Insight Talenta

Mengenal Format, Sistem, dan Jenis Absensi Karyawan di Perusahaan

Jenis absensi karyawan ada beragam macamnya. Semuanya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Sebelum Anda mulai memilih sistem absensi yang tepat, kenali dulu jenis-jenisnya masing-masing.

Absensi karyawan merupakan salah satu fitur penting untuk memantau tingkat absensi dengan cara menghitung persentase kehadiran pegawai dalam satu periode. Kemudian melatih kedisiplinan karyawan di sebuah perusahaan dan jenis absensi pun bisa bermacam-macam.

Secara umum, absensi adalah dapat diartikan sebagai catatan kartu hadir yang berfungsi mencatat jam kehadiran setiap karyawan.

Absensi juga sangat berdampak terhadap besarnya gaji yang diterima oleh karyawan per bulannya.

Kenali Format dan Sistem Absensi Karyawan

Cara Maksimalkan Data Kehadiran Karyawan Dengan Absensi Online Saat WFH

Perusahaan-perusahaan di Indonesia menerapkan tiga jenis format absensi karyawan.

Format absensi tradisional adalah format absensi yang dilakukan secara tradisional atau menggunakan alat tulis seperti buku dan pulpen.

Para karyawan akan diminta untuk menuliskan jam kehadiran dan kepulangan. Adapun contoh mesin absen yang menggunakan format ini adalah mesin absen ceklok. Format absensi ini dianggap tidak efektif, karena boros waktu.

Format absensi online adalah format absensi yang memanfaatkan jaringan internet atau online, misalnya melalui aplikasi di ponsel karyawan.

Kini, banyak perusahaan yang beralih menggunakan format absensi ini karena dinilai jauh lebih efektif dan akurat.

Kecil kemungkinan para karyawan dapat berbuat curang apabila menggunakan format absensi online.

Sedangkan, format absensi elektronik merupakan format absensi yang menggunakan bantuan alat elektronik (mesin) dan teknologi canggih.

Dibanding dua format sebelumnya, jenis absensi karyawan elektronik dinilai lebih aman dan efektif serta tidak mudah dimanipulasi.

Baca juga: 4 Alasan Penting Absensi Digital jadi Pilihan Terbaik untuk Karyawan

Seperti Apa Jenis Sistem Absensi yang Ideal bagi Perusahaan?

Kenali Format, Sistem, dan Jenis Absensi Karyawan Perusahaan Yang Ada

Agar data kehadiran yang dihasilkan akurat dan proses absensi tidak ribet, maka dibutuhkan sistem absensi yang ideal. Seperti apakah jenis absensi karyawan yang ada sekarang?

Berbicara soal ideal, jenis absensi karyawan seharusnya bersifat fleksibel.

Terkadang karyawan tidak bisa datang ke kantor untuk mencatatkan kehadiran karena meeting seharian di luar kantor, atau sedang melakukan perjalanan dinas ke luar kota.

Jika absensi bersifat fleksibel, karyawan dapat mencatatkan clock in dan clock out tanpa perlu ke kantor, melainkan cukup melalui aplikasi  di ponsel mereka.

Jadi, penggunaan jenis aplikasi absensi karyawan tersebut tentu akan sangat menghemat waktu.

Selain fleksibel, jenis absensi karyawan yang baik juga harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi.

Data kehadiran karyawan sangat penting bagi perusahaan, oleh karena itu harus dijaga seketat mungkin agar tidak bisa dimanipulasi oleh orang-orang tidak bertanggung jawab.

Selain itu, menyajikan data secara akurat juga termasuk kriteria dari jenis absensi karyawan yang ideal, terlebih karena itu menyangkut pemotongan  gaji karyawan dan tunjangan yang diterima karyawan.

Macam-macam Jenis Absensi Karyawan

Berbeda zaman, berbeda pula jenis absensi yang digunakan. Ini dia empat jenis absensi yang paling umum digunakan.

1. Absensi Manual

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, mesin absensi manual merupakan sistem absensi yang mencatat kehadiran dengan buku tulis/buku absensi.

Perusahaan tidak perlu merogoh kocek yang dalam untuk menerapkan sistem absensi jenis ini, sebab hanya bermodalkan buku/kertas dan pulpen.

Kendati demikian, di balik kemudahannya, sistem manual semakin lama semakin dianggap kurang efektif karena memakan waktu dan karyawan dapat memanipulasi data dengan mudah.

2. Absensi Amano 

Mesin absen amano merupakan jenis absensi karyawan yang menggunakan kartu/kertas khusus.

Untuk mencatatkan kehadiran, karyawan hanya perlu memasukkan kartu yang sudah memiliki template ke mesin tersebut.

Mesin absensi itu akan secara otomatis mencatatkan jam masuk dan jam pulang kerja karyawan yang sesuai dengan jam kantor.

3. Absensi Sidik Jari (Fingerprint)

sistem absensi online harga mesin fingerprint

Seiring berkembangnya teknologi, muncul revolusi sistem absensi. Sistem absensi sidik jari salah satunya.

Cara kerjanya adalah dengan menempelkan salah satu jari yang telah terekam, ke mesin fingerprint usai memasukkan nomor id karyawan.

Lalu, data kehadiran karyawan akan secara otomatis tercatat pada sistem.

Mesin absen satu ini memiliki banyak pilihan jenis yang bisa dipilih dan disesuaikan dengan kebutuhan. Namun, jenis abensi standalone banyak dipilih perusahaan karena mesin absensi sidik jari ini memiliki harga yang terjangkau dan kemudahan dalam penggunaanya.

Baca juga: Apa itu Teknologi Fingerprint dan Cara Kerjanya pada Mesin Absensi

4. Absensi Mobile

Terakhir, sistem absensi mobile. Bentuk dari sistem ini adalah menggunakan aplikasi absensi digital.

Melalui jenis absensi karyawan ini, karyawan perusahaan dapat mencatatkan kehadiran melalui aplikasi yang ada di ponsel karyawan.

Untuk melakukannya hanya perlu koneksi internet yang kencang tanpa perlu repot-repot datang ke kantor jika tidak memungkinkan.

Misalnya bagi para pekerja remote atau work from home yang sering bekerja dari rumah.

Absensi Online: Salah Satu Langkah Perusahaan Mencegah Persebaran COVID-19

Demikianlah berbagai macam absensi karyawan yang umumnya kerap dipergunakan oleh perusahaan.

Seiring berkembangnya zaman, banyak perusahaan yang perlahan mulai meninggalkan sistem absensi manual dan beralih ke sistem digital lantaran dianggap jauh lebih efisien dan efektif.

Dengan adanya sistem absensi yang akurat dan tepat, kebiasaan seperti membolos atau titip absen pun dapat dihindari.

Salah satu sistem absensi yang ada dan bisa digunakan perusahaan adalah Talenta HRIS.

Sebagai solusi HRIS terbaik, Talenta merupakan pilihan yang tepat untuk menjadi mitra teknologi Anda.

Produk HRIS dari Talenta yang memiliki aplikasi absensi karyawan yang dilengkapi dengan fitur-fitur praktis seperti absen online GPS, sehingga data yang dihasilkan sangat akurat.

Tunggu apa lagi, cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis aplikasi absensi online berbasis web dan mobile milik Talenta sekarang dengan klik gambar  dan link di bawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS HRIS Talenta Sekarang!

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!


PUBLISHED20 Jan 2022
Poppy
Poppy