Produktif Saat WFH dengan Prinsip 5S Ala Jepang

Produktivitas sepertinya menjadi masalah tersendiri ketika melakukan WFH atau work from home. Banyak faktor yang mempengaruhi apakah Anda produktif atau tidak ketika sedang WFH seperti distraksi atau merasa minim supervisi. Produktif saat WFH pun menjadi penting agar goals pekerjaan dapat dicapai dengan maksimal.

Produktif saat WFH pun bukan saja peran tunggal dari pekerja tapi juga peran bagi pemberi kerja. Dalam menghadapi metode kerja dari rumah atau WFH, Anda dapat menerapkan metode 5S.

Metode 5S adalah metode kerja praktis dan modern yang dicetus pertama kali oleh Toyota, Jepang.

Meskipun metode 5S sangat erat kaitannya dengan industri manufaktur. Namun, di Jepang sendiri, prinsip 5S sudah menjadi prinsip dasar hidup bagi orang-orang Jepang dalam menjalankan kehidupan sehari-hari. Lantas, apa itu prinsip 5S?

Apa itu Metode 5S Agar Produktif saat WFH?

5S sendiri adalah kepanjangan dari seiri (sort), seiton (set in order), seiso (shine), seikatsu ( standardize), dan shitsuke (sustain).

5S adalah metode kerja yang dicetuskan oleh Jepang dalam mengatur ruang kerja untuk meningkatkan efektifitas dan produktifitas melalui ruang kerja.

Tujuan Metode 5S: Menata Tempat Kerja

Tujuan metode 5S adalah membuat fungsi ruang kerja menjadi lebih baik dan lebih nyaman. Membuat ruang kerja dapat digunakan dengan maksimal. Salah satu ciri ruang kerja telah menerapkan 5S adalah alat-alat yang digunakan dan disimpan diletakkan pada tempat yang rapi dan semestinya. Jika 5S dilakukan dengan rutin, maka akan menjadi kebiasaan

S pertama: Seiri

Seiri atau membagi atau mengklasifikasi adalah 5S yang pertama. Agar produktif saat WFH, Anda perlu menyiapkan dan memilih alat yang Anda gunakan sebagai teman WFH Anda.

Pertama, alat untuk menunjang misalnya laptop, handphone, earphone, mic, mouse, dan juga perangkat internet. Identifikasi masing-masing kegunaan perangkat tersebut.

Kedua, software apa yang akan Anda gunakan untuk menunjang komunikasi dan kontrol. Hal ini yang sebenarnya perlu diperhatikan oleh pemberi kerja. Misalnya software apa yang akan digunakan untuk mempercepat arus komunikasi seperti Google Suites, Google Hangouts, Flock, atau Trello.

Pemberi kerja atau perusahaan juga perlu menyiapkan software penunjang lainnya seperti software CRM untuk berkomunikasi dengan klien, software akuntansi untuk mengatur keuangan, atau yang paling penting adalah software HRIS untuk menunjang kontrol atau absensi kerja karyawan.

Konsep seiri lebih menekankan nilai guna perangkat Anda. Kapan peralatan tersebut efektif digunakan. Kenapa alat tersebut digunakan, seberapa sering alat itu digunakan, dan juga alat apa saja yang paling menunjang dalam pekerjaan.

S Kedua: Seiton

Seiton adalah organization atau bagaimana Anda dapat mengatur pekerjaan. Dalam kasus WFH, Anda dapat dapat mengatur ruang kerja sedemikian rupa dan senyaman mungkin. Misalnya tata ruang kerja, letak dokumen yang akan digunakan dan juga letak perangkat yang ada di atas meja kerja Anda.

Jika seiri lebih menekankan fungsi perangkat, seiton lebih memfokuskan pada kerapihan ruang kerja. Bahkan beberapa studi menjelaskan, kerapian sangat mempengaruhi keputusan-keputusan yang akan diambil ketika Anda bekerja.

Kerapian juga mempengaruhi daya berpikir dan konsentrasi saat bekerja. Oleh karena itu konsep seirin sangat penting pada produktivitas kerja saat WFH.

S Ketiga: Seiso

Seiso atau kebersihan adalah S ke-tiga dari metode 5S. Kebersihan menjadi penting dalam membangun ruang kerja yang nyaman.

Kebersihan juga dapat membuat Anda lebih bahagia. Kebersihan juga erat kaitannya dengan kesehatan. Dengan ruang kerja yang bersih, selain dapat meningkatkan kenyamanan, kesehatan pun menjadi terjaga.

Kebersihan juga tidak berfokus pada ruang kerja, namun alat yang digunakan seperti laptop. Apalagi jika laptop yang Anda gunakan adalah inventaris kantor yang perlu dijaga kebersihan dan fungsinya.

S Ke-empat: Seikatsu

Seikatsu atau standarisasi menjadi hal yang perlu diperhatikan apalagi bagi para pemberi kerja. Pemberi kerja harus memberikan standar atau sistem agar karyawan tetap produktif saat WFH.

Pemberi kerja dapat menerapkan meeting rutin menggunakan video conference setiap pagi, membuat format absensi karyawan harian proyek, performance appraisal, dan juga kontrol absensi.

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, semua hal itu harus dilakukan dengan bantuan teknologi dan akses internet karena semua dilakukan dengan jarak jauh. Contohnya dalam hal penjadwalan dan rekap absensi karyawan excel, Anda dapat menggunakan software HR.

S Ke-lima: Shitsuke

S yang terakhir adalah shitsuke berarti adalah ketekunan. Dalam konsep 5S, shitsuke adalah poin terakhir dimana ke 4S sebelumnya sudah dapat dilakukan karena ketekunan sebenarnya merupakan faktor internal baik dari pekerja maupun pemberi kerja.

Namun cara paling dasar meningkatkan ketekunan pekerja agar produktif saat WFH adalah meningkatkan kepuasan kerja.

Banyak studi yang menjelaskan ketekunan karyawan dipengaruhi oleh kepuasan kerja atau employee engagement. Salah satu cara meningkatkan kepuasan kerja adalah menghilangkan micromanagement, menerapkan sistem kerja swadaya (employee self-service) dan juga fleksibilitas kerja.

Itulah 5S ala jepang agar tetap produktif saat WFH. Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, penggunaan teknologi terlebih software tata kelola karyawan menjadi penting. Salah satu software yang dapat Anda andalkan adalah Talenta.

Sebagai penyedia HRIS, dalam rangka mendukung imbauan pemerintah untuk melakukan work from home, Talenta juga menyediakan penawaran spesial melalui program #WFHbukanliburan.

Program ini merupakan serangkaian kampanye sebagai bentuk dukungan kami untuk menciptakan iklim bisnis yang tetap produktif meskipun sedang berada di tengah krisis dengan memaksimalkan penggunaan teknologi HRIS.

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.