Insight Talenta

Mengenal Manajemen Kinerja: Pengertian dan 4 Tahapannya

Proses manajemen kinerja merupakan suatu proses sistematis, yang mencakup perencanaan kerja, review dan diskusi kinerja. Evaluasi kinerja dan tindakan adaptif atau korektif untuk mengembangkan strategi dalam mengatasi gap/kesenjangan kinerja (Ainsworth, 2002). 

Proses Manajemen Kinerja melakukan pedekatan yang bersifat menyeluruh (holistic) untuk mengelola kinerja yang menjadi kepentingan organisasi, karena manajmen kinerja bersangkutan dengan masalah pengelolaan semua sumber daya dalam organisasi yang menjadi masukan, proses pelaksanaan kinerja, hasil kinerja, dan manfaat serta dampak dari suatu kinerja (Wibowo, 2007). 

Dengan demikian manajeman kinerja mencakup suatu proses pelaksanaan kinerja, tentang bagaimana kinerja dijalankan.

Manajeman kinerja merupakan suatu proses yang berkesinambungan, melakukan pengembangan dan perbaikan secara berkelanjutan atas kinerja, disamping keterkaitannya dengan penciptaan budaya, dimana terjadi proses pembelajaran dan pengembangan organisasi/individu. Perencanaan kinerja merupakan tahapan awal yang dilakukan dalam Manajemen Kinerja. 

Dalam tahapan ini tujuan dan target kinerja ditentukan melalui komunikasi yang efektif antara pimpinan dengan pegawai/karyawan. Dalam perencanaan kinerja dirancang kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi, dan untuk melakukan hal tersebut, menurut Wibowo (2007) diperlukan penyediaan sumber daya yang diperlukan serta waktu untuk melakukannya.

Setelah rencana kinerja tersusun dan disepakati bersama oleh pimpinan dengan pegawai, tahapan berikutnya yang perlu dilakukan dalam manajeman kinerja adalah review kinerja serta mendiskusikannya. Review kinerja ini dimaksudkan untuk melihat apakah kinerja yang dilakukan pegawai telah sesuai dengan tujuan dan target yang telah ditetapkan. 

Tahapan ini dilakukan dengan cara pimpinan dan pegawai mendiskusikannya dengan mengacu pada rencana kinerja, dan bila ditemukan berbagai masalah, maka upaya pemecahannya dilakukan secara bersama. Sehingga perbaikan yang diperlukan didasarkan pada hasil pem ikiran bersama antara pimpinan dan pegawai. 

Review dan diskusi kinerja sangat penting dalam rangka mengidentifikasi hambatan yang dihadapi oleh pegawai dalam mencapai tujuan dan rencana kinerja, mengidentifikasi bantuan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan rencana kinerja serta mengkaji apakah tujuan kinerja yang ditetapkan masih relevan atau perlu dilakukan penyesuaian (Ainsworth, 2002).

Evaluasi kinerja merupakan tahapan penting lainnya dalam manajemen kinerja. Evaluasi kinerja dapat dilakukan oleh pegawai itu sendiri (self assessment) maupun oleh pimpinan. Pimpinan perlu menggali datadan informasi yang akurat berkaitan dengan kinerja pegawai, dan tahapan review dapat memberi gambaran akan kondisi kinerja pegawai, sehingga dapat menjadi salah satu sumber informasi bagi penilaian kinerja.

Tahapan berikutnya adalah tindakan koreksi dan penyesuaian. Dalam tahapan ini tindakan untuk memperbaiki kinerja dengan acuan rencana menjadi hal penting, namun demikian upaya untuk melakukan penyesuaian juga perlu dilakukan. Dan hal ini akan berkaitan dengan upaya lanjutan dalam meng embangkan dan meningkatkan kinerja pegawai. Upaya ini perlu dituangkan dalam suatu rencana pengembangan (development plan) kinerja sesuai dengan hasil evaluasi dan tuntutan akan peran organisasi yang terus meningkat dalam era perubahan dewasa ini.

Dalam implementasi kinerja, sinkronisasi antara tujuan dan target kinerja individu dan organisasi menjadi prasyarat penting yang akan menentukan pada efektivitas manajemen kinerja. Apabila terjadi ketidak-sikronan, antara review dan evaluasi kinerja akan sulit dilakukan. Bila hal ini tidak dapat dilakukan, maka upaya perbaikan pengembangan kinerja pegawai tidak dapat dilakukan, sehingga tujuan dari manajemen kinerja tidak akan tercapai. 

Oleh karena itu komunikasi antara pimpinan dan pegawai harus dilakukan secara berkesinambungan untuk dapat secara dini mendeteksi berbagai kemungkinan hambatan kinerja individu yang juga akan berdampak pada kinerja organisasi, sehingga tujuan organisasi tidak dapat dicapai.

sistem manajemen kinerja

Apa Saja Komponen Sistem Manajemen Kinerja?

Melansir dari The Balance Careers, sistem manajemen kinerja terdiri dari sejumlah komponen penting, yaitu:

  • Pembuatan deskripsi atau penjabaran kerja secara jelas sesuai dengan yang telah direncanakan saat perekrutan pekerja.
  • Memilih calon pegawai yang dapat memenuhi persyaratan untuk diwawancara.
  • Menjalani sesi wawancara pada calon pekerja sebagai upaya seleksi dan kelayakan untuk bisa dilanjutkan ke tahap selanjutnya.
  • Menanyai calon karyawan mengenai kesanggupan dalam meraih target atau tujuan perusahaan serta memenuhi job desc atau deskripsi pekerjaan sesuai ketetapan sebelumnya.
  • Menjalani seleksi pada calon karyawan melalui sejumlah proses dan tahapan yang berlandaskan pada budaya perusahaan.
  • Memberi penawaran pekerjaan terhadap calon karyawan terpilih, termasuk menjelaskan kelebihan perusahaan, gaji, tunjangan, fasilitas, dll.
  • Menyambut pegawai baru melalui aktivitas orientasi, pengenalan pada mentor atau atasan, serta budaya perusahaan.
  • Menciptakan standar kinerja sesuai ukuran pada karyawan terpilih.
  • Memberikan fasilitas pelatihan.
  • Memberikan pembinaan serta timbal balik pada karyawan.
  • Berdiskusi terkait pengembangan kinerja secara rutin dengan karyawan.
  • Menyusun sistem penghargaan khusus terkait sejumlah pencapaian maupun kontribusi dari karyawan.
  • Menawarkan pengembangan atau promosi karier, seperti, transfer karyawan, pergeseran posisi, dan lain sebagainya. 
  • Melakukan evaluasi serta mencari tahu penyebab saat terdapat karyawan yang melakukan resign.

Komponen di atas memang tidak bisa dipukul rata dimiliki oleh setiap jenis perusahaan. Meski begitu, secara prinsip dan unsur, mayoritas perusahaan atau organisasi mempunyai komponen-komponen tersebut guna menciptakan performance management yang baik.

4 Tahapan Sistem Manajemen Kinerja

Setiap organisasi bisnis memiliki sistem manajemen kinerja untuk menjaga agar kualitas kerja karyawan sesuai harapan dan tidak mengalami penurunan yang berdampak pada produktivitas perusahaan.

Manajemen kinerja adalah proses sistematis untuk mengelola kinerja karyawan secara efektif dalam mencapai misi dan tujuan organisasi. Tujuannya adalah menciptakan lingkungan yang memungkinkan karyawan bekerja secara optimal  untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas hasil pekerjaan.

Sistem manajemen kinerja merupakan tahapan atau siklus yang berulang dan berkelanjutan, dari mulai perencanaan, evaluasi, hingga pemberian reward.

  • Fase planning

Tahap ini dimulai dengan membuat rencana perusahaan yang diarahkan pada sasaran strategis, Key Performance Indicator (KPI), standar kerja, dan aktivitas SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-oriented). Prosesnya berlangsung top-down, ditetapkan oleh manajemen perusahaan dan diturunkan ke bawah.

CEO menetapkan tujuan apa saja yang akan dicapai organisasi, yang menyangkut visi jangka panjang dan jangka pendek. Manajemen juga membuat pedoman tentang rencana perusahaan ke depan dan cara mewujudkannya.

Selanjutnya, manajer di level bawah menerjemahkan rencana bisnis tersebut ke dalam sasaran kerja, termasuk daftar tugas, target, dan standar kinerja harian. Rencana ini didistribusikan sesuai peran dan jenis pekerjaan setiap karyawan.

  • Fase ongoing & monitoring

Tahap ini merupakan pelaksanaan dari rencana yang telah disusun sebelumnya dan melibatkan pengawasan. Tujuan dari monitoring adalah untuk memastikan pelaksanaan tugas-tugas harian di setiap departemen telah sesuai dengan arah sasaran dan tujuan organisasi secara umum.

Dalam tahap ini, manajer di setiap divisi juga wajib memberikan feedback kepada karyawan untuk memperbaiki kekurangan, mengoreksi kesalahan, dan meningkatkan kinerja mereka. Manajer juga dapat membantu anggota tim dalam memecahkan masalah atau mengatasi hambatan kerja. 

Hal penting lainnya yang perlu dilakukan manajer atau supervisor adalah menjaga agar motivasi setiap karyawan tetap tinggi secara berkesinambungan. 

  • Fase checking & reviewing

Pada tahap ini dilakukan evaluasi periodik yang melibatkan manajemen perusahaan, HRD, dan setiap manajer di departemen. Evaluasi ini untuk menilai sejauh mana rencana telah berjalan dan sasaran telah tercapai, apa yang menjadi kendala, dan bagaimana memperbaikinya ke depan.

Review dan evaluasi dibutuhkan manajemen sebagai pertimbangan untuk mengembangkan rencana yang lebih baik, lebih realistis, dan melibatkan kolaborasi seluruh karyawan.

Fase ini juga menilai kinerja karyawan dalam periode tersebut, apakah sesuai dengan target yang ditetapkan, serta pengalaman baru apa yang mereka peroleh. Karyawan juga dapat menyampaikan keluhan kepada atasannya untuk disampaikan kepada manajemen mengenai kesulitan yang paling menghambat pencapaian target mereka.

  • Fase rewarding

Ini merupakan fase terakhir dari sistem manajemen kinerja, dan siklus berulang lagi dari awal. Fase ini merupakan pemberian penghargaan untuk setiap karyawan sesuai dengan hasil evaluasi kinerja, yang tujuannya adalah meningkatkan semangat kerja karyawan agar berkinerja lebih baik lagi.

Penghargaan dapat diberikan dalam bentuk finansial maupun non-finansial. Penghargaan finansial bisa berupa bonus tahunan yang disesuaikan dengan kinerja masing-masing karyawan, kenaikan gaji, atau insentif. Sedangkan penghargaan non-finansial berupa promosi jabatan, penambahan cuti, hadiah, dan fasilitas tambahan.

Kelola Manajemen Kinerja dengan Talenta by Mekari

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance management. Dengan fitur performance management by Talenta, Anda dapat memantau kinerja karyawan secara objektif dengan goals yang efektif. Untuk lengkapnya Anda dapat mengunjungi tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/.

Sehingga hadirnya Talenta by Mekari  memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan dapat membantu mengotomatisasi proses seperti pembayaran gaji, absensi, dan KPI dashboard yang mudah digunakan. Dengan Talenta, manajemen KPI perusahaan Anda menjadi lebih mudah karena sudah terintegrasi dengan fitur lainnya seperti payroll sehingga membuat proses penghitungan bonus performa karyawan lebih akurat. Kunjungi link berikut https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/manajemen-kpi/ untuk menemukan keuntungan lainnya dari fitur ini.

Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.

Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Talenta by Mekari akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.

Fitur Talenta by Mekari:

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

  • Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
  • Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
  • Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
  • Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
  • Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur – fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.

Tertarik mencoba Talenta secara gratis? Kunjungi Talenta.co sekarang juga!

 


PUBLISHED04 Mar 2022
Made
Made