Aturan Berkirim Email Yang Harus Diketahui Oleh Profesional

Tahukah Anda bahwa dalam berkirim email, ada beberapa aturan yang harus dipahami agar Anda dianggap sopan dan beretika?

Email adalah bagian penting dalam pekerjaan, terlebih di era digital saat ini dimana hampir semua bentuk komunikasi terjadi melalui email.

Bahkan kadang Anda harus berhubungan dengan orang yang belum pernah ditemui dengan email, sehingga etika Anda dalam mengirim email akan menjadi kesan pertama orang yang Anda tuju untuk menilai Anda.

Bukan hanya itu saja, namun dengan atasan, dosen, klien, hingga rekan kerja sekalipun dalam berkirim email ada etikanya. Apa saja yang harus diperhatikan?

Aturan Berkirim Email secara Profesional

Berikut etika-etika atau aturan berkirim email yang wajib Anda ketahui sebagai profesional,

Menyebutkan subjek secara jelas

Dalam mengirim email, subjek email menjadi sangat penting terutama bagi yang menggunakan email perusahaan dimana penerima email perlu mengetahui dengan jelas isi email melalui subjek.

Jadi, tuliskan dulu apa isi email Anda dengan jelas di subjek email. Dengan demikian, email Anda akan cepat dibaca dan segera dibalas oleh penerima.

Gunakan alamat email yang profesional

Jika Anda bekerja di sebuah perusahaan, pakailah email resmi kantor dan sebisa mungkin hindari email pribadi. Bakan ketika melamar kerja menggunakan dengan email pribadi, email harus terkesan resmi.

Jangan pakai email sisa-sisa masa alay. Selain terlihat alay dan menggelikan, penggunaan alamat email konyol untuk komunikasi yang penting dan formal dapat mengurangi tingkat profesionalitas.

Tuliskan salam pembuka dan penutup

Seperti halnya percakapan melalui telepon, dalam email pun harus disertakan juga salam pembuka dan penutup. Misalnya dengan menuliskan “Hai xxx,” dan salam penutup seperti “Terima kasih,” dan diakhiri dengan nama.

Anda boleh menggunakan nama panggilan jika sudah sering berbalas email dengan orang yang dituju. Namun jika Anda baru kenal, sebaiknya gunakan nama lengkap.

Aturan penggunaan huruf besar dan tanda baca

Kalimat dengan huruf kapital sama halnya dengan berteriak di dunia nyata. Oleh karena itu, jangan pernah menulis email dengan huruf kapital seluruhnya.

Selain itu, tanda seru yang terlalu banyak mengindikasikan bahwa Anda terlalu emosional sangat berkirim email. Cukup sekali tanda seru di akhir kalimat, itu juga jika benar-benar perlu.

Kirimkanlah email secara singkat, padat dan langsung “to the point”

Tidak semua orang suka membaca bacaan atau instruksi yang terlalu panjang. Mengingat kesibukan orang yang berbeda-beda, sebaiknya berkirimlah email dengan kalimat yang tidak terlalu panjang. Jika isi emailnya cukup banyak, pisahkan ke dalam attachment.

Baca juga: Etika Menulis Surat Tidak Masuk Kerja

Hindari mengirim attachment yang terlalu besar

Meski akses internet sudah semakin cepat, namun yang perlu disadari adalah tidak semua tempat memiliki kualitas internet yang bagus juga.

Jadi, usahakan attachment yang dikirim besarnya tidak melebihi 1 MB. Jika anda perlu mengirim file yang lebih besar ukurannya, Anda dapat menggunakan media lain seperti FTP (file transfer protocol) atau lewat file sharing seperti Dropbox.

Perhatikan kembali sebelum CC atau menge-klik reply all

Intinya adalah jangan mengirim email kecuali benar-benar perlu. Jika Anda menerima email untuk banyak penerima, pikirkan dulu apakah Anda harus membalas ke semua orang, atau cukup ke pengirim email terutama jika percakapannya lebih privat.

Cek ulang sebelum dikirim

Baca kembali email sebelum dikirim untuk menghindari salah pengetikan yang mengakibatkan salah persepsi bagi penerima. Apalagi untuk email yang bersifat penting dan rahasia

Gunakan BCC untuk email yang dikirim ke banyak orang

Bagi email yang dikirim ke banyak orang, Anda dapat memanfaatkan fitur BCC (Blind Copy Carbon), apalagi jika para penerima tidak saling mengenal.

Anda akan dianggap sangat tidak profesional saat orang yang dikirimi email tahu Anda mengirim email yang sama ke puluhan orang lain. Terlebih kerahasiaan informasi harus dijaga agar email penerima yang lain tidak dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Gunakan signature dengan tepat

Buatlah signature yang tepat untuk setiap email. Setidaknya memuat nama, nama perusahaan, alamat, dan nomer extension. Hindari membuat signature yang terlalu panjang dan detail, apalagi ditambah dengan logo atau gambar yang terlalu berat. Sebab akan sia-sia saja kalau logo atau gambar itu tidak terlihat.

Perhatikan Waktu Mengirim Email yang Tepat

Usahakan untuk tidak mengirim email pada jam-jam istirahat, seperti pukul 3 dini hari misalnya. Selain dianggap tidak sopan, mengirim email di jam-jam istirahat dapat membuat orang beramsumsi bahwa kamu adalah workaholic atau tidak pandai mengatur waktu.

Itulah beberapa etika atau aturan berkirim email yang perlu diperhatikan agar terhindar dari konflik dan tidak dianggap sebagai orang yang kurang professional. Sehingga, ada baiknya diteliti lagi setiap email yang dikirim dalam baik dalam pekerjaan, orang yang baru kita kenal, hingga melamar kerja.

Baca juga: Begini Contoh Surat Pengunduran Diri Karyawan yang tepat 

 

 


Insight Talenta adalah blog HR dan payroll yang dikelola oleh penyedia aplikasi HR, Talenta. Sebagai penyedia software HRIS, Talenta telah dipercaya oleh banyak perusahaan di berbagai industri.

Talenta memiliki semua fitur profesional yang dibutuhkan oleh profesional mulai dari absensi online hingga perhitungan gaji komprehensif secara otomatis.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRIS Talenta Sekarang!

 


PUBLISHED26 Aug 2016
talenta
talenta


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang
WhatsApp Hubungi sales