan kerentanan.

Sedangkan, untuk software berbasis cloud, Anda tidak perlu memiliki tim khusus, karena keamanan penyimpanan data adalah layanan yang seharusnya disediakan oleh pihak penyedia. Untuk mengetahui hal ini, Anda sebaiknya memperhatikan bagaimana prosedur pengelolaan data dan NDA (non-disclosure agreement) pada penyedia layanan. Namun demikian, beberapa penyedia layanan seperti Talenta telah memastikan data tersimpan dengan aman di dalam sistem yang terstandar dan memiliki dukungan teknis yang memadai.

Selain itu, cloud based payroll software biasanya akan menyimpan data Anda secara terenkripsi, seluruh data yang Anda miliki pun akan secara otomatis dihapus jika Anda memilih untuk menghapusnya saat berhenti berlangganan.

c. Kemudahan Akses 

Anda hanya dapat mengakses software on-premise pada perangkat yang telah ter-install software tersebut. Sedangkan, ketika Anda menggunakan software berbasis cloud, Anda dapat mengakses software tersebut dan bekerja kapan dan di mana saja, menggunakan perangkat apapun yang terkoneksi dengan internet.

Hal ini menjadi salah satu alasan yang sangat krusial mengingat saat work from home, sebagian besar pegawai, termasuk pegawai bagian HRD bekerja secara remote. Untuk itu pilihan menggunakan cloud based payroll software dapat menjadi alternatif yang tepat.

Salah satu contoh penyedia layanan cloud based payroll software di Indonesia adalah Talenta. Talenta memiliki sistem payroll yang dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang aplikasi ini di website resmi Talenta.


PUBLISHED26 May 2020
Emanuelle
Emanuelle