Aturan Berkirim E-mail Yang Harus Diketahui Oleh Para Professional

Aturan Berkirim E-mail Yang Harus Diketahui Oleh Para Professional

E-mail adalah bagian penting dalam pekerjaan, terlebih di era digital saat ini dimana hampir semua bentuk komunikasi terjadi melalui e-mail. Bahkan kadang Anda harus berhubungan dengan orang yang belum pernah ditemui dengan e-mail, sehingga etika Anda dalam mengirim email akan menjadi kesan pertama orang yang Anda tuju untuk menilai Anda. Bukan hanya itu saja, namun dengan atasan, dosen, klien, hingga rekan kerja sekalipun dalam berkirim e-mail ada etikanya. Apa saja yang harus diperhatikan?
Menyebutkan subjek secara jelas. Dalam mengirim e-mail, subjek e-mail menjadi sangat penting terutama bagi yang menggunakan e-mail perusahaan dimana penerima e-mail perlu mengetahui dengan jelas isi e-mail melalui subjek. Jadi, tuliskan dulu apa isi e-mail Anda dengan jelas di subjek e-mail. Dengan demikian, e-mail Anda akan cepat dibaca dan segera dibalas oleh penerima.
Gunakan alamat email yang profesional. Jika Anda bekerja di sebuah perusahaan, pakailah e-mail resmi kantor dan sebisa mungkin hindari e-mail pribadi. Bakan ketika melamar kerja menggunakan dengan e-mail pribadi, e-mail harus terkesan resmi. Jangan pakai email sisa-sisa masa alay. Selain terlihat alay dan menggelikan, penggunaan alamat email konyol untuk komunikasi yang penting dan formal dapat mengurangi tingkat profesionalitas.
Tuliskan salam pembuka dan penutup. Seperti halnya percakapan melalui telepon, dalam e-mail pun harus disertakan juga salam pembuka dan penutup. Misalnya dengan menuliskan “Hai xxx,” dan salam penutup seperti “Terima kasih,” dan diakhiri dengan nama. Anda boleh menggunakan nama panggilan jika sudah sering berbalas email dengan orang yang dituju. Namun jika Anda baru kenal, sebaiknya gunakan nama lengkap.
Aturan penggunaan huruf besar dan tanda baca. Kalimat dengan huruf kapital sama halnya dengan berteriak di dunia nyata. Oleh karena itu, jangan pernah menulis email dengan huruf kapital seluruhnya. Selain itu, tanda seru yang terlalu banyak mengindikasikan bahwa Anda terlalu emosional sangat berkirim e-mail. Cukup sekali tanda seru di akhir kalimat, itu juga jika benar-benar perlu.
Kirimkanlah email secara singkat, padat dan langsung “to the point”. Tidak semua orang suka membaca bacaan atau instruksi yang terlalu panjang. Mengingat kesibukan orang yang berbeda-beda, sebaiknya berkirimlah e-mail dengan kalimat yang tidak terlalu panjang. Jika isi e-mailnya cukup banyak, pisahkan ke dalam attachment.
Hindari mengirim attachment yang terlalu besar. Meski akses internet sudah semakin cepat, namun yang perlu disadari adalah tidak semua tempat memiliki kualitas internet yang bagus juga. Jadi, usahakan attachment yang dikirim besarnya tidak melebihi 1 MB. Jika anda perlu mengirim file yang lebih besar ukurannya, Anda dapat menggunakan media lain seperti FTP (file transfer protocol) atau lewat file sharing seperti Dropbox.
Perhatikan kembali sebelum CC atau menge-klik reply all. Intinya adalah jangan mengirim email kecuali benar-benar perlu. Jika Anda menerima email untuk banyak penerima, pikirkan dulu apakah Anda harus membalas ke semua orang, atau cukup ke pengirim email terutama jika percakapannya lebih privat.
Cek ulang sebelum dikirim. Baca kembali email sebelum dikirim untuk menghindari salah pengetikan yang mengakibatkan salah persepsi bagi penerima. Apalagi untuk email yang bersifat penting dan rahasia.
Gunakan BCC untuk email yang dikirim ke banyak orang. Bagi e-mail yang dikirim ke banyak orang, Anda dapat memanfaatkan fitur BCC (Blind Copy Carbon), apalagi jika para penerima tidak saling mengenal. Anda akan dianggap sangat tidak profesional saat orang yang dikirimi email tahu Anda mengirim email yang sama ke puluhan orang lain. Terlebih kerahasiaan informasi harus dijaga agar e-mail penerima yang lain tidak dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Gunakan signature dengan tepat. Buatlah signature yang tepat untuk setiap e-mail. Setidaknya memuat nama, nama perusahaan, alamat, dan nomer extension. Hindari membuat signature yang terlalu panjang dan detail, apalagi ditambah dengan logo atau gambar yang terlalu berat. Sebab akan sia-sia saja kalau logo atau gambar itu tidak terlihat.
Perhatikan Waktu Mengirim Email yang Tepat. Usahakan untuk tidak mengirim email pada jam-jam istirahat, seperti pukul 3 dini hari misalnya. Selain dianggap tidak sopan, mengirim email di jam-jam istirahat dapat membuat orang beramsumsi bahwa kamu adalah workaholic atau tidak pandai mengatur waktu. Maka dari itu, perhatikan waktu pengiriman e-mail yang tepat seperti jam kantor.
 
Itulah beberapa etika mengirim email yang perlu diperhatikan agar terhindar dari konflik dan tidak dianggap sebagai orang yang kurang professional. Sehingga, ada baiknya diteliti lagi setiap e-mail yang dikirim dalam baik dalam pekerjaan, orang yang baru kita kenal, hingga melamar kerja.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

PUBLISHED26 Aug 2016
talenta
talenta