Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Aturan Penulisan Email

Berkirim e-mail memang berbeda dengan berkirim pesan instan, ada aturan tidak tertulis tentang penulisan email.

Banyak hal yang harus diperhatikan, mulai dari salam pembuka, tata bahasa, pemilihan kata, hingga salam penutup.

Aturan penulisan email memang penting apalagi jika berurusan dengan bisnis atau hanya sekedar melamar kerja. Hal ini agar Anda dianggap profesional.

Namun baru-baru ini The Atlantic merilis beberapa aturan penulisan baru dalam berkirim email yang sebaiknya mulai diperhatikan dan segera diadopsi terutama bagi mereka yang menggunakan email dalam keseharian. Apa saja yang perlu diperhatikan?

Aturan Penulisan Email Terbaru

Tidak perlu menuliskan salam penutup

Terima kasih (?) Salam (?) Cheers (?) Best (?)

Salam penutup singkat seperti kata-kata diatas ternyata sudah dianggap tidak relevan lagi lho dalam berkirim email.

Mungkin jika merasa tidak sreg, Anda dapat cukup menuliskan nama anda sebagai salam penutup atau cukup tandatangan yang biasa anda set dalam email. Anda tidak perlu merasa berdosa jika anda tidak menyertakan hal tersebut.

 

Tidak perlu menggunakan ucapan pembuka

Menurut riset, penggunaan kata seperti “Dear” , “Hey”, dan sejenisnya hanya akan membuang waktu saja. Jika anda merasa ada yang kurang, anda dapat langsung menyebutkan nama penerima.

Jika sudah terlalu sering berkirim email dengan nama yang sama, anda tidak perlu merasa bersalah jika tidak mengucapkan salam pembuka apapun atau namanya. Salam pembuka dan penutup hanya perlu disertakan dalam surat resmi.

Salam hanyalah dibuat seolah-olah formal namun faktanya hal itu dapat memperpanjang email dan cenderung membosankan.

Email memang berbeda dengan aplikasi chat seperti slack atau google chat, namun jika aplikasi tersebut tidak memerlukan formalitas, mengapa kita harus repot-repot mencantumkannya dalam email?

Baca juga: 6 Tips Komunikasi Melalui Email yang Tepat dan Efektif

 

Singkat, Padat, dan Jelas

Di era di mana orang lebih nyaman berkomunikasi lewat pesan singkat, orang sudah mulai malas membaca email yang kepanjangan.

Sebaiknya e-mail dibuat singkat, padat, dan jelas. Membaca e-mail panjang akan memakan waktu, dan tidak semua orang memiliki banyak waktu untuk membaca email dalam sehari. Apalagi jika email tersebut ditujukan untuk orang yang memiliki mobilitas tinggi.

 

Cek email cukup 2-3 kali per hari

Menurut penelitian, 40% pekerja di Amerika menghabiskan 6 jam dari jam kerja hanya untuk menunggu, membaca, dan membalas e-mail.

Seolah-olah pekerjaan mereka hanya didorong untuk mengutamakan email apa pun yang terbaru agar segera dibaca dan dibalas dalam hitungan menit.  Di sisi lain, mereka juga harus mengorbankan berbagai tugas dan percakapan penting lainnya.

Penelitian tersebut menyarankan bahwa sebaiknya, kita harus mulai membiasakan untuk tidak memprioritaskan e-mail jika tugas non-email sedang banyak. Memiliki inbox yang terorganisir dan nol inbox adalah keinginan setiap orang, namun hal itu adalah kegiatan yang kontraproduktif.

Namun sayangnya, kebanyakan dari mereka juga masih mengelak karena pekerjaan mereka tidak memungkinkan untuk hal tersebut, Jika demikian, anda cukup mengalokasikan maksimal 2 jam dalam sehari untuk mengecek e-mail. Karena sebaiknya orang-orang yang membutuhkan anda secara mendesak cukup gunakan pesan instan untuk mengubungi anda, bukan melalui e-mail.

Terkadang, banyak hal yang memerluka e-mail sebagai bukti arsip mengingat kelemahan pesan instan dapat “tenggelam” atau hilang jika sudah lama.

Namun demikian, aturan penggunaan tersebut hanya berlaku bagi orang-orang yang paling sering berkomunikasi dengan anda melalui e-mail seperti contoh atasan anda, rekan satu tim, satu departemen, atau rekan satu kantor. Jika yang anda kirimkan adalah orang baru yang belum pernah anda kenal, aturan pengiriman e-mail konvensional tetaplah berlaku.

Baca juga: Bagaimana Cara Mendesain HR di Masa Depan?

 

 


Insight Talenta merupakan blog yang membahas HR dan payroll yang dikelola oleh Talenta, penyedia layanan software HRIS.

Talenta sendiri telah dipercaya banyak perusahaan dari berbagai macam industri dalam mengelola karyawan mulai dari absensi kehadiran karyawan, benefit karyawan, hingga aplikasi penggajian dan perhitungan gaji karyawan.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRIS Talenta Sekarang!

 


PUBLISHED06 Oct 2016
talenta
talenta


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang