Insight Talenta

Mesin Absensi Jadi Media Baru Penyebaran COVID-19, Bagaimana Bisa?

Mesin Absensi Jadi Media Baru Penyebaran COVID-19, Bagaimana Bisa?

Penyebaran COVID-19 atau yang lebih dikenal dengan Virus Corona di Indonesia belum menemukan titik landai-nya. Juru bicara pemerintah khusus penanganan COVID-19, dr. Achmad Yurianto menyatakan bahwa belakangan adanya penularan melalui mesin absensi fingerprint di Semarang, Jawa Tengah.

Bahkan dalam beberapa waktu terakhir, klaster perusahaan di beberapa daerah terutama Jawa Tengah menjadi klaster penularan COVID-19 terbesar pasca-pelonggaran PSBB. Kebanyakan penularan di kantor terjadi karena mesin absensi sidik jari dan juga makan bersama jelang istirahat.

Hal ini semakin memperjelas penularan Virus Corona melalui mesin absensi menjadi risiko terbesar pasca-pelonggaran atau masa transisi PSBB.

Sebelum membahas lebih jauh tentang penularan COVID-19 atau Virus Corona melalui mesin absensi, ada baiknya Anda perlu memahami definisi dan cara kerja mesin absensi seperti dikutip Talenta by Mekari.

Mesin Absensi Fingerprint dan Cara Kerjanya

Sejak tahun 1997 hingga saat ini, mesin absensi fingerprint merupakan perangkat absensi yang paling banyak digunakan oleh banyak perusahaan.

Teknologi fingerprint pada mesin absensi juga merupakan bagian dari Integrated Automated Fingerprint Identification System atau IAFIS.

Selain dinilai lebih efisien dan mudah dioperasikan, mesin absensi fingerprint atau sidik jari juga dianggap lebih aman dan personal karena mengandalkan sistem biometrik pada tubuh manusia. Bahkan pada awal kemunculannya, mesin sidik jari lebih digunakan untuk keperluan militer.

Bagaimana cara kerja mesin absensi fingerprint?

Cara kerja mesin absensi sidik jari atau fingerprint adalah merekam biometrik sidik jari pengguna atau karyawan berdasarkan data yang dihimpun. 

Data yang telah disimpan kemudian dicocokkan oleh mesin ketika karyawan menggunakan mesin absensi sidik jari tersebut.

Ada beberapa metode pemasukkan data pada mesin absensi sidik jari atau fingerprint.

Pertama, metode one-to-one. Karyawan satu per-satu merekam kelima sidik jari mereka ke dalam mesin absensi sidik jari.

Kedua, metode group, dimana mesin absensi fingerprint akan mendeteksi sidik jari dari kelompok atau divisi tertentu

Ketiga, tipe sidik jari. Mesin absensi fingerprint akan mendeteksi sidik jari karyawan berdasarkan bentuk sidik jari karyawan misalnya; whorl, right loop, arch, atau tented arch.

Bagaimana data pada mesin absensi sidik jari dapat digunakan?

Terdapat dua metode database mesin absensi fingerprint atau sidik jari yaitu desentralisasi dan sentralisasi.

Cara kerja desentralisasi adalah dimana seluruh data karyawan terhimpun dalam mesin absensi fingerprint atau sidik jari. Dimana dalam periode tertentu (biasanya setiap satu bulan sekali) HR akan mentransfer database absensi karyawan yang ada pada mesin absensi sidik jari menggunakan flashdisk.

Cara kedua adalah sentralisasi atau yang biasa disebut mesin absensi sidik jari online karena mesin terhubung langsung ke komputer menggunakan internet atau software bawaan mesin.

Cara ini terbilang lebih efisien karena data dapat disinkronisasikan dengan database manual bahkan dengan aplikasi absensi online saat ini.

Baca juga: Pentingnya Aplikasi Absensi yang Terintegrasi dengan Fingerprint

Bagaimana Mesin Absensi Fingerprint bisa Menjadi Sarana Penyebaran COVID-19?

Menurut Centers for Disease Control and Prevention, penularan Virus Corona atau COVID-19 saat ini terjadi akibat kontak fisik baik secara langsung maupun tidak langsung. 

Secara langsung misalnya, bersalaman, berbicara terlalu dekat sehingga droplet mengenai wajah lawan bicara, atau berpelukan.

Kontak fisik secara tidak langsung terjadi ketika pembawa COVID-19 menyentuh benda di sekitarnya dan orang lain menyentuh benda yang terpapar tersebut misalnya melalui gagang pintu, gagang tangga, dan juga mesin absensi fingerprint.

Menurut penelitian UK Research and Innovation, benda seperti kaca, plastik, dan juga tembaga yang terpapar Virus Corona bisa bertahan hingga 72 jam di atas permukaan

Permukaan fingerprint yang terbuat dari kaca, sangat mungkin virus bertahan lebih lama.

Risiko penularan juga lebih besar apabila mesin absensi fingerprint digunakan sebagai akses keluar masuk area kerja. Akses keluar-masuk yang lebih sering digunakan ini menjadi risiko terbesar terhadap penularan paparan Virus Corona.

Apalagi jika perusahaan tidak menonaktifkan mesin absensi sidik jari atau membuka akses keluar-masuk ruang kerja selama work from office

Selain itu, karyawan Anda mungkin mengalami risiko paparan virus paling tinggi mulai dari rumah hingga ke lokasi kerja. Berada dalam kerumunan commuter line, bersentuhan dengan benda-benda yang digunakan bersama-sama atau bahkan karyawan Anda bisa jadi OTG; Orang Tanpa Gejala.

Beberapa kasus baru COVID-19 pun belakangan muncul berasal dari kluster perusahaan terutama dari mesin absensi fingerprint.

Di India tepatnya daerah Hyderabad kasus baru muncul dan terdeteksi berasal dari mesin sidik jari atau fingerprint. Beralih ke Amerika Serikat, kasus baru COVID-19 pun juga muncul dari klaster perusahaan yaitu melalui mesin absensi fingerprint.

Bagaimana di Indonesia?

Belakangan di Indonesia tepatnya di Semarang, Jawa Tengah ditemukan klaster baru penularan Virus Corona yaitu klaser perusahaan. Setelah ditelusuri, penyebaran berasal dari mesin absensi fingerprint karyawan dan ditemukan sampel Virus Corona di media absensi tersebut.

Baca juga: Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal

Aplikasi Absensi Online sebagai Pengganti Mesin Absensi Fingerprint

Seperti yang Anda tahu, beberapa kasus baru Virus Corona lahir melalui mesin absensi fingerprint. Penumpukan interaksi fisik pada mesin absensi fingerprint berisiko menjadi media penyebaran Virus Corona pasca pelonggaran PSBB.

Bahkan WHO dan juga CDC sendiri menyarankan agar perusahaan-perusahaan saat ini harus berfokus pada keselamatan karyawan dimulai dari akses keluar-masuk kantor yaitu mesin absensi.

Perusahaan diminta agar mulai mempertimbangkan mengganti sistem absensi mereka menjadi sistem absensi touchless (nirsentuh) untuk mengurangi risiko paparan melalui mesin absensi.

Salah satu sistem absensi touchless adalah absensi online. Aplikasi absensi online saat ini bukanlah hal langka bahkan mulai digunakan oleh banyak perusahaan di awal tahun 2010-an.

McKinsey, salah satu konsultan bisnis dan manajemen asal Amerika Serikat menyebutkan bahwa teknologi di bidang HRIS sendiri adalah sebuah disrupsi yang mau tidak mau harus dimanfaatkan.

Meski konotasi disrupsi terkesan negatif, disrupsi akibat teknologi memiliki kecenderungan yang berdampak lebih positif salah satunya adalah penggunaan teknologi HRIS seperti absensi online.

Lalu apa sebenarnya perbedaan absensi berbasis internet atau online dengan aplikasi absensi karyawan dengan fingerprint?

Aplikasi absensi online kini jauh berbeda dengan sistem absensi online pada awal kemunculannya. Kini absensi online bahkan dapat diintegrasikan dengan fingerprint attendance management software. Bahkan beberapa ada yang dilengkapi dengan sistem biometrik wajah.

Berikut perbedaan antara aplikasi absensi online dengan mesin absensi fingerprint

Aplikasi Absensi OnlineMesin Absensi Fingerprint
touchless, memungkinkan karyawan tidak bersentuhan dengan medium penularanButuh disentuh dan memungkinkan karyawan bersentuhan dengan medium penularan
timetracking dan database diolah secara live (langsung) timetracking berbasis biometrik dan database diolah secara kumulatif (bulanan)
Bisa diintegrasikan dengan mesin fingerprintHanya sekedar pengelolaannya yang dapat dilakukan secara online (sentral)
Langsung terintegrasi dengan perhitungan gajihanya sekedar untuk check in dan check out
Bisa berfungsi sebagai pengajuan cuti, lemburan dan reimbursementTidak bisa sebagai bahan pengajuan cuti dan lemburan
Data terenkripsi dan kemungkinan adanya kecurangan nolData bisa diretas dengan mudah

 

Sulit menghitung PPh karyawan? Kini Anda bisa menggunakan fitur tax calculator Talenta yang dapat Anda coba di sini!

Selain personalisasi dengan biometrik, aplikasi absensi karyawan online saat ini juga dilengkapi dengan fitur geotagging dan juga selfie. Hal ini berguna jika Anda memiliki karyawan yang sangat mobile atau mendukung kerja dari rumah (WFH).

Pada tabel di atas juga disebutkan bahwa fungsi dari aplikasi absensi bukan hanya sebagai fungsi check in dan check out namun juga memiliki fungsi sebagai employee self service dimana karyawan bisa mengajukan urusan cuti-lembur dengan mudah.

Aplikasi absensi online adalah paket lengkap yang value-for-investation bagi perusahaan Anda terlebih industri serba internet menjadi tantangan baru ke depannya.

Kesimpulannya, pandemi COVID-19 menjadi pemicu perubahan bagi setiap orang terutama pengusaha untuk berinovasi dan beradaptasi pada industri 4.0 atau serba internet ini terutama pada teknologi HRIS yang ramah teknologi seperti touchless attendance system.

Talenta sebagai software as a service khusus HRIS siap menjadi pihak ketiga yang membantu dalam operasional bisnis Anda terutama dalam hal manajemen sumber daya manusia. Talenta juga memiliki fitur inklusif seperti absensi online karyawan, manajemen payroll, arus komunikasi organisasi, penjadwalan, employee self-service hingga rekapitulasi database karyawan.

Konsultasikan permasalahan HR Anda kepada Talenta dengan mengakses free demo Talenta melalui banner  di bawah ini!

 

 


PUBLISHED09 Jul 2020
Hafidh
Hafidh