Performance Management Cycles dan Fungsinya untuk Perusahaan?

Perusahaan adalah sebuah organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan kemakmuran bagi shareholder dan juga stakeholder dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki secara benar. Di dalam era globalisasi dan persaingan usaha yang semakin ketat, sekarang ini mulai diperhitungkan oleh berbagai perusahaan untuk mengaplikasikan konsep dalam mengendalikan dan meningkatkan kinerja berupa Performance Management System (PMS).

Sistem ini diramalkan oleh berbagai konsultan terkemuka akan menjadi sebuah sistem yang akan didaptasi oleh berbagai perusahaan di dunia, bahkan pada tahun 2005 setidaknya 40% perusahaan di seluruh dunia akan mengadaptasi PMS. Performance Management System (PMS) dapat dikategorikan sebagai sebuah Sistem Penunjang Keputusan (DSS) yaitu sebuah istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan setiap system komputer yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Banyak definisi yang dimunculkan saat ini untuk menggambarkan apa sesungguhnya peformance Management System (PMS) tersebut. Dari berbagai definisi tersebut terdapat dua definisi utama yang dapat digunakan untuk memahami sebuah PMS, definisi pertama bersifat umum dan sebuah definisi lagi yang diusulkan oleh Gartner, salah satu konsultan terkemuka dalam bidang teknologi informasi.

Definisi umum tentang PMS menyatakan bahwa PMS merupakan sekumpulan software, proses bisnis, metrik pengukuran bisnis (key performance indicator) yang jika digabungkan akan memampukan pelaku-pelaku bisnis untuk bertindak dan mempengaruhi kinerja organisasi. Sedangkan Gartner, mendefinisikan PMS sebagai sebuah istilah yang melingkupi sebuah sistem yang terdiri dari metodologi, metric, proses, dan sistem teknologi yang digunakan untuk memonitor dan mengendalikan kinerja perusahaan.

Saat ini terdapat empat nama utama yang digunakan untuk mengidentifikasikan PMS yaitu BPM (Business Performance Management), CPM (Corporate Performance Management), EPM (Enterprise Performance Management), dan SEM (Strategic Enterprise Management). Dalam karya tulis ini istilah yang akan digunakan adalah Performance Management System (PMS).

Jika diterjemahkan secara bebas, maka performance management adalah pengelolaan kinerja. Jadi hasil kerja karyawan dikelola dengan baik sejak awal, yaitu direncanakan, dikontrol dan dievaluasi sehingga hasil kerja karyawan bukanlah hal yang mengejutkan di akhir bulan atau di akhir periode.

Performance management merupakan sebuah system yang berhubungan dengan system sumber daya manusia yang lainnya, misalnya promosi, rotasi, demosi, training, bonus, kenaikan gaji.

Munculnya perfomance management disini didasarkan oleh beberapa hal diantaranya :

Hadirnya HRM sebagai pendekatan strategis dalam memanaj dan mengembangkan bawahan.
Pentingnya penilaian yang strategis & fleksibel.
Kesadaran bahwa performance hanya bisa diukur & dinilai dg model input-proses-output-hasil (kontribusi)
Adanya perhatian terhadap peningkatan dan pengembangan yang berkelanjutan, serta learning organization
Kesadaran bahwa proses penilaian kinerja harus dilakukan oleh manajer lini sepanjang tahun
Kesadaran akan pentingnya kultur perusahaan
Pengembangan konsep & teknik pengukuran kemampuan dalam level perilaku
Munculnya kesadaran bahwa pengelolaan kinerja adalah tanggung jawab bersama, bukan hanya manajer lini.
Ketidakpuasan akan hasil pengukuran dari cara-cara yang lain.

Manajemen berasal dari kata to manage yang diartikan dengan mengendalikan, menangani atau mengelola. Secara umum, pengertian manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang lain untuk bekerja.

Selain proses manajemen yang perlu diperhatikan dalam sebuah instansi atau organisasi, kinerja dalam sebuah instansi juga perlu diperhatikan. Karena, kinerja merupakan hasil kerja dan juga penilaian atas kerja seseorang yang berkecimpung dalam dunia kerja sebuah instansi. Oleh karenanya, kinerja juga membutuhkan manajemen, agar hasil yang diperoleh atau kinerja dari para pekerja atau karyawan dapat mencapai hasil yang ditujukan oleh perusahaan.

Percuma membuat strategi, akhirnya yang dikerjakan kembali pada pekerjaan rutin dan administratif”. “Sasaran kinerja diubah pada semester dua, KPI saya bisa tidak tercapai”. “Penilaian kinerja tidak pernah obyektif, akhirnya kembali pada imbalan dan promosi juga tidak obyektif”. Mengelola kinerja bukan merupakan hal yang mudah. Perumusan rencana kinerja yang rumit hanya akan mengakibatkan karyawan kembali pada rutinitas pekerjaannya. Terlalu fokus pada bagaimana menggapai peluang membuat perusahaan tidak tahu sasaran jangka panjang yang ingin dicapai.

Melaksanakan manajemen kinerja akan memberikan manfaat bagi organisasi, tim, dan individu. Manajemen kinerja mendukung tujuan menyeluruh organisasi dengan mengaitkan pekerjaan dari setiap pekerja dan manajer pada keseluruhan unit kerjanya. Semuanya akan dibahas dalam makalah ini.

Proses pengendalian kinerja dalam perusahaan merupakan sebuah proses yang cukup kompleks yang melibatkan berbagai tingkatan manajemen dalam perusahaan. Secara umum tingkat manajerial yang akan terlibat dalam proses pengendalian kinerja perusahaan meliputi tingkat aktivitas harian, tingkat operasional, dan juga tingkat strategis. Ketiga tingkatan ini akan mengorganisasikan dan mensinergikan kegiatan mereka dalam mencapai dan mengendalikan kinerja perusahaan. Semua tingkatan dalam perusahaan akan bekerja dalam sebuah proses pengendalian kinerja perusahaan yang terdiri dari berbagai loop dan kegiatan yang dapat digambarkan dalam diagram berikut :

Loop pertama adalah Strategic Feedback Loop yang dimulai dengan penyusunan strategi perusahaan dan melakukan analisa terhadap skenario yang akan dihadapi perusahaan. Hasil dari formulasi strategi perusahaan akan menjadi masukan bagi perencanaan dan penyusunan anggaran perusahaan.

Loop kedua adalah Operational Feedback Loop yang seringkali menjadi tanggung jawab dan kegiatan para manajer perusahaan dalam menjalankan strategi yang telah dicanangkan yang terdiri dari empat proses utama yaitu:

Perencanaan dan Penganggaran (Planning and Budgeting)
Komunikasi (Communicate)
Pengawasan (Monitor)
>Peramalan (Forecast)

Loop yang ketiga adalah Activity dan Process Feedback Loop yang terdiri dari dua kegiatan utama yaitu :

Transaction Reporting yang meliputi penyediaan laporan kegiatan transaksional yang bersifat harian.
Business Activity Monitoring (BAM) yaitu sebuah event driven architecture yang akan memonitor KPI secara proaktif dan memberikan hasil laporan langsung kepada manager operasi.

Tugas atasan dan bagian HR selanjutnya, setelah menjadikan karyawan siap bekerja & kompeten adalah memberinya tugas dan tanggung jawab sesuai posisi kerjanya. Bagian ini disebut Performance Management atau Manajemen Kinerja.

Secara definisi, Performance Management adalah suatu pendekatan sistematik untuk meningkatkan kinerja individu atau tim dalam mencapai tujuan / target organisasi (Hendry, Bradley and Perkins, 1997).

Definisi ini menyinggung 3 hal penting, yaitu :

Sistematis.

Pengaturan kinerja organisasi, baik secara individu maupun tim merupakan sebuah sistem yang terpadu dengan sistem lainnya, bukan sebuah aktivitas yang terlepas satu sama lain.

Individu / tim.

Target / tujuan organisasi harus diturunkan dan dibagi menjadi beberapa tugas kecil per posisi yang tentunya harus mendukung satu sama lain. Maka dari itu, hubungan sebab-akibatnya harus terjaga.

Tujuan / target organisasi.

Hanya ada 2 tujuan sebuah organisasi / perusahaan, yaitu Profit (Keuntungan) dan Growth (Pertumbuhan). Semua hal yang dikerjakan oleh karyawan haruslah mendukung pencapaian kedua hal ini, bila tidak, maka perlu ditinjau ulang dan direvisi.

Prinsip-Prinsip Dasar Performance management:

Sebagai prinsip dasar dalam performance management adalah menghargai kejujuran, memeberikan pelayanan, tanggung jawab, dirasakan seperti bermain, adanya perasaan kasihan, adanya perumusan tujuan, terdapat konsensus dan kerja sama, sifatnya berkelanjutan, terjadi komunikasi dua arah dan mendapatkan umpan balik.

Kejujuran

Kejujuran menampakkan diri dalam komunikasi umpan balik yang jujur diantara manajer, pekerja, dan rekan kerja. Proses penilaian akan memperluas pemahaman bawahan dengan cara mengajak mereka untuk jujur menyatakan apa yang memotivasi mereka, apa yang mereka suka dan tidak suka mengenai pekerjaan mereka, apa yang mereka inginkan dan apa yang menjadi kepentingan mereka dan bagaimana mereka harus dibantu.

Sebaliknya, manajer juga menceritakan kebenaran dalam hubungannya dengan bawahan tentang apa yang disuka dan apa yang tidak disuka mengenai pekerjaan mereka.Sehingga manajer mampu memahami hambatan-hambatan para karyawan untuk mencapai kinerja yang bagus.

Pelayanan

Yang dimaksud dengan pelayanan disini adalah bagaimana memberikan pelayanan kepada para pekerja, seperti jika pekerja mengalami kesulitan menyelesaikan pekerjaannya, maka manajer membantu pekerja tersebut agar mampu menyelsaikan pekerjaannya tersebut.

Tanggung jawab

Tanggung jawab merupakan prinsip dasar dalam mengembangkan kinerja. Dengan memahami dan menerima tanggung jawab atas apa yang mereka kerjakan dan yang tidak mereka kerjakan untuk mencapai tujuan mereka. Dalam perspektif manajer, sudah menjadi tanggung jawab manajer untuk memastikan keberhasilan bawahannya.

Bermain

Performance management menggunakan prinsip bahwa bekerja sama dengan bermain. Dengan menggunakan prinsip bermain, maka pekerjan yang dikerjakan tidak akan menjadi beban, justru akan menyenangkan dan menjadi semangat ketika mengerjakan pekerjaan tersebut.

Rasa kasihan

Makna rasa kasihan adalah seorang manajer memiliki sikap memahami dan empati terhadap orang lain. Rasa kasihan seorang manajer akan melupakan kesalahan di belakang dan akan memulai denhan sesuatu yang baru.

Perumusan tujuan

Performance management dimulai dengan melakukan perumusan dan mengklarifikasi terlebih dahulu tujuan yang hendak dicapai organisasi.

Konsensus dan kerja sama

Performance management mengandalkan pada kerja sama antara atasan dan bawahan dari pada menekankan pada kontrol dan melakukan pemaksaan.

Berkelanjutan

Performance management merupakan proses yang sifatnya berlangsung secara terus menerus, dan berkelanjutan.

Komunikasi dua arah

Performance management memerlukan gaya menajemen yang bersifat terbuka dan jujur serta mendorong teradinya komunikasi dua arah. Dengan komunikasi dua arah, bawahan mudah memahami apa yang diinginkan oleh atasannya. Sebaliknya, atasan lebih memahami apa yang terjadi dan apa yang diinginkan oleh bawahan.

Umpan balik

Umpan balik dalam hal ini berupa kemungkinan pengalaman dan pengetahuan kinerja pada masa lalu, yang gunanya untuk meninjau kembali perencanaan kinerja.

Mekari Talenta Rekomendasi Aplikasi Performance Management Terbaik

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Dilengkapi dengan performance management tools, Talenta akan mempermudah pekerjaan HR dalam melakukan proses review kinerja karyawan juga mendistribusikan feedback yang menyeluruh kepada setiap karyawan. Selengkapnya kunjungi link berikut: https://www.talenta.co/en/features/performance-management-tools/.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan seperti dalam. Misalnya, pada fitur aplikasi penilaian kinerja karyawan, HR dapat membuat juga mengatur sendiri skema intensif karyawan yang akan diintegrasikan dengan payroll, sehingga perhitungannya akan lebih akurat dan efisien. Kunjungi https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/ untuk mengetahui lebih lengkapnya,

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.

Talenta dapat diakses dengan mudah di Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.