Pentingnya Sistem HRIS dalam Pengelolaan Administrasi Perusahaan

Sumber daya manusia bisa dibilang adalah sumber daya yang paling menentukan keberhasilan suatu perusahaan. Namun, karena banyak hal yang terkait dalam pengelolaan sumber daya manusia, seringkali dibutuhkan banyak pegawai personalia untuk melaksanakan tugas ini. Agar manajemen sumber daya manusia dapat lebih efisien, sekaligus juga dapat memberikan laporan yang komprehensif untuk pengambilan keputusan pimpinan, maka diperlukan suatu sistem informasi. Sistem informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia sering disebut dengan human resource information system (HRIS).

Apa Itu HRIS?

Human Resources Information System atau HRIS adalah sistem berupa satu kesatuan tersendiri atau dapat tergabung dalam suatu sistem yang lebih besar dalam enterprise resource planning. Namun, setidaknya di dalam HRIS, manajer HR dapat mengelola dan mengakses informasi tentang kebutuhan SDM, sistem penggajian, data pegawai, kinerja pegawai, informasi terkait payroll hingga kebijakan dan prosedur perusahaan. Biasanya, sebuah HRIS juga didukung oleh aplikasi atau software yang membuat proses HRIS menjadi otomatis dan juga digital sebagai panduan dari karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan.

HRIS System dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan,  dengan adanya sistem ini perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang menunjang performa dari perusahaan. Human Resources Information System biasanya mencakup beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, Human Resources Reporting, dan management.

Misalnya, dalam kasus penyimpanan data pegawai. File yang tersimpan secara manual relatif lebih mudah dilihat oleh oknum yang tidak berwenang. Sementara dalam HRIS online, terdapat sistem otorisasi yang memungkinkan data tersebut bersifat personal dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki wewenang, sehingga risiko kebocoran data dapat diminimalisasi. Selain itu, penyimpanan data pegawai dalam HRIS pun dilakukan secara terpusat, sehingga meminimalisasi hilangnya data, atau kesulitan pencarian data yang dibutuhkan.

Manfaat HRIS

 

1. Pekerjaan Berulang Dapat Diotomasi

Pekerjaan tim personalia yang berulang seperti perekapan absen, proses pendistribusian gaji, perhitungan pajak, perhitungan payroll, dll dapat dilakukan secara otomatis. Hal ini tentu akan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat serta praktis.

2. Mempermudah Kontrol terhadap Kinerja Pegawai

Dalam HRIS ini, dapat dibuat suatu sistem penilaian kinerja. Sehingga Manajer HRD dapat mengontrol kinerja pegawai serta membandingkan kinerja tersebut dengan target atau key performance indicator yang sebelumnya juga telah ditetapkan dalam HRIS.

3. Biaya Operasional Tim Personalia Menjadi Lebih Kecil

Dengan sistem HRIS yang baik, biaya operasional seperti penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya dan biaya lembur akan berkurang secara drastis.

4. Memudahkan Proses Penerimaan Pegawai Baru

Di dalam HRIS akan tampak, bagian mana yang membutuhkan pegawai baru, apa kriteria yang diperlukan dll. Sehingga akan memudahkan manajer HRD dalam proses pemilihan pegawai, sampai dengan penempatannya di organisasi perusahaan.

Baca juga : Sebuah Solusi Fitur HRIS untuk Menjawab Kebutuhan Industri Manufaktur

5. Membantu dalam Proses Pengambilan Keputusan

Sistem informasi terkait sumber daya manusia yang baik dapat memberikan informasi yang tepat sekaligus cepat, karena sifatnya yang terpusat dan otomatis. Sehingga manajer HRD dapat mengakses informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan kapanpun dengan segera.

6. Mengurangi Human Error

Dengan menggunakan aplikasi HRIS, kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada perhitungan manual dapat diminimalisasi.

7. Fleksibel dalam Akses Data

Aplikasi pendukung HRIS, biasanya adalah aplikasi yang terhubung secara online. Oleh karena itu, data dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Anda sebagai pemilik perusahaan atau manajer HRD dapat melakukan control atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.

8. Meningkatkan Kepuasan Pegawai

Pegawai dapat meningkat kepuasan kerjanya, karena melalui HRIS komunikasi antara pegawai dengan tim personalia dapat dilakukan dengan lebih mudah dan transparan. Selain itu minimnya kesalahan dalam perhitungan gaji dan pajak, tentu akan meningkatkan kepercayaan pegawai kepada perusahaan yang pada akhirnya akan meningkatkan motivasi pegawai dalam bekerja.

Fitur-Fitur Utama HRIS

Ketika Anda ingin memilih sistem HRIS, Anda harus memastikan bahwa software tersebut memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Fitur apa saja yang biasanya dibutuhkan perusahaan dan harus ada di dalam software HRIS Anda.

1. Manajemen Penggajian (Payroll Management)

Masalah penggajian menjadi salah satu hal yang paling krusial bagi perusahaan. Karena itulah, software HRIS yang Anda pilih haruslah memiliki fitur payroll management yang membantu Anda melakukan proses payroll mulai dari perhitungan hingga pembayaran gaji karyawan.

Pastikan software tersebut memiliki fitur ini beserta komponen penggajian lainnya, mulai dari tunjangan, pembayaran pajak, lembur, dan sebagainya. Kenapa? Setiap karyawan memiliki jumlah upah, tunjangan, dan pembayaran pajak yang berbeda-beda. Sehingga, ini menjadi hal penting yang perlu Anda perhatikan.

Sebelum menggunakan payroll management mungkin Anda membutuhkan waktu berhari-hari dalam proses payroll. Namun dengan fitur ini, Anda bisa melakukan proses payroll jauh lebih mudah dan sederhana, sehingga proses ini bisa jadi lebih cepat, bahkan hanya dalam hitungan menit.

Fitur ini akan membantu Anda menghitung gaji karyawan secara otomatis berdasarkan kehadiran, jam kerja, kinerja dan potongan pajak, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penghitungan gaji sangat minim. Anda juga bisa membuat slip gaji secara digital dan dapat mendistribusikan gaji tersebut secara langsung kepada seluruh karyawan Anda. Laporan terkait gaji karyawan juga dapat Anda lihat dengan realtime, sehingga dapat dipastikan bahwa tidak ada satupun yang terlewatkan.

2. Manajemen Rekrutmen

Dengan fitur ini, manajer HRD dapat dengan mudah menyusun setiap tahapan dalam proses rekrutmen mulai dari verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan, hingga melakukan proses onboarding dan offboarding. Sehingga, manajer HRD dapat memonitor proses rekrutmen menjadi lebih mudah hanya dalam satu aplikasi.

3. Manajemen Waktu

Sistem HRIS yang baik juga harus memiliki fitur yang mempermudah pengelolaan absensi karyawan dan dapat diintegrasikan dengan sistem kehadiran biometrik, sehingga Anda tidak perlu mencatat kehadiran setiap karyawan secara manual melalui kertas atau spreadsheet.

Mulai dari kehadiran, jam kerja, cuti karyawan, lembur, seluruhnya akan tercatat otomatis ke dalam sistem, sehingga gaji setiap karyawan akan terhitung secara otomatis dengan akurat. Dengan HRIS ESS (Employee Self Service), karyawan juga dapat mengajukan cuti dan melihat sisa cuti secara langsung melalui sistem tanpa perlu menanyakan langsung kepada HR atau Anda.

4. Manajemen Pajak

Seperti yang sudah sama-sama kita ketahui, gaji setiap karyawan memiliki perbedaan satu sama lain. Hal ini tentu akan membuat potongan pajak pun akan berbeda-beda. Dengan fitur manajemen pajak dalam sistem HRIS inilah Anda tidak perlu bingung menghitung seluruh pajak karyawan Anda. Di mana, seluruh informasi keuangan dan PPh 21 mulai dari NPWP, data BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan dapat dimonitor dan dikelola dengan mudah melalui sistem.

5. Manajemen Penilaian

Minimal setiap satu tahun sekali, perusahaan pasti akan melakukan proses evaluasi bagi karyawan. Untuk proses evaluasi yang baik, perusahaan bisa mamanfaatkan sistem HRIS untuk proses yang lebih praktis. Di mana, manajer bisa membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan ke setiap karyawan. Ada beberapa jenis evaluasi yang dapat dibuat dengan HRIS system mulai dari evaluasi diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat, dan lain-lain. Setiap hasil penilaian dapat ditinjau dengan mudah dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang dihasilkan karyawan.

6. Manajemen Keuangan

Dalam kegiatan perusahaan pasti ada kondisi ketika karyawan memerlukan biaya tambahan, misalnya ketika ingin bertemu dengan klien, menghadiri acara penting, mengadakan event perusahaan, ataupun untuk kebutuhan pribadinya seperti klaim kesehatan.

Dengan HRIS, berbagai biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang yang diajukan karyawan, semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini. Kemudian, manajer HR atau Keuangan dapat membuat laporan terkait biaya yang dikeluarkan setiap karyawan setiap waktu. Hal ini akan membantu perusahaan dalam mengontrol biaya dan pengeluaran bisnis.

7. Laporan HR

Setiap bulannya, HR diharuskan untuk membuat laporan terkait tenaga kerja seperti gaji, pengeluaran, pajak, kehadiran, pencapaian dan lain-lain. Untuk membuatnya tentu dibutuhkan waktu yang cukup banyak, apalagi ketika karyawan dalam perusahaan tersebut sudah mencapai angka ratusan. Namun, dengan adanya HRIS system dalam perusahaan, HR dapat membuat laporan ini dalam hitungan detik dan dapat dibuat dalam beberapa format seperti diagram garis, diagram lingkaran, tabel, dan diagram batang.

Tipe-Tipe Software HRIS

Pentingnya Sistem HRIS dalam Pengelolaan Administrasi Perusahaan

Berdasarkan fungsinya, software HRIS dibagi ke dalam 3 (tiga tipe). Di mana, tipe inilah yang paling banyak dicari oleh perusahaan mulai dari HRIS Operasional, HRIS tactical, dan HRIS strategisc. Apa perbedaan ketiga tipe tersebut?

a. HRIS Operasional

Tipe ini merupakan software HRIS dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR dalam ruang lingkup operasional, seperti administrasi karyawan hingga pengelolaan absensi dan payroll atau penggajian.

b. HRIS Tactical

Tipe ini tersedia dengan pilihan modul terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR dalam manpower planningrecruitment, dan training atau development.

c. HRIS Strategic

Software HRIS yang satu ini dilengkapi dengan pilihan modul terintegrasi yang membantu perusahaan menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawannya. Di mana, strategi ini dilakukan melalui performance review dan goal alignment.

Itulah beberapa informasi mengenai software HRIS yang harus Anda ketahui sebagai HR maupun pemilik perusahaan. Bagi Anda yang ingin mulai mencoba menggunakan software HRIS, Anda bisa ajukan demo Talenta sekarang juga! Talenta merupakan software HRIS Indonesia yang dilengkapi dengan seluruh fitur dan manfaat yang telah dijelaskan di atas. Mulai dari rekrutmen, perhitungan gaji, absensi, cuti, hingga karyawan offboarding, semuanya bisa dilakukan dengan mudah melalui software HRIS Talenta.


PUBLISHED10 Dec 2019
Ervina
Ervina

SHARE THIS ARTICLE: