Sebagai sebuah organisasi dengan visi dan misi yang jelas, idealnya perusahaan senantiasa membuat rancangan anggaran untuk memperkirakan pengeluaran serta pemasukan secara berkala. Pembuatan rencana anggaran perusahaan merupakan pedoman penting agar perusahaan tidak merugi. Intinya, perusahaan wajib merinci hal-hal apa saja yang sekiranya dibutuhkan demi dapat beroperasi sebagaimana mestinya.
Meski perusahaan sudah menyediakan anggaran khusus terkait kegiatan usahanya, ada beberapa kondisi yang membuat karyawan perlu menggunakan biaya pribadi untuk kepentingan perusahaan. Penggunaan biaya pribadi karyawan ini kemudian dapat ditagihkan pada perusahaan melalui proses reimbursement. Biaya ini tentu wajib segera diganti oleh perusahaan mengingat karyawan bisa jadi juga memiliki kebutuhan lain yang perlu untuk dipenuhi. Di sisi lain, penundaan proses reimbursement dapat pula merugikan bagi pihak perusahaan sebagaimana disampaikan dalam uraian berikut ini.

Menunda Pembuatan Laporan Pengeluaran Perusahaan

Meski perusahaan sudah membuat rancangan anggaran, ada kalanya terdapat rincian pengeluaran yang luput dari perhitungan. Terlebih apabila ternyata perusahaan memiliki agenda mendadak yang melibatkan pihak di luar perusahaan. Misalnya saja pada pertengahan tahun perusahaan mengadakan seminar yang melibatkan pihak luar. Event tersebut bisa saja turut didanai oleh pihak luar serta dianggap penting bagi kredibilitas perusahaan.
Kucuran dana dari luar pemasukan resmi perusahaan terkadang tidak dapat lantas digunakan begitu saja. Meski demikian, event tersebut tentu tetap harus berjalan. Padahal, perusahaan belum betul-betul memperhitungkan rincian biayanya. Misalnya saja biaya untuk konsumsi selama berlangsungnya event tersebut. Belum lagi biaya sewa tempat yang idealnya perlu dipersiapkan jauh-jauh  hari. Dalam kondisi seperti ini, karyawan dapat merelakan biaya pribadinya untuk kepentingan perusahaan.
Usai menggunakan biaya pribadi untuk kepentingan perusahaan, karyawan dapat segera mengajukan reimbursement. Pengajuan reimbursement perlu disertai nota atau tagihan sebagai bukti pembayaran. Usai menerima bukti tersebut, pengelola keuangan sebaiknya segera mencatat pengeluaran tersebut. Termasuk mencatat kapan tepatnya penggantian biaya tersebut diberikan kepada karyawan. Menunda proses reimbursement sama saja dengan menunda pembuatan laporan keuangan perusahaan. Padahal, pengelolaan reimbursement hanyalah satu dari sekian banyak hal yang perlu dijalankan oleh perusahaan Anda.

Pembuatan Laporan Keuangan Rentan Salah

Tak hanya berakibat pada penundaan pembuatan laporan keuangan perusahaan, penundaan proses reimbursement dapat membuat perhitungan keuangan perusahaan rentan salah. Hal ini dapat saja terjadi ketika pengajuan reimbursement dilakukan oleh beberapa orang sekaligus. Terlebih apabila bukti pembayaran hanya dibiarkan menumpuk tanpa informasi tambahan berupa identitas karyawan yang mengajukannya. Untuk itu, pengelola keuangan perlu betul-betul mencermati identitas karyawan yang mengajukan reimbursement berikut nominal tepatnya.

Kepercayaan Karyawan Pada Perusahaan Menurun

Selain berupa gaji yang dibayarkan secara berkala, nominal penggantian biaya yang diajukan oleh karyawan juga merupakan hak karyawan. Hal ini mengingat penggunaan biaya tersebut ada dasarnya berkaitan dengan kegiatan perusahaan itu sendiri. Ketika proses reimbursement tersendat, karyawan tentu enggan merelakan uang pribadinya untuk kepentingan perusahaan di kemudian hari. Tingkat kepercayaan karyawan pada perusahaan dapat menurun lantaran perusahaan dianggap tidak transparan dalam pengelolaan keuangan. Kinerja karyawan perusahaan pun menjadi tidak maksimal.
Demi menghindari ketiga kerugian akibat penundaan proses reimbursement, perusahaan dapat menggunakan software payroll dan reimbursement pilihan seperti Talenta. Aplikasi berbasis cloud ini memungkinkan pengajuan reimbursement secara online. Software payroll Talenta juga memungkinkan beragam data perusahaan tersimpan secara aman dalam database. Database tersebut sekaligus mampu menampung dan terintegrasi dengan informasi personal masing-masing karyawan. Dengan demikian, penggantian biaya akan senantiasa tepat sasaran. Perusahaan pun terhindar dari kesalahan informasi dalam pembuatan laporan keuangan.

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
loading
Suka dengan artikelnya?Dapatkan artikel HR premium langsung di email Anda!

Jadilah orang pertama yang akan mendapatkan artikel premium mulai dari study case, infographic, ebook, hingga white paper.