5 Tips agar Pekerjaan Lebih Lancar dengan Aplikasi Manajemen Proyek

Dalam situasi saat ini, bagaimana aplikasi manajemen proyek bisa membantu kita yang bekerja dari rumah bisa bekerja dengan lebih produktif?

PPKM kembali diberlakukan sehingga kita kembali bekerja dari rumah. Dalam melakukan pekerjaan kita sehari-hari memang tantangan adalah teman baik kita.

Namun menghadapi situasi di mana kita bekerja lagi dari rumah masing-masing tentu menghadirkan tantangan yang berbeda. Tantangan yang berbeda tentu butuh juga solusi yang berbeda.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Kalau biasanya kita, rekan kerja dan atasan bisa bertemu dan bertatap muka untuk melakukan semua proses koordinasi terkait pekerjaan. Namun, dengan situasi yang baru ini tidak bisa kita lakukan.

Menghadapi tantangan mesti bekerja dari rumah masing-masing, HR perlu memberikan solusi agar produktivitas tim tidak menurun. Dalam hal ini aplikasi manajemen proyek bisa menjadi salah satu pilihan untuk dipertimbangkan.

Tantangan Apa Saja yang Bisa Diselesaikan dengan Project Management?

Ketika kondisi saat ini memaksa kita semua untuk lebih banyak tinggal di rumah termasuk untuk bekerja, maka salah satu tantangan yang paling nyata adalah soal komunikasi.

Bagaimana kita yang biasanya tektokan langsung, tatap muka, jadi harus lebih banyak mengandalkan teknologi sebagai perantara. Hal ini bisa merembet ke mana-mana mulai dari soal capaian KPI, konflik dengan rekan kerja bahkan atasan hingga ujungnya produktivitas yang turun.

Ditambah lagi, kalau selama ini belum pernah menerapkan sistem ini maka mungkin ada masalah, bagaimana memastikan karyawan bekerja dari rumah sehingga perlu dipantau kinerjanya.

KPI Tidak Kendor

Bekerja dari rumah bukan berarti masa liburan yang bisa bersantai. Dalam situasi sekarang ini, menjaga KPI agar tetap berjalan dengan baik adalah concern utama dari HR.

Dengan melihat bahwa KPI tercapai maka produktivitas karyawan yang bekerja dari rumah juga bisa otomatis terukur.

HR bisa menggunakan aplikasi manajemen proyek untuk membantu memantau pencapaian KPI untuk tiap masing-masing karyawan.

Pelaporan yang Efektif

Setelah terbiasa dengan pola komunikasi langsung, mungkin tidak mudah untuk melakukan komunikasi via teks ketika masing-masing bekerja dari rumah.

Hal ini mungkin mengakibatkan adanya hambatan komunikasi baik itu terkait dengan deadline maupun komunikasi dengan rekan kerja dan atasan.

Padahal pengerjaan proyek dan pekerjaan-pekerjaan lain tentunya sangat bergantung pada ketepatan deadline.

Komunikasi jadi salah satu titik krusial. Termasuk pengiriman laporan pekerjaan yang mungkin berupa berbagai macam jenis file.

Dengan adanya jalur komunikasi yang efektif lewat aplikasi manajemen proyek, laporan pekerjaan juga bisa dilakukan dengan efektif.

Satu Jalur Komunikasi Terdokumentasi

Masih menggunakan WhatsApp untuk berkomunikasi terkait masalah pekerjaan?

WhatsApp bisa menjadi sarana komunikasi betul. Namun, menggunakan media chatting sebagai sarana komunikasi terkait pekerjaan punya risiko tercampur dengan jalur komunikasi pribadi.

Bagi beberapa orang, hal ini sangat mengganggu. Dengan memisahkan jalur komunikasi pribadi dan profesional, selain bisa meningkatkan work-life balance karyawan juga yang lebih penting adalah komunikasi yang terdokumentasi dan terpusat.

Aplikasi manajemen proyek bisa menyediakan ruang komunikasi yang lebih terpusat dan tentunya terdokumentasi dengan baik. Hal ini akan memudahkan untuk menelusur follow-up dari setiap diskusi.

Pantau Progres

Kolaborasi adalah kunci dari kesuksesan proyek yang dijalankan. Bagaimana bisa melakukan kolaborasi dengan baik di masa ketika sebagian besar karyawan bekerja dari rumah?

Salah satu yang bisa dilakukan adalah dengan selalu memantau progress masing-masing karyawan.

Hal ini bisa dilakukan utamanya untuk bisa mengidentifikasi di mana ada bottleneck. Semakin awal bottleneck bisa ditemukan maka akan semakin cepat juga solusi bisa ditemukan.

Menjaga Produktivitas Karyawan

Adalah tugas HR untuk menemukan strategi agar bisa terus menjaga produktivitas karyawan di perusahaan sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai dengan baik.

Namun, produktivitas akan sulit diwujudkan jika ada banyak hambatan bahkan yang non teknis. Misalnya terhambatnya jalur komunikasi dengan rekan kerja dan atasan yang mengakibatkan konflik. Belum lagi kalau jalur pelaporan tidak efektif.

Hal-hal non teknis seperti itu, bisa jadi malah menguras energi produktif karyawan. Tantangan komunikasi di internal tim bisa menjadi pintu masuk untuk lebih banyak masalah lain yang lebih kompleks.

Penting untuk menyelesaikan masalah komunikasi ini sehingga bekerja dari rumah pun bisa dilakukan dengan tetap produktif.

Kelola Penugasan Karyawan dengan Aplikasi Manajemen Proyek

Dari 5 tips bagaimana mengelola karyawan di masa ketika banyak karyawan bekerja dari rumah, terlihat bahwa aplikasi manajemen proyek bisa memudahkan proses ini.

Hal ini berdasarkan prinsip-prinsip project management sendiri yang harus diterapkan dalam setiap pekerjaan.

Apa itu project management?

Adalah suatu metode yang dilakukan secara sistematis untuk mengatur sebuah pekerjaan atau proyek agar hasilnya sesuai dengan apa yang diharapkan.

Menurut William M. Fox, ada beberapa tahapan untuk melakukan:

Planning yaitu tahapan di mana suatu proyek atau pekerjaan direncanakan
Organizing adalah tahapan yang bertujuan untuk melakukan pengaturan dan pengelompokkan kegiatan pekerjaan atau proyek setelah adanya tahap planning
Controlling merupakan tahap melakukan kontrol terhadap proses pengerjaan dan evaluasi dari pekerjaan-pekerjaan yang sudah dilakukan pada proyek tersebut.

Untuk memudahkan penerapannya di perusahaan HR bisa menggunakan aplikasi manajemen proyek yang sudah terintegrasi dengan HRIS, seperti Mekari Talenta.

Di Mekari Talenta, pengelolaan karyawan jadi lebih praktis dan terintegrasi. Untuk penugasan dan komunikasi bisa dilakukan dalam satu software manajemen proyek.

Untuk penugasan bisa menggunakan fitur Task. Dalam fitur ini, dari manajemen bisa membagi tugas kepada masing-masing anggota tim. Dilengkapi dengan pemantauan tugas sehingga semua kegiatan dan tugas dalam pipeline dapat dipastikan tereksekusi dengan baik.

Semua tim bisa memantau mana tugas yang belum dikerjakan, sedang dikerjakan dan selesai dikerjakan dalam satu dashboard.

Selain itu, untuk memastikan karyawan menggunakan jam kerjanya dengan baik, bisa menggunakan fitur Pelacak Waktu Aktivitas. Dari sini bisa juga dievaluasi berapa waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas. Data ini bisa menjadi sumber informasi pembagian tugas di masa mendatang.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Dalam satu dashboard yang sama, karyawan juga bisa memberikan laporan aktivitasnya. Hal ini tentu memudahkan proses dokumentasi perusahaan. Dengan menggunakan satu dashboard yang sama bisa dipastikan tidak ada data yang tercecer.

Dengan menggunakan ketiga fitur ini pada Talenta jelas akan lebih mudah untuk memantau KPI masing-masing karyawan dan divisi terkait.

Jika selama ini perusahaan masih menggunakan berbagai aplikasi untuk penugasan karyawan dan memantau kinerjanya, maka ini saatnya untuk meringkas proses dengan cukup menggunakan satu aplikasi manajemen proyek, Mekari Talenta.

Tertarik untuk mencoba aplikasi manajemen proyek yang menggunakan teknologi cloud dan telah terintegrasi? Hubungi Mekari Talenta, coba demo gratisnya sekarang.