Lead Time menjadi salah satu poin yang wajib diperhatikan bagi para pebisnis. Apakah Anda pernah menunggu begitu lama sebuah produk yang Anda beli di toko online? Berkali-kali mengecek resi agar tahu barang yang dibeli sudah sampai dimana? Ya, kecemasan Anda ini disebabkan oleh lead time.
Lead time merupakan jumlah waktu yang dibutuhkan sejak inisiasi hingga penyelesaian proses suatu barang atau jasa. Perbedaan lead time dapat dilihat di antara toko online dan toko offline. Ketika Anda memesan suatu produk di toko online, Anda membutuhkan lead time sekitar dua hingga satu minggu sedangkan Anda dapat langsung membawa pulang produk yang Anda beli di toko offline pada saat itu juga.
Hal inilah yang menyebabkan lead time begitu penting khususnya dalam bisnis. Jika Anda ingin memulai suatu bisnis, maka mempelajari konsep lead time dari definisi hingga penerapannya dalam bisnis sangat penting.
Definisi Lead Time
Secara umum, lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan serangkaian proses. Hal ini terdiri dari waktu proses sebagai value added serta waktu pemborosan sebagai non value added yang di dalamnya sudah termasuk proses menunggu (waiting) dan hambatan (delays).
Lead time merupakan waktu yang perlu diperhatikan karena berkaitan erat dengan re-order oleh konsumen.
Semakin rendah lead time dalam suatu perusahaan akan meningkatkan potensi re-order atau pemesanan kembali. Waktu bagi konsumen adalah salah satu bentuk pelayanan yang dibutuhkan bahkan diharapkan. Waktu bagi produsen adalah biaya. Oleh karena itu, waktu sangat penting bagi kedua belah pihak karena tujuan akhir dari bisnis adalah harga, mutu, dan pelayanan.
Komponen Lead Time
Lead time terdiri dari enam komponen dengan fungsi yang berbeda-beda. Komponen-komponen ini saling melengkapi satu sama lain. Oleh karena itu, hal ini perlu dipelajari agar bisnis dapat berjalan lebih lancar. Berikut ini enam komponen dari lead time.
1. Waktu Pra-Proses
Waktu pra-proses merupakan waktu yang diperlukan perusahaan untuk menerima pengisian ulang atau restock, mengumpulkan pesanan, dan membuat pesanan dalam pembelian tersebut.
2. Waktu Proses
Waktu proses merupakan waktu yang diperlukan perusahaan untuk memproduksi barang setelah mengonfirmasi pesanan barang tersebut.
3. Waktu Tunggu
Waktu tunggu merupakan waktu yang diperlukan dalam memproses pengadaan suatu barang hingga proses produksi dimulai.
4. Waktu Pengiriman
Waktu pengiriman merupakan waktu yang diperlukan dalam rentang proses barang produksi dipindahkan dari tempat penyimpanan sampai kepada konsumen.
5. Waktu Inspeksi
Waktu inspeksi merupakan waktu yang diperlukan oleh konsumen untuk mengecek barang yang dipesan. Waktu inspeksi juga dapat dimanfaatkan dalam penanganan keluhan konsumen.
6. Waktu Penyimpanan
Waktu penyimpanan merupakan waktu yang diperlukan barang untuk disimpan dalam tempat penyimpanan.
Jenis Lead Time
Jenis-jenis lead time dalam dunia bisnis terdiri dari empat, yaitu customer lead time, cumulative lead time, material lead time, dan production lead time. Berikut ini perbedaannya.
1. Customer Lead Time
Jumlah waktu yang diperlukan sejak pesanan dikonfimasi hingga pesanan dipenuhi.
2. Cumulative Lead Time
Jumlah waktu yang diperlukan sejak pesanan dikonfirmasi hingga produk dikirimkan. Cumulative lead time merupakan total waktu dari material lead time dan production lead time.
3. Material Lead Time
Jumlah waktu yang diperlukan untuk memesan bahan-bahan kepada pemasok hingga bahan tersebut tersedia.
4. Production Lead Time
Jumlah waktu yang diperlukan perusahaan dalam mengirimkan produk setelah seluruh bahan tersedia.
Jenis lead time yang lain adalah cycle time. Cycle time dan production lead time saling berkaitan satu sama lain. Cycle time merupakan total waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu siklus tindakan. Secara khusus bahwa setiap bagian dalam proses diukur waktu yang dibutuhkan sejak awal hingga proses berakhir.
Production lead time seperti yang telah diketahui sebelumnya yaitu Jumlah waktu yang diperlukan perusahaan dalam mengirimkan produk setelah seluruh bahan tersedia. Hal ini mencakup seluruh proses dari manufaktur, sub-perakitan, hingga perakitan. Ketiga proses ini dapat memberi pengaruh terhadap kemampuan mengolah bahan menjadi produk jadi.
Konsep Lead Time Dalam Manajemen Rantai Pasokan
Lead time dalam Manajemen Rantai Pasokan dapat diketahui dari dua sisi, yaitu sisi konsumen dan sisi supplier. Berikut ini penjelasannya.
1. Sisi Konsumen
Lead time adalah rentang waktu yang diperlukan sejak pemesanan satu produk hingga produk tersebut diterima. Proses ini disebut dengan the order to delivery cycle.
2. Sisi Supplier
Lead time adalah rentang waktu yang diperlukan untuk mengubah suatu produk sejak penerimaan pesanan hingga pembayaran selesai atau diterima. Proses ini disebut dengn the cash to cash cycle.
The Order To Delivery Cycle
Perdebatan yang terjadi dalam proses ini adalah tingkat kepentingan di antara panjang dan pendeknya lead time dengan konsistensi lead time.
Komponen-komponen dalam kegiatan ini, yaitu proses pemesanan dari konsumen, proses pencatatan pesanan, proses pemesanan, proses pengangkutan, proses penerimaan produk oleh konsumen, dan proses pembuatan barang.
Waktu yang dibutuhkan dalam setiap proses disebabkan oleh fluktuasi jumlah pesanan, proses yang tidak efisien, dan hambatan yang muncul.
The Cash To Cash Cycle
Tujuan perusahaan adalah mengolah produk untuk menghasilkan keuntungan sebesar-besarnya. Oleh karena itu, waktu yang perlu diperhatikan suatu perusahaan bukan hanya lead time tetapi juga pipeline process. Pipeline process merupakan proses sejak pembelian bahan baku hingga penjualan selesai (produk sampai ke tangan konsumen).
Proses-proses yang terjadi dalam pipeline process meliputi pembelian dan penyimpanan bahan baku, produksi dan penyimpanan barang setengah jadi, produksi dan penyimpanan barang jadi, in transit, penyimpanan induk distribusi, serta order to delivery cycle atau proses sampai penerimaan uang.
Elemen Dalam Lead Time
Elemen dalam lead time terbagi menjadi tiga, yaitu elemen yang cukup memberi nilai tambah, elemen yang kurang memberi nilai tambah, dan elemen yang tidak memberi nilai tambah. Berikut ini penjelasannya.
- Elemen yang cukup memberi nilai tambah, di antaranya waktu dalam negosiasi, negosiasi tarif pengangkutan, waktu pembuatan produk, waktu pengangkutan dari gudang hingga pelabuhan muat, waktu untuk mencapai pelabuhan tujuan, serta waktu pengangkutan dari pelabuhan tujuan hingga gudang penerima.
- Elemen yang kurang memberi nilai tambah, di antaranya waktu untuk menganalisis penawaran, waktu untuk menyiapkan kontrak, pengepakan produk, waktu muat barang, waktu untuk mencari perusahaan pengangkut, waktu pembongkaran di pelabuhan, waktu pembongkaran peti di gudang, waktu untuk menghitung barang, serta waktu untuk mengecek letter of credit untuk barang import.
- Elemen yang tidak memberikan nilai tambah, di antaranya waktu untuk mencari sumber pembelian, waktu untuk mencari alat mengangkut, waktu untuk menunggu di gudang, serta waktu untuk menunggu pengiriman hingga ke gudang penerima.
Strategi Dalam Penanganan Elemen Lead Time
- Pengurangan waktu yang dibutuhkan dalam setiap elemen, terutama elemen yang tidak memberikan nilai tambah. Kegiatan yang dapat dilakukan yaitu supplier partnership, kontrak pembelian jangka panjang, kontrak jangka panjang melalui ekspedisi, serta komunikasi intens dengan supplier dan ekspedisi. Supplier partnership dibutuhkan untuk mengurangi waktu mencari sumber pembelian, negosiasi harga, pembuatan kontrak, pengecekan letter of credit, serta penyiapan barang.
- Pengubahan sifat kegiatan yang berurutan menjadi kegiatan yang simultan. Berikut ini contoh-contohnya.
- Perjanjian dengan supplier dibutuhkan agar dapat bekerja sama tanpa letter of credit atau kontrak pembelian. Hanya diperlukan konfirmasi atau commited letter of intent.
- Persiapan hingga penyelesaian dokumen bea masuk dilakukan ketika pengapalan barang. Hal ini dapat menghemat waktu yang digunakan (just in time customs clearance).
- Pengurangan waktu yang dipakai dalam penyimpanan barang di gudang pelabuhan.
Masalah Di Antara Lead Time Dengan Manajemen Rantai Pasokan
Masalah terbesar di antara lead time dengan Manajemen Rantai Pasokan adalah waktu yang diperlukan untuk pengadaan produk, khususnya ketersediaan produk ketika dibutuhkan serta kesediaan konsumen untuk menunggu lebih lama.
Masalah dapat terjadi karena faktor pembatas tertentu, di antaranya keterbatasan sumber yang terpercaya, keterbatasan peraturan, adanya deviasi lead time dan permintaan yang besar, forecast kurang akurat, serta budaya perusahaan yang kurang baik.
Cara Untuk Meningkatkan Pelayanan
Hal-hal yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatakan pelayanan, yaitu memanfaatkan persediaan pengaman (safety stock), adanya kegiatan stock replenisment dengan tepat waktu, meningkatkan forecasting menjadi lebih akurat, meningkatkan service level yang lebih terencana, serta menerapkan strategi pembelian yang menunjang perusahaan untuk jangka waktu panjang.
Cara-cara di atas perlu dilakukan oleh perusahaan karena mulai berkembang paradigma baru tentang adanya time sensitive. Pengurangan waktu yang diperlukan dalam pipeline logistik dapat membantu dalam meningkatkan proses supply chain secara keseluruhan. Hal ini dapat menekan biaya sehingga potensi perusahaan mengalami kerugiaan menjadi menurun.
Pengurangan lead time terhadap non-value adding activities juga perlu diperhatikan, khususnya waktu dalam menyimpan produk. Kegiatan yang dapat dilakukan untuk mengatasi penyimpanan produk yaitu mengelola inventory control dengan baik.
Kegiatan Pengurangan Dalam Persediaan Barang Dengan Lead Time
Salah satu kegiatan yang dilakukan perusahaan tertentu adalah mengurangi stok atau barang dalam inventory, termasuk bahan baku, bahan tambahan, bahan setengah jadi, dan bahan jadi. Hal ini dapat terjadi karena meningkatnya modal yang tidak bergerak (terkunci) dalam persediaan tersebut.
Tujuan mengurangi barang yaitu menekan biaya penyediaan (inventory carrying cost) dengan asumsi mempercepat waktu untuk supply chain dapat mengurangi biaya.
Penerapan Lead Time Dalam Bisnis
Salah satu contoh penerapan lead time dalam bisnis telah Anda ketahui di awal terkait waktu tunggu yang dibutuhkan oleh konsumen terhadap produk yang dipesan di toko online.
Lead time memiliki konsep yang berhubungan langsung terhadap jumlah persediaan yang telah ada dalam setiap titik rantai pasokan. Oleh karena itu, pengurangan lead time sangat diperlukan. Berikut ini penerapannya dalam perusahaan.
- Aktivitas atau proses yang tidak menambah nilai bahkan meningkatkan risiko peningkatan pada lead time dikurangi
- Metode pengiriman yang kurang efektif dan membutuhkan waktu yang panjang diubah menjadi lebih baik
- Saluran distribusi yang kurang efektif diubah menjadi lebih baik
- Penggantian pemasok yang memiliki jarak lebih dekat terhadap perusahaan
- Penggabungan di antara proses pemasok dan proses produk melalui integrasi vertikal
- Proses operasional serta teknologi diintegrasikan satu sama lain secara otomatis
Pengaruh Lead Time Terhadap Inventori
Inventori dalam perusahaan merupakan tempat penyimpanan stok barang yang akan disalurkan. Oleh karena itu, lead time atau waktu tunggu stok barang perlu diperhatikan. Hal ini dapat memengaruhi kualitas bahkan kuantitas dari barang tersebut.
Masalah lainnya yang dihadapi oleh perusahaan adalah stok yang habis atau out of stock. Hal ini dapat terjadi dikarenakan permintaan barang dari pelanggan memenuhi kapasitas stok barang yang tersedia. Kondisi out of stock dapat meningkatkan lead time.
Kondisi out of stock dapat meningkatkan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Contohnya, karyawan serta mesin produksi dalam kondisi diam atau tidak bekerja, sedangkan perusahaan tetap harus menopang biaya utilitas (listrik, gas, air, dan sebagainya).
Salah satu cara menangani kasus dalam inventori adalah memodifikasi proses pemesanan bahan agar berjalan secara otomatis. Hal ini dapat menggunakan aplikasi atau software tertentu yang memiliki fitur-fitur tersebut.
Pemesanan yang dilakukan secara otomatis dapat membuat permintaan inventaris lebih awal untuk menghindari terjadinya out of stock. Hal ini dapat mengurangi lead time termasuk waktu dan biaya pengiriman.
Cara lainnya yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah pemeliharaan database pemasok cadangan secara tepat. Hal ini dapat membantu dalam pemasokan inventaris ketika kondisi pemasok utama kehabisan stok.
Baca Juga: 10 Aplikasi Stok Barang Berbasis Web untuk Kelola GudangKaitan Di Antara Lead Time dan Safety Stock
Safety stock disebut juga sebagai persediaan pengaman yaitu persediaan tambahan yang diperlukan untuk melindungi dan menjaga potensi terjadinya stock out atau kekurangan bahan. Adanya safety stock dalam suatu perusahaan dapat menjadi sebuah dilema.
Hal ini dikarenakan kondisi stock out dapat mengganggu proses produksi sedangkan stok bahan yang berlebihan dapat menyebabkan biaya penyimpanan meningkat drastis.
Oleh karena itu, penanganan safety stock dapat dibantu oleh lead time. Safety stock dapat dihitung melalui penjumlahan 50% persediaan dari pemakaian lead time. Jumlah stok bahan yang disimpan perlu dikontrol agar tidak terjadi penumpukan stok.
Cara Menghitung Penerapan Lead Time
Prinsip menghitung penerapan lead time adalah menggunakan jumlah pemesanan bahan yang sesuai. Rumus yang umum digunakan untuk menghitung lead time sebagai berikut.
Re-order Point = Lead Time x Rata-Rata Penggunaan Harian
Keterangan:
Re-order Point = Titik pemesanan ulang
Lead Time = Waktu tunggu
Misalnya, sebuah jam dinding membutuhkan bahan kaca dalam proses produksi. Lead time yang dibutuhkan untuk memproduksi kaca tersebut sekitar satu minggu. Satu kali dalam proses produksi membutuhkan sekitar 1000 setiap harinya.
Berdasarkan contoh di atas, dapat diketahui bahwa re-order point dapat dihitung menggunakan rumus lead time di atas sebagai berikut.
Re-order Point = 7 x 1000 = 7000 unit
Kesimpulannya adalah perusahaan membutuhkan bahan kaca sebanyak 7000 unit dalam satu kali proses produksi. Semakin pendek lead time yang dibutuhkan, maka semakin banyak waktu yang dapat dimanfaatkan untuk proses lainnya. Hal ini kemudian dapat memengaruhi laporan keuangan untuk semakin meningkat dan efisien.
Pembahasan tentang lead time sangat penting diketahui oleh setiap perusahaan. Hal ini dikarenakan lead time memberi pengaruh yang sangat besar terhadap keuntungan maupun kerugian yang akan perusahaan alami. Efek dari lead time dapat dirasakan oleh perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Oleh karena itu, pengelolaan waktu sedini mungkin menjadi langkah terbaik untuk memajukan suatu perusahaan.
Kelola Lead Time Karyawan dengan Mekari Talenta
Mekari Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Jika Anda ingin menggunakan simpeg online dari Mekari Talenta, Anda bisa mengunjungi https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-simpeg/ untuk detail yang lebih lengkap.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Tunggu apa lagi? Coba Mekari Talenta sekarang juga.
