Penerapan Fitur Employe Self Service (ESS) untuk Industri Manufaktur

Penerapan Fitur Employe Self Service (ESS) untuk Industri Manufaktur

Menggeliatnya bisnis manufaktur pada akhir kuartal 2019 merupakan kabar baik. Perusahaan juga semakin percaya diri untuk menaikkan jumlah tenaga kerja dan menaikkan aktivitas pembelian. Hanya saja, pertumbuhan bisnis dan tenaga kerja ini tidak sebanding dengan manajemen human resource (HR) yang layak. Laporan dari USAID menyebutkan bahwa hanya 2 dari 3 pabrik yang mampu mengelola karyawannya dengan metode-metode HR terbaik.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Industri manufaktur dikenal dengan kebutuhan mobilitas yang tinggi. Dengan jumlah karyawan yang massive, HR dapat dipastikan sering mengalami permasalahan yang berhubungan dengan administrasi. Dibutuhkan teknologi yang mampu membuat pekerjaan HR menjadi lebih efektif dan efisien. Salah satunya adalah fitur yang ada pada Human Resource Information System (HRIS), yaitu Employee Self Service (ESS). 

Mengenal Sistem Employee Self Service (ESS)

Mengenal Sistem Employee Self Service (ESS)

ESS atau employee self service merupakan sebuah teknologi yang menyediakan transparansi data pegawai untuk kebutuhan perusahaan. Data personal karyawan, data absensi kehadiran tersimpan dalam sistem cloud yang bisa diakses kapan saja. ESS mendukung karyawan untuk mengelola urusan administratif secara mandiri dan terintegrasi dengan karyawan lain seperti HR, manager, hingga top level management. 

Konsep ESS diperkenalkan pada awal tahun 2000 oleh beberapa perusahaan di Amerika Serikat. Konsep ini muncul karena adanya keinginan untuk mempermudah proses input administrasi HRD. Semula proses permintaan data dan pengajuan izin dilakukan secara manual. Karyawan mengambil form cetak yang kemudian meminta persetujuan dari atasan. Selanjutnya form tersebut diajukan kepada bagian HR untuk diinput ke dalam sistem. Bayangkan, berapa lama waktu yang dibutuhkan? Sementara, karyawan juga berkewajiban untuk menyelesaikan tugas hariannya.  

Baca Juga: Pengisian Data Secara Otomatis dengan Fitur Self Service Onboarding

Dengan ESS ini, proses administrasi yang berbelit  tersebut dipangkas menjadi penginputan elektronik melalui portal online. Selain proses inputan, ESS juga dapat mempercepat penyampaian informasi cuti kepada pihak terkait seperti manager hingga top level management. Hal ini tentu sangat berguna bagi perusahaan, karena penyampaian informasi yang selain lebih cepat tapi juga konfirmasi dapat dilakukan lebih cepat.  Apabila izin atau cuti yang diajukan oleh karyawan telah diterima oleh atasan, maka user dapat secara langsung melakukan persetujuan atau penolakan terhadap ijin atau cuti yang telah dibuat. Hal ini membuat proses pengajuan cuti yang dilakukan oleh karyawan dapat diproses dengan cepat.

Mengakomodasi Harapan Karyawan

Mengakomodasi Harapan Karyawan

Karyawan adalah salah satu aset terpenting dalam sebuah perusahaan manufaktur. Sebisa mungkin perusahaan dapat menjaga karyawan yang dimiliki baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Tentunya, perusahaan tidak dapat mencapai tujuan produksi tanpa adanya karyawan. Oleh karena itu, divisi HR perlu mengelola sumber daya manusia (SDM) yang ada di dalam perusahaan sebaik mungkin.

Seiring dengan perkembangan teknologi dan keterbukaan informasi, karyawan semakin paham tentang hak-hak yang didapatkan dari perusahaan. Tidak jarang kasusnya beberapa karyawan terlihat percaya diri untuk meminta fasilitas dan layanan lebih dalam rangka pemenuhan kesejahteraan. Dengan adanya fitur ESS dalam HR software, harapan dan keinginan karyawan akan dengan mudah didengar oleh perusahaan. 

Karyawan dapat menyampaikan memudahkan karyawan untuk didengar langsung oleh departemen terkait serta membantu perusahaan untuk memenuhi harapan karyawan. Mendengar dan mengakomodasi harapan karyawan dinilai lebih efektif dibandingkan mengganti mereka karena ada biaya perekrutan dan pelatihan yang harus dikorbankan. Semua tujuan inilah yang dirancang khusus dalam fitur ESS, agar setiap suara karyawan dapat didengar, seiring pertumbuhan perusahaan.

Bagaimana ESS Bekerja untuk Perusahaan Manufaktur?

Kerja shift, terutama di industri manufaktur, sebagian besar digunakan di gudang atau fasilitas luar ruangan. Kasus seperti ini memungkinkan adanya miscommunication antara manajemen di kantor dengan manajemen aktual di gudang atau area kerja. Karyawan dengan jam kerja di luar ruangan cenderung membutuhkan waktu kerja yang fleksibel.

Ketika karyawan tidak bisa datang ke pabrik sementara ada beberapa pekerjaan yang harus diselesaikan di luar kantor, mereka dapat melakukan absensi di mana saja menggunakan sistem ESS. Begitu juga ketika mereka harus melakukan lembur yang sifatnya mendadak. Memberikan karyawan akses mengelola administrasi mereka sendiri melalui layanan mandiri akan meringankan beban kerja administrasi. 

Baca Juga: Perkembangan Bisnis Manufaktur di Indonesia & Cara Mengelolanya dengan Baik

Manufaktur adalah salah satu industri yang biasanya memiliki pekerjaan administrasi yang berat dalam penggajian. Untuk kasus seperti ini, penggunaan HRIS yang memiliki fitur ESS adalah sebuah pilihan yang cerdas. Talenta sebagai platform HRIS yang lengkap mampu menjawab tantangan-tantangan pengelolaan sumber daya manusia di berbagai industri, manufaktur salah satunya. Fitur ESS pada software Talenta menjadi solusi untuk tantangan administrasi perusahaan Anda. 


PUBLISHED03 Feb 2020
Risna
Risna