5 Cara Optimalkan Program Database Karyawan

5 Cara Optimalkan Program Database Karyawan

Salah satu tugas divisi HR yang terlihat mudah namun cukup rumit dan membutuhkan banyak waktu adalah mengelola database karyawan. Dibutuhkan ketelitian yang sangat tinggi agar data-data karyawan dapat tersimpan baik dan mendukung kebijakan perusahaan. Beruntung sekarang ada teknologi program database karyawan yang bisa digunakan untuk membantu tugas tersebut. 

Note: Penggunaan aplikasi HR menjadi ujung tombak dalam peningkatan efisiensi waktu dalam mengurus administrasi karyawan. Baca selengkapnya 5 Manfaat Mengelola Database Karyawan dengan Aplikasi HR

Pengolahan data yang efektif dapat dilakukan dengan bantuan HRIS (Human Resource Information System), semua aktivitas pengolahan data akan dilakukan secara otomatis oleh sistem.

Namun, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan sehingga sistem database tersebut berjalan maksimal. Bagaimana caranya?

1. Membuat Keyword Khusus Ketika Melakukan Pencarian Data

Pencarian data karyawan biasanya membutuhkan waktu yang lama, terlebih jika perusahaan memiliki jumlah karyawan yang banyak. Dengan menggunakan kata kunci pencarian atau keyword khusus, Anda bisa lebih mudah menemukan data yang dicari.  

Melalui program database karyawan, terdapat pilihan kategori pencarian, selanjutnya Anda tinggal memasukkan nama karyawan yang dimaksud. Dalam hitungan detik, sistem akan menampilkan data-data yang Anda butuhkan secara lengkap. 

2. Mengintegrasikan Database Karyawan dengan Fitur HR Lainnya

Pada dasarnya, teknologi HRIS sudah memiliki fitur integrasi data sehingga data tersebut dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan seputar kegiatan Human Resources. Misalnya saja, untuk mengelola cuti karyawan, divisi HR membutuhkan data berupa nama karyawan, jabatan, jatah sisa cuti, dan nama manajer atau atasan. 

Dengan program database karyawan, Anda dapat mengintegrasikan data tersebut dengan fitur cuti karyawan. Selain cuti, database karyawan juga erat hubungannya dengan fitur payroll di perusahaan. 

3. Membatasi Hak Akses Demi Keamanan Penyimpanan Data

Guna menjaga keamanan data-data pribadi karyawan yang tersimpan dalam database, Anda bisa memberlakukan pembatasan hak akses. Artinya, hanya orang-orang tertentu yang bisa mengedit atau menambahkan informasi personal karyawan. 

Dalam hal ini misalnya saja divisi HRD dan karyawan yang bersangkutan saja yang bisa melakukan editing data. Jika perlu, tambahkan lapis keamanan saat mengakses data, misalnya harus ada persetujuan dari kepala divisi HR. 

Note: Sebagai mitra teknologi untuk perjalanan digital perusahaan, Talenta mampu membantu Anda untuk menyimpan dan mengelola data karyawan secara rapi dan efisien. Baca artikel Mudah Kelola Database Karyawan dengan Aplikasi Talenta

4. Membuat Pelatihan bagi Karyawan untuk Mengelola Database

Pengelolaan database hanya bisa dilakukan oleh bagian tertentu di perusahaan. Namun, perusahaan juga harus membekali karyawan yang bersangkutan untuk mampu menggunakan teknologi atau software database. 

Hal ini dilakukan agar penggunaan program database karyawan berjalan efektif. Buat pelatihan secara berkala agar bisa menyesuaikan dengan update yang dilakukan oleh software.

5. Menggunakan Software Database Karyawan yang Mumpuni

Ada berbagai pilihan software program database karyawan yang tersedia untuk mengelola data karyawan. Tidak hanya sekedar microsoft word atau excel, program ini menggunakan teknologi HRIS. Terdapat menu pilihan yang dapat memudahkan proses pengelolaan data karyawan. 

Penggunaan software database yang mumpuni artinya adalah dalam software tersebut memiliki fitur-fitur yang mampu menjadi solusi atas permasalahan perusahaan. Fitur yang ada bisa Anda modifikasi disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan saat ini.

Sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan software tersebut, Anda bisa melakukan free trial terlebih dahulu. Hal ini dilakukan untuk melihat apakah teknologi dan fitur bawaan software sudah cocok dengan kebutuhan perusahaan. 

Talenta merupakan sebuah software HRIS yang memiliki program database karyawan sehingga mampu membantu perusahaan mengelola data karyawan.

Fitur-fitur yang dimiliki Talenta sangat lengkap mulai dari absensi kehadiran, cuti, hingga perhitungan payroll

Semua database yang tersimpan pada software Talenta akan saling terintegrasi sehingga sangat membantu tugas divisi HR. Teknologi penyimpanan data yang digunakan oleh Talenta berbasis cloud sehingga sangat aman. 

Sebagai dukungan terhadap aktivitas bisnis saat new normal, Talenta merilis program Money Back Guarantee. Selama periode 15 Juni – 15 Juli 2020, kami memberikan jaminan 100% uang kembali selama garansi 3 bulan. Informasi selengkapnya tentang #moneybackguarantee dapat Anda ketahui dengan klik banner di bawah ini. 


PUBLISHED01 Jul 2020
Risna
Risna