Dear HR, Saatnya Gunakan Database Karyawan Berbasis Cloud

Dear HR, Saatnya Gunakan Database Karyawan Berbasis Cloud

Sebagian perusahaan masih mempertahankan cara mengelola database karyawan dengan menggunakan excel, sebagian lainnya sudah beralih memanfaatkan aplikasi berbasis cloud. Tapi, kenapa ya harus beralih ke aplikasi berbasis cloud? Sepenting apa database karyawan bagi perusahaan sehingga perlu dioptimalkan? Simak artikel Talenta by Mekari berikut ini.

Apa itu Database Karyawan?

Manfaat Pengelolaan Database Karyawan Berbasis Cloud

Database karyawan berisi informasi penting, seperti informasi pribadi setiap karyawan, serta informasi terkait perusahaan seperti pembayaran gaji, tanggal perekrutan, dan lainnya.

Database karyawan dapat digunakan untuk membantu Anda lebih memahami karyawan dan membuat keputusan berbasis data yang mendorong perusahaan berkembang.

Oleh karena itu, database karyawan harus dapat disesuaikan dan mencakup rangkaian lengkap dengan kemampuan manajemen kerja karyawan termasuk; SDM, penggajian, waktu dan absensi, serta tunjangan. Jika semua data ini disimpan dalam satu platform saja, maka akan lebih memudahkan perusahaan mendapatkan data karyawan secara efisien dan real-time.

Mengapa Database Karyawan Sangat Penting untuk Perusahaan Anda?

Pertama-tama, perusahaan perlu menjaga informasi karyawan agar tetap rapi dan aman. Hal tersebut dapat digunakan jika sewaktu-waktu perlu diambil keputusan mengenai karyawan tersebut atau proses internal perusahaan lainnya.

Kedua, ketika perusahaan memiliki database karyawan dalam satu aplikasi atau platform, maka aplikasi dapat dengan mudah diakses oleh manajer dan karyawan dengan peran tertentu kapan saja tanpa perlu menunggu lama.

Note: Untuk lebih lengkapnya, baca artikel berikut ini Pentingnya Mengelola Database Karyawan bagi Perusahaan

Kemudian, database karyawan juga membuat Anda lebih memahami perkembangan karyawan, kebutuhan, dan membuat berbagai keputusan selalu berbasis dengan data yang disimpan

Mengenal Aplikasi Database Karyawan Berbasis Cloud

Kini, database karyawan sudah tersedia dalam bentuk aplikasi. Aplikasi database karyawan berbasis cloud, dapat dengan mudah diakses di berbagai perangkat, baik secara mobile atau di laptop. Akses jarak jauh dan sinkronisasi antar perangkat dilakukan secara otomatis secara online.

Fitur-fiturnya juga berbagai macam tergantung yang disediakan oleh penyedia di pasaran. Mulai dari seringnya bolos, capai target penjualan, hingga pemberitahuan jika ada penugasan yang tidak diselesaikan oleh karyawan.Berbagai fitur dan solusi yang diberikan juga dapat disesuaikan dengan proses perusahaan saat ini. 

Dengan aplikasi, divisi HR beserta karyawan berkepentingan lain memiliki segala informasi di ujung jari, kapan pun mereka membutuhkan database karyawan, karena data selalu diperbarui secara real-time. 

Misalnya seperti Talenta, yang menawarkan solusi yang dapat disesuaikan, sehingga perusahaan Anda tidak dipaksa memakai produk yang “Satu aplikasi dengan semua fitur yang cocok untuk semua jenis bisnis.” 

Kami tahu bahwa setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda, oleh karena itu Talenta dapat memberi solusi khusus yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, tidak jarang juga memberi ide out-of-the-box.

Manfaat Menggunakan Software Database Karyawan Berbasis Cloud

Hal pertama tentu saja menghemat waktu dan tenaga. Aplikasi database karyawan membuat divisi HR atau pengelolaan karyawan menjadi lebih mudah yang tidak begitu memakan waktu. Sehingga karyawan Anda dapat berfokus pada hal lain yang lebih strategis. 

Selanjutnya meningkatkan engagement karyawan dengan menyampaikan pesan dan keputusan sesuai dengan harapan mereka, terlebih dengan putusan yang berbasiskan data.

Kemudian dapat menghindari konflik antar karyawan atau dengan perusahaan, penggunaan aplikasi dapat meningkatkan transparansi data karyawan selama bekerja di perusahan Anda. Baik dari segi absensi, prestasi, hingga penyelesaian pekerjaan. 

Note: Sudah yakin akan menggunakan software database? Ketahui 5 Software Database Karyawan Perusahaan Gratis untuk HRD

Lalu keamanan data yang lebih terjamin daripada menyimpannya di komputer berbasis offline. Database karyawan menjadi target utama para pencuri data di luar sana, informasi seperti NIK, rekening bank, informasi gaji, dan data pribadi sangat perlu dijamin keamanannya.  

Tentu, aplikasi database karyawan berbasis cloud sangat terjamin keamanannya karena data tidak akan hilang, rusak, atau dicuri seperti di komputer. Misalnya Talenta, sebagai salah satu software database karyawan yang sudah terstandarisasi sesuai dengan ISO 27001. Keamanan tak dikesampingkan bersama Talenta.

Terakhir, mengurangi risiko kepatuhan. Sistem database karyawan yang menggunakan teknologi berbasis cloud membantu Anda memastikan bahwa semua data karyawan yang dibutuhkan sudah sesuai, melindungi data karyawan, dan memposisikan perusahaan yang dapat memenuhi segala kebutuhan sesuai regulasi yang berjalan. 

Tips Cermat Membuat Database dengan Aplikasi

Pentingnya Pengelolaan Database Karyawan bagi Perusahaan

  • Mudah Dikelola

Database karyawan perusahaan harus mudah dikelola. Berarti, sistem aplikasi yang sederhana yang dapat memungkinkan Anda untuk memasukkan, memperbarui, atau menambahkan data yang sudah disimpan dalam database.

  • Konsisten dan Terstandarisasi

Pastikan data konsisten dan terstandarisasi di semua data yang tersimpan. Hal ini demi meningkatkan kemampuan manajer dan tim HR untuk mencari informasi melalui database dan menemukan data yang relevan untuk sebuah keputusan.

  • Terkonsultasi

Pastikan bahwa Anda berkonsultasi dengan karyawan maupun pihak penyedia aplikasi. Dengan karyawan, baik itu HR atau posisi lain yang mengelola karyawan, pastikan bahwa segala workflow dan alur sudah jelas dibicarakan. Seperti database apa saja yang menjadi dasar penilaian karyawan.

Dengan penyedia aplikasi, pastikan penyedia memberikan konsultasi dengan solusi terbaik saat ini. Seperti menyesuaikan kebutuhan database internal sesuai dengan sektor bisnis Anda. 

CTA Talenta

Menyeimbangkan Kebutuhan Perusahaan dan Pemilihan Aplikasi Database yang Tepat

Salah satu kebutuhan perusahaan yang sering terabaikan adalah up to date tentang dunia ketenagakerjaan, seperti upah minimum, pajak penghasilan, atau aturan jam kerja karyawan. Namun dengan software, hal ini tak lagi dikhawatirkan karena software seperti Talenta memberikan informasi terbaru mengenai pajak, maupun BPJS Ketenagakerjaan.

Pahami kebutuhan spesifik perusahaan Anda dan bekerja sama dengan penyedia yang membantu Anda menyesuaikan fitur yang akan digunakan. 

Pastikan sistem database karyawan terintegrasi dengan sistem penting lain seperti absensi online, perhitungan penggajian bersama BPJS maupun pajak penghasilan, pengajuan cuti dan lembur, hingga pemberian tugas karyawan. 

Seperti Talenta, sebagai salah software database karyawan yang memberikan fitur lengkap untuk perusahaan Anda dalam mengelola karyawan hingga menilai kinerja mereka. Segera gunakan Talenta sekarang, tak perlu menunda-nunda. Dapatkan diskon hingga 20 persen dan coba demo gratis Talenta


PUBLISHED08 Sep 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah