Ingin Berkarir Sebagai HR Admin, Berikut Tugas – Tugas Wajibnya

Mungkin sebagian orang masih bingung tentang apa yang dimaksud dengan Human Resources Administration. Beberapa orang mungkin menganggap bahwa HR admin dan staf HRD merupakan dua hal yang sama.

Memang keduanya dalam lingkup kerja yang sama, namun ada hal yang perlu dipahami. HR (Human Resources Development) merupakan divisi atau departemen yang bertugas untuk memberdayakan SDM. Sementara HR admin merupakan salah satu staf yang berada di lingkup divisi HR.

Apa Itu HRD dan HR Admin Secara Umum?

Sebelum membahas tentang lebih lanjut, sebaiknya Anda mengetahui pengertian HRD secara lengkap. HRD merupakan istilah singkat dari kalimat human resources development yang jika diartikan.

Merupakan staf yang bertugas dalam mengelola dan memberdayakan sumber daya manusia di suatu perusahaan. Sumber daya manusia yang dimaksud adalah karyawan di sebuah perusahaan. Karyawan merupakan salah satu aset berharga yang paling penting bagi perusahaan.

Untuk itu diperlukan divisi yang bertugas untuk mengelola dan memberdayakan mereka, pihak yang memiliki tugas tersebut yaitu divisi HRD. Di dalam divisi tersebut terdapat beberapa staf yang akan membantu mengoptimalkan kinerja perusahaan dalam sektor pengelolaan sumber daya manusia.

HRD menjadi komponen penting yang sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan, baik perusahaan berskala kecil maupun berskala besar. Pada dasarnya, HRD memiliki tanggung jawab dalam memaksimalkan produktivitas sumber daya manusia.

Selain itu, juga melindungi perusahaan dari berbagai risiko masalah yang mungkin saja timbul. Tanggung jawab HRD mencakup banyak hal, di antaranya adalah:

• Perekrutan karyawan
• Pemberhentian karyawan
• Pelatihan dan peningkatan keahlian karyawan
• Pemberian tunjangan karyawan
• Mengerjakan administrasi karyawan
• Melakukan evaluasi kinerja karyawan
• Dan lain sebagainya yang mana berhubungan dengan karyawan

Dalam melakukan tugasnya, HRD akan selalu mengikuti undang-undang yang berkaitan dengan perusahaan dan karyawan. Terkadang HRD juga disebut sebagai personalia, tapi di beberapa perusahaan tugas personalia tidak sama dengan divisi HRD.

Jika bandingkan dari segi tanggung jawabnya, ruang lingkup personalia lebih sedikit dibandingkan dengan tanggung jawab yang diemban oleh divisi HRD. Umumnya, personalia lebih fokus dalam bidang administrasi, misalnya seperti database, payroll, absensi, filling dokumen, dan lainnya.

Personalia bisa disebut sebagai HR admin karena bertugas dalam urusan administrasi karyawan. Sementara divisi HRD merupakan lingkup yang menaungi personalia sehingga cakupan tanggung jawabnya juga lebih luas. 

Tugas-Tugas HR Admin Secara Khusus

Tugas HRD secara umum berbeda dengan tugas HR admin karena keduanya memiliki lingkup tanggung jawab yang berbeda. HR admin memiliki lingkup kerja yang lebih dikhususkan untuk mengurus persoalan administrasi karyawan.

Berikut beberapa tugas pokok yang dikerjakan oleh HR admin di sebuah perusahaan:

• Membuat Laporan Bulanan  

Tugas HR admin yang pertama dibahas yaitu membuat laporan bulanan yang mencakup berbagai hal terkait karyawan. Di dalam laporan bulanan tersebut, harus tercantum beberapa informasi mulai dari:

• Laporan kehadiran karyawan
• Laporan cuti karyawan
• Laporan gaji karyawan
• Laporan tunjangan karyawan
• Dan laporan lainnya yang berhubungan dengan karyawan di setiap bulannya

Laporan bulanan biasanya juga mencakup laporan kegiatan pengembangan sumber daya manusia, jika di bulan tersebut dilaksanakan kegiatan training dan pengembangan skill.

• Mengurus Asuransi dan Dana Pensiun Karyawan

Tugas HR admin yang selanjutnya yaitu mengurus asuransi dan dana pensiun para karyawan, biasanya perhitungan akhirnya akan disatukan dalam total gaji per bulan. Di Indonesia sudah memberikan fasilitas berupa BPJS kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan yang bisa dimanfaatkan.

Tujuannya untuk mempersiapkan asuransi kesehatan dan dana pensiun para karyawan, jadi HR admin cukup mendaftar nama para karyawan untuk mendapatkan layanan tersebut. Mengurus asuransi dan dana pensiun karyawan memang sudah menjadi kewajiban perusahaan.

Sehingga pihak HR admin yang akan melakukan tanggung jawab tersebut untuk memenuhi kewajiban perusahaan dalam mempersiapkan finansial dan kesejahteraan hidup para karyawannya.

• Memberikan Fasilitas Bagi Karyawan yang Ditugaskan ke Luar Kota

HR admin juga bertugas dalam mempersiapkan dan memberikan fasilitas kepada para karyawan yang ditugaskan oleh perusahaan untuk bekerja di luar kota atau luar negeri. Staf HR admin akan bertugas membuat surat pengantar atau yang disebut dengan istilah surat tugas.

Selain itu, staf HR admin juga akan mengurus masalah gaji karyawan yang dinas ke luar kota meskipun sedang tidak berada di tempat. Tidak hanya itu, staf HR admin juga akan mengurus biaya akomodasi untuk para karyawan yang bertugas di luar kantor.

• Mengurus dan Mengelola Semua Karyawan

Saat ini sebagian besar perusahaan memiliki status karyawan yang beragam, mulai dari karyawan tetap, karyawan kontrak, hingga karyawan magang. Masing-masing memiliki hak dan kewajiban yang berbeda-beda. Semua karyawan tersebut akan diurus dan dikelola oleh HR admin.

Jadi staf HR admin harus mengingat masa berakhirnya kontrak kerja karyawan, mengurus perpanjangan kontrak, dan urusan lainnya. Saat ini pekerjaan tersebut menjadi lebih mudah berkat adanya software yang dapat membantu pekerjaan HR admin, salah satunya aplikasi ESS by Talenta.

Dengan menggunakan aplikasi ESS (Employee Self Service) akan mempermudah segala urusan dan tugas HR admin karena karyawan bisa mengajukan kebutuhannya secara mandiri melalui aplikasi Talenta hanya di smartphone mereka. Kunjungi link berikut untuk lebih lengkapnya: https://www.talenta.co/fitur/employee-self-service-ess/.

• Melakukan Distribusi Tugas Karyawan

Tugas selanjutnya yang tidak kalah penting yaitu melakukan distribusi tugas karyawan. Setiap karyawan memiliki bidang keahlian yang berbeda-beda sehingga  HR admin perlu melakukan distribusi karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan kemampuan yang mereka miliki.

Jadi HR admin memiliki hak dalam melakukan mutasi, jika memang karyawan lebih produktif di bidang lain dan memindahkannya ke posisi yang sesuai. Tidak hanya itu, HR admin juga berhak melakukan promosi kepada karyawan tertentu yang dinilai memiliki prestasi yang nyata.

Termasuk juga dalam urusan PHK, HR admin juga dapat melakukannya pemecatan jika mediasi sebelumnya tidak membuahkan hasil.

• Melakukan Evaluasi dan Penilaian Kinerja Karyawan

HR admin juga bertugas melakukan evaluasi dan penilaian kinerja karyawan secara berkala. Salah satu tugasnya dalam urusan evaluasi dan penilaian kinerja, yaitu melakukan pembuatan instrumen evaluasi.

HR admin juga membuat laporan yang berhubungan dengan hasil evaluasi yang dilakukan tersebut. Selanjutnya, pihak HR admin akan menyerahkan keputusan, kebijakan, dan solusi yang akan diambil kepada perusahaan melalui rapat atau cara lainnya.

Tugas-Tugas HRD Secara Umum

Sebelum membahas tentang tugas-tugas HR admin, sebaiknya Anda mengetahui apa saja tugas divisi HRD di suatu perusahaan. Pasalnya, tugas antara HRD dan HR admin cukup berbeda karena cakupan tanggung jawabnya sangat berbeda.

Tugas yang diemban oleh divisi HRD lebih kompleks bila dibandingkan dengan HR admin sehingga pekerjaan yang dilakukan HRD lebih banyak. 

Supaya Anda lebih paham tentang apa saja tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab divisi HRD, berikut penjelasan selengkapnya yang bisa Anda simak:

• Melakukan Proses Rekrutmen dan Seleksi Karyawan

Tugas HRD yang pertama yaitu melakukan proses rekrutmen dan seleksi sumber daya manusia yang akan dipekerjakan di perusahaannya. Tugas ini menjadi hal dasar yang sudah banyak dipahami banyak orang.

Proses rekrutmen dilakukan untuk tujuan menemukan sumber daya manusia yang memiliki potensi cukup baik, untuk mengisi berbagai posisi pekerjaan di perusahaan tersebut. Dalam upaya menemukan sumber daya manusia yang terbaik untuk perusahaan.

Divisi HRD akan melakukan proses rekrutmen yang cukup panjang secara bertahap. Hal-hal yang dilakukan oleh staf HRD di antaranya adalah melakukan:

• Menyortir berkas rekrutmen berupa CV (curriculum Vitae) dan surat lamaran kerja.
• Melakukan proses tes interview atau wawancara.
• Memberikan penilaian terhadap hasil tes.
• Memfasilitasi kandidat on boarding atau karyawan yang baru masuk kerja di hari pertama.

• Melakukan Proses Training dan Pengembangan Skill

Tugas lain yang menjadi tanggung jawab divisi HRD, yaitu melakukan dan mempersiapkan proses training dan pengembangan sumber daya manusia. Jadi tugas mereka tidak hanya melakukan seleksi calon karyawan.

Tapi juga meningkatkan kualitas dan skill karyawan yang sudah bergabung di perusahaan. Hal ini dilakukan oleh HRD untuk tujuan meningkatkan kemampuan karyawan demi menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Sehingga para karyawan dapat memberikan kontribusi yang maksimal untuk produktivitas perusahaan. Pelaksanaan training dan pengembangan skill dilakukan sangat dibutuhkan, terutama ketika terjadi perubahan dan perkembangan besar pada industri yang dijalankan oleh perusahaan.

• Administrasi Personalia

Tugas divisi HRD yang selanjutnya yaitu melakukan kegiatan administrasi personalia. Tugas inilah yang akan diemban oleh staf HR admin. Tugas administrasi personalia disebut-sebut sebagai tugas utama dalam divisi HRD.

Persepsi tersebut tidak sepenuhnya salah karena secara umum staf HRD akan berhubungan dengan pengelolaan database dan administrasi karyawan. Jadi tugas staf HR admin secara umum yaitu mengelola database karyawan, memeriksa absensi dan cuti karyawan.

Selain itu, juga mengurus kontrak kerja, pembayaran gaji, dan hal-hal lainnya yang berkaitan dengan administrasi karyawan.

• Melakukan Evaluasi dan Penilaian Kinerja

Melakukan evaluasi dan penilaian kinerja karyawan juga menjadi tugas penting yang menjadi tanggung jawab divisi HRD di sebuah perusahaan. Pelaksanaan evaluasi dan penilaian kinerja karyawan dilakukan oleh HRD untuk mengontrol dan meningkatkan kinerja karyawan.

Dengan meningkatnya kinerja karyawan, maka produktivitas perusahaan juga turut meningkat. Selanjutnya, target yang ingin dicapai perusahaan dapat diraih lebih dalam waktu yang lebih cepat.

Dalam melakukan evaluasi dan penilaian kinerja karyawan, biasanya staf HRD akan melakukan pengumpulan feedback melalui berbagai cara. Contoh dengan menggunakan performance appraisal tools, kini telah tersedia HR software by Talenta yang membantu pekerjaan HRD menjadi lebih mudah. Benefit lainnya dari Talenta dapat Anda akses pada https://www.talenta.co/.

HRD juga membutuhkan masukan dari rekan kerja, atasan, dan bawahan untuk mendapatkan evaluasi dan penilaian kinerja karyawan. Dengan menggunakan software tersebut, staf HRD dapat lebih mudah dalam melakukan penilaian terhadap hasil kerja para karyawannya.

• Menciptakan Lingkungan Kerja yang Kondusif

Tugas divisi HRD yang terakhir yaitu menciptakan lingkungan kerja yang kondusif. Seperti yang Anda tahu, dalam sebuah perusahaan terdiri dari banyak karyawan dengan berbagai posisi jabatan. Supaya mereka dapat bekerja dengan baik, lingkungan kerja perlu dijaga agar tetap kondusif.

Tugas dan tanggung jawab tersebut menjadi kewajiban HRD dalam menciptakan kondisi dan lingkup kerja yang aman dan nyaman. Dalam upayanya, mereka akan membuat aturan-aturan yang harus ditaati oleh karyawan.

Beberapa tugas HR admin tersebut memang lebih dikhususkan untuk mengurus persoalan administrasi karyawan. Sehingga cakupan tanggung jawabnya juga lebih sedikit jika dibandingkan dengan divisi HRD secara keseluruhan.