Memilih Sistem Manajemen Payroll Terbaik Bagi Perusahaan Anda

Memilih Sistem Manajemen Payroll Terbaik Bagi Perusahaan Anda

Sistem penggajian pegawai manual memang seirng menjadi keluhan para pengusaha. Bagaimana dengan sistem payroll di perusahaan Anda? Apakah sistem manajemen payroll yang Anda terapkan di perusahaan telah memberikan hasil yang optimal?

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Sistem Payroll Manual

Sistem payroll manual dilakukan dengan cara menghitung gaji/ upah pegawai satu per satu. Mulai gaji pokok, tunjangan, pajak penghasilan, biaya asuransi, lembur dan komponen lain dihitung masing-masing secara manual kemudian dikompilasi. Semakin banyak komponen yang dihitung, maka pernghitungan manualnya akan semakin rumit dan kemungkinan terjadi kesalahan saat penghitungan semakin besar.
Belum lagi, jika terdapat beberapa jenis pegawai yang terlibat di perusahaan. Misalkan ada pegawai tetap, ada yang tidak tetap, ada yang ahli atau pekerja teknis. Hal ini akan menjadi tantangan tersendiri bagi petugas personalia, karena membutuhkan tidak hanya ketelitian namun juga kelengkapan data pendukung.
Selain dalam hal penghitungan, penggajian dengan metode manual juga akan membutuhkan waktu dalam hal penyetakan slip gaji. Dimana sebelum menyetak slip gaji, jumlah total perhitungan diperiksa kembali dalam rangka menghindari adanya kesalahan.
Proses menghitung gaji atau upah pegawai secara manual tentu saja akan menghabiskan banyak waktu. Metode ini memang masih memungkinkan untuk dilakukan jika perusahaan masih berskala kecil dengan jumlah karyawan sedikit. Namun, tidak mungkin dilakukan jika perusahaan Anda sudah memiliki ratusan hingga ribuan karyawan.
Oleh karena itu, dibutuhkan metode lain yang akan membuat proses menghitung gaji pegawai menjadi lebih mudah dan praktis.

Sistem Payroll dengan Outsourcing

Karena begitu besar sumber daya yang harus digunakan untuk mengerjakan payroll, tidak sedikit perusahaan yang akhirnya memilih untuk menggunakan jasa pihak ketiga agar proses penggajian tersebut tidak mengganggu proses bisnis utama dalam perusahaan.
Keuntungan dari  sistem ini adalah tim personalia perusahaan hanya akan mengurus proses akhir pembayaran penggajian saja, tanpa perlu fokus pada proses perhitungan gaji. Namun, karena penghitungan dilakukan di luar perusahaan, hal ini menimbulkan risiko baru yaitu kesalahan akibat kurangnya koordinasi atau miskomunikasi.

Sistem Payroll Digital

Dengan sistem yang digital, Anda atau tim personalia di perusahaan Anda akan dibantu untuk menghitung semua data yang berkaitan dengan gaji karyawan. Jadi Anda tidak perlu kesulitan lagi menghitung mulai dari gaji pokok, tunjangan, hingga masalah yang lebih detail seperti pajak ketenagakerjaan (PPh 21), BPJS, dan juga waktu lembur.
Sistem ini biasanya dilakukan dengan suatu aplikasi yang memungkinkan adanya integrasi dengan aplikasi terkait lain dan juga otomasi perhitungan dengan algoritma tertentu. Misalkan saja aplikasi Talenta yang telah terintegrasi antara fitur presensi pegawai dengan payroll. Hal ini akan memangkas proses penghitungan lembur dan juga pengurangan tunjangan akibat ketidak hadiran atau keterlambatan pegawai.
Dengan aplikasi digital, juga akan mempermudah perhitungan dengan banyak variabel seperti penghitungan pajak penghasilan pegawai. Dengan rumus/ algoritma yang telah di-inject dalam aplikasi, maka tidak perlu perhitungan manual, karena secara otomatis, aplikasi akan menentukan besaran pajak yang berbeda-beda sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku.
Berikut kami sampaikan beberapa manfaat aplikasi payroll yang telah terdigitalisasi.

Manfaat Digitalisasi Sistem Payroll:

  • Menurunkan tingkat kesalahan.

    • Minimalisasi human error

Proses perhitungan gaji pegawai menggunakan sistem/ aplikasi digital akan memudahkan perusahaan dalam memberikan gaji karyawan dengan perhitungan yang tepat dan meminimalisasi human error. Sebagaimana telah disebutkan dalam bahasan di atas, hal ini terjadi karena adanya fitur yang terintegrasi dan automasi perhitungan.

    • Terintegrasi dengan database atau sistem lainnya

Aplikasi payroll yang reliabel, seperti yang dimiliki Talenta, biasanya akan terintegrasi dengan sistem absensi/ presensi dan cuti karyawan. Dengan adanya sistem yang terintegrasi tersebut, tidak perlu ada proses penginputan ulang atau export import data lintas aplikasi. Dengan demikian, selain menghindari adanya kesalahan penginputan, sistem yang terintegrasi juga akan meningkatkan efisiensi waktu.

    • Sistem otomatis

Berkaitan dengan fitur yang terintegrasi di atas, dimungkinkan adanya integrasi data yang pada akhirnya dapat dimanfaatkan untuk mengautomasi perhitungan. Misalnya dalam hal, integrase antara aplikasi payroll dengan aplikasi presensi dan cuti, memungkinkan setiap karyawan akan secara otomatis mendapat potongan gaji apabila tidak masuk kerja atau terlambat masuk kerja.
Proses yang otomatis ini juga bisa dimungkinkan dengan penginputan suatu rumus tertentu, seperti misalnya ketentuan pajak, asuransi kesehatan, dll, sehingga perhitungan tidak dilakukan dengan manual, melainkan hanya dengan beberapa kali klik saja sudah menghasilkan output yang diharapkan.

  • Menurunkan tingkat ketidakpuasan pegawai

Keakuratan sistem penggajian digital terbukti menurunkan ketidakpuasan pegawai akibat kesalahan pembayaran gaji. Pegawai pun akan memiliki persepsi yang lebih baik terhadap keadilan atas upah yang diterimanya.
Sebaliknya sistem penggajian manual yang tidak akurat, dapat menimbulkan banyaknya kesalahan dan kesalahpahaman antara pihak pegawai dengan manajemen. Hal ini patus diwaspadai karena pada akhirnya dapat menngurangi motivasi dan loyalitas pegawai pada perusahaan.

  • Menurunkan biaya personalia

Jika menggunakan sistem penggajian manual, misalnya, untuk menghitung gaji seratus pegawai dalam satu periode misalnya, akan membutuhkan jumlah pegawai dalam tim personalia sebanyak tiga sampai dengan lima orang. Maka dengan adanya sistem payroll gaji yang terdigitalisasi, maka perusahaan hanya akan membutuhkan satu sampai dua orang pegawai personalia saja. Hal itu tentu saja karena fitur yang terintegrasi dan otomatis tadi.
Selain itu, jika biasanya sampai diperlukan lembur untuk menyelesaikan perhitungan gaji, maka aplikasi digital yang efisien dapat meminimalisasinya. Sehingga perusahaanpun, secara keuangan akan mendapat keuntungan karena biaya lembur berkurang dalam jangka waktu yang sangat panjang.

  • Membantu dokumentasi dan pengambilan keputusan

Aplikasi payroll digital pun dapat menggenerate suatu resume atau laporan yang dapat memberi gambaran atas total penggajian bulan berjalan, maupun pada bulan sebelumnya. Laporan seperti ini akan memberikan informasi pada pihak manajemen apabila terdapat perubahan penggajian di bulan ini dan bulan lalu. Sehingga pihak manajemen dapat menganalisis lebih jauh, penyebab dan bagaimana mengatasinya.
Seluruh data yang ada di aplikasi digital seperti Talenta, pun dapat diunggah atau dapat juga dienskripsi dan disimpan pada server yang aman. Bahkan, data perusahaan Anda dapat dibackup secara rutin sesuai kebutuhan perusahaan.

Tips Memilih Aplikasi Payroll Digital untuk Meningkatkan Efisiensi Perusahaan:

  • Pilih dan Pergunakan Aplikasi yang Reliabel

Pilihlah aplikasi payroll yang memiliki fitur yang terintegrasi dengan database lain seperti presensi, perpajakan, asuransi, dll. Sehingga Anda akan mendapatkan hasil yang optimal dalam penggunaannya.

  • Pilih Aplikasi Digital yang Memiliki After Sales Service

Terutama saat peralihan dari sistem payroll manual ke sistem payroll digital, pegawai personalia tentu perlu mendapat edukasi yang cukup mengenai sistem dan aplikasi atau software payroll yang digunakan. Jika mereka belum begitu mengenal sistem yang digunakan, pastikan penyedia aplikasi yang Anda pilih dapat memberikan pelatihan dan atau pendampingan yang memadai.
Beberapa masa krusial yang membutuhkan pendampingan dari Customer Service adalah 1) masa instalasi dan 2) masa maintenance (update peraturan perpajakan, dll). Pada Talenta, sebagai customer, Anda dapat mendapatkan bantuan teknis dari Talenta Help Center.


PUBLISHED22 Nov 2019
Ervina
Ervina