5 Kesalahan Saat Atur Jam Kerja Shift, Apa Saja?

5 Kesalahan Saat Atur Jam Kerja Shift, Apa Saja?

Kesalahan saat atur jam kerja shift sering terjadi pada perusahaan yang memberlakukan model shift 3 dengan banyak grup kerja. Masalah ini terjadi ketika dua pekerjaan dilakukan oleh satu karyawan dan sebaliknya. Masalah ini bukan hanya merugikan karyawan namun juga dapat mempengaruhi biaya produksi dan produktivitas itu sendiri.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Bentrok shift kerja juga dapat menimbulkan kebingungan yang akhirnya sering terjadi miskomunikasi dan ketidakhadiran karyawan. Tentu hal ini menjadikan perusahaan harus benar-benar memperhatikan absensi atau penjadwalan karyawan terutama shifting. Hal ini  tentu dapat menurunkan kepuasan dan kenyamanan kerja yang akhirnya akan meningkatkan turnover karyawan pada perusahaan.

Lalu apa saja masalah yang sering terjadi pada penjadwalan shift kerja?

Bentrok Jam Kerja Shift

Penjadwalan ganda adalah ketika seorang manajer personalia atau karyawan melakukan penjadwalan dengan satu karyawan dijadwalkan bekerja untuk dua lokasi atau dua pekerjaan pada waktu yang sama. Hal ini terjadi ketika dua atau lebih manajer yang berbeda memiliki akses roster shift tanpa adanya komunikasi terlebih dahulu.

Solusi dari masalah ini adalah arus komunikasi yang baik serta penyimpanan data karyawan secara cloud. Artinya, data perusahaan terhimpun pada sebuah wadah mahadata di internet sehingga semua orang dapat mengakses dengan mudah dimanapun dan dapat diketahui oleh semua pengguna.

Misalnya ketika manajer A ingin mempekerjakan karyawan A pada hari sabtu malam. Ketika manajer A sedang mengatur jadwal, manajer B juga dapat mengakses jadwal tersebut dan dapat melihat secara real-time data-data yang berubah. Selain cloud computing, Salah satu solusi untuk menghindari adanya penjadwalan ganda adalah dengan menaruh satu karyawan untuk satu pekerjaan.

Baca juga: Membuat Jadwal Kerja Shift Dengan Excel dan Contohnya

Tidak Memberikan Libur dan Eksploitasi Jam

Kesalahan kedua bagi para perusahaan yang mempekerjakan pekerja shift adalah tidak memberikan keleluasaan pada hari libur terlebih bagi para pekerja shift malam yang memiliki rotasi shift. Pada kasus ini pekerja shift malam hanya mendapatkan jatah libur satu hari sehingga para pekerja shift malam seolah-olah tidak mendapatkan jatah libur karena malamnya mereka harus bekerja kembali.

Solusinya adalah para manajer harus memberikan libur dua hari pada pekerja yang akan mendapatkan shift malam. Misalnya, karyawan A pada hari sabtu mendapatkan shift kerja siang dan selanjutnya adalah shift malam, maka di hari minggu dan senin karyawan tersebut berhak mendapatkan libur. Karena pada hari selasa karyawan harus bekerja shift malam yang akan dimulai pada hari senin.

Selain minimnya waktu istirahat, perusahaan seringkali tidak sengaja mengeksploitasi jam kerja dan lupa membayar uang lemburan. Akhirnya karyawan pun akan bingung dan bahkan bisa menurunkan moral dan daya tahan tubuh karyawan. Kesehatan karyawan terganggu dan juga tentu akan mempengaruhi produktivitas dan biaya.

Preferensi Jam Kerja Shift

Kesalahan yang sering dilakukan adalah preferensi kerja karyawan, Sebenarnya pada kasus ini perlu ada ketegasan dari manajer untuk menentukan jam kerja. Memang memenuhi kemauan dan kebutuhan karyawan adalah penting. Hanya saja perlu adanya ketegasan bagi manajer untuk memberi aturan shift agar nantinya jadwal shift tidak saling tumpang tindih.

Solusi dalam masalah ini adalah melakukan performance review. Ulasan kinerja atau performance review dapat memberikan gambaran baik kepada karyawan maupun manajer bahwa karyawan tertentu akan produktif pada jam kerja tertentu. Sehingga manajer dapat menentukan jadwal shift sesuai dengan kemampuan bukan kesukaan karyawan.

Misalnya, Karyawan A sebuah restoran 24 jam yang bekerja sebagai pelayan dipekerjakan pada shift malam dan pagi karena memiliki komunikasi yang kurang baik, sedangkan karyawan B juga seorang pelayan diletakkan pada shift siang karena memiliki komunikasi yang lebih baik.

Meletakkan Shift pada Jam yang Tidak Perlu

Pernahkan Anda menempatkan dua karyawan pada satu shift secara bersamaan padahal di jam-jam tersebut hanya membutuhkan satu karyawan bahkan produksi sedang mengalami idle time atau waktu luang? Ya, berarti Anda pernah mengalami kesalahan penjadwalan shift.

Sebagai seorang manajer, Anda tentu harus memahami jam-jam produksi perusahaan. Kapan jam tersebut crowd, kapan jam produksi mengalami idle. Karena sekali lagi, penempatan jam kerja shift yang kacau seperti ini hanya akan menambah biaya karyawan dan bahkan mengurangi efektifitas kerja karyawan.

Contohnya, ketika Anda mempekerjakan 3 pelayan restoran pada shift malam yang sejatinya pelanggan sedikit yang datang pada jam tersebut, namun Anda hanya mempekerjakan 1 pelayan pada shift siang yang justru banyak pelanggan.

Baca juga: Ketahui Aturan Shift Kerja Karyawan Sesuai Perundang-undangan

Masih Menggunakan Cara Manual

Menggunakan cara manual dalam melakukan penjadwalan adalah suatu ketertinggalan. Menggunakan cara manual juga dapat memberikan banyak waktu dan memecah fokus manajer pada hal-hal yang bisa terotomasi seperti shift kerja. Sebuah penelitian mengatakan bahwa mengatur jadwal shift kerja secara manual dapat menghabiskan waktu selama 5 menit per-karyawan.

Bagaimana dengan spreadsheet, bukankah itu sudah berbasis cloud? Meski sudah berbasis cloud, spreadsheet tetap tidak efektif, karena sulit diakses secara mobile. Lalu apa saja kerugian ketika masih menggunakan cara manual?

  1. Jika masih menggunakan kertas, bisa saja dokumen shift scheduling hilang atau tercecer.
  2. Penggunaan kertas juga dapat menambah cost yang tidak perlu.
  3. Arus komunikasi yang sangat terbatas dan memungkinkan adanya miskomunikasi.
  4. Tidak memberikan fleksibilitas dan juga self-service karyawan karena fleksibilitas dan self-service adalah kunci untuk meningkatkan kepuasan karyawan.

Oleh karena itu, perusahaan setidaknya menggunakan teknologi software manajemen waktu karyawan atau aplikasi absensi untuk mempermudah dalam pengaturan jadwal shift kerja. Salah satu software yang dapat membantu Anda dalam mengelola dan juga mengatur jam shift kerja adalah Talenta. Selain memiliki fitur scheduling, Talenta juga disematkan dengan fitur payroll yang terintegrasi dengan pajak, BPJS, dan juga elemen lain seperti lemburan dan potong gaji. Anda dapat mengajukan demo untuk mengetahui fitur lengkap Talenta.


PUBLISHED18 Mar 2020
Hafidh
Hafidh