Contoh Aplikasi HRIS yang Gantikan Tugas HR di Perkantoran selama PSBB Jakarta

Contoh Aplikasi HRIS yang Gantikan Tugas HR di Perkantoran selama PSBB Jakarta

Memasuki era digitalisasi modern seperti saat ini, contoh aplikasi HRIS atau Human Resource Information System semakin beragam. Kehadiran aplikasi HRIS mampu menggantikan tugas HR di perkantoran terutama selama pemberlakukan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) Jakarta.

Semua tugas HR terkait sumber daya manusia dapat diselesaikan dengan satu aplikasi HRIS tanpa harus pergi ke kantor.

HRIS membantu kerja HR dengan mengintegrasikan pengelolaan data karyawan dengan kinerja tugas umum HR. Hal ini dimaksudkan untuk meringankan beban kerja divisi HR yang cukup berat dan rumit. Dengan begitu, HR dapat fokus untuk menyelesaikan tugas-tugas penting lainnya.

Mengenai PSBB Jakarta

Pemprov DKI Jakarta mulai 14 September 2020 hingga 25 September 2020 kembali menerapkan Pembatasan Sosial Berskala Besar atau PSBB. PSBB Jakarta jilid II yang berlaku hari ini lebih ketat dibandingkan aturan sebelumnya.

Penerapan PSBB Jakarta mengacu pada Peraturan Gubernur (Pergub) Nomor 88 Tahun 2020 terkait perubahan Pergub Nomor 33 Tahun 2020 tentang Pelaksanaan PSBB dalam Penanganan COVID-19 di DKI Jakarta.

Selama masa PSBB, seluruh warga di DKI Jakarta dianjurkan untuk:

1. Tetap di rumah dan tidak bepergian,
2. Kecuali ada keperluan mendesak,
3. Kecuali beraktivitas dalam usaha esensial yang diperbolehkan.

Note : Baca artikel Tips HR Kelola Karyawan Selama PSBB Jakarta

7 Fitur HRIS Cloud Terbaik saat Era New Normal

Sektor Bisnis yang Boleh Tetap Buka saat PSBB Jakarta

Selama PSBB Jakarta, 11 sektor usaha atau bisnis tetap boleh beroperasi dengan menerapkan protokol kesehatan secara ketat dan membatasi kapasitas 50%. Ke-11 sektor bisnis tersebut adalah:

1. Kesehatan
2. Bahan pangan, makanan, minuman
3. Energi
4. Komunikasi dan teknologi informasi
5. Keuangan, Perbankan, Sistem Pembayaran, Pasar Modal
6. Logistik
7. Perhotelan
8. Konstruksi
9. Industri strategis
10. Pelayanan dasar, utilitas publik dan industri yang ditetapkan sebagai objek vital nasional dan objek tertentu.
11. Kebutuhan sehari-hari

Kegiatan Esensial yang Dapat Beroperasi dengan Pembatasan Kapasitas

Tempat-tempat ini boleh beroperasi dengan maksimal 50% karyawan:

1. Kantor perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional dalam menjalankan fungsi diplomatik dan konsuler serta fungsi lainnya.
2. BUMN/BUMD yang turut serta dalam penanganan COVID-19 dan/atau dalam pemenuhan kebutuhan pokok masyarakat.
3. Organisasi kemasyarakatan lokal dan internasional yang bergerak pada sektor sosial dan/atau kebencanaan.

Kecuali kantor Pemerintah yang bersifat pelayanan langsung kepada publik yang terkait dengan kebutuhan mendasar, seperti pemadam kebakaran, kesehatan, dan lain-lain. Pengaturan kantor pemerintah beroperasi, sesuai pengaturan Permen PAN-RB di zona dengan risiko tinggi, dengan maksimal 25% pegawai.

Bila ditemukan kasus positif pada lokasi kegiatan-kegiatan di atas, maka seluruh usaha dan kegiatan pada lokasi tersebut harus ditutup paling sedikit selama 3 hari operasi.

Kegiatan Non Esensial Dapat Beroperasi dengan Pembatasan Kapasitas

Tempat-tempat ini boleh beroperasi dengan pembatasan kapasitas:

  1. Pimpinan kantor dan tempat kerja wajib mengatur mekanisme bekerja dari rumah bagi para pegawai. Apabila sebagian pegawai harus bekerja
    di kantor, maka pimpinan tempat kerja wajib membatasi paling banyak 25% pegawai berada dalam tempat kerja dalam satu waktu bersamaan.
  2. Pasar dan pusat perbelanjaan dapat beroperasi dengan menerapkan batasan kapasitas paling banyak 50% pengunjung yang berada dalam
    lokasi dalam waktu bersamaan. Restoran, rumah makan, cafe di dalam pusat perbelanjaan hanya boleh menerima pesan antar / bawa pulang.

Bila ditemukan kasus positif pada lokasi kegiatan-kegiatan di atas, maka seluruh usaha dan kegiatan pada lokasi tersebut harus ditutup paling sedikit selama 3 hari operasi.

Note : Baca artikel Ulasan Lengkap Soal Aturan PSBB Jakarta yang Harus Diketahui HR

Tugas HR yang Dapat Digantikan HRIS

Terciptanya aplikasi HRIS benar-benar dapat meringankan beban tugas HR. Aplikasi HRIS merupakan jawaban untuk menyelesaikan tugas-tugas rumit yang terkait dengan masalah sumber daya manusia. Berikut adalah tugas-tugas HR yang dapat digantikan oleh aplikasi HRIS.

Rekrutmen Karyawan

Proses perekrutan karyawan merupakan salah satu proses yang penting. Perusahaan membutuhkan strategi dan rencana perekrutan yang baik. Strategi dan rencana dibuat untuk mengatasi kesenjangan antara posisi yang kosong dengan keahlian yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut.

Aplikasi HRIS dapat digunakan untuk mengidentifikasi setiap posisi dalam perusahaan, nama setiap jabatan, dan orang yang menempatinya. Dari data ini, divisi HR dapat mengetahui posisi apa saja yang masih kosong dan bersiap untuk segera melakukan perekrutan jika dibutuhkan.

Penggunaan aplikasi HRIS dapat membantu proses seleksi calon karyawan, evaluasi, dan penempatan posisi yang tersedia. Kemudahan yang ditawarkan aplikasi HRIS ini membantu divisi HR dalam keseluruhan proses perekrutan karyawan baru.

Mencatat Cuti Karyawan

Pencatatan cuti karyawan perlu dilakukan dengan cermat demi pemenuhan hak karyawan dan kelancaran operasional perusahaan.Dengan aplikasi HRIS, karyawan dapat mengajukan cuti secara online. Informasi pengajuan cuti tersebutkan langsung terhubung dengan HR dan dapat segera disetujui atau tidak.

Karyawan juga dapat memantau secara langsung proses pengajuan cutinya lewat aplikasi HRIS. Aplikasi HRIS yang baik perlu memuat kalender cuti, jatah cuti karyawan, serta kebijakan cuti yang berlaku di perusahaan. Hal ini tentu saja sangat memudahkan HR dalam pencatatan cuti karyawan karena semuanya sudah terhubung secara online.

Payslip Talenta

Menghitung Gaji Karyawan

Penghitungan gaji karyawan merupakan salah satu tugas HR yang paling rumit dan sensitif. Hal ini dikarenakan HR perlu memperhitungkan berbagai komponen seperti absensi, pajak, potongan BPJS, dan lain sebagainya. Untuk itu, HR memerlukan bantuan HRIS dengan fitur payroll untuk meringankan tugas tersebut.

HRIS dapat menyederhanakan proses penghitungan gaji, pajak, BPJS, dan komponen penting lainnya yang menyulitkan jika dihitung secara manual. Dengan begitu, kesalahan dapat diminimalisir dan hasil penghitungan bisa didapat secara cepat dan akurat. Selain itu, aplikasi HRIS juga dapat memberikan bukti pembayaran gaji berupa slip gaji online.

Note : Baca artikel Solusi Cepat Menghitung PPh 21 Gaji Karyawan saat PSBB Jakarta: Beli Software HRD!

Absensi Karyawan

Contoh aplikasi HRIS lainnya yang dapat digantikan aplikasi HRIS adalah pengelolaan absensi. Masalah absensi karyawan merupakan hal penting untuk mengukur indikator kinerja dan kedisiplinan karyawan. Ketersediaan fitur absensi online dalam aplikasi HRIS tentu sangat memudahkan baik bagi karyawan maupun pihak HRD.

Manfaat absensi online bagi karyawan yaitu dapat diakses langsung melalui ponsel pintar masing-masing. Hal ini sangat menguntungkan, terutama bagi karyawan yang bekerja di lapangan, karena tidak perlu repot datang ke kantor hanya untuk mengisi absensi terlebih dahulu.

Lalu manfaat absensi online bagi pihak HRD yaitu dapat merekapitulasi data kehadiran karyawan secara langsung atau realtime melalui aplikasi HRIS. Jadi HRD tidak perlu lagi menginput data karyawan satu per satu secara manual. Dengan begitu, tugas HRD akan jauh lebih ringan dan dapat meningkatkan kinerja dan performa.

Mengelola Reimbursement

Adanya aplikasi HRIS juga dapat membantu proses pengelolaan reimbursement atau pengajuan klaim. Hal ini sangat penting untuk dapat mempermudah karyawan mengajukan klaim. Dalam prosesnya, perusahaan dapat menentukan kebijakan yang berlaku, saldo, ketentuan pemakaian, alur persetujuan, hingga syarat bagi penerima klaim.

Melalui aplikasi HRIS, karyawan dapat dengan mudah mengajukan klaim secara online dan juga memeriksa status pembayaran. Proses persetujuan klaim akan semakin cepat dilakukan karena jika dokumen sudah lengkap, pihak atasan dapat langsung memberikan persetujuan di mana pun dan kapan pun. 

Demikianlah beberapa contoh aplikasi HRIS yang dapat menggantikan tugas HR perkantoran selama PSBB Jakarta. Pastikan Anda memiliki software HRIS dengan fitur yang lengkap agar proses pengelolaan administrasi menjadi semakin lancar.

 Talenta, merupakan salah salah satu aplikasi HRIS terbaik yang patut Anda miliki. Pasalnya, Talenta memiliki beragam manfaat dan solusi cerdas yang dapat membuat pekerjaan HR menjadi lebih mudah dan praktis. 

Dibekali dengan berbagai fitur canggih seperti time and attendance management hingga payroll management, Talenta mampu memenuhi kebutuhan perusahaan perihal urusan administrasi personalia.

Selain itu, ada pula berbagai fitur HRIS Talenta yang menarik berupa pemenuhan kompensasi karyawan, reimbursement, dan juga absensi berbasis gps dan selfie. Tunggu apa lagi? Dapatkan demo Talenta di sini dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Note : Baca artikel Panduan HR Mengelola Karyawan dan HRIS Mempermudah Prosesnya


PUBLISHED15 Sep 2020
Poppy
Poppy