Contoh Rincian Biaya saat Perjalanan Dinas Perusahaan

Sudah menjadi hal yang umum, apabila saat melaksanakan perjalanan dinas, karyawan menalangi terlebih dahulu beberapa biaya yang timbul akibat perjalanan dinas mereka. Berikut akan diulas mengenai contoh biaya perjalanan dinas perusahaan yang biasa ada.

Jika perusahaan tidak memiliki aplikasi reimbursement karyawan, maka dana yang ditalangi tersebut baru bisa diurus pengembaliannya kepada perusahaan setelah karyawan kembali masuk kantor.

3 Contoh Jenis Rincian Biaya saat Perjalanan Dinas

Setidaknya ada tiga jenis biaya yang mungkin timbul saat karyawan melakukan dinas luar kota. Berikut adalah beberapa di antaranya.

Biaya Perjalanan Dinas (Transportasi, Penginapan, Makanan)

Biaya perjalanan dinas adalah biaya-biaya yang terkait dengan perjalanan karyawan itu sendiri, dimana contoh yang ada adalah seperti biaya tiket perjalanan dan transportasi selama di daerah (pesawat, kereta, kapal), biaya penginapan, dan juga biaya makan.

Ada kalanya perusahaan juga memberikan insentif berupa uang harian atau bonus bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas.

Biaya Operasional atau Bisnis perusahaan

Di dalam perjalanan dinas, ada kalanya karyawan harus membayar biaya-biaya pendukung pekerjaannya. Hal ini dinamakan biaya operasional.

Misalkan saja biaya rapat atau meeting dengan klien, biaya pencetakan dokumen, biaya sewa working space, biaya pulsa untuk menghubungi rekanan, dan lain-lain.

Baca juga: Sulit Klaim Reimbursement? Terapkan 3 Cara ini

Biaya Kesehatan

Biaya kesehatan adalah penggantian biaya medis apabila terjadi kegawatdaruratan terjadi dan mengharuskan karyawan mendapatkan layanan kesehatan saat karyawan melakukan dinas keluar kota.

Beberapa Contoh Detail Biaya Perjalanan Dinas Perusahaan Yang Bisa Klaim Reimburse

Biaya perjalanan dinas perusahaan dapat bervariasi tergantung pada banyak faktor, termasuk tujuan perjalanan, lama perjalanan, jenis transportasi, dan tingkat akomodasi yang dipilih.

Berikut beberapa contoh biaya perjalanan dinas perusahaan yang umum terjadi:

1. Tiket Pesawat: Biaya tiket pesawat bisa menjadi biaya terbesar dalam perjalanan dinas. Harga tiket pesawat tergantung pada jarak, waktu pemesanan, dan jenis kelas yang dipilih.
2. Transportasi: Biaya transportasi selama perjalanan, seperti taksi, bus, kereta, atau mobil sewaan, juga bisa menjadi biaya besar. Harga transportasi tergantung pada tujuan dan lama perjalanan.
3. Akomodasi: Biaya akomodasi, seperti hotel atau apartemen, bisa menjadi biaya yang signifikan dalam perjalanan dinas. Harga akomodasi tergantung pada tingkat kenyamanan dan fasilitas yang tersedia.
4. Makanan: Biaya makanan selama perjalanan juga bisa menjadi biaya besar, terutama jika perjalanan membutuhkan penginapan di luar kota. Harga makanan tergantung pada lokasi dan jenis restoran yang dipilih.
5. Visa dan Dokumen Perjalanan: Biaya visa dan dokumen perjalanan seperti paspor dan tiket kereta api dapat menjadi biaya tambahan dalam perjalanan dinas.
6. Asuransi Perjalanan: Asuransi perjalanan dapat memberikan perlindungan bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas, dan biayanya dapat ditanggung oleh perusahaan.
7. Biaya Komunikasi: Biaya komunikasi seperti panggilan telepon, pesan teks, atau akses internet juga dapat menjadi biaya yang signifikan dalam perjalanan dinas.
8. Biaya Hiburan: Biaya hiburan seperti tiket pertunjukan atau makan malam dengan klien atau mitra bisnis juga dapat menjadi biaya yang signifikan dalam perjalanan dinas.

Ketika melakukan perjalanan dinas, perusahaan biasanya menetapkan batas atas biaya yang dapat dikeluarkan oleh karyawan.

Hal ini bertujuan untuk mengontrol pengeluaran perusahaan dan memastikan bahwa biaya perjalanan dinas tetap dalam anggaran yang telah ditetapkan.

Baca juga: Bagaimana Cara Pengajuan Reimbursement

Contoh Masalah Akibat Proses Reimbursement Biaya saat Perjalanan Dinas Dari Perusahaan

Tanpa penggunaan aplikasi reimbursement karyawan, proses penggantian dana ini seringkali menimbulkan masalah, terutama pada perusahaan dengan tingkat mobilitas yang tinggi.

Bisa jadi satu proses reimbursement belum selesai, karyawan tersebut sudah kembali berangkat melakukan perjalanan dinas lagi.

Berikut adalah contoh-contoh masalah yang mungkin terjadi akibat sulitnya mengelola reimbursement karyawan yang sedang dinas:

Hilangnya Dokumen Pendukung

Contoh dokumen pendukung biaya yang kerap hilang untuk pengajuan reimburse perjalanan dinas perusahaan adalah boarding pass, kuitansi pembayaran makan, kwitansi biaya transportasi darat seperti taxi atau travel, dan lain-lain.

Seringkali, karyawan kesulitan untuk mendokumentasikan proses-proses tersebut atau dokumen tersebut tertinggal tidak turut terbawa kembali ke kantor.

Pengajuan Reimbursement Manual yang Berlarut-larut

Pengajuan reimbursement manual yang berlarut-larut dalam menimbulkan keengganan bagi karyawan untuk melakukan perjalanan dinas.

Tentu saja hal ini merupakan masalah karena dapat menghambat bisnis perusahaan.

Baca juga: Permudah Prosedur Pengajuan Klaim Karyawan lewat Sistem HR

Karyawan Tidak Paham Komponen Pengeluaran Apa Saja yang Boleh Direimburse

Masalah lain yang kerap timbul adalah kesalahpahaman akibat karyawan tidak memahami komponen pengeluaran apa saja yag boleh di-reimburse.

Atau terdapat kebijakan perusahaan yang tidak mengakomodasi kondisi di lapangan yang mengakibatkan adanya komponen pengeluaran tidak dapat di-reimbuse.

Untuk mengatasi hal ini, biasanya bisa dilakukan dengan menggunakan bantuan aplikasi seperti Mekari Talenta.

Saya Mau Bertanya ke Sales Mekari Talenta Sekarang

Baca juga: Proses Reimbursement yang Lebih Praktis dengan Talenta

Aplikasi Reimbursement Karyawan Mekari Talenta sebagai Solusi Saat Perjalanan Dinas

Aplikasi klaim reimbursement karyawan seperti aplikasi Mekari Talenta adalah contoh solusi praktis untuk mengatasi masalah reimbursement bjaya yang ada saat karyawan melakukan perjalanan dinas dari perusahaan.

Karyawan dapat langsung mengisi form secara online secara real time saat sedang bepergian dan menambahkan unggahan foto invoice atau kwitansi bukti pembayaran.

Selanjutnya proses reimbursement dapat langsung diproses oleh sistem, tanpa menunggu kepulangan karyawan.

Proses ini diteruskan kepada bagian keuangan dan atau atasan mendapatkan persetujuan dan verifikasi.

Apabila sudah mendapatkan persetujuan, bahkan pembayaran dana dapat langsung dilakukan dengan proses transfer karena aplikasi reimbursement otomatis pada Talenta terintegrasi langsung dengan payroll, yang berarti juga memiliki akses pada database rekening karyawan.

Dengan proses yang praktis dan cepat diharapkan dapat meningkatkan produktivitas dan motivasi karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas.

Demikian juga dengan pihak bagian keuangan, diharapkan proses ini dapat meningkatkan efisiensi dan juga mengurangi beban administrasi sehingga pada akhirnya produktivitas perusahaan secara umum pun dapat meningkat.

Semoga informasi pengertian hingga contoh biaya perjalanan dinas perusahaan, dan solusi claim lebih mudah adalah seperti yang diulas di blog Mekari Talenta diatas bisa bermanfaat.

Apabila Anda ingin tahu lebih lanjut tentang aplikasi Mekari Talenta, Anda dapat mengisi formulir ini dan mendapatkan akses untuk mencoba secara gratis.