Manfaat, Fungsi, Penyusunann, dan Contoh Notula Rapat

Manfaat, Fungsi, Penyusunann, dan Contoh Notula Rapat

Dalam sebuah rapat atau diskusi umum, notula rmerupakan salah satu hal yang wajib disusun. Notula harus memuat apapun yang dibahas di dalam rapat, dari saat rapat dimulai hingga selesai, dan isinya tidak boleh menyimpang dari pokok pembicaraan. Untuk menulis notula pun dibutuhkan keterampilan khusus, misalnya sang penulis harus gesit dan cekatan dalam mencatat poin-poin penting hasil rapat. Supaya lebih memahaminya, Talenta akan membahas lebih jauh mengenai fungsi, serta contoh notula rapat dalam artikel kali ini.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Pengertian Notula

Notula merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya. Penyusunan notula ini sangat penting untuk mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai dokumentasi kegiatan rapat. Notula mencakup ringkasan tentang jalannya rapat dari awal sampai akhir, misalnya hal-hal yang dibicarakan dan keputusan yang dibuat dalam rapat. Isi dari notula bersifat ringkas, padat, sistematis, dan menyeluruh. Sistematika notula pun harus sistematis, yakni terdiri dari hari, tanggal, tempat, daftar peserta, isi rapat, kesimpulan, dan tangan tangan para peserta rapat. Umumnya, notula ditulis oleh seseorang yang disebut notulis. Seorang notulis harus mengerti jalannya rapat agar dapat menangkap dengan baik hal-hal yang dibahas.

Manfaat Penyusunan Notula

Notula memiliki beberapa manfaat, antara lain sebagai berikut.

a. Pedoman untuk Rapat Selanjutnya

Notula dapat digunakan sebagai pedoman untuk rapat selanjutnya. Kita bisa melihat apa saja yang dibahas dalam rapat sebelumnya dan membuat perbaikan atau tindak lanjut berdasarkan hal-hal yang ditulis dalam notula. Dalam hal ini, notula sangat bermanfaat agar di rapat selanjutnya tidak membahas hal-hal yang telah dibahas di rapat sebelumnya.

b. Sumber Informasi Peserta yang Tidak Hadir

Mungkin saja dalam suatu rapat ada peserta yang kebetulan berhalangan hadir. Oleh sebab  itu, notula bermanfaat sebagai informasi untuk peserta yang tidak hadir karena di dalamnya berisi tentang jalannya rapat. Meski berhalangan hadir, peserta tersebut tetap dapat mengetahui inti dari jalannya rapat serta kesimpulan dari rapat tersebut.

c. Dokumentasi Rapat

Notula sangat penting untuk mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai dokumentasi kegiatan rapat. Notula bermanfaat sebagai dokumentasi agar memudahkan saat akan mencari informasi tentang jalannya suatu rapat di kemudian hari. Penyusunan dan penyimpanan notula harus rapi agar tidak sulit ditemukan.

d. Pengingat untuk Peserta Rapat

Di awal rapat, biasanya akan diulas apa saja yang dibahas pada rapat sebelumnya. Notula bermanfaat sebagai alat pengingat untuk peserta rapat. Hal ini sekaligus untuk menyegarkan ingatan peserta rapat sebelum membahas hal baru di rapat selanjutnya agar tidak mengulang hal yang sama.

e. Parameter

Notula bisa dimanfaatkan sebagai parameter apakah rapat berjalan lancar atau tidak. Hal ini bisa dilihat dari apa saja yang tertulis di dalam notula, seperti apa saja yang dibahas, keputusan apa yang dibuat, apa yang dihasilkan dari rapat tersebut, serta kesimpulan rapat. Oleh karena itu, isi notula harus jelas, ringkas, padat, sistematis, dan menyeluruh. Tercapai atau tidaknya tujuan sebuah rapat juga bisa dilihat dari isi notula.

Fungsi Penyusunan Notula

Selain beberapa manfaat yang telah disebutkan di atas, notula juga memiliki sejumlah fungsi yang tak kalah penting dalam rapat.

a. Alat Dokumentasi

Notula berfungsi sebagai alat dokumentasi suatu rapat. Hal ini berguna untuk memudahkan peserta mengetahui jalannya rapat dari awal sampai akhir, apa saja yang dibahas dalam rapat, serta keputusan apa yang dibuat. Notula sebagai alat dokumentasi rapat dapat memudahkan dalam mencari informasi tentang jalannya suatu rapat, serta dapat dijadikan perbandingan untuk rapat-rapat selanjutnya.

b. Alat Pengukur Kesuksesan

Dari notula, kita bisa melihat apakah suatu rapat berjalan dengan sukses atau tidak. Peserta dapat melihat apakah tujuan rapat telah tercapai dengan melihat kesimpulan yang tertulis di notula. Salah satu ukuran kesuksesan dalam rapat adalah notula yang ditulis dengan rapi dan lengkap.

c. Alat Peninjau Hasil Keputusan Rapat

Notula juga berfungsi untuk meninjau hasil keputusan rapat. Hasil keputusan rapat harus ditulis dengan baik agar dapat dilihat oleh peserta rapat dan juga sebagai dokumentasi. Jika suatu saat hasil keputusan rapat perlu dibahas kembali, peserta tinggal melihat notula rapat. 

Peranan Notulis dalam Rapat

Notulis merupakan sebutan untuk orang yang bertugas menulis notula atau catatan rapat. Notulis harus memiliki kemampuan untuk menyimak dan menulis dengan sama baiknya agar hal-hal penting yang dibahas dalam rapat tidak terlewat satu pun. Tugas seorang notulis adalah mencatat proses rapat dari awal hingga akhir, apa saja yang dibahas, dan keputusan apa yang diambil secara singkat, padat, dan jelas. Selain itu, notulis juga harus mencatat waktu dan tempat dilaksanakannya suatu rapat serta mendata jumlah peserta yang mengikuti rapat. Seorang notulis harus mampu bersifat objektif dan tidak memihak. Notulis tidak boleh menambahkan ide atau pendapatnya dalam notula karena notula harus murni berisi hal-hal yang dibahas di dalam rapat.

Sistematika Penyusunan Notula

Dalam menulis notula, seorang notulis tidak boleh asal menulis. Ada hal-hal yang harus diperhatikan agar notula terangkai jelas, padat, ringkas, dan sistematis. Susunan notula rapat adalah sebagai berikut.

a. Kepala Notula

Kepala notula terletak di bagian atas sebuah notula. Di bagian kepala notula berisi agenda rapat seperti tema rapat, hari dan tanggal rapat dilaksanakan, waktu pelaksanaan rapat, lokasi rapat, serta pihak-pihak yang terlibat dalam rapat.

b. Isi Notula

Isi notula terdiri dari susunan acara rapat, sambutan-sambutan, hal-hal yang dibahas dalam rapat, pembahasan diskusi, serta hasil keputusan rapat. Dalam menulis hal-hal yang dibahas dalam rapat, notulis tidak perlu mencatat semuanya, hanya hal-hal yang penting saja dan memiliki pengaruh dalam jalannya rapat, misalnya usulan, tanggapan, dan hasil keputusan.

c. Penutup Notula

Di bagian penutup notula berisi tanda tangan notulis dan pemimpin rapat. Tanda tangan ini merupakan bukti bahwa notula sudah sesuai dengan hasil rapat. Terakhir, dapat ditambahkan daftar peserta yang hadir dalam rapat tersebut. 

Contoh Penyusunan Notula

Agar dapat lebih memahami penulisan notula, Talenta akan menyajikan beberapa contoh notula rapat yang bisa Anda contoh dan digunakan untuk kebutuhan Anda.

a. Contoh Notula Rapat Karang Taruna

Hari/Tanggal : Minggu, 24 November 2019

Waktu : 16.00 – selesai

Tempat : Aula Balai Desa

Agenda Rapat : Penetapan Panitia Acara Akhir Tahun RT 06

Pemimpin Rapat : Dendi Santoso

Notulis : Niken Wijayanti

 Kegiatan :

  • Pembukaan pemimpin rapat
  • Sambutan Ketua RT
  •  Pemilihan Panitia

Keputusan Rapat :

Pada hari Minggu tanggal 24 November 2019, telah dilaksanakan rapat penetapan panitia untuk acara akhir tahun di RT 06 yang menghasilkan susunan kepanitiaan sebagai berikut.

  • Ketua pelaksana : Maulana Fikri
  • Sekretaris : Indah Setiana Ayu
  • Bendahara : Lusiana Nawawi
  • Seksi Acara : Jamal Arifin
  • Seksi Humas : Husein 
  • Seksi Perlengkapan : Ahmad Badrowi
  • Seksi Konsumsi : Maulina Puspita

 

Pemimpin Rapat,                                                           Notulis,                                 

 

Dendi Santoso                                                              Niken Wijayanti

 

b. Contoh Notula Rapat Panitia Pentas Seni

Hari/Tanggal : Senin, 25 November 2019

Waktu : 10.00 – selesai

Tempat : Aula SMAN 1 Tangerang

Agenda Rapat : Persiapan Panitia Pentas Seni

Pemimpin Rapat : Alan Setiawan

Notulis : Saras Lituani

Ringkasan Acara :

  • Rapat dibuka pukul 09.05 oleh pemimpin rapat, Alan Setiawan.
  • Kepala Sekolah SMAN 1 Tangerang, Suryadi Hasan M.Pd, memberi sambutan sekaligus arahan untuk pelaksanaan pentas seni di SMAN 1 Tangerang. Beliau berharap dengan diadakannya pentas seni dapat mengasah kreativitas siswa dan menyegarkan pikiran para siswa dan guru setelah menempuh ulangan umum.
  • Guru seni musik sekaligus guru pembimbing, Aliando Sahrir M.Pd, mengungkapkan harapannya agar pentas seni tahun ini berjalan lancar dan dapat terus diadakan setiap tahunnya.
  • Ketua panitia pelaksana menegaskan kembali tugas-tugas setiap seksi panitia agar kegiatan dapat dilaksanakan sesuai harapan.
  • Panitia seksi acara menyajikan susunan acara yang akan berlangsung saat pentas seni, serta mengumumkan bahwa bintang tamu Sheila On 7 telah mengonfirmasi akan tampil di pentas seni SMAN 1 Tangerang tahun ini.
  • Panitia seksi perlengkapan memaparkan alat-alat serta panggung yang akan digunakan.
  • Panitia seksi keuangan menyatakan butuh setidaknya satu pihak sponsor lagi untuk menutupi seluruh biaya.

Kesimpulan:

  • Spanduk dan brosur harus segera dicetak dan disebarkan untuk menginformasikan tentang akan diadakannya pentas seni.
  • Sponsor harus segera dicari untuk dapat menutupi seluruh anggaran.
  • Persiapan menyambut bintang tamu Sheila On 7 serta mempersiapkan ruang tunggu khusus.
  • Dokumentasi acara diperlukan sebagai bukti terlaksananya acara pentas seni SMAN 1 Tangerang.
  • Rapat diakhiri dengan doa bersama demi kelancaran seluruh persiapan acara.

 

Pemimpin rapat                Guru Pembimbing                                  Notulis

 

 

Alan Setiawan                   Aliando Sahrir M.Pd                              Saras Lituani

 

Itulah beberapa manfaat, fungsi, penyusunan, dan contoh notula rapat. Jangan pernah abaikan penyusunan notula, sebab itu akan sangat berguna untuk rapat-rapat selanjutnya. Setelah selesai rapat, notulis harus segera mencatat poin-poin penting yang masih segar dalam ingatan, sehingga tidak akan ada yang terlewat. Sebelum menulis notula, pastikan peralatan yang digunakan sudah siap, misalnya buku tulis atau laptop. Setelah itu, periksa kalimat per kalimat dengan teliti agar notula yang dihasilkan maksimal dan rapi.


PUBLISHED04 Dec 2019
Ervina
Ervina