Kenali Format, Sistem, dan Jenis-jenis Absensi Karyawan

Kenali dulu format, sistem, dan jenis absensi karyawan yang ada di Insight Talenta sebelum mulai menggunakan dan memilih sistem absensi untuk perusahaan. Apa saja kira-kira?

Simak dengan baik sampai selesai ya penjelasannya hanya di blog hrd Insight Talenta ini.

Absensi karyawan merupakan salah satu fitur penting untuk memantau tingkat kehadiran dan melatih kedisiplinan karyawan di sebuah perusahaan.

Secara umum, absensi adalah dapat diartikan sebagai catatan kartu hadir yang berfungsi mencatat jam kehadiran setiap karyawan.

Absensi juga sangat berdampak terhadap besarnya gaji yang diterima oleh karyawan per bulannya. 

Kenali Format, Sistem, dan Jenis Absensi Karyawan Perusahaan Yang Ada

Mulai dari format absensi karyawan dulu ya.

Format Absensi Karyawan

Perusahaan-perusahaan di Indonesia menerapkan tiga jenis format absensi.

Format absensi tradisional adalah format absensi yang dilakukan secara tradisional atau menggunakan alat tulis seperti buku dan pulpen.

Para karyawan akan diminta untuk menuliskan jam kehadiran dan kepulangan. Format absensi ini dianggap tidak efektif, karena boros waktu. 

Format absensi online adalah format absensi yang memanfaatkan jaringan internet atau online, misalnya melalui aplikasi di ponsel karyawan.

Kini, banyak perusahaan yang beralih menggunakan format absensi ini karena dinilai jauh lebih efektif dan akurat.

Kecil kemungkinan para karyawan dapat berbuat curang apabila menggunakan format absensi online

Sedangkan, format absensi elektronik merupakan format absensi yang menggunakan bantuan alat elektronik (mesin) dan teknologi canggih.

Dibanding dua format sebelumnya, jenis absensi karyawan elektronik dinilai lebih aman dan efektif serta tidak mudah dimanipulasi.

Seperti Apa Jenis Sistem Absensi yang Ideal bagi Perusahaan?

Kenali Format, Sistem, dan Jenis Absensi Karyawan Perusahaan Yang Ada

Agar data kehadiran yang dihasilkan akurat dan proses absensi tidak ribet, maka dibutuhkan sistem absensi yang ideal. Seperti apakah itu?

Berbicara soal ideal, absensi karyawan seharusnya bersifat fleksibel.

Terkadang karyawan tidak bisa datang ke kantor untuk mencatatkan kehadiran karena meeting seharian di luar kantor, atau sedang melakukan perjalanan dinas ke luar kota.

Jika absensi bersifat fleksibel, karyawan dapat mencatatkan clock in dan clock out tanpa perlu ke kantor, melainkan cukup melalui aplikasi  di ponsel mereka.

Jadi penggunaan aplikasi absensi tersebut tentu akan sangat menghemat waktu.

Selain fleksibel, absensi juga harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi.

Data kehadiran karyawan sangat penting bagi perusahaan, oleh karena itu harus dijaga seketat mungkin agar tidak bisa dimanipulasi oleh orang-orang tidak bertanggung jawab.

Selain itu, menyajikan data secara akurat juga termasuk kriteria absensi yang ideal, terlebih karena itu menyangkut pemotongan tunjangan dan jumlah gaji yang diterima karyawan.

Macam-macam Jenis Absensi Karyawan

Berbeda zaman, berbeda pula jenis absensi yang digunakan. Ini dia empat jenis absensi yang paling umum digunakan.

1. Absensi Manual

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, sistem absensi manual merupakan sistem absensi yang mencatat kehadiran dengan buku tulis/buku absensi.

Perusahaan tidak perlu merogoh kocek yang dalam untuk menerapkan sistem absensi jenis ini, sebab hanya bermodalkan buku/kertas dan pulpen.

Kendati demikian, di balik kemudahannya, sistem manual semakin lama semakin dianggap kurang efektif karena memakan waktu dan karyawan dapat memanipulasi data dengan mudah.

2. Absensi Almano 

Sistem absensi almano merupakan jenis absensi karyawan yang menggunakan kartu/kertas khusus.

Untuk mencatatkan kehadiran, karyawan hanya perlu memasukkan kartu yang sudah memiliki template ke mesin tersebut.

Mesin absensi itu akan secara otomatis mencatatkan jam masuk dan jam pulang kerja karyawan yang sesuai dengan jam kantor.

3. Absensi Sidik Jari (Fingerprint)

Seiring berkembangnya teknologi, muncul revolusi sistem absensi. Sistem absensi sidik jari salah satunya.

Cara kerjanya adalah dengan menempelkan salah satu jari yang telah terekam, ke mesin fingerprint usai memasukkan nomor id karyawan.

Lalu, data kehadiran karyawan akan secara otomatis tercatat pada sistem.

Note: Pusing atur absensi saat work from home? Ini Cara Maksimalkan Data Kehadiran Karyawan Dengan Absensi Online Saat WFH

4. Absensi Mobile

Terakhir, sistem absensi mobile. Bentuk dari sistem ini adalah menggunakan aplikasi absensi online.

Melalui jenis absensi karyawan ini, karyawan perusahaan dapat mencatatkan kehadiran melalui aplikasi yang ada di ponsel karyawan.

Untuk melakukannya hanya perlu koneksi internet yang kencang tanpa perlu repot-repot datang ke kantor jika tidak memungkinkan.

Misalnya bagi para pekerja remote atau work from home yang sering bekerja dari rumah.

Demikianlah berbagai macam absensi karyawan yang umumnya kerap dipergunakan oleh perusahaan.

Seiring berkembangnya zaman, banyak perusahaan yang perlahan mulai meninggalkan sistem absensi manual dan beralih ke sistem digital lantaran dianggap jauh lebih efisien dan efektif.

Dengan adanya sistem absensi yang akurat dan tepat, kebiasaan seperti membolos atau titip absen pun dapat dihindari.

Salah satu sistem absensi yang ada dan bisa digunakan perusahaan adalah Talenta HRIS.

Sebagai solusi HRIS terbaik, Talenta merupakan pilihan yang tepat untuk menjadi mitra teknologi Anda.

Produk HRIS dari Talenta yang memiliki aplikasi karyawan absensi yang dilengkapi dengan fitur-fitur praktis serta pelacakan GPS, sehingga data yang dihasilkan sangat akurat.

Tunggu apa lagi, cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS HRIS Talenta Sekarang!


PUBLISHED20 May 2020
Poppy
Poppy


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang
WhatsApp Hubungi sales