Absensi Elektronik Vs Absensi Online, Mana yang Lebih Baik?

Absensi Elektronik Vs Absensi Online, Mana yang Lebih Baik?

Dulu pencatatan absensi karyawan dilakukan secara manual melalui tanda tangan pada secarik kertas. Kini, sistem absensi elektronik dan absensi online lebih populer karena lebih canggih dan modern. 

Data absensi karyawan adalah informasi penting yang harus dikelola dengan baik karena bisa dijadikan salah satu pedoman kebijakan strategis perusahaan. Salah satu tantangan dalam pengelolaan absensi adalah memilih sistem absensi yang paling efektif. 

Note : Baca artikel 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Karyawan Gratis Tahun 2020

Semua perusahaan pasti ingin “berinvestasi” pada sistem absensi yang paling baik untuk menjaga kedisiplinan karyawan. Sehingga terkadang perusahaan kebingungan untuk menentukan sistem mana yang paling cocok digunakan.

Dari banyaknya pilihan, sistem absensi elektronik dan absensi online adalah yang paling banyak digunakan. Manakah yang lebih baik di antara keduanya? Simak penjelasan berikut ini.

Aplikasi Absensi Online : Solusi Terbaik HRD saat Work From Home

 

Pengertian Absensi Online dan Absensi Elektronik

Sistem absensi elektronik sebenarnya sudah digunakan sejak tahun 1997 dengan menggunakan keamanan sidik jari. Setiap orang memiliki pola sidik jari yang berbeda, sekalipun kembar identik. 

Alasan inilah yang membuat sistem absensi elektronik banyak digunakan perusahaan, yaitu karena tidak mungkin terjadi kecurangan atau pemalsuan.

Selain sidik jari, contoh absensi elektronik lainnya adalah perekaman struktur wajah dan ada juga sistem magnetic card yang menggunakan kartu akses. Konsepnya pencatatannya sama, karyawan diminta untuk menempelkan sidik jari/ scan wajah/ swipe kartu akses yang telah direkam pada mesin saat masuk atau pulang kantor. 

Sistem absensi online berbeda dengan absensi elektronik yang membutuhkan mesin. Hal ini karena sistem pencatatan jam kehadiran karyawan dilakukan melalui website yang diakses melalui komputer masing-masing yang sudah terhubung internet. 

Karyawan hanya perlu memasukkan username dan password agar dapat melakukan absensi sendiri di mana saja. Sistem kerja absensi ini sangat bergantung pada jaringan internet. 

Note : Baca artikel Manfaatkan Fitur Manajemen Waktu untuk Sistem Absensi yang Efektif di Perusahaan Manufaktur

Kelebihan Absensi Elektronik

Penerapannya Sederhana 

Operasional sistem absensi elektronik lebih mudah digunakan dibandingkan sistem online. Bagi karyawan yang tidak mengerti cara mengoperasikan komputer, absensi dengan sidik jari masih efektif untuk digunakan.

Digunakan untuk Mengelola Administrasi Kecil

Karena sifatnya masih manual, yaitu karyawan mendatangi mesin absen, maka sistem ini lebih cocok digunakan untuk perusahaan yang memiliki jumlah karyawan yang tidak besar. 

Tidak Membutuhkan Teknologi Khusus

Proses pengoperasian dan perawatan mesin absen dilakukan oleh tenaga manusia sehingga perusahaan merasa tidak perlu belajar teknologi khusus. 

Note : Baca artikel Absensi Online dan Absensi Fingerprint, Mana yang Terbaik?

Kelebihan Absensi Online

Lebih Hemat Biaya Operasional

Sistem absensi online tidak membutuhkan biaya pengadaan mesin dan biaya perawatan secara berkala. Dari sisi biaya operasional, tentu sistem online lebih hemat dibandingkan elektronik. 

Akurasi Data yang Tinggi untuk Meminimalisir Tingkat Kesalahan

Potensi kecurangan yang dilakukan pada sistem absen online lebih kecil karena masing-masing karyawan memiliki username dan password unik. Selain itu, dengan fitur GPS yang dimiliki, divisi HR bisa langsung mengetahui lokasi di mana karyawan melakukan absensi.

Note : Baca artikel Mesin Absensi Jadi Media Baru Penyebaran COVID-19, Bagaimana Bisa?

Terintegrasi dengan Fitur HR Lainnya

Penggunaan data karyawan yang tersimpan dalam sistem online lebih mudah dimanfaatkan untuk kebutuhan lain. Misalnya saja penghitungan gaji, tunjangan, dan manfaat lainnya yang berhubungan dengan kebijakan strategis perusahaan. 

Jadi mana yang lebih baik? Secara operasional memang absensi online memiliki teknologi yang lebih canggih dibandingkan sistem elektronik. 

Menuju era industri 4.0 yang dikenal dengan istilah internet of things (IoT) perusahaan Anda juga harus segera beradaptasi agar tidak tertinggal. Jika Anda masih ragu menggunakan absensi online, ajukan demo gratis dari Talenta secara gratis. 

Talenta adalah software HR terpercaya yang memiliki fitur absensi online untuk memberikan kemudahan dalam mengelola data absen karyawan. Yuk, ajukan demo gratis Talenta di sini.

Note : Baca artikel Dear HR Manager, Ini Pentingnya Gunakan HRIS

CTA Talenta


PUBLISHED05 Aug 2020
Risna
Risna