Insight Talenta

Digitalisasi HRIS, Apa Saja Kelebihannya?

Digitalisasi HRIS, Apa Saja Kelebihannya?

Di era serba internet atau memasuki era revolusi industri 4.0, digitalisasi seperti menggunakan AI, bot, atau software untuk kebutuhan operasional perusahaan merupakan hal lumrah tak terkecuali di bidang SDM melalui HRIS.

HRIS sendiri merupakan singkatan dari human resource information system. Sebuah sistem pengelolaan sumber daya manusia berbasis informasi seperti absensi, cuti, jabatan, alur kerja, absensi dan hal administratif lainnya.

Industri 4.0 atau digital diidentifikasi sebagai industri yang cepat, tidak pasti, kompleks, dan juga ambigu memaksa semua sektor pekerjaan termasuk HRIS harus beradaptasi. Bentuk adaptasi inilah yang disebut dengan digitalisasi HRIS.

Jika perusahaan tidak beradaptasi dan beralih digital khususnya di bidang HR, bukan tidak mungkin Anda akan sulit mendapatkan atau mempertahankan high-performance talent

Tanpa adanya digitalisasi, turnover karyawan yang tinggi dan pekerjaan konvensional HR yang memakan waktu serta biaya bisa mengalihkan fokus bisnis Anda yang lebih penting: strategi bisnis.

Ada beberapa poin yang membedakan HRIS konvensional dan HRIS saat ini dampak dari digitalisasi yang mungkin bisa menjadi gambaran bagi Anda di era serba internet ini.

KosakataApa itu HRIS (Human Resource Information System)?

Digitalisasi HR Berfokus pada Integrasi

Menurut Deloitte, ciri-ciri digitalisasi HR adalah HRIS lebih terintegrasi dibanding HR konvensional yang lebih bersifat transaksional.

HRIS modern lebih menekankan pada fungsi integrasi dan otomasi misalnya data absensi online dan cuti/lembur yang langsung masuk dan terkalkulasi secara otomatis dalam sebuah sistem.

Dengan adanya digitalisasi HR. karyawan dapat dengan mudah mengajukan absensi, cuti dan lembur dengan mudah melalui aplikasi mobile.

Bukan hanya karyawan saja yang diuntungkan namun juga personalia. Pihak HRD tidak perlu lagi direpotkan dengan multi-calculation data. Misal menghitung absensi, cuti, dan lemburan serta penggajian secara manual yang rawan human error.

Berbeda dengan HRIS konvensional yang sifatnya sangat transaksional dan membutuhkan waktu yang tidak sebentar dalam pengelolaannya. Misalnya saja ketika karyawan ingin mengajukan cuti atau reimburse yang membutuhkan birokrasi panjang.

Bukan hanya kemudahan dan kecepatan aksesibilitas. Digitalisasi HRIS juga membuat perusahaan Anda memotong anggaran dan waktu yang tidak perlu di bagian HR.

Waktu dan pekerjaan HR pun menjadi lebih efisiensi tanpa memakan waktu bahkan berkutat dengan kertas.

Pengelolaan HRIS yang Real-Time

Berbeda dengan HRIS konvensional yang bersifat service level agreement, HRIS digital atau modern bersifat real-time.

Service level agreement yang bersifat template dan membutuhkan persetujuan membuat proses pemenuhan kebutuhan karyawan dan pengelolaannya menjadi sangat lama dan memakan waktu.

Misalnya saja proses perubahan absensi dimana karyawan lupa absen check out, proses pengurusannya pun lama dan tidak sedikit HR yang lupa terhadap permintaan karyawan tersebut.

Berbeda dengan HRIS digital yang lebih real-time. Itu artinya pemrosesan data dilakukan saat itu juga ketika karyawan atau personalia melakukan input data tanpa harus melalui proses yang panjang.

Hal ini tentu berguna bagi perusahaan karena bisa meningkatkan kepuasan kerja karyawan dan juga mempermudah pekerjaan HR tentunya.

Simak disuksi tim editorial kami tentang: Turnover Karyawan Jadi Masalah Menakutkan Perusahaan, Apa Solusinya?

Digitalisasi HRIS Lebih Humanis

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, pengelolaan HRIS secara digital lebih bersifat humanis atau human-centered dibanding HRIS konvensional yang lebih menekankan pada operational-centered.

Hal ini bisa terlihat ketika ada pandemi, dimana karyawan “terpaksa” untuk bekerja dari rumah atau WFH. Dengan adanya software HRIS, memungkinkan karyawan untuk bekerja dari rumah dan mempermudah perusahaan mengelola aktivitas WFH karyawannya.

Contoh lainnya ketika Anda memiliki karyawan pekerja lapangan atau mobile, karyawan tidak perlu lagi kembali ke kantor hanya untuk absensi sidik jari namun bisa absen dari rumah menggunakan aplikasi absensi.

Singkatnya, digitalisasi HRIS memungkinkan perusahaan untuk memanusiakan karyawannya dan memenuhi kebutuhan work-life balance.

Dampaknya, perusahaan bisa meningkatkan kepuasan karyawan dan mengurangi risiko adanya turnover karyawan yang besar.

Baca juga: Employee Self-Service (ESS), Pengertian dan Peran dalam HR

Itulah dampak dan perbandingan antara HRIS konvensional dan HRIS dampak dari digitalisasi. Seperti yang telah disebutkan salah satu digitalisasi HRIS adalah dengan menggunakan software HRIS itu sendiri.

Salah satu software  HRIS yang bisa diandalkan adalah Talenta. Sebagai software as a service, Talenta memberikan fitur yang mampu memberikan solusi bagi perusahaan Anda di bidang HRIS terutama menghadapi disrupsi digital.

Anda bisa mengelola absensi, cuti, lembur, dan penggajian karyawan dengan satu platform SaaS Talenta. Ingin mencoba Talenta? Silahkan konsultasikan masalah HRIS Anda di sini!

 

 


PUBLISHED24 Jul 2020
Hafidh
Hafidh