Kelebihan dan Kekurangan Software HRIS dan HRMS

Kelebihan dan Kekurangan Software HRIS dan HRMS

Software HRIS dan HRMS merupakan bentuk inovasi teknologi yang sudah umum digunakan oleh perusahaan. Keduanya membantu meringankan beban kerja Human Resources (HR) yang tidak sedikit. 

Software HRIS dan HRMS digunakan untuk mengelola dan memonitor kinerja karyawan.

HRIS (Human Resources Information System) adalah perangkat lunak atau pelantar daring yang membantu kerja HR dengan mengintegrasikan pengelolaan data karyawan dengan kinerja tugas umum HR. HRIS menyediakan fungsi-fungsi utama HR seperti rekrutmen, administrasi tunjangan, kompensasi, training, alur kerja, layanan mandiri, dan membuat laporan. 

HRIS adalah sistem paling dasar yang kemudian dikembangkan lagi menjadi HRMS (Human Resource Management System).

HRMS mencakup seluruh fitur HRIS ditambah dengan fitur penggajian, waktu, dan upah. Software HRMS cocok digunakan perusahaan besar yang memiliki banyak karyawan karena cakupannya yang sangat luas.

Note : Baca artikel Fitur Unggulan Software HRIS dan Manfaatnya bagi Perusahaan

6 Panduan Memilih Aplikasi HRIS sesuai Kebutuhan Perusahaan

Kelebihan Software HRIS dan HRMS

Software HRIS dan HRMS digunakan HRD untuk meringankan tugas agar dapat meningkatkan kinerja. Masing-masing software memiliki kelebihan masing-masing. Kelebihan dari software HRIS di antaranya adalah sebagai berikut.

  • HRD hanya perlu memasukkan informasi satu kali untuk banyak tugas karyawan yang terkait dengan SDM. Sama halnya jika informasi karyawan berubah, HRD dapat memperbaruinya di satu tempat saja.
  • Semua data dalam sistem HRIS sudah terintegrasi. Hal ini  memungkinkan pelaporan dan kemampuan analisis yang lebih baik.
  • Data yang dimasukkan ke software HRIS memiliki akurasi ketepatan yang tinggi. Hal ini tentu saja dapat mengurangi terjadinya kesalahan perhitungan.
  • Terdapat fitur layanan mandiri (self-service) yang dapat menghemat waktu HRD. Karyawan dapat memasuki sistem untuk mengubah data, memasukkan data, atau mengambil data mereka sendiri tanpa mengganggu pihak HRD.
  • Sistem dapat membuat jadwal tugas, misalnya penilaian kinerja dan tenggat waktu penggajian. Sistem akan secara otomatis memberi tahu dan mengingatkan jika tindakan belum dilakukan.
  • Terdapat fitur manajemen perekrutan. Fitur ini mencakup pelacakan pelamar, manajemen, dan pelaporan.

Sedangkan untuk kelebihan software HRMS pada dasarnya sama dengan HRIS karena sudah mencakup seluruh fitur dari HRIS. Namun, ada beberapa kelebihan tambahan dari software HRMS, yaitu sebagai berikut.

  • HRD dapat memonitor detail upah karyawan, melakukan pencairan upah tepat waktu, dan membayar pajak secara berkala.
  • HRMS dapat menangani masalah perekrutan, induksi, pelatihan, penilaian kinerja berkala, promosi, pemindahan, dan pemeliharaan karyawan.
  • Mengurangi tugas administratif yang berulang dan mengotomatiskan beberapa proses dalam perusahaan guna meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. HRMS meringankan tugas seperti mengumpulkan data secara terpusat, mengotomatiskan alur kerja bisnis, dan menambahkan visibilitas melalui grafik dan bagan. 

Note : Baca artikel Mengelola Expense Management Lebih Praktis dengan HRIS

Kekurangan Software HRIS dan HRMS

Keberadaan software HRIS dan HRMS sangat membantu kerja HRD. Meski begitu, kedua software tersebut tetap memiliki kekurangan. Kekurangan dari software HRIS adalah.

  • Jaminan keamanan merupakan salah satu kekhawatiran terbesar. Sistem harus dirancang untuk mencegah akses ilegal ke data sensitif dan rahasia. Hal ini biasanya membutuhkan banyak ruang dan banyak tingkat otoritas untuk akses, yang semuanya harus dipantau dan dipelihara.
  • Pemasangan software besar untuk menyimpan data yang sangat banyak,  tentu membutuhkan biaya perolehan dan biaya perawatan. Pemasangan software juga memerlukan banyak pengeluaran awal. 

Sedangkan untuk kekurangan software HRMS di antaranya adalah sebagai berikut.

  • Software HRM tidak cocok bagi UKM karena biaya penerapannya yang sangat tinggi. UKM dengan sumber daya manusia yang tidak banyak dapat menggunakan sistem perangkat lunak berbasis cloud yang lebih mudah ditangani dari sudut pandang biaya.
  • Dengan pemasangan software yang lebih besar, mungkin ada biaya untuk mempekerjakan seorang spesialis IT untuk mengelola sistem.

Note : Baca artikel Ini Pentingnya Menggunakan Aplikasi HRIS untuk HR Perusahaan

Demikianlah beberapa kelebihan dan kekurangan dari software HRIS dan HRMS. Hal ini penting diketahui oleh pihak HR maupun pemilik perusahaan. Dengan digunakannya software ini, diharapkan dapat membantu kerja HRD agar lebih efisien dan mampu memajukan bisnis perusahaan.

Talenta merupakan salah satu penyedia software HRIS terbaik di Indonesia. Dibekali berbagai fitur canggih mulai dari absensi, cuti hingga perhitungan payroll, Talenta dapat dijadikan solusi membantu mengelola administrasi perusahaan dengan lebih praktis.

Tunggu apa lagi? Dapatkan demo Talenta di sini dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Cuti Karyawan dan Bagaimana HRIS Bisa Membantu Prosesnya

CTA Talenta


PUBLISHED19 Aug 2020
Poppy
Poppy