Di era yang serba digital ini, siapa yang tidak bisa lepas dari pengelolaan data? Terlebih di bidang bisnis dan usaha serta tenaga kerja, mulai dari proses rekrutmen hingga pensiun, semua harus memiliki data yang lengkap dan valid. Data karyawan memiliki kegunaan yang besar pada era yang serba canggih dan otomatis seperti sekarang ini.

Data yang dimiliki perusahaan haruslah dapat selalu menjadi rujukan untuk berbagai keperluan. Mulai dari identitas, kinerja, performa, jumlah cuti, jabatan dan posisi serta banyak variabel lain terkait karyawan harus dimiliki dan dikelola dengan baik. Secara praktis, pengelolaan data yang tepat guna dapat membantu dan berperan besar dalam efektivitas kinerja perusahaan demi mencapai tujuan.

Dengan kecanggihan teknologi, pengelolaan data sekarang ini banyak terbantu berkat keberadaan layanan atau software pengelolaan SDM. Keberadaan layanan seperti ini dapat menyederhanakan tugas bagian HR perusahaan secara praktis, dan Anda dapat menyelesaikan pekerjaan terkait administrasi dengan lebih cepat.

Pengelolaan data karyawan menjadi penting karena berkaitan dengan perencanaan strategis yang dilakukan perusahaan. Simak poin berikut ini untuk memahami lebih jauh tentang urgensi pengelolaan data SDM perusahaan.

Pelacakan Data

Data yang dikelola dengan baik akan memberikan kemudahan untuk pihak yang berkepentingan untuk menggunakannya. Hal yang paling sederhana dan sering dilakukan, yaitu untuk menemukan informasi mengenai seorang karyawan, perusahaan bisa langsung memasukkan kata kunci yang telah diprogram (bisa berupa nama, nomor anggota, NPWP atau sejenisnya) dan informasi tersebut akan muncul secara cepat.

Bayangkan, dengan kapasitas pekerja yang berjumlah besar, tidak mungkin bagian HR Anda harus mencari satu persatu pada kertas atau program tradisional seperti excel? Menggunakan excel mungkin dapat memberikan kemudahan jika dibanding mencari manual dengan kertas, namun jika ada yang lebih baik mengapa tidak?

Informasi dan Gaji

Rekaman kehadiran, jumlah lembur, jumlah dinas luar, dan golongan karyawan sangatlah penting untuk menghitung gaji yang harus diberikan pada karyawan. Misalnya saja, setiap absen yang tidak memiliki keterangan akan mengurangi jumlah gaji. Lembur yang dilakukan akan menambah jumlah gaji. Insentif akan diberikan untuk dinas luar kota, dan sebagainya.

Informasi tersebut akan terekam jelas pada database yang dimiliki oleh perusahaan yang disediakan oleh layanan pengelolaan HR secara detail. Rinciannya disematkan untuk setiap karyawan secara personal, sehingga data yang tersedia akan sangat lengkap dan menjadikan perhitungan gaji semakin akurat.

Performa Karyawan

Tidak hanya soal administrasi, pengelolaan data karyawan juga menyangkut pada monitoring kinerja dan performa karyawan. Setiap pekerjaan yang diberikan kemudian dilaporkan dan memiliki rekaman jelas. Dari data tersebut, perusahaan dan bagian HR dapat melihat bagaimana perkembangan kinerja yang diberikan oleh setiap karyawan.

Pengawasan terhadap kinerja ini memiliki dampak besar pada perencanaan strategis terkait program pengembangan. Dengan memahami progres kerja setiap karyawan, perusahaan dapat memiliki informasi lengkap dan pertimbangan akurat untuk program pengembangan yang harus dilakukan.

Alokasi Karyawan

Sehubungan dengan monitoring performa karyawan, perusahaan juga dapat memanfaatkan informasi data karyawan ini untuk pendistribusian karyawan di bagian tertentu. Misalnya, jika seorang karyawan yang ditempatkan di satu bagian tidak mengalami perkembangan yang diharapkan, maka karyawan tersebut bisa ditempatkan di bagian lain yang mungkin lebih cocok.

Dalam jumlah kecil, kesalahan penempatan karyawan mungkin tidak akan memiliki efek yang signifikan. Namun jika jumlahnya masif, hal ini akan menyulitkan perusahaan dalam bergerak gesit untuk mencapai target. Alokasi karyawan dengan jumlah tepat dan spesialisasi akurat akan meningkatkan efektivitas kerja setiap bagian di perusahaan.

Penggunaan oleh Banyak Divisi Sekaligus

Beberapa waktu yang lalu, setiap bagian di perusahaan memiliki pengelolaan data karyawan masing-masing secara terpisah sesuai dengan kebutuhannya. Hal ini sedikit menyulitkan jika terdapat perubahan tertentu pada data karyawan dan pembaruannya tidak dilakukan secepatnya. Bisa saja, informasi karyawan yang ada pada bagian HR tidak sama dengan yang ada pada bagian keuangan, dan hal ini bisa menjadi masalah baru.

Dengan integrasi yang dilakukan pada setiap data akan memungkinkan setiap bagian agar dapat menggunakan basis data yang sama dan lengkap. Data karyawan dapat diakses oleh tiap bagian, dan dipergunakan sesuai dengan peruntukannya. Tentu saja, data seperti ini harus lengkap dan valid sehingga memudahkan penggunaannya untuk setiap bagian.

 

Pengelolaan informasi SDM yang dimiliki perusahaan perlu dilakukan secara efektif agar kinerja perusahaan secara umum bisa maksimal. Waktu yang digunakan untuk melakukan prosedur rutin dan berulang bisa dipercepat, sehingga lebih banyak waktu bisa dialokasikan untuk perencanaan strategis lainnya.

Data karyawan sendiri menjadi salah satu sumber daya yang dimiliki perusahaan dan wajib dimaksimalkan pengelolaannya. Untuk membantu optimalnya pengelolaan data, Anda bisa menggunakan Talenta. Berbagai fitur yang tersedia, mulai dari database, pengelolaan cuti secara online, penghitungan gaji, penyampaian gaji, pencatatan performa karyawan, dan sebagainya. Semua fitur tersebut bisa Anda maksimalkan, dengan penggunaan layanan Talenta sebagai partner Anda di perusahaan.

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
loading
Suka dengan artikelnya?Dapatkan artikel HR premium langsung di email Anda!

Jadilah orang pertama yang akan mendapatkan artikel premium mulai dari study case, infographic, ebook, hingga white paper.