Insight Talenta

Perlukah Menyimpan Data Vaksin Karyawan di Database Perusahaan?

Sebagai perusahaan, perlukah sebetulnya Anda menyimpan daftar data vaksin karyawan? Sejak pertengahan hingga akhir tahun kemarin, mulai banyak masyarakat yang sudah menerima vaksin hingga ke dosis 2.

Dampaknya, kasus Covid-19 yang sempat meningkat drastis pun beranjak menurun. Namun dengan adanya varian omicron, tentunya kebutuhan vaksin dua dosis utama dan juga booster semakin mendesak.

Karyawan yang sudah mulai WFO pun diminta untuk lebih waspada. Namun dengan kembalinya karyawan ke tempat kerja,  perlukah Anda memedulikan keabsahan data vaksin karyawan?

Kemudian meski sudah ada PeduliLindungi, apakah perlu perusahaan untuk mendata karyawan yang sudah divaksin?

Di artikel ini, Insight Talenta akan memberikan sedikit penjelasan mengenai penting atau tidaknya suatu perusahaan menyimpan data vaksinasi karyawan.

Jadi, Perlu Mencatat Data Vaksin Karyawan atau Tidak?

data vaksin

Para pemilik bisnis, khususnya divisi HR, bagaimana pun juga perlu membiasakan diri untuk terlibat dalam menangani Covid-19 di lingkungan kerja. Dan mungkin saja termasuk melacak vaksinasi karyawan serta hasil tes mereka.

Ke depan, mungkin Anda akan melihat banyak perusahaan yang mulai melakukan hal ini karena varian Covid-19 yang semakin banyak bermunculan.

Orang-orang pun juga sudah mulai terbiasa untuk mulai mengikuti contact tracing dari pemerintah dengan menggunakan aplikasi PeduliLindungi saat mereka bepergian dan check-in ke tempat-tempat umum.

Sebuah survei kecil-kecilan yang telah diikuti oleh beberapa praktisi HR di Inggris menyebutkan bahwa sekitar 33% yang mencatat data vaksin karyawan dengan sekitar 9% mempertimbangkannya.

Di sisi lain ketika karyawan ditanyakan mengenai perasaan mereka kalau data vaksin mereka dicatat, 59% responden setuju untuk membagikan data vaksin mereka dengan perusahaan.

Ini membawa kita ke hal lainnya. Jika perusahaan memutuskan untuk mencatat data vaksin karyawan, untuk apa data tersebut digunakan?

Bagaimana strategi perusahaan dalam menghadapi omicron? Baca panduannya di artikel: Hadapi Omicron? Ini Tips yang Bisa Dipersiapkan Perusahaan

Apa Tujuan untuk Menyimpan Data Vaksin?

data vaksin

Sebelum menyimpan, Anda perlu mengetahui dulu apa tujuan Anda menyimpan data vaksin karyawan.

Divisi HR perlu memahami bahwa data ini tidak boleh digunakan untuk mendiskriminasi karyawan. Dibutuhkan transparansi antara perusahaan dengan karyawan agar mereka setuju jika perusahaan memutuskan untuk menyimpan data vaksin mereka.

Sebagai perusahaan yang bertanggung jawab atas kesehatan karyawannya, jika Anda melakukan hal ini, pahami bahwa ini semata-mata demi kebaikan karyawan.

Karena pada dasarnya, tempat kerja adalah salah satu tempat transmisi Covid-19 yang berisiko sehingga perusahaan punya tanggung jawab besar untuk menjaga karyawan.

Tentunya, tanggung jawab terbesar jatuh pada divisi HR di mana mereka harus menyeimbangkan antara keselamatan karyawan serta langkah dan strategi apa yang harus diambil.

Salah satu langkah yang diambil adalah dengan mencatat data vaksin karyawan sebagai mitigasi penyebaran pandemi yang lebih luas.

Misalnya, dengan mengetahui status vaksinasi, nantinya Anda bisa bekerja sama dengan pemerintah untuk bekerja sama adakan program vaksinasi untuk booster, atau untuk karyawan yang memang belum divaksin sama sekali.

Maka dari itu, Anda perlu benar-benar memastikan bahwa tujuannya adalah untuk kebaikan ini.

Ketika Anda memutuskan untuk mencatat data vaksin pun Anda juga hanya perlu mengumpulkan data-data yang dibutuhkan saja.

Jangan sampai Anda meminta data yang lebih detail dan sifatnya privasi seperti catatan kesehatan karyawan.

Yang terakhir, Anda harus memastikan bahwa data tersebut aman dan hanya bisa diakses oleh segelintir orang yang memang membutuhkannya.

Pencatat ini sifatnya pun dua arah. Anda juga perlu menunjukkan pada mereka langkah apa saja yang akan Anda ambil ke depannya untuk memastikan kesehatan mereka di tengah pandemi ini. Sehingga mereka akan mengerti bahwa Anda melakukan ini untuk kepentingan bersama.

Simak bagaimana employee engagement dapat ditingkatkan dengan pemberian benefit yang inovatif di artikel berikut ini

Perlunya Dukungan untuk Divisi HR dengan Software HRIS

Meskipun tugas mencatat data vaksin karyawan berada di tangan divisi HR, namun tugas keseluruhan untuk menjaga kesehatan karyawan tetap ada di perusahaan.

Maka dari itu, perusahaan perlu mendukung tugas HR dalam memenuhi hal melalui beberapa cara. Salah satunya adalah dengan mendukung pekerjaan HR melalui software HRIS untuk memudahkan mereka mengurus administrasi karyawan.

Software HRIS dari Talenta memiliki fitur Database Management yang membuat pengelolaan database karyawan jadi lebih efisien dan yang paling penting keamanannya terjamin.

Database Management yang ada di Talenta sendiri sebetulnya dapat berisi data-data karyawan pada umumnya, seperti nama, tanggal lahir, alamat tinggal, dan sejenisnya.

Fitur data pribadi karyawan di dalam aplikasi & software database karyawan perusahaan | Talenta

Kolom-kolom informasi ini bisa dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan HR. Nantinya, Anda dapat menambahkan kolom data baru, dalam hal ini status vaksinasi karyawan.

Anda juga bisa menambah data-data penting lainnya seperti kapan karyawan divaksin, jenis vaksinnya, hingga sudah dosis ke berapa kah vaksin yang didapat.

Sistem penyimpanan Talenta yang berbasis cloud juga telah memiliki sertifikasi ISO 27001 yang dijamin keamanannya.

Selain itu untuk mendukung perusahaan dalam upaya mitigasi pandemi, Talenta juga memiliki fitur New Normal Support yang dapat Anda gunakan untuk memantau kesehatan karyawan.

Tampilan fitur survei kesehatan pada aplikasi Talenta by Mekari untuk mendukung kebijakan new normal

Misalnya fitur Health Survey untuk mendata kondisi kesehatan karyawan secara periodik serta fitur Announcement untuk memberitahu informasi serta peraturan terbaru di kantor secara menyeluruh.

Jika tertarik untuk mencoba Talenta, Anda bisa mencoba Talenta gratis sekarang juga!

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

Jadi, apakah Anda memutuskan untuk mencatat data vaksin karyawan? Jika iya, pastikan simpan data pribadi karyawan dengan aman ya!


PUBLISHED24 Jan 2022
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah