Seputar Laporan Absensi Karyawan yang Harus Anda Ketahui

Berikut ini akan dibahas mengenai contoh format form absen, laporan absensi kehadiran karyawan XLS Online, juga bagaimana aplikasi absensi Talenta dengan fitur HRIS untuk perusahaan bisa permudah pembuatan laporan tersebut.

Laporan absensi karyawan seperti yang terdapat pada solusi Talenta memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Tapi bagaimana cara membuat laporan menggunakan attendance management software yang benar dan tepat?

Banyak perusahaan yang tidak menghiraukan pembuatan laporan absen karyawan secara tepat dan akurat karena menganggap bukan hal penting bagi tujuan utama keberlangsungan bisnis.

Padahal, laporan absensi yang rapi dan baik dapat memberikan gambaran akurat tentang bagaimana Anda mengatur waktu karyawan di kemudian hari.

Laporan juga membantu perusahaan untuk tetap meng-engaged karyawan dengan terus meningkatkan produktivitas.

Perusahaan perlu mengetahui karyawan mana yang bekerja, kapan mereka bekerja dan kapan mereka biasanya mengambil cuti tahunan mereka.

Karena pada kenyataannya, absensi berdampak besar terhadap biaya perusahaan jika dibandingkan dengan tunjangan karyawan.

Hal-hal yang berdampak tetapi tidak dirasakan secara langsung terhadap biaya perusahaan seperti :

  • Staffing
  • Scheduling
  • Re-training
  • Lost productivity
  • Diminished moral
  • Turnover

Dengan adanya laporan absen karyawan, maka perusahaan dapat memahami kebutuhan tenaga kerja, tren liburan dan memiliki jejak audit dalam kepatuhannya terhadap Undang-Undang Ketenagakerjaan.

Apa Itu Laporan Absensi Karyawan?

Seperti yang akan dibahas pada contoh format yang ada disini, laporan absensi kehadiran karyawan adalah rekapan mengenai jumlah kehadiran setiap karyawan dalam satu bulan.

Dengan adanya laporan ini, Anda juga dapat mengevaluasi setiap karyawan di perusahaan yang berujung juga pada kinerja setiap karyawan dan produktivitas perusahaan.

Laporan juga berisikan informasi tentang waktu hadir dan pergi karyawan termasuk keterlambatan.

Manfaat Laporan Absensi Karyawan

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Secara umum dalam laporan ini biasanya akan mencatatkan beberapa data terkait kehadiran karyawan seperti :

  • Data cuti atau izin karyawan.
  • Data karyawan datang dan pulang ( clock in / clock out )
  • Mencatat data karyawan datang terlambat.
  • Pada kasus sistem online, akan terdapat fitur pendukung remote working atau

Lalu ada banyak manfaat dari penggunaan laporan ini, juga beberapa jenis absensi yang biasa digunakan di perusahaan.

Semua hal itu akan dibahas secara detail pada tulisan di Insight Talenta ini.

Beberapa Contoh Manfaat Laporan Absensi Kehadiran Karyawan

Dalam berbagai bentuk dan format, laporan absensi memiliki segudang manfaat yang tidak banyak orang ketahui.

Berikut pentingnya laporan absensi yang harus Anda ketahui.

1. Memastikan Operasional Perusahaan Berjalan dengan Baik

Sistem laporan absensi yang baik adalah yang dapat memunculkan berapa jumlah karyawan yang bekerja di setiap harinya, berapa jumlah karyawan yang lembur pada hari kerja tertentu dan di hari apa karyawan banyak yang tidak masuk bekerja.

Dengan begitu, Anda dapat mengetahui apakah operasional perusahaan sudah berjalan baik dan apakah di hari tertentu atau di periode tertentu perusahaan perlu mengevaluasi kembali.

2. Mengetahui Kinerja Karyawan

Mengetahui kinerja seorang karyawan tidak akan sulit jika Anda memiliki berbagai data yang lengkap termasuk database absensi karyawan.

Dalam laporan data karyawan tersebut, dapat diketahui berapa banyak karyawan tersebut mangkir bekerja baik dengan alasan ataupun tidak.

Dalam format laporan absensi yang tepat, juga akan dapat menunjukkan berapa kali karyawan terlambat dan berapa kali karyawan pulang dengan cepat.

Berarti, Anda dapat mengetahui karyawan mana yang selalu datang tepat waktu atau bahkan menambah jam kerja mereka sehingga Anda dapat memberi reward atau justru evaluasi tergantung dari hasil data absensi.

Selain itu, Anda juga dapat mempertimbangkan pertimbangan untuk kenaikan jabatan jika hasil data absensi dan kinerja yang dihasilkan betul-betul sejalan.

Karyawan yang bertanggung jawab perlu diberi promosi jabatan. Ini adalah salah satu contoh manfaat laporan absensi kehadiran karyawan yang bisa didapatkan.

3. Pembayaran Gaji Karyawan yang Akurat

Pembayaran gaji karyawan perlu diberikan sejalan dengan laporan data absensi mereka.

Karyawan yang sering izin tanpa alasan jelas tentu tidak berhak atas gaji penuh.

Tetapi karyawan yang lembur tentu harus diberi bonus sesuai kesepakatan.

Terkadang, laporan absensi yang berantakan tidak memberikan data akurat tentang izin dan lembur setiap karyawan sehingga pembayaran di akhir bulan pun dipertanyakan.

Baca Juga : Kelola Absensi Online Saat WFH Lebih Efisien dengan Talenta

Jenis Laporan Absensi Karyawan

Setiap perusahaan memiliki ciri khas atau format tertentu ketika membuat absensi kehadiran karyawan.

Pada umumnya, laporan absensi terdiri atas 2 tipe.

1. Laporan Absensi Manual

Dalam format pelaporan data absensi manual, biasanya perusahaan menggunakan template dan rumus di Microsoft Excel.

Mulai dari jadwal absen karyawan, catatan total jam reguler dan lembur karyawan, total izin dan keterlambatan hingga berujung pada perhitungan penggajian.

Biasanya, setiap harinya manajer yang mencatat absensi kedatangan dan kepulangan karyawan.

Ada juga yang meminta karyawannya sendiri yang mencatat waktu kehadiran mereka setiap hari ketika datang ke kantor dengan menggunakan buku dan pulpen.

Yang sedikit lebih canggih mungkin menggunakan mesin absensi cek log berbasis analog dengan menggunakan kartu.

Sayangnya, meskipun cara ini murah dan sangat memangkas biaya anggaran, tapi sering terjadi human error dan sangat menyita waktu untuk menghitung rekapitulasi di akhir bulan.

Bahkan, tidak sedikit terjadi kecurangan seperti penitipan asben atau pemalsuan catatan waktu karyawan.

Baca Juga : Pengelolaan Shift Lebih Mudah dengan Aplikasi Absensi

2. Laporan Absensi Online

Salah satu contoh format laporan absensi kehadiran online ini adalah laporan dari fitur absensi online aplikasi Talenta HRIS.

Modelnya adalah menggunakan sistem berbasis digital, online dan bisa diakses dari mana saja.

Sehingga tentu saja ini akan memudahkan baik karyawan, HRD ataupun perusahaan.

Keamanannya terjamin dan susah untuk direkayasa atau dicurangi.

Berikut ini akan dibahas mengenai contoh format form absen, laporan absensi karyawan XLS Online dan dari aplikasi absensi Talenta HRIS untuk perusahaan.

Kelola Seluruh Proses Absensi Lebih Efisien dengan sistem absen karyawan

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Dengan menggunakan laporan absensi karyawan online memungkinkan perusahaan untuk memiliki data absen karyawan secara real-time kapan dan di mana saja.

Sistem absensi sehari hari menggunakan sistem online juga tidak rumit dan repot seperti cara absensi manual.

Kecurangan seperti penitipan absen atau pemalsuan catatan waktu tidak dapat dilakukan.

Karena aplikasi sudah terhubung dengan internet sehingga waktu dan tanggal tersedia secara otomatis dan lokasi absen dapat diketahui karena berbasis GPS.

Selain dua jenis diatas sebenarnya masih ada beberapa lagi seperti absen menggunakan finger print, dan menggunakan pin.

Namun dua sistem ini belakangan mulai ditinggalkan. Absen menggunakan fingerrpint ini rawan error, lalu absen menggunakan pin rawan disalahgunakan atau dicurangi dengan metode titip absen.

Nah, setelah tahu beberapa jenisnya, sekarang waktunya membahas format form absensi karyawan dalam xls, doc dan format lainnya.

Baca juga : Tips Mengelola Absensi Selama Work From Home

Contoh Laporan Absensi Karyawan

Berikut beberapa contoh laporan absen untuk karyawan perusahaan yang bisa anda coba!

1. Contoh Laporan Absensi Kehadiran Mingguan

Berikut ini adalah format absensi karyawan untuk laporan mingguan.

 

 

Sumber : www.analysistemplate.com

2. Contoh Laporan Absensi Kehadiran Bulanan Karyawan

Berikut ini adalah laporan form absensi karyawan format xls.

Contoh Laporan Absensi Kehadiran Bulanan Karyawan

3. Contoh Laporan Absensi Kehadiran Tahunan Karyawan

Berikut ini adalah contoh absen absensi karyawan dalam laporan tahunan.

Contoh Laporan Absensi Kehadiran Tahunan Karyawan
Jika Anda ingin membuat laporan absensi untuk karyawan secara manual, download di sini untuk template Excel-nya.

Cara Memilih Pembuat Laporan Absensi Karyawan yang Cocok dengan Kebutuhan Perusahaan

Dengan semakin majunya perkembangan teknologi, penyedia laporan absensi karyawan otomatis makin banyak untuk dapat Anda pilih sesuai kebutuhan.

Karena ada banyak pilihan, sebelum menentukan Anda perlu mengetahui apa yang jadi kebutuhan Anda dalam memiliki sistem yang cocok untuk perusahaan.

Berikut adalah beberapa pertimbangannya.

1. Harus Efisien secara Waktu dan Proses

Jika Anda menerapkan sistem pembuat laporan yang otomatis, Anda harus memastikan ia dapat mengefisiensi waktu dari segi pengelolaannya.

Mungkin dengan cara manual, HR dapat menyelesaikan pekerjaannya secara tepat waktu. Namun dengan adanya sistem yang sudah terotomasi, HR jadi memiliki waktu lebih untuk pekerjaan penting lainnya.

2. Integrasi dengan Fungsi Lainnya

Salah satu kelebihan dalam penggunaan sistem adalah ia dapat terintegrasi dengan fungsi HR lainnya. Tidak hanya sekadar pencatatan laporan absensi.

Misalnya, dengan adanya data absensi karyawan yang tersimpan di dalam sistem, data tersebut bisa diintegrasikan dengan data payroll karyawan.

Sehingga setiap bulannya HR bisa mengetahui dengan cepat berapa gaji yang harus dibayarkan karyawan tanpa perlu menghitungnya satu per satu.

3. Data Lebih Aman

Umumnya, data-data karyawan yang dimiliki HR sifatnya confidential, yang artinya tidak semua orang di perusahaan dapat memiliki akses tersebut.

Penggunaan sistem memungkinkan data tersebut jadi tersentralisasi dan hanya bisa dapat diakses oleh orang-orang tertentu saja.

4. Dapat Disesuaikan Tergantung Kebutuhan

Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda. Oleh karena itu, sistem penyedia manajemen absensi ini memiliki berbagai fungsi yang bisa di-custom sesuai kebutuhan.

Misalnya saja, perusahaan A hanya butuh manajemen absensi otomatis untuk memudahkan absensi karyawan.

Sementara perusahaan B menginginkan fungsi HRIS yang lengkap mulai dari absensi, payroll otomatis, hingga fitur manajemen performa karyawan.

Untuk dapat mengakomodir kebutuhan ini, Anda bisa menggunakan software HRIS yang memiliki beragam fitur untuk divisi HR di perusahaan Anda.

Gunakan Talenta Untuk Permudah Pencatatan Kehadiran Karyawan

Untuk mendapatkan format laporan absensi yang baik, Anda dapat menggunakan Talenta.

Talenta merupakan aplikasi dan software attendance management terbaik di Indonesia.

Terdapat aplikasi absensi online seperti Talenta HRIS yang membuat pekerjaan HR lebih efektif dan efisien.

Talenta adalah salah satu contoh sistem absensi kehadiran karyawan yang bisa digunakan perusahaan Anda.

Cara absensi karyawan yang mudah, pengelolaan jam kerja sesuai kebutuhan perusahaan, pengajuan cuti dan lembur tanpa birokrasi yang membingungkan dapat dilakukan semua di satu aplikasi terpusat.

Format laporan absensi bulanan karyawan di Talenta juga sudah tersedia secara otomatis sehingga segala manfaat laporan dapat digunakan semaksimal mungkin.

Pelaporan gaji juga lebih mudah dengan sistem payroll perusahaan yang otomatis dan mempermudah proses penggajian karyawan.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis HRIS online milik Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS HRIS Talenta Sekarang!

Jaga bisnis tetap produktif dengan software hr software indonesia terautomasi

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Cari tahu selengkapnya tentang HR online Talenta di website Talenta!

Nah, diatas telah diulas mengenai contoh format form absen, aplikasi gaji karyawan, laporan absensi kehadiran karyawan XLS Online dan dari aplikasi absensi Talenta HRIS untuk perusahaan.

Selain itu, aplikasi database pegawai berbasis cloud milik Talenta juga memiliki fitur HR dashboard dan analytics yang membantu pengelolaan data karyawan.

Semoga informasi ini bisa berguna untuk Anda yang memerlukannya. Silahkan dibagikan di sosial media jika Anda merasa informasi ini berguna.


PUBLISHED21 Apr 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang