Apa Saja yang Perlu Diperhatikan Dalam Aturan Penulisan E-mail "Terbaru"?

Apa Saja yang Perlu Diperhatikan Dalam Aturan Penulisan E-mail "Terbaru"?

Berkirim e-mail memang berbeda dengan berkirim pesan instan. Banyak hal yang harus diperhatikan, mulai dari salam pembuka, tata bahasa, pemilihan kata, hingga salam penutup. Namun baru-baru ini The Atlantic merilis beberapa aturan baru dalam berkirim e-mail yang sebaiknya mulai diperhatikan dan segera diadopsi terutama bagi mereka yang menggunakan e-mail dalam keseharian. Apa saja yang perlu diperhatikan?
 
Tidak perlu menuliskan salam penutup
Terima kasih (?) Salam (?) Cheers (?) Best (?)
Salam penutup singkat seperti kata-kata diatas ternyata sudah dianggap tidak relevan lagi lho dalam berkirim e-mail. Mungkin jika anda merasa tidak sreg, anda dapat cukup menuliskan nama anda sebagai salam penutup atau cukup tandatangan yang biasa anda set dalam e-mail. Anda tidak perlu merasa berdosa jika anda tidak menyertakan hal tersebut.
 
Tidak perlu menggunakan ucapan pembuka
Menurut riset, penggunaan kata seperti “Dear” , “Hey”, dan sejenisnya hanya akan membuang waktu saja. Jika anda merasa ada yang kurang, anda dapat langsung menyebutkan nama penerima. Dan jika sudah terlalu sering berkirim e-mail dengan nama yang sama, anda tidak perlu merasa bersalah jika tidak mengucapkan salam pembuka apapun atau namanya. Salam pembuka dan penutup hanya perlu disertakan dalam surat resmi. Salam hanyalah dibuat seolah-olah formal namun faktanya hal itu dapat memperpanjang e-mail dan cenderung membosankan. E-mail memang berbeda dengan aplikasi chat seperti slack atau google chat, namun jika aplikasi tersebut tidak memerlukan formalitas, mengapa kita harus repot-repot mencantumkannya dalam e-mail?
 
Singkat, Padat, dan Jelas
Di era di mana orang lebih nyaman berkomunikasi lewat pesan singkat, orang sudah mulai malas membaca e-mail yang kepanjangan. Untuk itu , sebaiknya e-mail dibuat singkat, padat, dan jelas. Membaca e-mail panjang akan memakan waktu, dan tidak semua orang memiliki banyak waktu untuk membaca e-mail dalam sehari. Apalagi jika e-mail tersebut ditujukan untuk orang yang memiliki mobilitas tinggi.
 
Cek e-mail cukup 2-3 kali per hari
Menurut penelitian, 40% pekerja di Amerika menghabiskan 6 jam dari jam kerja hanya untuk menunggu, membaca, dan membalas e-mail. Seolah-olah pekerjaan mereka hanya didorong untuk mengutamakan email apa pun yang terbaru agar segera dibaca dan dibalas dalam hitungan menit.  Di sisi lain, mereka juga harus mengorbankan berbagai tugas dan percakapan penting lainnya.
Penelitian tersebut menyarankan bahwa sebaiknya, kita harus mulai membiasakan untuk tidak memprioritaskan e-mail jika tugas non-email sedang banyak. Memiliki inbox yang terorganisir dan nol inbox adalah keinginan setiap orang, namun hal itu adalah kegiatan yang kontraproduktif.
Namun sayangnya, kebanyakan dari mereka juga masih mengelak karena pekerjaan mereka tidak memungkinkan untuk hal tersebut, Jika demikian, anda cukup mengalokasikan maksimal 2 jam dalam sehari untuk mengecek e-mail. Karena sebaiknya orang-orang yang membutuhkan anda secara mendesak cukup gunakan pesan instan untuk mengubungi anda, bukan melalui e-mail.
Terkadang, banyak hal yang memerluka e-mail sebagai bukti arsip mengingat kelemahan pesan instan dapat “tenggelam” atau hilang jika sudah lama. Namun demikian, aturan penggunaan tersebut hanya berlaku bagi orang-orang yang paling sering berkomunikasi dengan anda melalui e-mail seperti contoh atasan anda, rekan satu tim, satu departemen, atau rekan satu kantor. Jika yang anda kirimkan adalah orang baru yang belum pernah anda kenal, aturan pengiriman e-mail konvensional tetaplah berlaku.
 
 
Sumber gambar: bintang.com

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

PUBLISHED06 Oct 2016
talenta
talenta