9 Keuntungan Penggunaan Aplikasi Absen Online

9 Keuntungan Penggunaan Aplikasi Absen Online

Dalam upaya meningkatkan pendapatan, kelayakan serta produktivitas, perusahaan perlu menggunakan teknologi modern. Dinamika karyawan yang terus berkembang membuat perusahaan harus terus beradaptasi dengan perubahan yang cepat. Salah satunya cara absensi karyawan yang terus berubah dari tahun ke tahun.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Setelah berbagai macam variasi cara absensi, penggunaan aplikasi absen online sedang in di kalangan pekerja. Sebagian besar perusahaan mulai menggunakan teknologi ini. Tapi kenapa berbagai perusahaan meninggalkan cara absensi lama dan mulai beralih ke teknologi terbarukan? Berikut 10 keuntungan yang bisa didapatkan ketika perusahaan mulai menggunakan aplikasi absen online.  

1. Akurasi

Manusia, rentan terhadap kesalahan. Entri data manual memiliki berbagai kesalahan yang sulit dihindarkan. Tapi, penggunaan sistem absensi otomatis dapat memastikan catatan data absensi karyawan secara cepat dan akurat. Misalnya karyawan yang absen datang bekerja menggunakan aplikasi yang sudah memiliki format waktu dan tanggal serta berbasis lokasi GPS sehingga absensi memiliki keakuratan yang tinggi dan tidak dapat dimanipulasi.

2. Hemat Biaya

Pernahkah berpikir bahwa aplikasi absen online dapat mengendalikan biaya? Pelaporan data absensi yang tidak akurat, kecurangan karyawan, ketidakhadiran, keterlambatan, penyalahgunaan waktu dan kelebihan pembayaran tentu sangat merugikan. Faktanya, sebuah studi yang dilakukan oleh Axcium Group menyatakan, sebuah perusahaan dapat menghemat biaya hingga 1600 dolar Amerika per tahun setelah menerapkan sistem absen online. 

3. Efisiensi 

Pemantauan dan pengelolaan absensi secara manual sangat memakan waktu dan melelahkan. Diperlukan waktu untuk memproses dokumen spreadsheet yang berisi penjadwalan, perizinan cuti dan lembur hingga membuat daftar perhitungan gaji karyawan. Tapi, penggunaan aplikasi membebaskan hal-hal tersebut. Mulai dari pemantauan data absensi hingga menghitung penggajian karyawan yang sudah tersedia secara otomatis. 

Waktu dan upaya yang dihemat dikombinasikan dengan keakuratan data tentu sangat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang ada. 

4. Visibilitas 

Dengan beberapa klik, perusahaan dapat melihat laporan akurat tentang jam kerja, ketidakhadiran, lembur serta laporan ringkasan bulanan setiap karyawan. Laporan tersebut dapat meningkatkan visibilitas dan transparansi perusahaan. Perusahaan juga dapat membuat strategi dan kebijakan selanjutnya tentang absensi karyawan jika kebijakan sebelumnya belum menunjukkan hasil yang signifikan.

5. Manajemen Alur Kerja

Absen online memberikan visibilitas yang baik dari semua data dan dapat memudahkan alur pekerjaan. Pemberitahuan otomatis didapatkan oleh manajer terkait dengan persetujuan lembur ataupun cuti karyawan. Semuanya dapat dilakukan segera tanpa perlu komunikasi khusus yang merepotkan.

Lupakan juga cara penjadwalan manual. Dengan hanya beberapa kali klik, aplikasi dapat membantu mengatur jadwal, mengalokasikan pekerjaan dan pergantian shift secara mudah. Ini juga akan berpengaruh ke beban kerja setiap individu, sumber daya dan anggaran perusahaan.

6. Fleksibilitas

Absen online memungkinkan perusahaan untuk mempekerjakan karyawannya dari rumah atau bekerja di kantor  dengan penentuan jam kerja yang diajukan sendiri oleh karyawan tersebut. Sehingga karyawan diperbolehkan kerja kapan saja dan di mana saja asalkan produktivitas tetap dihasilkan. 

7. Penerapan Kebijakan Perusahaan

Sebuah perusahaan dapat membuat kebijakan absensi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, pengaturan jam kerja individual karyawan untuk setiap jadwal kerja shift, pilihan untuk menentukan bagaimana aturan cara absen saat mulai bekerja dan selesai bekerja hingga pemberitahuan cuti bersama dan hari libur perusahaan. 

8. Pemantauan Jam Kerja

Absen online berbasis web memungkinkan adanya pemantauan jam kerja secara real-time dan memberikan input otomatis untuk pemrosesan gaji. Manajer dapat terus memantau karyawan mereka dan melihat aktivitas jam kerja bahkan termasuk keterlambatan atau jam pulang yang terlalu cepat. 

9. Kepatuhan

Catatan yang tidak akurat dapat membebani perusahaan. Misalnya karyawan A bekerja lembur dalam bulan April selama 5x, tetapi catatan perusahaan menyebutkan bahwa karyawan tersebut bekerja lembur sebanyak 3x. Ini bukan hanya melanggar kepatuhan perusahaan terhadap Undang-Undang, tetapi juga bisa berujung ke peradilan. 

Baca juga : Tips Mengelola Absensi Selama Work From Home

Dengan segala keuntungan aplikasi absen online, kini saatnya perusahaan memilih aplikasi yang komprehensif yang membuat proses administrasi absensi karyawan jadi bebas hambatan. Perusahaan dapat menggunakan aplikasi Talenta. Aplikasi absensi berbasis web yang sudah tersedia di berbagai jenis telepon genggam. 

Talenta juga memungkinkan perusahaan untuk mengelola absensi, mengatur jadwal kerja shift, perhitungan cuti dan lembur hingga penggajian. Jadi tunggu apa lagi? Cari tahu selengkapnya di website Talenta atau coba aplikasi secara gratis. Saat ini, Talenta juga sedang memberikan bonus kesempatan gratis selama 3 bulan untuk aktivasi di bulan April 2020.


PUBLISHED20 Apr 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah