Aplikasi HRIS Terbaik Harus Memiliki Fitur-fitur Ini

Aplikasi HRIS Terbaik Harus Memiliki Fitur-fitur Ini

Setiap perusahaan membutuhkan aplikasi HRIS terbaik untuk mengelola segala urusan terkait sumber daya manusia (SDM) yang sering kali rumit. 

Pada dasarnya, aplikasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human Resource Information System (HRIS) diartikan sebagai perangkat lunak berbasis online yang diciptakan dengan tujuan menyederhanakan pengelolaan administrasi karyawan. 

Melihat banyaknya kemudahan dan manfaat yang ditawarkan oleh aplikasi ini menjadikan HRIS populer di banyak perusahaan di Indonesia.

Note : Baca artikel Panduan HR Mengelola Karyawan dan HRIS Mempermudah Prosesnya

apa itu hris (human resources information system)?

Manfaat dan Fungsi Aplikasi HRIS

Selain memudahkan tugas HR, penerapan aplikasi HRIS memiliki banyak sekali manfaat dan fungsi lainnya.

Pertama, Menjaga keamanan data dengan lebih baik. Mengingat aplikasi HRIS menggunakan sistem komputasi awan (cloud computing), data-data yang masuk ke dalam tempat penyimpanan atau database akan langsung diolah dan dienkripsi. Selain itu, hanya pihak tertentu yang memiliki izin untuk mengakses data tersebut.

Kedua, meningkatkan efektivitas waktu. Pengelolaan data karyawan menggunakan aplikasi HRIS pastinya lebih ringkas dibanding cara manual. Hal itu membuat waktu HR tidak terbuang percuma karena hanya fokus mengerjakan satu tugas. Sama halnya dengan karyawan.

Ketiga, menghemat biaya operasional. Dengan hadirnya HRIS, segala proses administrasi dilakukan secara online. Hal itu menyebabkan perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk kertas.

Selain itu, aplikasi HRIS dirancang dengan tampilan yang ramah pengguna sehingga karyawan tidak butuh waktu lama untuk mengaplikasikannya. 

Fitur-Fitur yang Harus Dimiliki Aplikasi HRIS Terbaik

Tidak semua sistem HRIS memiliki fitur-fitur lengkap yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu perusahaan perlu memilihnya dengan cermat. Inilah fitur-fitur yang wajib dimiliki aplikasi HRIS terbaik.

Note : Baca artikel Opini: Implementasi HRIS dan Dampak Dahsyatnya bagi Perusahaan

Manajemen Absensi

Aplikasi HRIS yang baik wajib memiliki fitur manajemen Absensi. Absensi atau pencatatan kehadiran merupakan indikator bagi perusahaan untuk menilai kinerja karyawan. Absensi online memungkinkan HR memonitor performa karyawan saat di kantor maupun saat bekerja remote.

HR tak lagi repot mencatat dan menginput data absensi secara manual karena sudah terintegrasi otomatis dengan sistem kehadiran biometrik. Dengan begitu, pengelolaan absensi menjadi lebih praktis dan akurat. 

Manajemen Klaim/Reimburse

Fitur manajemen klaim/reimburse juga harus dimiliki oleh aplikasi HRD terbaik. Dengan fitur ini, karyawan dapat dengan mudah mengajukan klaim penggantian dana/biaya yang biasanya digunakan untuk kegiatan perkantoran.

Caranya cukup sederhana, karyawan hanya perlu mengunggah foto bukti transaksi berupa kwitansi atau struk, kemudian mengajukannya melalui aplikasi dan menunggu persetujuan. Alur pengeluaran, penerimaan, dan pengembalian klaim akan tercatat secara otomatis, sehingga perusahaan dapat sekaligus memonitor keuangan perusahaan.

Note : Baca artikel Menyusun Program Benefit Karyawan yang Efektif dan Pentingnya Peran HRIS

Manajemen Penggajian

Pengelolaan gaji karyawan menjadi lebih cepat dengan adanya fitur manajemen penggajian atau payroll pada aplikasi HRIS. Fitur ini juga dapat meminimalisir human error atau kesalahan yang terjadi saat penghitungan hingga pendistribusian gaji.

Komponen penggajian seperti tunjangan, pajak, bpjs, uang lembur dan lain sebagainya pun terintegrasi dengan absensi online. Dengan demikian, perhitungan gaji karyawan dapat otomatis disesuaikan dengan data kehadiran yang tercatat secara real time pada sistem.

Manajemen Rekrutmen

Proses rekrutmen merupakan salah satu faktor yang menentukan berkualitas atau tidaknya sumber daya manusia di suatu perusahaan. Oleh sebab itu, fitur manajemen rekrutmen juga perlu ada pada aplikasi HRIS. Fitur ini memungkinkan HR manager menyusun berbagai tahapan proses rekrutmen serta memantaunya dengan mudah, dari mulai verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan hingga onboarding dan offboarding kandidat.

Manajemen Database Karyawan

Tak kalah penting, aplikasi HRIS harus mencakup fitur database karyawan. Seperti telah disebutkan sebelumnya, data dan informasi karyawan akan disimpan pada database yang berbasis cloud. Data-data itu terintegrasi dengan fitur-fitur lainnya yg ada pada HRIS. Saat dibutuhkan untuk proses administrasi, HR bisa mengaksesnya kapan pun dan di mana pun, tanpa repot membuka tumpukan berkas yang menyita waktu.

Note : Baca artikel Panduan Lengkap Cuti Karyawan dan Bagaimana HRIS Bisa Membantu Prosesnya

Payslip Talenta

Manajemen Pajak

Lain jabatan, maka lain pula jumlah gaji yang diterima. Dengan beragamnya jumlah gaji yang diterima karyawan, fitur manajemen pajak pada sistem HRIS dapat mempermudah penghitungan potongan pajak penghasilan setiap karyawan. 

Selain itu, fitur ini juga terintegrasi dengan peraturan terkait Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 21 yang dikeluarkan oleh pemerintah. 

Manajemen Penilaian

Setiap periode tertentu, perusahaan biasanya akan melakukan penilaian secara berkala terkait performa kerja karyawan. Aplikasi HRIS dapat membuat proses evaluasi menjadi lebih praktis dan cepat.

Fitur manajemen penilaian dapat membuat karyawan menyusun berbagai macam tipe evaluasi. Mengingat jumlah karyawan yang banyak, bukan mustahil untuk meninjau dan mengukur hasil penilaian tersebut menggunakan fitur ini. Jika sudah diukur, maka akan ketahuan seperti apa perkembangan masing-masing karyawan.

Aplikasi HRIS yang baik wajib memiliki fitur-fitur di atas, agar proses pengelolaan administrasi karyawan dapat dilakukan dengan baik.

Talenta, merupakan salah salah satu aplikasi HRIS terbaik yang patut dimiliki. Pasalnya, Talenta memiliki beragam manfaat dan solusi cerdas yang dapat membuat pekerjaan HR menjadi lebih mudah dan praktis. 

Dibekali dengan berbagai fitur canggih seperti time and attendance management hingga payroll management, Talenta mampu memenuhi kebutuhan perusahaan perihal urusan administrasi personalia.

Selain itu, ada pula berbagai fitur HRIS Talenta yang menarik berupa pemenuhan kompensasi karyawan, reimbursement, dan juga absensi berbasis gps dan selfie. Tunggu apa lagi? Dapatkan demo Talenta di sini dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Note : Baca artikel Penjelasan Lengkap Soal HRIS yang Harus Dipahami HR


PUBLISHED07 Sep 2020
Poppy
Poppy