Aplikasi Reimbursement, Solusi Mempercepat Pengajuan Klaim Karyawan

Aplikasi Reimbursement, Solusi Mempercepat Pengajuan Klaim Karyawan

Reimburse dapat didefinisikan sebagai proses penggantian dana dari perusahaan kepada karyawan karena karyawan telah mengeluarkan sejumlah dana untuk menalangi biaya tertentu terkait dengan kepentingan perusahaan. Kebijakan terkait dengan reimburse sangat bervariasi, ada perusahaan yang memakai aplikasi reimbursement ada yang menggunakan prosedur manual.

Berikut penjelasannya.

Note : Baca artikel Proses Pengajuan Klaim Lebih Cepat dan Mudah dengan Aplikasi Reimbursement Otomatis

Ketentuan Biaya yang Biasanya Di-reimburse oleh Perusahaan

Begitu juga kategori ketentuan biaya yang dapat diganti oleh perusahaan pun berbeda-beda. Namun secara umum Perusahaan menanggung beberapa biaya sebagai berikut:

  • Medical : Banyak perusahaan memberikan benefit berupa tunjangan/ asuransi kesehatan kepada karyawannya, di luar jaminan kesehatan BPJS. Salah satu metode yang digunakan adalah dengan me-reimburse biaya pemeriksaan medis/ rawat inap yang dilakukan oleh karyawan.
  • Travel : Reimburse terkait dengan travel secara umum dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan yang melakukan perjalanan bisnis untuk kepentingan perusahaan. Terkait dengan hal ini, perusahaan adalah pihak yang menentukan tempat tujuan yang akan didatangi karyawan serta membayar semua biaya terkait, seperti transportasi, makan, penginapan, dan lain-lain.
  • Business : Hal-hal yang dikategorikan dalam kelompok business, adalah biaya atas operasional kerja. Contohnya adalah biaya pulsa untuk menghubungi client, biaya konsumsi meeting bersama klien, dan sebagainya.

Namun, ada juga biaya-biaya yang mirip dengan kategori di atas, namun yang tidak akan dibayarkan oleh perusahaan. Contohnya adalah sebagai berikut:

  1. Pertemuan dengan klien tanpa izin dari perusahaan,
  2. Denda atau sanksi tilang saat mengendarai mobil perusahaan,
  3. Pelatihan serta biaya lain yang tidak mendukung operasional perusahaan,
  4. Biaya perjalanan pribadi dan atau keluarga karyawan.

Pagu yang dapat dimanfaatkan oleh masing-masing karyawan biasanya berbeda, tergantung dari kebijakan perusahaan serta tergantung posisi karyawan di perusahaan tersebut.

Note : Baca artikel Etika Mengajukan Reimburse ke Perusahaan

Aplikasi Reimbursement Lebih Praktis dengan Aplikasi Talenta

Masalah yang Timbul akibat Proses Reimbursement 

Manipulasi/ Mark-Up Biaya

Masalah bagi perusahaan yang secara nyata menimbulkan kerugian material adalah apabila ada kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Salah satunya dengan melakukan manipulasi besaran biaya yang diajukan kepada perusahaan.

Berikut adalah beberapa indikasi yang dapat dijadikan sebagai dasar untuk memeriksa apakah klaim reimbursement yang diajukan oleh pegawai dimanipulasi:

  • Pengeluaran seorang karyawan lebih besar dibandingkan dengan rata-rata pengeluaran sejenis yang diajukan oleh karyawan lainnya dalam jabatan yang sama,
  • Mengajukan klaim reimbursement atas hal-hal yang tidak terkait dengan perusahaan,
  • Penggunaan pagu sampai batas maksimal,
  • Adanya double billing atau klaim ganda dengan salinan kuitansi untuk barang atau kegiatan yang sama.

Beban Administrasi untuk Memroses Reimbursement 

Proses reimbursement, mulai dari verifikasi kuitansi, pengecekan pagu, perhitungan biaya yang dapat diganti dan pembayaran kepada pegawai, juga membutuhkan waktu serta ketelitian bagi bagian keuangan perusahaan.

Dapat dibayangkan jika, seluruh proses tersebut dilakukan secara manual, tanpa aplikasi reimbursement, maka semakin besar perusahaan dan kegiatan yang dilakukan maka beban administrasi untuk melaksanakan semua proses tersebut dapat menjadi sumber inefisiensi perusahaan.

Karyawan Kesulitan Mendokumentasikan Bukti Biaya 

Tidak hanya bagi perusahaan, kadang kala karyawan pun kesulitan mendokumentasikan bukti-bukti pengeluaran, yang sesuai dengan format perusahaan. Contohnya saja biaya parkir, dan lain-lain.

Proses Reimbursement yang Berbelit-belit Menghambat Operasional

Adakalanya karena proses reimbursement yang berbelit-belit membuat karyawan ragu untuk menalangi biaya operasional. Tentu saja hal ini menjadi kerugian bagi perusahaan karena aktivitas bisnis menjadi tidak lancar.

Note : Baca artikel Sulit Klaim Reimbursement? Terapkan 3 Cara ini

Fitur Aplikasi Reimbursement pada Talenta

Untuk memudahkan perusahaan dalam memproses klaim reimbursement, perusahaan dapat menggunakan fitur aplikasi reimbursement pada Talenta. Berikut adalah keuntungan menggunakan aplikasi reimbursement pada Talenta:

  • Admin Bagian HR atau Keuangan dapat melakukan kustomisasi sesuai kebijakan perusahaan. Mulai dari setting pagu biaya berdasarkan posisi pegawai, bagaimana level persetujuan, dan lain-lain.
  • Karyawan dapat mengajukan klaim dan mengupload bukti secara online secara real time untuk menghindari hilangnya bukti pengeluaran,
  • Pembayaran dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah karena terdapat database nomor rekening pegawai.

Note : Baca artikel Proses Reimbursement Lebih Praktis dengan Aplikasi Talenta

Dengan demikian, penggunaan aplikasi reimbursement akan menjawab masalah-masalah yang sebelumnya ada dalam proses reimburse. Anda dapat mencari tahu lebih lanjut tentang produk Talenta di website Talenta, atau isi formulir ini untuk mencoba Talenta secara gratis.

CTA Talenta


PUBLISHED30 Aug 2020
Emanuelle
Emanuelle