Panduan Lengkap Sistem HRIS Perusahaan yang Perlu Anda Ketahui

Pernah kah Anda mendengar istilah HRIS? Secara sederhana, sistem HRIS perusahaan merupakan sebuah sistem yang menggabungkan kegiatan administrasi HR dengan teknologi informasi

Bayangkan, pekerjaan administrasi HR yang tadinya harus dilakukan secara manual seperti menginput database karyawan, kini dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

Sehingga bisa memangkas waktu. Lalu, apa sebenarnya HRIS dan bagaimana fitur-fitur HRIS bisa menjawab kebutuhan HR perusahaan?

Berikut ini adalah penjelasan detail terkait penggunaan sistem HRIS di perusahaan oleh Insight Talenta.

Apa Itu Sistem HRIS?

Pengertian, manfaat, penerapan sistem HRIS adalah?

Bagi yang belum tahu, HRIS merupakan kependekan dari Human Resource Information System.

Dengan demikian, penjelasan dari sistem HRIS adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola administrasi HR menggunakan teknologi dengan cara yang mudah dan efektif.

Salah satu contoh software HRIS yang banyak digunakan di Indonesia adalah Talenta.

Perusahaan sudah banyak memiliki HRIS sebagai solusi untuk kebutuhan permudah proses pekerjaan HRD setiap hari.

Jika Anda pemilik bisnis dan akan menggunakan HRIS untuk bisnis Anda, ada baiknya untuk memahami terlebih dahulu tentang apa yang dimaksud dengan sistem HRIS.

Sistem HRIS adalah sebuah sistem yang di dalamnya terdapat berbagai fitur untuk membantu proses kinerja human resource perusahaan seperti absensi, gaji, reimbursement, pengajuan cuti, dan lain-lain. Sistem HRIS dijadikan bentuk investasi untuk mengelola SDM dalam perusahaan.

Misalnya seperti untuk mengelola jam kerja, mengatur perhitungan gaji yang dihitung berdasarkan kehadiran dari karyawan, hingga proses reimbursement dana.

Semua pekerjaan ini bisa dilakukan dalam satu platform yang akan memudahkan karyawan dan juga perusahaan.

Sehingga, adanya HRIS akan menghemat waktu dan juga efektif secara biaya.

Note : Baca artikel Sistem HRIS Terbaik Harus Punya 6 Fitur Ini, Bantu Tugas HR Selama PSBB

Apa Permasalahan Terkait Administrasi HR Manual yang Membuat Bisnis Memerlukan HRIS?

Tidak bisa dipungkiri bahwa masih banyak perusahaan yang masih mengandalkan aplikasi seperti Microsoft Excel untuk berbagai macam keperluan administrasi HR seperti mengurus database karyawan hingga proses payroll

Namun, seiring dengan semakin berkembangnya teknologi, urusan administrasi HR yang masih manual dan tidak mengandalkan sistem automasi menyisakan beberapa kendala. Berikut adalah beberapa di antaranya:

Kurang Bisa Menopang Pertumbuhan Bisnis yang Semakin Cepat

Apa yang terjadi jika suatu saat pertumbuhan bisnis Anda meningkat dengan cepat? Salah satu yang akan Anda lakukan mungkin adalah ekspansi bisnis dan perekrutan karyawan secara besar-besaran.

Namun dengan menambah karyawan, tugas HR dalam mengurus administrasi karyawan juga akan bertambah karena sumber daya manusianya terbatas.

Sementara menambah karyawan untuk divisi HR mungkin bukan solusi yang tepat secara bisnis bagi beberapa perusahaan. 

Sehingga, tim HR akan kewalahan untuk mengurus administrasi HR berkaitan dengan ekspansi dan adanya karyawan-karyawan baru.

Memakan Waktu dan Proses Payroll yang Tidak Efektif

Meski Microsoft Excel memiliki sejumlah rumus untuk membantu pekerjaan HR, tetap saja memiliki keterbatasan. Ketika data yang ingin diperbarui oleh HR banyak, mereka tetap harus memasukkannya satu per satu. 

Contohnya ketika harus menghitung absensi karyawan, mereka harus mengunduh data dari mesin fingerprint dan menghitung absensi karyawan satu per satu untuk keperluan payroll masing-masing karyawan.

Proses ini sangat memakan waktu karena antara payroll dan absensi karyawan tidak saling terintegrasi dan rawan terhadap human error.

Administrasi yang Tidak Tercatat dengan Baik

Proses pencatatan administrasi yang manual menyisakan ruang eror yang cukup tinggi.

Terkadang, mesin fingerprint dapat dipakai sebagai sistem absensi namun tidak terintegrasi langsung ke dalam sistem di mana rekapitulasi datanya tetap harus dilakukan secara manual.

Tak jarang juga terjadi absensi karyawan yang tidak terdeteksi meski mereka sudah absen.

Proses pengajuan cuti pun terkadang cukup memakan waktu karena harus meminta tanda tangan dari berbagai approval line dan masih menggunakan kertas.

Hal ini membuat cuti karyawan tidak terdokumentasi dengan baik sehingga HR memiliki kesulitan untuk melacak jatah cuti dari masing-masing karyawan.

Bagaimana HRIS Bisa Membantu Mengelola Administrasi HR

HRIS atau Human Resource Information System merupakan bagian penting dari pengelolaan sebuah bisnis.

HRIS akan membantu perusahaan untuk mengatur data-data terkait karyawan agar lebih rapi dan terpusat. Beberapa hal yang bisa dilakukan HRIS di antaranya adalah:

  • Penyimpanan database karyawan secara terpusat, seperti tanggal lahir, alamat, dan informasi kontak lainnya
  • Informasi terkait jabatan karyawan, departemen, hingga gajinya
  • Melihat saldo cuti serta request cuti
  • Pemilihan benefit
  • Manajemen performa karyawan

Dengan HRIS, semua informasi terkait karyawan akan disimpan secara terpusat. 

Kehadiran HRIS pada akhirnya juga dapat jadi solusi permasalahan yang selama ini muncul dengan penggunaan sistem yang masih manual. Bagaimana solusinya?

Berikut ini adalah beberapa manfaat dari HRIS di perusahaan yang bisa Anda dapatkan ketika memutuskan untuk menggunakan sistem ini:

Manfaat Sistem HRIS Adalah?

Meningkatkan Produktivitas HR

Produktivitas tim HR menjadi lebih meningkat dengan adanya HRIS. Segala proses administrasi HR dapat diautomasi sehingga prosesnya jadi lebih cepat.

Misalnya saja, dengan sistem absensi online, absen karyawan dapat langsung tersimpan di dalam sistem dan terintegrasi pula ke payroll karyawan. 

HR juga tidak perlu menghitung ulang jumlah absen masing-masing karyawan ketika sedang menghitung komponen gaji setiap bulannya.

Dengan begini, pihak Human Resources bisa melakukan pekerjaan lain yang lebih penting dan mendesak karena sistem Human Resources sudah teratasi.

Mengurangi Human Error

Ada kalanya saat memproses setiap pekerjaan, HR akan melakukan sedikit kesalahan.

Kesalahan tersebut tidak terlalu besar tetapi dampaknya bisa sangat besar.

Human error atau kesalahan yang biasa dilakukan saat pekerjaan HR dilakukan secara manual bisa dikurangi dengan adanya software HRIS.

Menganalisa Performa

Analisa performa kinerja SDM akan lebih jelas dengan HRIS.

Platform HRIS memberikan data yang jelas tentang bagaimana kinerja karyawan.

Sehingga perusahaan bisa menentukan mana karyawan yang memiliki kinerja baik dan mana yang membutuhkan bimbingan.

Efisien Secara Waktu

Dengan menerapkan sistem HRIS di perusahaan, Anda akan membuat proses administrasi HR jadi lebih efisien secara waktu.

Misalnya saja ketika ada karyawan yang hendak mengajukan cuti, ia hanya butuh membuka aplikasi dan request cuti sesuai tanggal yang diinginkan. 

Nantinya, atasan karyawan tersebut akan mendapat notifikasi request cuti untuk kemudian ia approve atau tolak.

Memudahkan Karyawan

Adanya sistem HRIS akan membuat karyawan Anda lebih mandiri atau self-service dalam mengurus keperluan administrasi mereka sendiri.

Misalnya saja dengan software HRIS, karyawan dapat request cuti, melakukan absensi online, hingga mendapatkan slip gaji bulanan tanpa perlu request pada tim HR.

Sehingga, hal ini akan jauh mengurangi beban HR untuk urusan-urusan yang sifatnya administratif.

Kapan Waktunya Sebuah Bisnis Dapat Menerapkan HRIS?

Ketika perusahaan Anda masih mengurus administrasi HR secara manual, di suatu waktu Anda mungkin akan menemukan hambatan.

Segala keperluan HR jadi tidak praktis, seperti informasi karyawan yang tidak up to date dan masih harus di-update secara manual melalui Microsoft Excel sebagai contohnya.

Terlebih jika bisnis Anda berkembang dan semakin banyak memiliki karyawan. Ketika perusahaan Anda telah memiliki 50 orang karyawan atau bahkan lebih, ada baiknya Anda sudah harus menerapkan HRIS.

Karena semakin banyak karyawan yang Anda miliki, akan semakin sulit untuk perusahaan untuk mengatur setiap karyawan.

Karyawan juga kehilangan kesempatan untuk memiliki relasi yang lebih baik sesama karyawan lainnya. Di sini lah HR dapat berperan agar bisa lebih fokus untuk meningkatkan engagement karyawan dan strategi-strategi HR lainnya.

Dengan memiliki HRIS, beban HR dalam mengurus proses administrasi jadi semakin berkurang.

Penggunaan HRIS akan kembali lagi pada bagaimana tujuan HR yang ingin dimiliki perusahaan Anda.

Apakah HRIS hanya akan digunakan sekadar untuk membuat tugas HR jadi makin ringan saja sehingga bisa lebih fokus ke tugas-tugas lain, atau sebagai sebuah sistem yang mencakup berbagai keperluan HR agar lebih efisien.

Fitur-Fitur yang Bisa Dimanfaatkan Lewat Sistem HRIS Talenta

Banyak fitur-fitur yang bisa dimanfaatkan menggunakan sistem HRIS perusahaan. Semua fitur tersebut semata-mata untuk memudahkan HR dalam menjalankan tugasnya.

Salah satu software HRIS yang banyak digunakan di Indonesia adalah Talenta. Seperti apa sajakah fitur-fitur yang ada di HRIS Talenta? Berikut beberapa di antaranya:

Attendance 

Fitur ini membuat HR dapat mengelola absensi karyawan jadi lebih efisien. Seperti misalnya pada Talenta, perhitungan absensi karyawan sudah terintegrasi dengan payroll setiap bulannya. Attendance software memiliki beberapa fitur pendukung seperti:

  • Time-Off 

Fitur ini membuat proses cuti yang lebih lancar dan transparan. Dengan fitur ini, karyawan dapat mengajukan cuti secara online dan HR dapat mengatur persetujuan cuti secara berjenjang.

Dengan fitur Live Attendance, karyawan dapat melakukan absensi secara online lewat aplikasi Talenta. Fitur ini juga dapat digabungkan dengan mesin fingerprint yang Anda miliki.

Sehingga sistem absensi tetap terintegrasi dan laporan absen dapat dipantau secara real-time.

Lewat fitur ini, Anda dapat mengelola lembur jadi lebih efisien. Anda bisa mengatur jadwal lembur dengan mudah lewat fitur overtime rostering yang terintegrasi dengan payroll.

Sehingga payroll karyawan dapat dihitung secara akurat dan meminimalisir risiko salah hitung.

Pada fitur Shift, Anda dapat membuat jadwal shift karyawan dengan mudah dan sudah terintegrasi dengan payroll. Mengatur jadwal cuti shift, overnight shift, hingga double shift jadi lebih mudah. Karyawan juga bisa mendapatkan informasi lengkap mengenai jadwal shift mereka sehingga kesalahan jadwal masuk mereka tidak akan terjadi.

  • Time Tracker

Fitur ini akan membuat Anda dapat memonitor aktivitas karyawan dengan mudah. Anda juga bisa mengukur produktivitas waktu kerja karyawan terkait tugas-tugas yang telah diberikan kepada mereka.

Payroll

Fitur yang berkaitan dengan proses dan penghitungan gaji karyawan. HRIS dapat membuat proses payroll jadi lebih cepat dan terintegrasi.

Misalnya pada Talenta, komponen-komponen gaji karyawan seperti PPh 21, uang lembur, uang makan, dan lain sebagainya dapat secara otomatis dihitung. Berikut adalah beberapa kemampuan yang bisa dilakukan oleh fitur Payroll Talenta:

  • Payroll Calculation

Payroll Calculation pada Talenta memungkinkan Anda untuk menghitung payroll karyawan secara lebih efisien. Fitur ini dapat melakukan perhitungan komponen payroll secara otomatis mulai dari PPh21, bonus, tunjangan, uang lembur, BPJS, dan lain sebagainya.

  • Payroll Disbursement

Dengan Payroll Disbursement, Anda dapat mengontrol pembayaran payroll dengan mudah dan cepat. Anda bisa transfer gaji karyawan ke rekening bank yang berbeda sehingga lebih fleksibel dan prosesnya juga lebih cepat.

  • Payroll Report

Fitur ini memungkinkan Anda untuk melihat laporan gaji karyawan secara menyeluruh hingga ke komponen-komponen yang paling kompleks. Sehingga Anda bisa membuat anggaran dengan lebih mudah karena report yang akurat.

  • Payslip

Fitur Payslip pada Talenta dapat membuat slip gaji karyawan secara instan dan mengirimkannya kepada karyawan secara otomatis. Sehingga mereka dapat mengakses slip gaji mereka kapan saja tanpa perlu meminta ke tim HR.

Expense Management

Anda dapat mengelola pengeluaran karyawan dengan mudah melalui fitur ini. Dengan Expense Management, Anda dapat mencatat berbagai macam komponen seperti reimbursement, pinjaman karyawan, hingga cash advance. Berikut adalah beberapa keunggulan fitur ini:

  • Reimbursement

Anda dapat mengatur reimbursement karyawan dengan lebih mudah. Pengeluaran perusahaan juga dapat diatur dengan mengatur batas reimbursement yang bisa dilakukan karyawan.

Karyawan juga dapat mengajukan reimbursement dengan mudah melalui aplikasi Talenta.

  • Cash Advance

Anda dapat mengatur kebijakan cash advance untuk karyawan di berbagai level dengan mudah. Fitur ini juga terintegrasi dengan payroll karyawan sehingga pengeluaran perusahaan dapat tercatat dengan baik

  • Loan Management

Fitur ini membuat HR dapat mengelola pinjaman karyawan dengan lebih teratur. HR dapat mengatur ketentuan pinjaman berdasarkan kebijakan perusahaan, termasuk metode pembayaran.

Untuk memudahkan pencatatan, fitur ini juga bisa diintegrasikan dengan Payroll sehingga pembayaran pinjaman karyawan dapat dipotong pada gaji karyawan.

HRIS

Lewat fitur HRIS Talenta, Anda bisa mengelola operasional HR, mulai dari sistem database karyawan hingga rekrutmen, dalam satu aplikasi komprehensif berbasis cloud yang aman.

Beberapa keunggulan fitur HRIS di antaranya adalah:

  • Database Management

Lewat fitur ini, semua data kepegawaian dapat dikelola dengan lebih mudah dan cepat, dari mulai data kontrak, gaji, hingga riwayat pendidikan dalam satu aplikasi.

Pada fitur ini, HR dapat mengelola proses rekrutmen karyawan dengan lebih mudah dan cepat, dari mulai job listing, penjadwalan interview, hingga offering dan onboarding dalam satu aplikasi. Sehingga proses rekrutmen dapat tercatat dengan baik dalam sistem.

  • Internal Communication

Lewat Talenta, Anda bisa memaksimalkan penggunaan alat komunikasi internal seperti papan pengumuman virtual, polling, hingga notifikasi aplikasi, yang memungkinkan komunikasi dua arah antara karyawan dan perusahaan. Sehingga masing-masing karyawan tidak ketinggalan perkembangan atau informasi terkini dari perusahaan.

  • Asset Management

Di Talenta, Anda dapat mengelola semua aset perusahaan, mulai dari dokumentasi aset hingga manajemen data peminjaman aset. Sehingga Anda dapat dengan mudah melacak setiap aset yang dimiliki perusahaan.

  • Multiple Access & Approval

Lewat Talenta, Anda bisa mengontrol penuh terhadap siapa saja yang dapat mengakses dan menggunakan fitur-fitur dan database di dalam software HR Anda. Sehingga data-data terkait perusahaan dapat dengan aman dipercayakan pada orang yang tepat.

Performance Management

Sistem HRIS juga bisa dijadikan platform untuk menilai kinerja karyawan. Dengan Talenta, Anda bisa mengelola penilaian kinerja karyawan mulai dari distribusi tugas hingga review kinerja dalam satu aplikasi.

Sehingga nantinya, Anda bisa menentukan strategi-strategi terbaik untuk meningkatkan performa mereka.

  • Task

Anda dapat Integrasikan semua aktivitas karyawan dan tugas yang sedang berlangsung. Sehingga masing-masing karyawan dapat memantau seberapa progres pekerjaan mereka dengan mudah.

  • Performance Review

Anda dapat mengelola penilaian kinerja karyawan dengan lebih praktis dan objektif menggunakan Talenta. Di dalamnya terdapat juga berbagai metode yang komprehensif, terstruktur, dan terintegrasi sehingga masing-masing karyawan dapat mengetahui dengan pasti seberapa besar perkembangan mereka.

  • KPI Management

Anda dapat dengan mudah mengatur KPI dari perusahaan Anda dengan mudah. Ini dilakukan agar Anda dapat dengan mudah memberikan arahan pada semua karyawan terkait KPI mereka masing-masing untuk mencapai tujuan perusahaan.

HR Analytics

Tidak bisa dipungkiri, kebutuhan reporting pada HR sangat lah penting. Untuk mempermudah HR membuat report, Talenta memiliki fitur HR Analytics di mana Anda dapat mengolah data karyawan Anda dengan mudah. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

  • Headcount Analytic

Lewat fitur ini, Anda dapat dengan mudah mengawasi seberapa besar perkembangan perusahaan Anda. Sehingga, Anda bisa dengan mudah memprediksi dan menyiapkan segala kebutuhan rekrutmen secepatnya jika dibutuhkan. 

Anda juga bisa dengan mudah menganalisis data-data seperti tingkat turnover karyawan serta berbagai level dan posisi pada masing-masing divisi yang Anda miliki.

  • Attendance Analytics

Data kehadiran karyawan adalah data yang sangat krusial di sebuah perusahaan. Melalui Attendance Analytics, Anda bisa mengecek bagaimana pola absensi karyawan secara keseluruhan sehingga Anda bisa mengantisipasi langkah selanjutnya sebelum karyawan mengalami burnout akibat bekerja.

  • Payroll Analytics

Anda juga bisa menganalisis data terkait pengeluaran perusahaan untuk payroll. Dengan demikian, Anda menentukan strategi-strategi yang lebih baik berdasarkan hasil analisis yang Anda dapatkan.

  • Report Builder

Dengan Talenta, Anda juga bisa mengkustomisasi report di mana data-data yang ditampilkan dapat Anda pilah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Chat Platform

Talenta juga memiliki platform untuk chat yang memudahkan karyawan berkomunikasi setiap hari. Fitur ini bernama Mekari Chat yang merupakan aplikasi chat untuk bisnis yang dapat terintegrasi dengan fungsi HRIS seperti absensi dan reimbursement. Berikut adalah beberapa keunggulan fiturnya:

  • Messaging

Fitur ini memungkinkan karyawan berkomunikasi dengan cepat dan aman. Karyawan bisa chat dengan sesama karyawan secara privat atau berkoordinasi dengan divisi dan membuat grup chat sehingga komunikasi tetap bisa terjaga.

  • Productivity

Karyawan juga dapat melakukan pengaturan serta preferensi pada profil chat mereka. Sehingga dapat mendukung konsentrasi lebih baik dan produktivitas dapat meningkat.

  • HRIS integration

Chat Platform pada Talenta dapat memudahkan HR untuk berbagai keperluan seperti proses onboarding atau pengajuan cuti melalui chat.

Covid-19 Support

Talenta juga mengakomodir kebutuhan perusahaan terkait pengelolaan karyawan di masa pandemi. Beberapa fitur yang bisa dimanfaatkan antara lain:

  • Health Survey

Anda dapat mengirimkan survei kepada karyawan terkait kondisi mereka, apakah sehat, mengalami gejala Covid-19, atau memang terkena Covid-19. Sehingga perusahaan dapat memantau kondisi masing-masing karyawan dan memberikan mereka bantuan jika diperlukan.

Lewat Talenta, pengaturan kehadiran karyawan juga bisa diatur menyesuaikan kondisi pandemi terkini. Misalnya pengaturan jadwal kerja dari rumah atau shift karyawan terbaru.

  • New Normal Payroll Management

Pandemi juga berpengaruh pada kondisi keuangan perusahaan. Sehingga dengan fitur ini, perusahaan dapat melakukan penyesuaian gaji karyawan apabila memang perlu untuk melakukannya di masa pandemi.

Mekari Flex

Fitur ini memungkinkan HR untuk mengelola benefit karyawan sesuai kebijakan perusahaan, misalnya asuransi, kacamata, dental, dan lain sebagainya.

Di Talenta, HR dapat menggunakan fitur Mekari Flex di mana karyawan dapat memilih benefitnya masing-masing sesuai kebutuhan. Berikut adalah beberapa keunggulan Mekari Flex:

  • Accessible Salary

Pada Accessible Salary, karyawan dapat mengakses gaji mereka lebih awal melalui aplikasi Talenta. Akses gaji ini dapat mereka gunakan untuk berbagai macam keperluan seperti topup OVO, bayar token listrik, pulsa, dan lain sebagainya.

  • Flex Benefit

Fitur Flex Benefit memungkinkan karyawan untuk memilih benefit sesuai dengan preferensi mereka masing-masing. Plafon akan disesuaikan dengan level posisi masing-masing karyawan.

  • Vendor Marketplace

Perusahaan juga dapat memilih vendor-vendor terbaik yang telah bekerja sama dengan Talenta untuk menyediakan benefit yang sesuai dengan kebutuhan karyawan.

Employee Self-Service

Dengan fitur ESS, HR bisa fokus ke pekerjaan lain yang sifatnya lebih strategis, sementara karyawan dapat mengurus keperluannya sendiri lewat aplikasi.

Seperti misalnya mengakses slip gaji dan absensi online. Berikut merupakan beberapa keunggulan dari Employee Self-Service:

  • Attendance & Expense Management

Karyawan dapat  mengelola absensi dan segala biaya terkait saldo reimbursement dengan mudah.

  • Payslip

Dengan fitur ini, karyawan dapat mengakses slip gaji mereka setiap bulan sehingga mengurangi beban kerja HR ketika dimintai slip gaji setiap bulannya.

  • Database

Anda dapat menciptakan transparansi terhadap karyawan Anda di mana segala macam data terkait karyawan, reimbursement, gaji, dapat mereka akses dengan mudah melalui aplikasi Talenta.

Contoh Penerapan Sistem HRIS di Perusahaan

Dengan banyaknya manfaat yang bisa didapat perusahaan dengan menggunakan sistem HRIS seperti Talenta.

Dengan banyaknya manfaat yang bisa didapat perusahaan dengan menggunakan sistem HRIS seperti Talenta, maka perusahaan pun juga bisa menggunakannya untuk berbagai macam kebutuhan.

Fitur HRIS yang telah dibuat untuk mengelola HR dalam perusahaan memiliki berbagai macam penerapan, di antaranya adalah:

Salah satu penerapan Sistem HRIS adalah pada fitur absensi online berbasis GPS.

Manajemen Absensi Menjadi Absensi Online

Fitur absensi yang terdapat di dalam HRIS digunakan untuk mengelola absensi karyawan.

Fitur ini sangat bermanfaat untuk karyawan yang memiliki mobilitas tinggi dan juga perusahaan yang memiliki banyak karyawan.

Pengadaan alat absensi manual juga tidak diperlukan sehingga lebih hemat biaya. Sehingga dengan menerapkan sistem absensi online, karyawan tidak perlu lagi antri di mesin fingerprint. Cukup clock in dan clock out lewat aplikasi.

Misalnya di Talenta, Anda dapat menggunakan fitur Live Attendance di mana karyawan dapat absen di mana saja melalui selfie.

Perusahaan seperti Narasi yang bergerak di bidang media juga memanfaatkan fitur Live Attendance ini.

Ketika pandemi, Narasi harus melakukan beberapa penyesuaian, salah satunya adalah kebijakan WFH. Dengan Live Attendance, karyawan bisa absen dari rumahnya sekaligus terpantau lokasinya oleh atasan masing-masing.

Manajemen Cuti Karyawan

Seringkali proses pengajuan cuti karyawan disusahkan dengan proses yang panjang.

HRIS memudahkan pengajuan cuti dan membuat perusahaan lebih leluasa memeriksa pengajuan cuti karyawan.

Cara ini lebih mudah tanpa harus melewati birokrasi perusahaan secara manual.

Kemudahan ini juga dirasakan oleh Narasi. Sebagai salah satu perusahaan yang juga memanfaatkan fitur Time-Off dari Talenta, cuti karyawan juga berjalan lebih efektif karena proses pengajuan dan approval sangat mudah.

“Pada saat pandemi, cuti dipakai cukup efektif. Untuk karyawan sangat terbantu karena kalau dulu ketemu atasan, masih agak ragu ya untuk mengajukan cuti. Dengan adanya sistem mereka tidak perlu ketemu. Mungkin saat pandemi, atasan juga merasa bahwa timnya butuh cuti,” terang Laode, HR Manager Narasi.

Proses Payroll Otomatis 

Penggajian adalah hal yang bisa diselesaikan dengan HRIS. dengan fitur penggajian dalam HRIS, perusahaan tidak harus melakukan perhitungan gaji secara manual.

Proses penggajian pun dilakukan secara otomatis sehingga tidak akan terlambat lagi.

Jika dilakukan secara manual, proses payroll cukup memakan waktu. Berkaca pada pengalaman Agri Wangi yang sebelumnya membutuhkan waktu 2 minggu untuk mengurus payroll.

Dengan Talenta, kini mereka dapat menyingkat waktu secara drastis menjadi 1-2 hari kerja saja.

Hal ini karena proses manual yang terkait dengan payroll, seperti rekap absensi membutuhkan waktu proses selama kurang lebih satu minggu, telah terautomasi menggunakan Talenta.

Dengan Talenta, pembayaran upah karyawan, THR, uang lembur, bahkan hingga ke reimbursement bisa dilakukan melalui dashboard Talenta. Pembayaran dapat ditransfer ke berbagai rekening berbeda tanpa ada biaya administrasi tambahan.

Manajemen Database Karyawan

Database karyawan adalah hal penting milik perusahaan. Pengaturan database karyawan juga harus dilakukan dengan teliti.

HRIS dapat mengelola database karyawan sehingga setiap pembaharuan data bisa dilakukan secara otomatis.

Misalnya pembaruan gaji karyawan, status, maupun jabatan karyawan yang sudah dipromosikan.

Talenta memiliki beberapa fitur terkait pengelolaan database karyawan yang membuat pekerjaan HR jadi lebih mudah.

Misalnya saja terkait data kepegawaian. Dengan Talenta, Anda dapat mengecek status seorang karyawan apakah ia masih karyawan kontrak atau karyawan tetap, sehingga Anda bisa mengidentifikasi penghitungan gaji karyawan dengan status prorata.

Menambah data karyawan terbaru secara masif juga bisa dilakukan di Talenta. Ini memudahkan HR untuk impor data karyawan tanpa harus meng-update satu per satu.

Manajemen Pembayaran Klaim

Reimbursement atau pembayaran klaim biasanya memiliki kendala saat dilakukan secara manual.

Misalnya seperti bukti nota hilang atau karyawan lupa melakukan reimbursement.

Dengan HRIS, proses pembayaran klaim bisa dilakukan dengan cepat dalam satu platform.

Proses Rekrutmen dan Onboarding Karyawan

Sistem HRIS di perusahaan juga bisa membuat proses rekrutmen karyawan baru jadi diautomasi.

HR dapat membuat proses rekrutmen dengan mudah, mulai dari job listing, mencari jadwal interview, hingga proses onboarding lewat satu aplikasi.

Misalnya saja, dengan fitur HRIS Talenta, Anda dapat memantau alur rekrutmen dari masing-masing kandidat yang sudah ada, misalnya mengecek prosesnya sudah sampai mana, hingga membuat penugasan untuk posisi yang ditawarkan.

Pada menu Job List di Talenta, Anda bisa status dari masing-masing lowongan kerja yang ditawarkan, mulai dari seberapa banyak pelamar, hingga tahapan proses rekrutmennya yang berakhir sampai kandidat tersebut ditolak atau diterima.

User juga dapat melihat langsung informasi dan CV dari daftar kandidat yang melamar. Kemudian, setelah user memilih siapa yang berhasil lolos, proses onboarding juga bisa dilakukan langsung menggunakan Talenta.

Komunikasi Internal

Harus diakui, masalah miskomunikasi kerap terjadi terutama di perusahaan-perusahaan yang jumlah karyawannya banyak.

Lewat HRIS, komunikasi juga bisa dibuat secara terpusat. Melalui aplikasi HRIS, perusahaan dapat mengirimkan announcement terkait informasi apapun seperti hari libur, kegiatan perusahaan, dan lain-lain.

Nantinya, setiap karyawan akan mendapatkan informasi tersebut di aplikasi mereka, email, maupun push notification.

Cara ini dianggap cukup efektif untuk meningkatkan engagement karyawan karena Anda dapat memanfaatkan fitur seperti papan pengumuman virtual serta polling yang menciptakan komunikasi dua arah antara karyawan dan perusahaan.

Jika perusahaan Anda memiliki acara-acara penting dalam satu tahun kalender, Anda juga bisa menggunakan fitur Calendar untuk menentukan tanggal-tanggal penting untuk diperingati oleh seluruh karyawan, misalnya ulang tahun karyawan atau acara tahunan perusahaan.

Dengan demikian, komunikasi antara perusahaan dan karyawan jadi lebih lancar dan informasi dapat terdistribusi dengan baik.

Manajemen Aset

Perusahaan yang baik, tentu harus memiliki dokumentasi aset yang baik pula. Namun, hal ini sulit dilakukan jika Anda masih melakukan pendataan dokumentasi secara manual.

Bagaimana cara Anda memastikan bahwa pencatatan aset yang digunakan oleh karyawan datanya akurat?

Melalui HRIS seperti Talenta, Anda dapat mengelola semua aset perusahaan, mulai dari dokumentasi aset hingga manajemen data peminjaman aset.

Penggunaan HRIS diaplikasikan agar bisa meminimalisir kehilangan atau mismanajemen aset perusahaan.

Misalnya saja, Anda mungkin menginginkan agar aset-aset yang dimiliki perusahaan diberi nomor seri khusus agar mudah dilacak. Fitur Inventaris Aset memudahkan Anda melakukan kategorisasi aset hingga penomoran aset. 

Fitur ini juga memungkinkan Anda melihat siapa yang meminjam aset tersebut sehingga Anda bisa mengetahui bahwa karyawan tersebut yang bertanggung jawab terhadap aset perusahaan.

Pemberian Akses dan Approval

Melalui aplikasi HRIS, Anda dapat mengatur pemberian akses kepada siapakah aplikasi ini dapat diakses. Misalnya saja bagian finance dapat mengakses secara khusus fitur payroll karyawan atau reimbursement

Atau HR sebagai Super Admin dapat mengubah pengaturan dari aplikasi HRIS, seperti skema jadwal shift kerja karyawan, komponen gaji karyawan, dan lain sebagainya.

Contoh lainnya adalah pemberian cuti atau reimbursement karyawan. Pihak HR dapat menentukan siapa saja approval line dari masing-masing karyawan sesuai dengan atasannya masing-masing.

Bagaimana Jika Saya Ingin Mengadopsi Sistem HRIS di Perusahaan?

Menggunakan HRIS bisa menjadi salah satu investasi yang mendukung berkembangnya bisnis menjadi lebih cepat.

Yang penting adalah mengetahui masalah apa saja yang dialami oleh HR, sehingga Anda dapat memanfaatkan HRIS sesuai kebutuhan Anda.

Salah satu HRIS yang komprehensif dengan fitur bermanfaat adalah Talenta.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS Talenta Sekarang!


PUBLISHED07 Jun 2021
Desy
Desy


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang