Tahukah Anda bahwa dalam berkirim email, ada beberapa aturan berkirim email yang harus dipahami agar Anda dianggap sopan dan beretika?
Email adalah bagian penting dalam pekerjaan, terlebih di era digital saat ini dimana hampir semua bentuk komunikasi terjadi melalui email.
Bahkan kadang Anda harus berhubungan dengan orang yang belum pernah ditemui dengan email, sehingga etika Anda dalam mengirim email akan menjadi kesan pertama orang yang Anda tuju untuk menilai Anda.
Bukan hanya itu saja, namun dengan atasan, dosen, klien, hingga rekan kerja sekalipun dalam berkirim email ada etikanya.
Apa saja yang harus diperhatikan? Simak ulasan lengkap berikut.
Aturan dalam Mengirim Email secara Profesional
Berikut etika-etika atau aturan berkirim email yang wajib Anda ketahui sebagai profesional.
1. Menyebutkan Subjek Secara Jelas
Dalam mengirim email, subjek email menjadi sangat penting terutama bagi yang menggunakan email perusahaan dimana penerima email perlu mengetahui dengan jelas isi email melalui subjek.
Jadi, tuliskan dulu apa isi email Anda dengan jelas di subjek email.
Dengan demikian, email Anda akan cepat dibaca dan segera dibalas oleh penerima.
2. Gunakan Alamat Email yang Profesional
Jika Anda bekerja di sebuah perusahaan, pakailah email resmi kantor dan sebisa mungkin hindari email pribadi.
Surat lamaran kerja disarankan menggunakan dengan email pribadi, email harus terkesan resmi.
Penggunaan alamat email yang nyeleneh untuk komunikasi yang penting dan formal dapat mengurangi tingkat profesionalitas.
3, Tuliskan Salam Pembuka dan Penutup
Seperti halnya percakapan melalui telepon, dalam email pun harus disertakan juga salam pembuka dan penutup.
Misalnya dengan menuliskan “Hai xxx,” dan salam penutup seperti “Terima kasih,” dan diakhiri dengan nama.
Anda boleh menggunakan nama panggilan jika sudah sering berbalas email dengan orang yang dituju.
Namun jika Anda baru kenal, sebaiknya gunakan nama lengkap.
4. Aturan Berkirim Email Penggunaan Huruf Besar dan Tanda Baca
Kalimat dengan huruf kapital sama halnya dengan berteriak di dunia nyata.
Oleh karena itu, jangan pernah menulis email dengan huruf kapital seluruhnya.
Selain itu, tanda seru yang terlalu banyak mengindikasikan bahwa Anda terlalu emosional sangat berkirim email.
Cukup sekali tanda seru di akhir kalimat, itu juga jika benar-benar perlu.
5. Kirimkanlah Email Secara Singkat, Padat, dan Langsung “to the point”
Tidak semua orang suka membaca bacaan atau instruksi yang terlalu panjang.
Mengingat kesibukan orang yang berbeda-beda, sebaiknya berkirimlah email dengan kalimat yang tidak terlalu panjang.
Jika isi emailnya cukup banyak, pisahkan ke dalam attachment.
6. Hindari Mengirim Attachment yang Terlalu Besar
Meski akses internet sudah semakin cepat, namun yang perlu disadari adalah tidak semua tempat memiliki kualitas internet yang bagus juga.
Jadi, pada aturan berkirim email yang baik biasanya usahakan attachment yang dikirim besarnya tidak melebihi 1 MB.
Jika anda perlu mengirim file yang lebih besar ukurannya, Anda dapat menggunakan media lain seperti FTP ( file transfer protocol ) atau lewat file sharing seperti Dropbox.
5. Perhatikan Kembali Sebelum Menggunakan CC atau Reply All
Intinya adalah jangan mengirim email kecuali benar-benar perlu.
Jika Anda menerima email untuk banyak penerima, pikirkan dulu apakah Anda harus membalas ke semua orang, atau cukup ke pengirim email terutama jika percakapannya lebih privat.
6. Cek Ulang Sebelum Dikirim
Baca kembali email sebelum dikirim untuk menghindari salah pengetikan yang mengakibatkan salah persepsi bagi penerima.
Apalagi untuk email yang bersifat penting dan rahasia, harus mengikuti aturan berkirim email khusus.
7. Gunakan BCC untuk Email yang Dikirim ke Banyak Orang
Bagi email yang dikirim ke banyak orang, Anda dapat memanfaatkan fitur BCC (Blind Carbon Copy), apalagi jika para penerima tidak saling mengenal.
Anda akan dianggap sangat tidak profesional saat orang yang dikirimi email tahu Anda mengirim email yang sama ke puluhan orang lain.
Terlebih kerahasiaan informasi harus dijaga agar email penerima yang lain tidak dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
8. Gunakan Signature dengan Tepat
Buatlah signature yang tepat untuk setiap email. Setidaknya memuat nama, nama perusahaan, alamat, dan nomor extension.
Hindari membuat signature yang terlalu panjang dan detail, apalagi ditambah dengan logo atau gambar yang terlalu berat.
Sebab akan sia-sia saja kalau logo atau gambar itu tidak terlihat.
9. Perhatikan Waktu Mengirim Email yang Tepat
Usahakan untuk tidak mengirim email pada jam-jam istirahat, seperti pukul 3 dini hari misalnya.
Selain dianggap tidak sopan, mengirim email di jam-jam istirahat dapat membuat orang beramsumsi bahwa kamu adalah workaholic atau tidak pandai mengatur waktu.
Itulah beberapa etika atau aturan berkirim email yang perlu diperhatikan agar terhindar dari konflik dan tidak dianggap sebagai orang yang kurang professional.
Ada baiknya diteliti lagi setiap email yang dikirim dalam baik dalam pekerjaan, orang yang baru kita kenal, hingga melamar kerja.
Kelola Karyawan Lebih Mudah dengan Bantuan Mekari Talenta
Sebagai penyedia software HRIS, Mekari Talenta telah dipercaya oleh banyak perusahaan di berbagai industri.
Mekari Talenta memiliki semua fitur profesional yang dibutuhkan oleh profesional mulai dari cara absen online hingga perhitungan gaji karyawan komprehensif secara otomatis.
Tertarik untuk mencoba Mekari Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami.
Contoh Cara Menulis Email Yang Baik dan Benar
Berikut adalah contoh cara menulis email yang baik dan benar sesuai aturan professional yang berlaku.
Subject: Permintaan Informasi Mengenai Proyek XYZ
Halo [Nama Penerima],
Saya berharap email ini menemui Anda dalam keadaan baik. Nama saya [Nama Anda] dan saya mewakili [Perusahaan atau Organisasi Anda]. Saya ingin memanfaatkan kesempatan ini untuk meminta informasi lebih lanjut mengenai proyek XYZ yang sedang Anda kerjakan.
Saya tertarik dengan proyek ini karena [jelaskan alasan minat Anda]. Saya ingin memperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang tujuan, ruang lingkup, dan perkembangan proyek ini.
Berikut beberapa pertanyaan spesifik yang saya ingin tanyakan:
- Apa tujuan utama dari proyek XYZ dan bagaimana progresnya saat ini?
- Siapa anggota tim proyek yang terlibat dan apa peran mereka?
- Apakah ada batasan waktu yang telah ditetapkan untuk menyelesaikan proyek ini?
- Apa saja tantangan utama yang Anda hadapi dalam melaksanakan proyek ini?
- Apakah ada informasi atau dokumen tertentu yang dapat saya akses untuk mempelajari lebih lanjut tentang proyek ini?
Saya sangat menghargai waktu dan perhatian Anda dalam memberikan informasi ini. Jika ada pertemuan atau kesempatan untuk berbicara lebih lanjut mengenai proyek ini, saya sangat berharap dapat mengatur waktu yang nyaman bagi kita.
Terima kasih atas kerjasama Anda. Saya menantikan tanggapan Anda secepatnya.
Hormat saya,
[Nama Anda] [Posisi atau Jabatan Anda] [Perusahaan atau Organisasi Anda] [Informasi Kontak Anda]
Untuk contoh lainnya:
Subject: Permintaan Penawaran Harga untuk Produk/ Layanan
Halo [Nama Penerima],
Saya berharap Anda dalam keadaan baik. Saya menulis email ini untuk meminta penawaran harga mengenai [Nama Produk/ Layanan] yang Anda tawarkan.
Saya tertarik dengan [Nama Produk/ Layanan] dan ingin mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai fitur, spesifikasi teknis, dan harga dari produk/ layanan tersebut. Berikut beberapa pertanyaan yang saya ingin tanyakan:
- Apa keunggulan dan manfaat utama dari [Nama Produk/ Layanan]?
- Apakah ada paket atau opsi kustomisasi yang tersedia?
- Berapa harga keseluruhan untuk [Nama Produk/ Layanan]?
- Apakah ada biaya tambahan yang perlu diperhatikan?
- Bagaimana proses pemesanan dan pengiriman produk?
Jika memungkinkan, saya juga berharap untuk menerima contoh atau demo dari [Nama Produk/ Layanan] agar saya dapat mengevaluasi kualitas dan kinerjanya sebelum membuat keputusan pembelian.
Mohon sertakan informasi yang relevan dan detail mengenai penawaran harga, syarat pembayaran, dan kebijakan pengiriman.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Saya sangat menghargai waktu dan usaha yang Anda berikan dalam menanggapi permintaan saya.
Hormat saya,
[Nama Anda] [Posisi atau Jabatan Anda] [Perusahaan atau Organisasi Anda] [Informasi Kontak Anda]
10 Aturan Utama, Etika Dalam Mengirim / Berkirim Email Professional Yang Harus Diperhatikan
Mengirim email dengan etika yang baik dan profesional sangat penting dalam berkomunikasi secara bisnis.
Berikut ini adalah beberapa prinsip etika yang harus diperhatikan saat mengirim email:
- Gunakan salam yang sopan: Mulailah email dengan salam yang sesuai, seperti “Halo [Nama Penerima],” atau “Dear [Nama Penerima],” diikuti dengan gelar atau jabatan jika perlu.
- Gunakan bahasa yang sopan dan jelas: Pastikan pesan email Anda menggunakan bahasa yang sopan, formal, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan kata-kata kasar, singkatan yang tidak lazim, atau frasa yang ambigu.
- Sampaikan tujuan dengan jelas: Jelaskan dengan jelas tujuan dan maksud Anda dalam email. Hindari penggunaan kalimat yang membingungkan atau terlalu panjang. Gunakan paragraf terpisah untuk setiap topik yang berbeda.
- Gunakan bahasa yang profesional: Hindari penggunaan kata-kata informal, slang, atau kata-kata yang tidak pantas. Pastikan tata bahasa dan ejaan Anda benar. Gunakan kalimat yang padat dan jelas.
- Beri perhatian pada format dan tata letak: Pastikan email Anda memiliki format yang terstruktur dengan paragraf yang jelas dan penggunaan tanda baca yang tepat. Jangan mengirim email dengan teks yang terlalu padat atau terlalu rata kiri atau kanan.
- Gunakan subjek yang relevan: Pilih subjek yang jelas dan ringkas untuk email Anda agar mudah dipahami oleh penerima. Hindari subjek yang terlalu umum atau tidak jelas.
- Pertimbangkan penggunaan salinan (CC) dan tautan balasan (Reply All): Jika email Anda melibatkan beberapa pihak, pastikan untuk menggunakan salinan (CC) dengan bijaksana. Gunakan tautan balasan (Reply All) hanya jika semua penerima memerlukannya.
- Jaga kerahasiaan dan privasi: Jangan mengirim informasi yang sensitif atau pribadi melalui email jika tidak diperlukan. Jaga kerahasiaan dan privasi data pribadi.
- Balas dengan cepat: Usahakan untuk merespons email dengan cepat, terutama jika ada pertanyaan atau permintaan yang diajukan. Jika Anda tidak dapat menjawab segera, beri tahu penerima bahwa Anda akan merespons dalam waktu tertentu.
- Gunakan tanda penutup yang sopan: Tutup email dengan tanda penutup yang sopan, seperti “Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya” atau “Hormat saya,” diikuti dengan nama lengkap Anda dan informasi kontak jika perlu.
Dengan memperhatikan etika ini, Anda dapat mengirim email yang profesional, efektif, dan menghormati penerima.
Hal ini akan membantu membangun hubungan bisnis yang baik dan memastikan komunikasi yang efisien.
