Mengenal Aplikasi HRIS dari Sudut Pandang Pengertian dan Fungsi

Mengenal Aplikasi HRIS dari Sudut Pandang Pengertian dan Fungsi

Apakah Anda familiar dengan aplikasi HRIS? HRIS memiliki kaitan erat dengan pengelolaan sumber daya manusia (SDM). 

SDM atau karyawan sendiri memiliki peran yang signifikan dalam menentukan keberhasilan suatu perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan manajemen SDM yang tepat.

Pihak yang bertanggung jawab untuk menangani masalah-masalah terkait karyawan di perusahaan adalah Human Resources (HR).  Tidak hanya merekrut tenaga kerja baru, HR juga bertugas untuk memantau catatan kehadiran, mengurus cuti, mengawasi performa karyawan, dan lain sebagainya.

Di era digital seperti saat ini, ada sebuah inovasi teknologi yang mampu menyederhanakan tugas-tugas HR tersebut. Perangkat itu bernama HRIS. Sebenarnya, apakah aplikasi HRIS itu dan bagaimana cara kerjanya? Berikut penjelasannya.

Note : Baca artikel Ini Pentingnya Menggunakan Aplikasi HRIS untuk HR Perusahaan

5 Aplikasi HRIS Terbaik 2020, Ada yang Asli Indonesia

 

Mengenal Aplikasi HRIS

HRIS atau Human Resources Information System didefinisikan sebagai suatu perangkat lunak atau aplikasi untuk mempermudah pengelolaan berbagai aktivitas yang berkaitan dengan Sumber Daya Manusia. HRIS juga menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk administrasi perusahaan. 

Dengan sistem yang terintegrasi, pengelolaan SDM menggunakan teknologi HRIS akan jauh lebih praktis ketimbang cara manual. Pengelolaan ini meliputi pencatatan kehadiran atau absensi, penggajian, pengelolaan cuti, proses perekrutan, serta evaluasi kinerja karyawan.

Agar administrasi karyawan berjalan dengan baik, pemanfaatan aplikasi HRIS sangat disarankan, terutama bagi perusahaan yang berskala besar mengingat banyaknya tugas rumit yang diemban HRD.

Saat ini, HRIS tersedia dalam bentuk software atau aplikasi HRD yang ramah pengguna dan dilengkapi dengan berbagai fitur canggih.

Note : Baca artikel Aplikasi HRIS bagi UKM Indonesia: Lebih Efektif dan Adaptif

Fungsi Aplikasi HRIS bagi Perusahaan

Selain meningkatkan produktivitas HR, HRIS juga memiliki berbagai fungsi yang tidak kalah penting bagi perusahaan. Beberapa di antaranya adalah:

Meningkatkan Keamanan Data Karyawan

Salah satu fungsi HRIS adalah meningkatkan keamanan dan menjamin kerahasiaan data karyawan. Berbasis sistem komputasi awan (cloud), HRIS memungkinkan data karyawan tersimpan dengan aman di database

Hal itu dikarenakan data-data yang diinput ke sistem cloud akan langsung diolah dan dienkripsi secara otomatis.

Selain itu, hanya ada beberapa pihak yang dapat mengakses data tersebut, sehingga risiko pencurian atau kehilangan data sangat minim. Penyimpanan secara manual atau menggunakan kertas dinilai terlalu rentan mengingat data personal karyawan merupakan hal yang sangat penting.

Payslip Talenta

Memudahkan Pendistribusian Gaji

Menggunakan aplikasi HRIS, proses penggajian karyawan menjadi lebih mudah dan cepat. Salah satunya karena sistem penghitungan gaji terintegrasi otomatis dengan sistem absensi. 

Sehingga HR tidak perlu lagi repot melakukan rekap secara manual terkait cuti, kehadiran, izin maupun ketidakhadiran karyawan.

Di samping itu,  bukti penggajian dapat dibuat dengan cepat dan langsung disimpan ke dalam sistem, sehingga pihak-pihak terkait dapat melihat dan memantau laporan penggajian setiap karyawan.

Karena gaji bersifat sensitif, maka perhitungannya harus dilakukan secara cermat. Apabila dilakukan dengan manual, tentunya risiko human error akan jauh lebih tinggi. Sementara dengan HRIS, kesalahan dalam perhitungan gaji dapat diminimalkan.

Note : Baca artikel Keuntungan Finansial yang Didapatkan dari Penggunaan Aplikasi HR

Memantau Kinerja Karyawan

Agar mengetahui perkembangan setiap karyawan, tim HR dapat mengandalkan HRIS untuk memantau kinerja mereka, baik saat bekerja dari kantor maupun bekerja secara remote dari rumah. 

Dengan aplikasi HRIS, tim HR dapat menetapkan Indikator Kinerja Utama bagi setiap karyawan dan mengukur pencapaian masing-masing. Jika perkembangan karyawan sudah diketahui, tentunya proses evaluasi akan lebih mudah dilakukan.

Menghemat Biaya Operasional HR

Hadirnya HRIS dapat membantu menghemat biaya operasional yang dikeluarkan HR. Misalnya, memungkinkan HR memangkas aplikasi lain yang tidak efisien serta mengurangi penggunaan  kertas/formulir untuk mencatatkan kehadiran, mengajukan cuti, dan berbagai aktivitas lainnya. 

Mengingat aplikasi HRIS merupakan perangkat lunak yang tersentralisasi dan memiliki fitur lengkap, maka pemanfaatan aplikasi ini dapat membantu menyusutkan tenaga kerja untuk mengelola SDM, sebab seluruh proses dapat dilakukan secara otomatis.

Note : Baca artikel Pentingnya Mencoba Software HRD Gratis Sebelum Membeli

Menyederhanakan Proses Rekrutmen

Salah satu tugas HR lainnya yang disederhanakan oleh aplikasi HRIS adalah proses perekrutan tenaga kerja. Menggunakan HRIS, fase wawancara hingga penerimaan karyawan dapat dilakukan dengan mudah dan praktis. 

HR juga dapat memanfaatkan portal lowongan kerja untuk mempermudah pelacakan data kandidat, serta menempatkan mereka berdasarkan statusnya. 

Membantu Mengoptimalkan Proses Pengambilan Keputusan

Melalui bantuan HRIS, tim HR dapat mengambil keputusan dengan cepat dan lebih baik. HRIS memiliki sistem yang tersentralisasi, sehingga informasi-informasi terkait SDM dapat langsung ditinjau. 

Dengan begitu, HR akan tahu mana saja pihak yang belum maupun yang sudah cukup berkontribusi terhadap perusahaan, sehingga dapat melakukan langkah yang lebih cepat untuk mengatasi kesenjangan keterampilan karyawan.

Itulah beberapa fungsi dari aplikasi HRIS. Perlu diingat bahwa pengelolaan administrasi karyawan yang tepat merupakan salah satu faktor keberhasilan perusahan. Oleh karena itu, penggunaan aplikasi HRIS sangat disarankan di era serba digital seperti saat ini.

Note : Baca artikel 5 Aplikasi HRIS yang Cocok untuk Bisnis di Indonesia

Talenta, merupakan salah salah satu aplikasi HRIS terbaik yang patut Anda miliki. Pasalnya, Talenta memiliki beragam manfaat dan solusi cerdas yang dapat membuat pekerjaan HR menjadi lebih mudah dan praktis. 

Dibekali dengan berbagai fitur canggih seperti time and attendance management hingga payroll management, Talenta mampu memenuhi kebutuhan perusahaan perihal urusan administrasi personalia.

Selain itu, ada pula berbagai fitur HRIS Talenta yang menarik berupa pemenuhan kompensasi karyawan, reimbursement, dan juga absensi berbasis gps dan selfie. Tunggu apa lagi? Dapatkan demo Talenta di sini dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

CTA Talenta


PUBLISHED22 Aug 2020
Poppy
Poppy