Mengenal Proses Manajemen Kinerja dan 4 Tahapannya

Proses manajemen kinerja adalah proses sistematis yang mencakup perencanaan kerja, penilaian dan diskusi kinerja, penilaian kinerja, dan penyesuaian atau tindakan korektif untuk mengembangkan strategi untuk mengatasi kesenjangan kinerja (Ainsworth, 2002).

Proses manajemen kinerja mengambil pendekatan holistik untuk mengelola kinerja, yang merupakan kepentingan organisasi karena manajemen kinerja menangani masalah pengelolaan semua sumber daya organisasi, input, proses penyampaian kinerja, hasil kinerja dan manfaat adalah dan efek sebuah pertunjukan Wibowo, 2007).

Oleh karena itu, manajemen kinerja mencakup proses pelaksanaan kinerja tentang bagaimana kinerja itu dilakukan.

Kenali Tentang Proses Manajemen Kinerja

Manajemen kinerja adalah proses berkelanjutan yang melibatkan pengembangan berkelanjutan dan peningkatan kinerja.

Selain kaitannya dengan pembentukan budaya, di mana terdapat proses pembelajaran dan pengembangan organisasi/individu, perencanaan kinerja merupakan tahap pertama yang dilakukan dalam manajemen kinerja.

Pada fase ini, tujuan dan target kinerja ditetapkan melalui komunikasi yang efektif antara manajemen dan karyawan.

Dalam perencanaan kinerja, kegiatan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi dirancang dan, menurut Wibowo (2007), sumber daya dan waktu yang diperlukan harus dialokasikan untuk itu.

Setelah rencana kinerja disusun dan disepakati bersama oleh pimpinan dan karyawan, langkah selanjutnya dalam manajemen kinerja adalah meninjau dan mendiskusikan kinerja.

Penilaian kinerja ini bertujuan untuk mengetahui apakah kinerja pegawai sudah sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Tahap ini dilakukan melalui diskusi antara manajemen dan karyawan dengan mengacu pada rencana kinerja dan jika ditemukan beberapa masalah maka dilakukan upaya pemecahan bersama.

Penilaian kinerja dan wawancara sangat penting dalam mengidentifikasi hambatan yang dihadapi karyawan dalam mencapai tujuan dan rencana kinerja, menentukan dukungan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan rencana kinerja, dan menilai apakah target kinerja yang dinyatakan masih relevan atau perlu disesuaikan (Ainsworth, 2002).

Penilaian kinerja adalah langkah penting lainnya dalam manajemen kinerja. Penilaian kinerja dapat dilakukan oleh karyawan itu sendiri (self-assessment) atau oleh manajemen.

Manajer perlu memiliki data dan informasi yang akurat terkait kinerja pegawai, dan tahap review dapat memberikan gambaran tentang keadaan kinerja pegawai sehingga dapat dijadikan sebagai sumber informasi untuk evaluasi kinerja.

Tahap selanjutnya dalam proses manajemen kinerja adalah tindakan korektif dan penyesuaian.

Pada tahap ini, tindakan untuk meningkatkan kinerja terhadap rencana adalah penting, tetapi upaya untuk melakukan penyesuaian juga diperlukan.

Dan ini terkait dengan upaya berkelanjutan untuk mengembangkan dan meningkatkan kinerja karyawan.

Upaya tersebut harus dituangkan dalam rencana pengembangan kinerja yang konsisten dengan temuan penilaian dan persyaratan peran organisasi yang semakin berkembang di era perubahan saat ini.

Dalam implementasi kinerja, sinkronisasi antara tujuan dan sasaran kinerja individu dan organisasi menjadi syarat penting yang menentukan efektivitas manajemen kinerja.

Ketika ada perbedaan antara ulasan kinerja dan peringkat, ini menjadi sulit.

Jika ini tidak memungkinkan, tidak ada upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pengembangan kinerja karyawan dan tujuan manajemen kinerja tidak akan tercapai.

Oleh karena itu, komunikasi yang berkesinambungan antara manajer dan karyawan harus dilakukan untuk mengenali berbagai kemungkinan hambatan kinerja individu, yang juga mempengaruhi kinerja organisasi, sehingga tujuan organisasi tidak tercapai.

Apa Saja Komponen Sistem Manajemen Kinerja?

Melansir dari The Balance Careers, sistem manajemen kinerja terdiri dari sejumlah komponen penting, yaitu:

• Pembuatan deskripsi atau penjabaran kerja secara jelas sesuai dengan yang telah direncanakan saat perekrutan pekerja.
• Memilih calon pegawai yang dapat memenuhi persyaratan untuk diwawancara.
• Menjalani sesi wawancara pada calon pekerja sebagai upaya seleksi dan kelayakan untuk bisa dilanjutkan ke tahap selanjutnya.
• Menanyai calon karyawan mengenai kesanggupan dalam meraih target atau tujuan perusahaan serta memenuhi job desc atau deskripsi pekerjaan sesuai ketetapan sebelumnya.
• Menjalani seleksi pada calon karyawan melalui sejumlah proses dan tahapan yang berlandaskan pada budaya perusahaan.
• Memberi penawaran pekerjaan terhadap calon karyawan terpilih, termasuk menjelaskan kelebihan perusahaan, gaji, tunjangan, fasilitas, dll.
• Menyambut pegawai baru melalui aktivitas orientasi, pengenalan pada mentor atau atasan, serta budaya perusahaan.
• Menciptakan standar kinerja sesuai ukuran pada karyawan terpilih.
• Memberikan fasilitas pelatihan.
• Memberikan pembinaan serta timbal balik pada karyawan.
• Berdiskusi terkait pengembangan kinerja secara rutin dengan karyawan.
• Menyusun sistem penghargaan khusus terkait sejumlah pencapaian maupun kontribusi dari karyawan.
• Menawarkan pengembangan atau promosi karier, seperti, transfer karyawan, pergeseran posisi, dan lain sebagainya.
• Melakukan evaluasi serta mencari tahu penyebab saat terdapat karyawan yang melakukan resign.

Komponen di atas memang tidak bisa dipukul rata dimiliki oleh setiap jenis perusahaan.

Meski begitu, secara prinsip dan unsur, mayoritas perusahaan atau organisasi mempunyai komponen-komponen tersebut guna menciptakan performance management yang baik.

4 Tahapan Sistem Manajemen Kinerja

Setiap organisasi bisnis memiliki sistem manajemen kinerja untuk menjaga agar kualitas kerja karyawan sesuai harapan dan tidak mengalami penurunan yang berdampak pada produktivitas perusahaan.

Manajemen kinerja adalah proses sistematis untuk mengelola kinerja karyawan secara efektif dalam mencapai misi dan tujuan organisasi.

Tujuannya adalah menciptakan lingkungan yang memungkinkan karyawan bekerja secara optimal  untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas hasil pekerjaan.

Sistem manajemen kinerja merupakan tahapan atau siklus yang berulang dan berkelanjutan, dari mulai perencanaan, evaluasi, hingga pemberian reward.

Fase Planning

Tahap ini dimulai dengan membuat rencana perusahaan yang diarahkan pada sasaran strategis, Key Performance Indicator (KPI), standar kerja, dan aktivitas SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-oriented).

Prosesnya berlangsung top-down, ditetapkan oleh manajemen perusahaan dan diturunkan ke bawah.

CEO menetapkan tujuan apa saja yang akan dicapai organisasi, yang menyangkut visi jangka panjang dan jangka pendek.

Manajemen juga membuat pedoman tentang rencana perusahaan ke depan dan cara mewujudkannya.

Selanjutnya, manajer di level bawah menerjemahkan rencana bisnis tersebut ke dalam sasaran kerja, termasuk daftar tugas, target, dan standar kinerja harian.

Rencana ini didistribusikan sesuai peran dan jenis pekerjaan setiap karyawan.

Fase Ongoing dan Monitoring

Tahap ini merupakan pelaksanaan dari rencana yang telah disusun sebelumnya dan melibatkan pengawasan.

Tujuan dari monitoring adalah untuk memastikan pelaksanaan tugas-tugas harian di setiap departemen telah sesuai dengan arah sasaran dan tujuan organisasi secara umum.

Dalam tahap ini, manajer di setiap divisi juga wajib memberikan feedback kepada karyawan untuk memperbaiki kekurangan, mengoreksi kesalahan, dan meningkatkan kinerja mereka.

Manajer juga dapat membantu anggota tim dalam memecahkan masalah atau mengatasi hambatan kerja.

Hal penting lainnya yang perlu dilakukan manajer atau supervisor adalah menjaga agar motivasi setiap karyawan tetap tinggi secara berkesinambungan.

Fase Checking dan Reviewing

Pada tahap ini dilakukan evaluasi periodik yang melibatkan manajemen perusahaan, HRD, dan setiap manajer di departemen.

Evaluasi ini untuk menilai sejauh mana rencana telah berjalan dan sasaran telah tercapai, apa yang menjadi kendala, dan bagaimana memperbaikinya ke depan.

Review dan evaluasi dibutuhkan manajemen sebagai pertimbangan untuk mengembangkan rencana yang lebih baik, lebih realistis, dan melibatkan kolaborasi seluruh karyawan.

Fase ini juga menilai kinerja karyawan dalam periode tersebut, apakah sesuai dengan target yang ditetapkan, serta pengalaman baru apa yang mereka peroleh.

Karyawan juga dapat menyampaikan keluhan kepada atasannya untuk disampaikan kepada manajemen mengenai kesulitan yang paling menghambat pencapaian target mereka.

Fase Rewarding

Ini merupakan fase terakhir dari sistem manajemen kinerja, dan siklus berulang lagi dari awal.

Fase ini merupakan pemberian penghargaan untuk setiap karyawan sesuai dengan hasil evaluasi kinerja, yang tujuannya adalah meningkatkan semangat kerja karyawan agar berkinerja lebih baik lagi.

Penghargaan dapat diberikan dalam bentuk finansial maupun non-finansial.

Penghargaan finansial bisa berupa bonus tahunan yang disesuaikan dengan kinerja masing-masing karyawan, kenaikan gaji, atau insentif.

Sedangkan penghargaan non-finansial berupa promosi jabatan, penambahan cuti, hadiah, dan fasilitas tambahan.

Kelola Manajemen Kinerja dengan Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah salah satu software HRIS untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance management.

Dengan fitur performance management dari Mekari Talenta, Anda dapat memantau kinerja karyawan secara objektif dengan goals yang efektif.

Mekari Talenta memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi HRD yang dapat diakses secara online dan dapat membantu mengotomatisasi proses seperti pembayaran gaji, absensi online, dan KPI dashboard yang mudah digunakan.

Dengan Mekari Talenta, manajemen KPI perusahaan Anda menjadi lebih mudah karena sudah terintegrasi dengan fitur lainnya seperti payroll sehingga membuat proses penghitungan bonus performa karyawan lebih akurat.

Tertarik mencoba demo Mekari Talenta secara gratis? Konsultasi dengan tim sales Mekari Talenta sekarang juga.