Insight Talenta

Contoh Laporan Absensi Kehadiran Karyawan, Berikut Penjelasannya

Contoh laporan absen absensi kehadiran karyawan atau pegawai pada aplikasi Talenta memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Mau tahu bagaimana contoh format form absensi karyawan dalam xls atau excel?

Lalu, pahami juga cara membuat laporannya dengan download attendance management software mesin absensi sidik jari bahasa indonesia yang benar dan tepat? Simak selengkapnya di bawah ini!

Banyak perusahaan yang tidak menghiraukan pembuatan laporan absen karyawan secara tepat dan akurat karena menganggap bukan hal penting bagi tujuan utama keberlangsungan bisnis.

Padahal, laporan absensi yang rapi dan baik dapat memberikan gambaran akurat tentang bagaimana Anda mengatur jam kerja karyawan di kemudian hari.

Seperti Apa itu Contoh Laporan Absen Absensi Kehadiran Karyawan / Pegawai?

Tujuan, Prinsip, Format Laporan Pertanggungjawaban

Laporan absensi kehadiran kerja karyawan adalah rekapan mengenai jumlah kehadiran setiap pegawai dalam satu bulan.

Dengan adanya laporan ini, Anda juga dapat mengevaluasi setiap karyawan di perusahaan yang berujung juga pada penilaian kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan.

Laporan juga berisikan informasi tentang waktu hadir dan pergi karyawan termasuk keterlambatan.

Secara umum dalam laporan ini biasanya akan mencatatkan beberapa data terkait kehadiran karyawan seperti:

  • Data cuti atau izin karyawan.
  • Data karyawan datang dan pulang (clock in/clock out)
  • Mencatat data karyawan datang terlambat.
  • Pada kasus sistem online, akan terdapat fitur pendukung remote working

Lalu ada banyak manfaat dari penggunaan laporan ini, juga sistem dan jenis absensi yang biasa digunakan di perusahaan.

Laporan juga membantu perusahaan untuk tetap meng-engaged karyawan dengan terus meningkatkan produktivitas.

Perusahaan perlu mengetahui karyawan mana yang bekerja, kapan mereka bekerja dan kapan mereka biasanya mengambil cuti tahunan mereka.

Karena pada kenyataannya, absensi berdampak besar terhadap biaya perusahaan jika dibandingkan dengan jenis tunjangan karyawan lainnya.

Hal-hal yang berdampak tetapi tidak dirasakan secara langsung terhadap biaya perusahaan seperti:

  • Staffing
  • Scheduling
  • Re-training
  • Lost productivity
  • Diminished moral
  • Turnover Karyawan

Dengan adanya laporan absen karyawan atau absensi pegawai, maka perusahaan dapat memahami kebutuhan tenaga kerja, tren liburan dan memiliki jejak audit dalam kepatuhannya terhadap Undang-Undang Ketenagakerjaan.

Sejarah Absensi Karyawan

Absensi karyawan sendiri pada awalnya diciptakan oleh seseorang bernama Willard L. Bundy pada tahun 1988. Pada waktu itu, ia menciptakan mesin yang dapat mengukur waktu.

Tidak lama setelah itu, adiknya yang bernama Harlow E. Bundy mendirikan Manufacturing Company, sebuah perasaan yang menyediakan mesin absen.

Setelah pensiun, perusahaan tersebut bergabung dengan International Time Recording, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang software dan hardware.

Kemudian, ITR berubah nama menjadi International Business Machine atau yang kini kita kenal dengan nama IBM yang pada saat itu memproduksi mesin absensi karyawan.

Manfaat Membuat Laporan Absen Absensi Kehadiran Karyawan Atau Pegawai dan Contohnya

Dalam berbagai bentuk dan format, laporan absensi memiliki segudang manfaat yang tidak banyak orang ketahui.

Berikut pentingnya laporan absensi yang harus Anda ketahui.

Memastikan Operasional Perusahaan Berjalan dengan Baik

Sistem laporan absensi yang baik adalah yang dapat memunculkan berapa jumlah karyawan atau pegawai yang bekerja di setiap harinya, berapa jumlah karyawan yang lembur pada hari kerja tertentu dan di hari apa karyawan banyak yang tidak masuk bekerja.

Dengan begitu, Anda dapat mengetahui apakah operasional perusahaan sudah berjalan baik dan apakah di hari tertentu atau di periode tertentu perusahaan perlu mengevaluasi kembali.

Mengetahui Kinerja Karyawan

Mengetahui kinerja seorang karyawan tidak akan sulit jika Anda memiliki berbagai data yang lengkap termasuk database karyawan.

Dalam laporan data karyawan tersebut, dapat diketahui berapa banyak karyawan tersebut mangkir bekerja baik dengan alasan ataupun tidak.

Dalam format laporan absensi yang tepat, juga akan dapat menunjukkan berapa kali karyawan terlambat dan berapa kali karyawan pulang dengan cepat.

Berarti, Anda dapat mengetahui karyawan mana yang selalu datang tepat waktu atau bahkan menambah jam kerja mereka sehingga Anda dapat memberi reward untuk karyawan berprestasi atau justru evaluasi tergantung dari hasil data absensi.

Selain itu, Anda juga dapat mempertimbangkan pertimbangan untuk kenaikan jabatan jika hasil data absensi dan kinerja yang dihasilkan betul-betul sejalan.

Karyawan yang bertanggung jawab perlu diberi promosi jabatan.

Ini adalah salah satu contoh manfaat laporan absensi kehadiran karyawan atau pegawai yang bisa didapatkan.

Baca Juga: Tak Hanya Uang, Berikut Reward yang Layak Diberikan Kepada Karyawan Berprestasi

Pembayaran Gaji Karyawan yang Akurat

Pembayaran gaji karyawan perlu diberikan sejalan dengan laporan data absensi mereka.

Karyawan yang sering izin tanpa alasan jelas tentu tidak berhak atas gaji penuh.

Tetapi karyawan yang lembur tentu harus diberi bonus sesuai kesepakatan.

Terkadang, laporan absensi yang berantakan tidak memberikan data akurat tentang izin dan lembur setiap karyawan sehingga pembayaran di akhir bulan pun dipertanyakan.

Baca Juga: Ketentuan Pembayaran Gaji, Ini Pemahaman Perusahaan

Contoh Jenis Sistem Laporan Pembuat Absen Absensi Kehadiran Karyawan / Pegawai

Setiap perusahaan memiliki ciri khas atau format tertentu ketika membuat absensi kehadiran karyawan.

Pada umumnya, laporan absensi terdiri atas 2 tipe.

1. Laporan Absensi Manual

Dalam format pelaporan data absensi manual, biasanya perusahaan menggunakan template dan rumus di Microsoft Excel.

Mulai dari jadwal absen karyawan atau pegawai, catatan total jam reguler dan lembur karyawan, total izin dan keterlambatan hingga berujung pada perhitungan penggajian.

Biasanya, setiap harinya manajer yang mencatat absensi kedatangan dan kepulangan karyawan.

Ada juga yang meminta karyawannya sendiri yang mencatat waktu kehadiran mereka setiap hari ketika datang ke kantor dengan menggunakan buku dan pulpen.

Yang sedikit lebih canggih mungkin menggunakan mesin absensi ceklok berbasis analog dengan menggunakan kartu atau bahkan memanfaatkan mesin absen finger print.

Sayangnya, meskipun cara ini murah dan sangat memangkas biaya anggaran, tapi sering terjadi human error dan sangat menyita waktu untuk menghitung rekapitulasi di akhir bulan.

Bahkan, tidak sedikit terjadi kecurangan seperti penitipan absen atau pemalsuan catatan waktu karyawan.

Baca Juga: Pengelolaan Shift Lebih Mudah dengan Aplikasi Absensi Mobile Android

2. Laporan Absensi Online

Salah satu contoh format laporan absensi kehadiran pegawai online ini adalah laporan dari fitur absensi online aplikasi Talenta HRIS.

Modelnya adalah menggunakan sistem absensi pegawai yang bisa diakses dari mana saja.

Sehingga tentu saja ini akan memudahkan baik karyawan, HRD ataupun perusahaan.

Keamanannya terjamin dan susah untuk direkayasa atau dicurangi seperti cara absen dengan fingerprint.

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Berikut ini akan dibahas mengenai contoh format form absen, laporan absensi karyawan XLS Online dan dari aplikasi absensi Talenta HRIS untuk perusahaan.

Dengan menggunakan laporan absensi karyawan online memungkinkan perusahaan untuk memiliki data absen karyawan atau pegawai secara real-time kapan dan di mana saja.

Sistem absensi sehari hari menggunakan sistem online juga tidak rumit dan repot seperti ceklok.

Kecurangan seperti penitipan absen atau pemalsuan catatan waktu tidak dapat dilakukan.

Karena aplikasi sudah terhubung dengan internet sehingga waktu dan tanggal tersedia secara otomatis dan lokasi absen dapat diketahui karena berbasis GPS.

Selain dua jenis diatas sebenarnya masih ada beberapa lagi seperti absen finger print, dan menggunakan pin.

Namun dua sistem ini belakangan mulai ditinggalkan.

Absen menggunakan fingerprint ini rawan error, lalu absen menggunakan pin rawan disalahgunakan atau dicurangi dengan metode titip absen.

Nah, setelah tahu beberapa jenis mesin absensi, sekarang waktunya membahas format form absensi karyawan atau pegawai dalam bentuk xls, doc, dan format lainnya.

Baca juga: Tips Mengelola Absensi Selama Work From Home

Contoh Laporan Absensi Kehadiran Karyawan / Pegawai

Berikut beberapa contoh absen karyawan perusahaan yang bisa anda coba!

Contoh Laporan Absensi Kehadiran Mingguan

Berikut ini adalah format absensi karyawan atau pegawai dalam bentuk xls untuk laporan mingguan.

Sumber contoh rekap absen pegawai bulanan : www.analysistemplate.com

Contoh Laporan Absensi Karyawan / Pegawai Bulanan

Berikut ini adalah contoh laporan form absensi karyawan atau pegawai dalam bentuk xls.

Contoh Laporan Absen Absensi Kehadiran Bulanan Karyawan atau Pegawai

Contoh Laporan Absensi Kehadiran Tahunan Karyawan / Pegawai

Berikut ini adalah contoh absen karyawan atau pegawai dalam laporan tahunan.

Contoh Laporan absen Absensi Kehadiran Tahunan Karyawan atau pegawai

Jika Anda ingin membuat contoh rekap absen pegawai bulanan / laporan form absensi karyawan xls secara manual, download di sini untuk template Excel-nya.

4 Cara Memilih Pembuatan Laporan Absen Absensi Karyawan / Pegawai yang Tepat untuk Perusahaan

Dengan semakin majunya perkembangan teknologi, penyedia contoh laporan absensi kehadiran karyawan otomatis makin banyak untuk dapat Anda pilih sesuai kebutuhan.

Karena ada banyak pilihan, sebelum menentukan Anda perlu mengetahui apa yang jadi kebutuhan Anda dalam memiliki sistem yang cocok untuk perusahaan.

Berikut adalah beberapa pertimbangannya.

1. Harus Efisien secara Waktu dan Proses

Jika Anda menerapkan sistem pembuat laporan yang otomatis, Anda harus memastikan ia dapat mengefisiensi waktu dari segi pengelolaannya.

Mungkin dengan cara manual, HR dapat menyelesaikan pekerjaannya secara tepat waktu.

Namun dengan adanya sistem yang sudah terotomasi, HR jadi memiliki waktu lebih untuk pekerjaan penting lainnya.

2. Integrasi dengan Fungsi Lainnya

Salah satu kelebihan dalam penggunaan sistem adalah ia dapat terintegrasi dengan fungsi HR lainnya.

Tidak hanya sekadar pencatatan laporan absensi karyawan atau pegawai.

Misalnya, dengan adanya data absensi karyawan yang tersimpan di dalam sistem, data tersebut bisa diintegrasikan dengan proses payroll karyawan.

Sehingga setiap bulannya HR bisa mengetahui dengan cepat berapa gaji yang harus dibayarkan karyawan tanpa perlu menghitungnya satu per satu.

3. Data Lebih Aman

Umumnya, data-data karyawan yang dimiliki HR sifatnya confidential, yang artinya tidak semua orang di perusahaan dapat memiliki akses tersebut.

Penggunaan sistem memungkinkan data tersebut jadi tersentralisasi dan hanya bisa dapat diakses oleh orang-orang tertentu saja.

4. Dapat Disesuaikan Tergantung Kebutuhan

Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda.

Oleh karena itu, sistem penyedia manajemen absensi ini memiliki berbagai fungsi yang bisa di-custom sesuai kebutuhan.

Misalnya saja, perusahaan A hanya butuh manajemen absensi otomatis untuk memudahkan absensi karyawan.

Sementara perusahaan B menginginkan fungsi HRIS yang lengkap mulai dari absensi, payroll otomatis, hingga fitur manajemen performa karyawan.

Untuk dapat mengakomodir kebutuhan ini, Anda bisa menggunakan software HRIS yang memiliki beragam fitur untuk divisi HR di perusahaan Anda.

Rekomendasi Sistem Absen Absensi Karyawan Atau Pegawai untuk Perusahaan

Setelah memahami berbagai hal seputar sistem absensi karyawan, berikut adalah beberapa software HRIS yang bisa Anda pertimbangkan untuk digunakan di perusahaan Anda.

Talenta

Talenta adalah software HRIS yang memiliki berbagai fitur untuk memudahkan HR dalam mengelola administrasi karyawan.

Talenta memiliki beragam fitur unggulan untuk memudahkan absensi karyawan, seperti misalnya Live Attendance di mana karyawan dapat melakukan absensi secara online di mana saja.

Fitur ini juga sudah menyematkan fitur face recognition, jadi karyawan hanya perlu absen dengan cara mengunggah selfie.

Selain Live Attendance, fitur Attendance Management Talenta juga memudahkan HR dalam mengatur jadwal shift kerja karyawan, jadwal kerja lembur, hingga integrasi pada fitur payroll.

Jadi ketika memasuki periode payroll, HR dapat mengkalkulasi absensi karyawan secara otomatis.

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

 

2. Clockify

Aplikasi Clockify merupakan aplikasi absensi yang bisa melacak waktu masuk karyawan.

Dengan fitur time tracker, karyawan juga dapat dengan mudah mengatur jam kerja.

Kemudian, waktu jam kerja karyawan ini direkap dalam timesheet karyawan.

Nantinya laporan absensi karyawan dari time sheet ini akan dapat menentukan apakah waktu kerja pegawai tersebut efektif atau tidak.

Baca juga: Ini Peraturan Resmi Jam Kerja yang Karyawan Harus Tahu

3. Time Clock by Homebase

Aplikasi absensi gratis yang satu ini memiliki sedikit fitur yang dapat digunakan untuk absensi, terutama bagi perusahaan yang jumlah karyawannya masih sedikit.

Beberapa fitur yang ada di aplikasi ini adalah mengatur waktu dan kehadiran, postingan pekerjaan, jam atau waktu kerja pegawai, serta penjadwalan lebih dari 10 hari.

4. TimeOff Management

Aplikasi ini merupakan salah satu aplikasi gratis yang dapat mendukung pengajuan cuti yang dapat dicatat ke dalam sistem.

Nantinya, karyawan yang mengajukan di tanggal tertentu akan ditampilkan pada kalender semua pengguna di perusahaan.

Perusahaan juga bisa melakukan kustomisasi terkait batas jumlah hari yang bisa diambil karyawan, jenis cuti karyawan, hingga menetapkan libur nasional ke dalam sistem.

Proses penyetujuan pengajuan cuti juga dapat dilakukan secara online sehingga HR dapat melacaknya dengan mudah.

Gunakan Talenta Untuk Permudah Pencatatan Absen Kehadiran Karyawan Atau Pegawai

Untuk mendapatkan contoh format laporan absensi kehadiran yang baik, Anda dapat menggunakan Talenta.

Talenta merupakan aplikasi dan software attendance management terbaik di Indonesia.

Terdapat aplikasi absensi online seperti Talenta HRIS yang membuat pekerjaan HR lebih efektif dan efisien.

Talenta adalah salah satu contoh absen karyawan atau pegawai online yang bisa digunakan perusahaan Anda.

Cara absensi karyawan yang mudah, pengelolaan jam kerja sesuai kebutuhan perusahaan, pengajuan cuti dan lembur tanpa birokrasi yang membingungkan dapat dilakukan semua di satu aplikasi terpusat.

Contoh format laporan absensi kehadiran bulanan karyawan di Talenta juga sudah tersedia secara otomatis sehingga segala manfaat laporan dapat digunakan semaksimal mungkin.

Pelaporan gaji juga lebih mudah dengan sistem payroll perusahaan yang otomatis dan mempermudah proses penggajian karyawan.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Anda bisa mengisi formulir disini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis HRIS online milik Talenta sekarang dengan klik link di bawah ini.

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Nah, di atas telah diulas mengenai contoh format form absensi xls, aplikasi gaji karyawan, laporan rekap absensi kehadiran karyawan atau pegawai bulanan dalam bentuk XLS Online dan sistem dari aplikasi absensi Talenta HRIS untuk perusahaan.

Selain itu, aplikasi database pegawai berbasis cloud milik Talenta juga memiliki fitur HR dashboard dan analytics yang membantu pengelolaan data karyawan.

Semoga informasi ini bisa berguna untuk Anda yang memerlukannya. Silahkan dibagikan di sosial media jika Anda merasa informasi ini berguna.


PUBLISHED27 Oct 2022
Septina Muslimah
Septina Muslimah