9 Cara Mengatasi Masalah Absensi Karyawan dengan Software HR

9 Cara Mengatasi Masalah Absensi Karyawan dengan Software HR

Manusia adalah sumber daya yang paling krusial dalam perusahaan, namun sekaligus yang paling menantang untuk dikelola. Hal ini karena manusia memiliki latar belakang, karakter, dan motif yang berbeda-beda. Jika tidak dikelola dengan baik, maka akan timbul beberapa masalah pada perusahaan. Masalah yang paling sering dikeluhkan oleh pihak manajemen terkait dengan sumber daya manusia, selain masalah skill adalah masalah tingginya tingkat absensi karyawan.
Tingginya tingkat absensi karyawan menjadi masalah, selain karena berpotensi mengganggu kinerja perusahaan, juga karena bisa merupakan indikasi adanya masalah yang lebih serius di dalam perusahaan. Misalkan, adanya beban kerja yang tidak manusiawi, atau situasi kerja yang buruk bagi kesehatan. Oleh karena itu sebagai pihak manajemen, Anda perlu melakukan sembilan hal sebagai berikut agar dapat mengatasi masalah karyawan yang sering absen.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Lakukan Pemanggilan

Langkah pertama yang bisa dilakukan adalah memeriksa kepada atasannya, apakah karyawan yang bersangkutan melakukan izin atas ketidakhadirannya atau tidak. Jika tidak, Anda bisa langsung menanyakan kepada karyawan mengapa ia tidak hadir dan tidak memberikan informasi/izin terlebih dahulu. Hal ini bisa dilakukan melalui telepon, chat, atau email.
Apabila yang bersangkutan telah hadir ke tempat kerja, Anda dapat melakukan pemanggilan karyawan yang bersangkutan secara langsung. Pemanggilan ini tidak bertujuan untuk menghakimi, melainkan untuk mendiskusikan masalah yang karyawan alami dan solusi untuk menyelesaikannya.
Diskusikan hal tersebut dengan nada yang sopan namun tegas sehingga karyawan sadar kalau ini merupakan teguran disiplin. Namun juga sekaligus proses coaching, agar terjadi perbaikan di masa yang akan datang. Minta karyawan untuk mengambil komitmen perbaikan.

Observasi Penyebab dan Perbaikan

Saat melaksanakan pemanggilan di poin 1, Anda dapat sekaligus melakukan inventarisasi masalah yang terjadi. Lakukan diskusi dengan rileks agar, karyawan mau memberikan informasi secara terbuka.
Catat dan identifikasi jawaban dari karyawan. Jika penyebabnya adalah masalah pribadi, sebagai manajemen, Anda harus menunjukkan sikap berempati namun tetap tegas dan mengingatkan untuk tetap menjaga profesionalisme di dalam bekerja.
Namun, apabila sumber masalah adalah di dalam pekerjaan, maka manajemen perlu merespon untuk melakukan perbaikan. Misal, karyawan sering absen karena sakit akibat ruangan yang tidak memiliki ventilasi, maka manajemen perlu melakukan perbaikan ruangan, agar dapat mendukung kesehatan karyawan secara keseluruhan.

Upayakan Budaya Disiplin Terbentuk

Budaya kerja atau budaya organisasi adalah budaya yang harus diciptakan agar karyawan satu dengan yang lain saling menjaga dan mengingatkan satu sama lain terhadap nilai-nilai yang dinilai positif dalam perusahaan.
Terkait dengan masalah absensi karyawan, maka perlu diadakan sosialisasi mengenai kedisiplinan kerja dalam pertemuan rutin, pada poster, maupun pada briefing singkat setiap harinya. Hal ini penting, agar nilai-nilai tersebut melekat dan dijiwai oleh masing-masing karyawan.
Selain dengan sosialisasi, budaya kerja dapat juga diterapkan dengan penetapan kebijakan maupun insentif sebagai berikut.

Kebijakan Cuti Sakit yang Jelas

Anda juga wajib membuat kebijakan cuti yang jelas di dalam perusahaan. Agar celah di dalam peraturan tidak dijadikan kesempatan bagi karyawan yang tidak disiplin untuk melakukan kecurangan, seperti berbohong.
Jika perlu, lakukan pengaturan yang lebih ketat dalam pembuktian sebagai dasar pengajuan cuti. Misalnya, kewajiban untuk menunjukkan surat dokter, atau kewajiban memberikan informasi sakit kepada atasan saat mengalami sakit. Jika karyawan tidak memenuhi ketentuan, maka dapat dikenai sanksi, seperti potongan tunjangan, atau surat peringatan.

Insentif bagi Karyawan dengan Kehadiran Penuh

Alih-alih, memberikan sanksi kepada karyawan yang melakukan absensi, Anda juga bisa memilih untuk melakukan positive reinforcement. Yaitu dengan mengapresiasi karyawan yang melakukan kehadiran penuh.
Apresiasi ini sekaligus merupakan penekanan terhadap apa yang dipandang baik, dan diendorse oleh perusahaan untuk dilakukan oleh seluruh karyawan. Insentif ini dapat berupa insentif material maupun insentif non material seperti rekognisi atau pujian yang disampaikan secara umum.

Buat Situasi Kerja yang Nyaman

Menciptakan situasi yang nyaman dan memenuhi psychological safety adalah cara untuk mengurangi tingkat stress di kantor. Situasi yang nyaman dan aman ini dapat dibentuk dengan pola komunikasi yang baik antara manajemen dan karyawan serta mengusahakan adanya hubungan kerja yang baik antar karyawan.

Buat Situasi Kerja yang Sehat dan Aman

Selain secara psikologis, manajemen juga perlu mengupayakan agar situasi kerja yang ada di kantor sehat dan aman secara fisik. Sehingga tingkat absensi karyawan karena sakit dapat diminimalisasi. Hal ini juga sesuai dengan ketentuan kesehatan dan keselamatan kerja yang berlaku di Indonesia.

Pelajari Peraturan yang Berlaku

Anda harus mempelajari peraturan perundang-undangan yang berlaku, untuk mengatahui sampai batas mana karyawan melakukan pelanggaran. Selain itu, Anda juga bisa melakukan sosialisasi kepada karyawan atas peraturan perundang-undangan yang terkait dengan kedisiplinan karyawan, dan konsekuensi yang mungkin timbul akibat pelanggaran karyawan.

Lakukan Monitoring Absensi secara Berkala

Untuk dapat mengambil keputusan yang lebih jauh, Anda atau tim personalia harus melakukan monitoring secara berkala. Sehingga, karyawan yang sebelumnya telah dipanggil dan tetap melakukan kesalahan, dapat secara rutin ditegur dan atau mendapat sanksi yang lebih berat.
Untuk itu penting bagi anda memiliki aplikasi absensi yang reliabel. Karena aplikasi ini akan menghasilkan laporan yang dapat dijadikan dasar/bukti yang valid dalam pengambilan keputusan.
Aplikasi absensi secara umum dapat memberikan data realtime tentang waktu kedatangan dan pulang kantor, pelaksanaan lembur serta catatan tugas di luar kantor yang dilakukan oleh masing-masing karyawan. Data ini bisa Anda gunakan sebagai bahan evaluasi pada karyawan yang bermasalah, terutama apabila mereka berusaha mengelak dari pelanggaran yang telah dilakukan.
 

4 Fitur yang Harus Dimiliki Aplikasi Absensi Perusahaan Anda

Berkaitan dengan hal di atas, berikut saya sampaikan 4 fitur yang seharusnya dimiliki oleh aplikasi absensi yang reliabel.

  • Fitur Absensi

Yang pertama harus dimiliki tentu adalah fitur absensi. Fitur ini adalah fitur untuk mengatur jam kehadiran karyawan sesuai ketentuan dan peraturan perusahaan. Dengan fitur ini, Anda dapat mengetahui kehadiran karyawan. Saat aplikasi dikoneksikan dengan mesin fingerprint, maka aplikasi absensi dapat melakukan rekapitulasi data absensi secara realtime. Dimana rekap tersebut akan bermanfaat bagi tim personalia untuk menilai kinerja karyawan sekaligus mempermudah dalam penghitungan payroll karyawan.

  • Fitur Lembur

Selain fitur absensi, yang penting juga adalah fitur pencatatan atau penugasan lembur bagi masing-masing karyawan. Dengan aplikasi Talenta, Anda dapat mengatur penugasan lembur karyawan sesuai ketentuan perusahaan maupun pemerintah. Penugasan lembur tersebut terintegrasi langsung dengan perhitungan gaji karyawan tiap bulannya. Sehingga sangat praktis dan efisien.

  • Fitur Perizinan Cuti

Melalui aplikasi absensi, Talenta, karyawan dapat mengajukan cuti secara elektronik. Dengan aplikasi yang sama, dari akun Anda atau tim personalia yang terotorisasi, pengajuan tersebut dapat diterima atau ditolak. Hal ini tentunya akan meminimalisasi absensi karyawan tanpa alasan, karena sudah difasilitasi secara elektronik. Lebih lanjut, Talenta juga mendukung perusahaan yang mempunyai kebijakan utang cuti (penundaan cuti lewat tahun) maupun cuti yang diuangkan.

  • Fitur Absensi Mobile

Fitur yang terakhir masih sangat jarang dimiliki oleh aplikasi absensi. Namun, Talenta memiliki fitur ini dalam aplikasinya. Fitur ini adalah fitur mobile-attendance yang memungkinkan karyawan lapangan melakukan presensi kapan dan di mana saja dengan teknologi GPS real-time tracker atau yang juga dikenal dengan geo-taging.
Fitur ini penting bagi perusahaan yang memiliki karyawan yang bertugas di lapangan atau tidak selalu bekerja di kantor, misal sales yang bekerja di mall atau di pusat perbelanjaan. Dengan fitur ini, akan mempermudah tim personalia dalam memastikan kehadiran karyawan, menerima laporan dan juga melakukan rekap absensi. Anda juga dapat mengatur radius yang diharapkan dalam geotag, sehingga informasi kehadirannya dapat presisi.
Keempat fitur ini ada pada aplikasi absensi Talenta, sehingga aplikasi ini dapat mendukung Anda dalam mengatasi masalah absensi karyawan di perusahaan Anda.


PUBLISHED10 Dec 2019
Ervina
Ervina