5 Manfaat Mengelola Database Karyawan dengan Aplikasi HR

5 Manfaat Mengelola Database Karyawan dengan Aplikasi HR

Database karyawan adalah sekumpulan data yang memuat berbagai informasi terkait karyawan yang saling terhubung satu dengan yang lain. Pada sistem manual, database dikelola dengan aplikasi excel. Sistem demikian sudah melibatkan teknologi, namun cara ini sudah tidak lagi dapat memenuhi tuntutan jaman. Peningkatan efektivitas pengelolaan database karyawan kini memanfaatkan aplikasi HR.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Penggunaan aplikasi HR menjadi ujung tombak dalam peningkatan efisiensi waktu dalam mengurus administrasi karyawan. Berikut adalah manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan Anda dengan mengelola database karyawan menggunakan aplikasi HR Talenta.

1. Pengelolaan Database Sistematis

Dengan aplikasi HR, data karyawan dapat dikelola dan disimpan dengan sistematis. Keuntungan praktisnya adalah pencarian data karyawan akan menjadi lebih cepat dan mudah. Anda tidak perlu menyortir dokumen satu persatu, melainkan dapat menggunakan fitur pencarian dengan kata kunci yang dimiliki saat itu.

Memudahkan perusahaan ketika membutuhkan suatu informasi untuk pengambilan keputusan.

Misalnya untuk keputusan mutasi pegawai atau untuk keputusan promosi. Bagian HRD hanya perlu melakukan beberapa langkah pencarian, dan query terkait data pribadi, kinerja, maupun catatan administrasi lainnya dapat tersedia dalam waktu yang relatif singkat.

2. Integrasi Data Kepegawaian dalam Aplikasi HR

Proses yang paling memakan waktu dan dilakukan berulang kali setiap periode dalam Bagian HRD adalah proses penghitungan gaji. Proses ini memakan waktu yang cukup banyak mengikat perhitungan gaji melibatkan proses rekapitulasi kehadiran, perhitungan upah lembur, perhitungan pajak penghasilan masing-masing pegawai, potongan BPJS, potongan hukuman disiplin, dll.

Dengan menggunakan aplikasi HR, proses-proses tersebut dapat dilakukan secara otomatis karena terdapat fitur-fitur terkait yang terintegrasi. Rekapitulasi kehadiran pegawai misalnya, dimana bagian HRD dapat mendownloadnya sesuai format yang dibutuhkan, tanpa perlu melakukan rekapitulasi manual.

Data rekapitulasi kehadiran dapat langsung diolah sebagai dasar perhitungan upah lembur, deduksi, atau insentif pegawai.

Dalam perhitungan gaji, Bagian HRD juga tidak perlu menginput data pegawai, seperti jabatan, yang menentukan besaran gaji pokok dan tunjangan, karena fitur ini telah terintegrasi dengan Masterfile kepegawaian yang berisi data-data tersebut.

Integrasi data dalam aplikasi HR tidak hanya bermanfaat dalam perhitungan gaji. Dalam proses lainnya seperti pengajuan cuti, manfaat ini pun akan terasa memudahkan bagi Bagian HRD.

Note: Selain database karyawan, aplikasi HR juga memudahkan pengelolaan jam kerja karyawan. Baca artikel Strategi Fore Coffee Kelola Beragam Shift Karyawan

3. Aktualitas Data Karyawan

Aplikasi HR juga memudahkan perusahaan untuk melakukan pembaruan data karyawan. Jika sebelumnya pembaruan data karyawan dilakukan oleh Bagian HRD secara manual, maka dengan aplikasi HR, perusahaan dapat memberikan akses update data ini kepada karyawan masing-masing untuk kemudian divalidasi oleh Bagian HRD.

Dengan demikian,pelaksanaan pembaruan data akan menjadi lebih cepat, serta aktualitas data karyawan menjadi lebih terjamin.

4. Memudahkan Compliance terhadap Peraturan

Penggunaan aplikasi juga akan memudahkan perusahaan untuk melakukan penyesuaian terhadap perubahan peraturan. Peraturan Ketenagakerjaan yang sering mengalami perubahan dan menjadi sorotan pemilik usaha adalah terkait upah minimum regional, peraturan terkait pajak penghasilan, iuran BPJS, THR, dll.

Perubahan yang terjadi pada peraturan, akan dengan mudah diinput dan diaplikasikan ke dalam aplikasi, dibandingkan dengan sistem database karyawan yang masih manual.

Tentu saja hal ini sangat penting bagi kelangsungan perusahaan, karena menghindarkan perusahaan dari sanksi yang dijatuhkan pemerintah dan juga tuntutan hukum dari pihak lainnya.

Note: Jenis aplikasi HR ada banyak di luar sana, kenali kelebihan dan kekurangannya. Baca artikel Perbedaan Aplikasi HRIS Berbasis Cloud dengan On-Premise

5. Fitur Employee Self Service dalam Aplikasi HR

Mudah Kelola Database Karyawan dengan Aplikasi Talenta

Employee self-service (ESS) adalah suatu fitur dalam aplikasi yang dapat digunakan oleh karyawan untuk mengakses data mereka terkait pekerjaan dan HR lainnya secara mandiri. Data atau informasi yang dapat diakses biasanya berupa personalisasi data pribadi, uraian jabatan dan tugas harian, data absensi dan cuti karyawan, hingga slip gaji.

Dengan fitur employee self-service ini, memungkinkan karyawan untuk mengajukan, memberikan feedback, serta mempersonalisasikan data dalam kewenangannya. Contohnya adalah permohonan cuti atau pengajuan koreksi absensi. Hal ini dipercaya dapat meningkatkan kepuasan serta retensi karyawan dalam suatu organisasi.

Dengan demikian, aplikasi HR Talenta benar-benar memaksimalkan dan meningkatkan pengelolaan database karyawan.

Bahkan, tidak hanya database, Talenta menghadirkan solusi lain bagi perusahaan seperti absensi online, benefit karyawan hingga perhitungan payroll bersama BPJS dan pajak penghasilan.

Coba demo gratis Talenta dan rasakan mudahnya mengelola karyawan di era digital.


PUBLISHED23 Jun 2020
Emanuelle
Emanuelle