Digital Payroll Software, Teknologi yang Wajib Diterapkan Perusahaan

Digital Payroll Software seperti Mekari Talenta adalah teknologi wajib diterapkan pada perusahaan kecil, UKM, menengah hingga yang sudah besar.

Banyak orang takut teknologi akan menggantikan pekerjaan mereka.

Padahal kenyataannya, banyak orang akan kehilangan pekerjaan karena mereka tidak tahu cara menggunakan teknologi.

Kemajuan teknologi semakin cepat dan persaingan semakin ketat.

Kita perlu tahu bagaimana memanfaatkan teknologi canggih agar tetap kompetitif.

Baik sebagai HR dan finance perusahaan atau sebagai individu yang takut tidak mampu mengikuti perkembangan dunia digital yang baru.

Teknologi memang telah memasuki semua bidang di industri, termasuk sistem payroll.

Meskipun konsep payroll telah ada sejak zaman kuno, tetapi sistem payroll kini sudah berubah dan mengalami masa transformasi teknologi dalam bentuk software digital.

Sistem Payroll dari Masa ke Masa

Pada tahun 1920-1940. penggajian dilakukan secara manual yaitu dengan cara karyawan memberikan time cards kepada orang-orang yang mengawasi jam kerja.

Lalu kemudian secara manual dihitung waktu kerja mereka dalam buku besar.

Akhirnya, upah pun dihitung. Kesalahan sering terjadi dan karyawan terkadang menerima gaji dengan keterlambatan beberapa bulan.

Komputerisasi pada sistem payroll  menjadi kenyataan sejak adanya Lyons Electronic Office (LEO), komputerisasi bisnis pertama di dunia yang menangani tugas-tugas administrasi pada tahun 1950-an.

Lalu pengenalan teknologi email selama beberapa dekade terakhir membuat karyawan dapat mengirim timesheets secara elektronik.

Microsoft excel juga memberikan seorang HR atau finance perusahaan alat untuk melakukan perhitungan dan pelaporan gaji.

Tetapi meskipun teknologi telah maju, data penggajian yang masih saja menggunakan excel, menyebabkan human errors dan tidak ada catatan yang dapat di backup. 

Dan bahkan, hari ini, masih banyak perusahaan di Indonesia yang masih memproses penggajian dengan menggunakan excel atau software asing yang mahal dan belum dilokalkan dengan kebijakan pasar tenaga kerja di Indonesia.

Banyak praktisi HR yang masih menghabiskan banyak waktu untuk melakukan tugas-tugas kasar seperti mengelola absensi karyawan, lembur, cuti, gaji bulanan, dan lain-lain.

Tentu, tanpa menggunakan sistem HRIS (Human Resource Information System) akan menghambat produktivitas dan sangat rawan kesalahan.

Karena nyatanya,  pekerjaan kasar ini dapat dengan mudah diganti dengan menggunakan software payroll & HR digital yang lebih modern.

Baca juga: Apa itu Payroll? Bagaimana Hitung Gaji Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

Apa itu Digital Payroll Software?

Digital Payroll software adalah sistem berbasis teknologi modern yang memanfaatkan internet dan teknologi cloud.

Seperti yang sudah kita ketahui, internet adalah saluran distribusi tercepat dan paling efisien.

Hal ini berkembang secara terus menerus sehingga bisa membantu Anda menjalankan perusahaan dengan keberadaan kantor di seluruh Indonesia dan bahkan secara global.

Hal ini juga biasa disebut dengan cloud computing.

Cloud computing adalah sebuah proses pengolahan daya komputasi melalui jaringan internet  yang memiliki fungsi agar dapat menjalankan program melalui komputer yang telah terkoneksi satu sama lain pada waktu yang sama.

Pemerintah, perusahaan multinasional besar dan startup telah secara agresif mengadopsi cloud computing, termasuk sistem payroll mereka.

Alasan Kenapa Menggunakan Digital Payroll Software

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan harus menggunakan software payroll. Dengan menggunakan software payroll, perusahaan dapat mengoptimalkan proses penggajian mereka, meningkatkan akurasi dan efisiensi, serta memastikan kepatuhan hukum dan karyawan yang puas.

Berikut keuntungan lengkapnya.

Efisiensi: Digital payroll software dapat mengotomatiskan banyak proses yang terkait dengan penggajian, seperti perhitungan gaji, potongan pajak, dan pengelolaan data karyawan. Hal ini dapat menghemat waktu dan tenaga yang dibutuhkan dalam pengelolaan payroll secara manual.

Akurasi

Dengan menggunakan digital payroll software , risiko kesalahan perhitungan gaji dan pajak dapat diminimalkan karena perhitungan dilakukan secara otomatis dan sistematis. Ini mengurangi kemungkinan kesalahan manusia yang dapat menyebabkan masalah keuangan dan administratif.

Pengelolaan Data yang Lebih Baik

Digital payroll software memungkinkan penyimpanan dan manajemen data karyawan secara terpusat dan aman. Informasi tentang gaji, potongan, dan data pribadi karyawan dapat diakses dengan mudah dan dikelola dengan lebih efisien.

Pemrosesan yang Cepat

Digital payroll software dapat mempercepat proses penggajian, terutama untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar. Ini memungkinkan pembayaran gaji tepat waktu dan meminimalkan keterlambatan dalam proses administratif.

Pelaporan yang Mudah

Digital payroll software sering dilengkapi dengan fitur pelaporan yang memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan gaji, laporan pajak, dan laporan lainnya dengan cepat dan akurat. Hal ini membantu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelaporan internal dan eksternal.

Meningkatkan Transparansi

Dengan menggunakan software payroll, karyawan dapat mengakses informasi tentang gaji dan potongan mereka sendiri dengan mudah melalui portal karyawan atau aplikasi mobile. Ini membantu meningkatkan transparansi dan memperkuat hubungan antara perusahaan dan karyawan.

Bagaimana Payroll Software Dapat Menguntungkan Perusahaan dan Karyawan?

Beberapa manfaat termasuk menghilangkan biaya modal untuk membeli server komputer, peralatan jaringan, atau mesin-mesin tambahan jadi alasan kenapa perusahaan beralih ke sistem payroll digital.

Tidak ada biaya operasional untuk menyewa seorang akuntan profesional maupun pemeliharaan komputer tambahan.

Penggajian digital modern memberikan juga memberikan manfaat dengan ketersediaannya yang di mana saja dan kapan saja.

Tentu, ini sangat membuat penggunanya semakin nyaman.

Bahkan,beberapa perusahaan menyediakan aplikasi penggajian digital di web atau di smartphone.

Program-program ini dapat dengan mudah melakukan tindakan seperti memeriksa slip gaji karyawan, meminta cuti tahunan serta menyetujui atau menolak permintaan cuti tahunan.

Baca juga: Mengatasi 6 Masalah Penggajian dengan Software Payroll Online

Singkatnya, perusahaan berkembang ketika mereka berhasil mengeksploitasi teknologi.

Mereka yang gagal mengikuti perkembangan teknologi benar-benar tertinggal dan pada akhirnya akan bangkrut.

Manfaat bagi perusahaan adalah meningkatkan indikator keandalan, auditable, otomatisasi, transparansi, keamanan, akuntabilitas, skalabilitas, dan analisis perusahaan untuk masa yang akan datang.

Terlebih, payroll software terbaik seperti Mekari Talenta juga dapat diterapkan di berbagai skala perusahaan baik besar maupun kecil.

Sistem payroll secara digital adalah salah satu dasar terpenting untuk mencapai keunggulan operasional tanpa campur tangan manusia di era digital.

Tingkatkan sistem penggajian Anda yang sudah ketinggalan zaman ke penggajian digital modern yang membuat perusahaan bertahan dan berkembang di era industri 4.0.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!