Membuat Jadwal Kerja Shift Dengan Excel dan Contohnya

Cara membuat absen di excel dan contoh jadwal kerja 2, 3 shift untuk 5 orang atau lebih dengan rumus membuat jadwal shift kerja.

Di Insight Talenta ini akan diulas bagaimana cara membuat absen di excel dan juga cara membuat jadwal kerja shift dengan excel beserta contohnya.

karena Anda mungkin saja anda perlu untuk membuat jadwal karyawan anda.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Penting bagi seorang personalia perusahaan yang menerapkan shift  untuk mampu menghitung dan juga melakukan penjadwalan shift kerja.

Menghitung shift kerja berguna agar perusahaan tidak mempekerjakan karyawannya melebihi 40 jam seminggu sesuai peraturan perundang-undangan.

Lalu bagaimana contoh membuat jadwal kerja shift dengan fungsi rumus Excel yang baik dan benar?

Ketahui Jenis Simulasi Shift Kerja Sebelum Membuat Jadwal Kerja Shift Dengan Excel

Sebelum mengetahui bagaimana membuat jadwal kerja shift dengan Excel, Anda perlu memahami bahwa ada tiga prinsip simulasi jadwal shift kerja.

Yaitu; 3 Shift dengan 4 grup, 3 shift dengan 3 grup, dan 2 shift dengan 3 grup atau biasa disebut dengan long shift.

Semua penjadwalan shift tetap berpedoman pada aturan pemerintah yaitu maksimal 40 jam dalam seminggu.

Contoh Cara Membuat Absen Untuk Jadwal Kerja 3 Shift 4 Grup Di Excel Dengan Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja

Penjadwalan model 3 shift 4 grup biasanya diterapkan pada perusahaan yang menerapkan jam operasional 24 jam dan paling umum digunakan oleh banyak perusahaan.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Jam kerja beroperasi penuh dan akan terhenti pada perayaan hari-hari besar seperti tahun baru atau hari natal.

Grup ini bekerja selama 5 hari dengan durasi 7 jam + 1 jam istirahat.

Shift model ini juga memungkinkan adanya hari libur yang tentatif karena pada pergantian shift 3 ke 1 karyawan mendapatkan libur selama dua hari.

Contoh Cara Membuat Absen Untuk Jadwal Kerja 3 Shift 4 Grup Di Excel Dengan Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja

Keterangan contoh jadwal kerja 3 shift 4 grup :

  1. Shift 1: 07.00 – 15.00; Shift 2: 15.00 – 23.00; Shift 3: 23.00 – 07.00
  2. Urutan rotasi dari shift 3 ke shift 1. Perpindahan shift ke dan dari shift 3 ada perlakuan khusus. Setelah shift 3 karyawan dapat libur selama 2 hari sebelum memasuki jadwal shift 1. Dua (2) hari sebelum libur shift 3, sebenarnya libur hanya 1 hari. Namun karyawan harus mulai masuk pada malam harinya yaitu pukul 23.00.

Contoh Cara Membuat Absen Untuk Jadwal 3 Shift 3 Grup Di Excel Dengan Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja

Berbeda dengan 3 shift 4 grup, model shift ini, libur karyawan dilakukan secara pasti dan teratur.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Karyawan akan bekerja selama 6 hari. Shift ini diterapkan biasanya oleh industri yang lebih kecil dengan total karyawan yang lebih sedikit pula.

Jam kerja perhari adalah 7 jam kerja dengan 1 jam istirahat, kecuali hari sabtu 5 jam kerja.

Jam kerja ini cukup fleksibel karena pada hari terakhir, perusahaan dapat membuat jadwal overtime secara otomatis selama 2 jam.

Contoh Cara Membuat Absen Untuk Jadwal 3 Shift 3 Grup Di Excel Dengan Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja

Keterangan contoh jadwal kerja 3 shift 3 grup:

  1. Jam kerja shift fleksibel. Shift 1 bisa dimulai pada pukul 06.00 atau 07.00
  2. Rotasi shift dimulai dari shift 3 dan dapat diterapkan pada model 2 grup 2 shift
  3. Khusus shift 1 dapat diberlakukan long shift (07.00 – 19.00), dengan istirahat, selama maksimal 15 jam/orang per-minggu.

Baca Juga : Pengelolaan Shift Lebih Mudah dengan Aplikasi Absensi Karyawan Online

Contoh Cara Membuat Absen Untuk Jadwal 2 Shift 3 Grup atau long shift Di Excel Dengan Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja

Contoh jadwal kerja 2 shift ini jarang sekali diterapkan oleh perusahaan produksi tapi sering digunakan oleh petugas keamanan atau atas kesepakatan antara pekerja dan perusahaan yang memiliki traffic produksi yang besar.

Pengaturan ini memiliki pola 2-2-2, yaitu dalam 1 minggu terdiri dari 2 hari shift 1, 2 hari shift 2, dan 2 hari libur.

Contoh Cara Membuat Absen Untuk Jadwal 2 Shift 3 Grup atau long shift Di Excel Dengan Rumus Membuat Jadwal Shift Kerja

Baca Juga : Yuk Simak Cara Hitung PPh 21 dengan Metode Gross dan Nett

Contoh Penerapan dalam Membuat Absen Dengan Rumus Jadwal Kerja Shift Di Excel

Menghitung shift menggunakan rumus excel berguna untuk memastikan bahwa setiap jam kerja karyawan dapat terdistribusi dengan adil dan sesuai ketentuan perundang-undangan.

Aturan tersebut tercantum pada UU Ketenagakerjaan pasal 77 ayat 1-2 tentang jam kerja karyawan.

Undang-undang ketenagakerjaan tersebut berisi;

  1. Setiap Pengusaha wajib melaksanakan ketentuan jam kerja;
  2. Waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) meliputi: 7 jam sehari dalam 6 hari dengan jumlah 40 jam seminggu; 8 jam sehari dalam 5 hari dengan jumlah 40 jam seminggu.

Memperimbangkan undang-undang di atas, perusahaan harus menetapkan aturan jam kerja sesuai maksimal total jam kerja per-minggu.

Hal ini juga berguna agar perusahaan dapat menentukan lemburan apabila shift melebihi dari jam maksimal kerja pada satu minggu.

Selain itu dengan adanya penghitungan dengan excel, Anda juga dapat melihat dan meramal distribusi shift.

Misalnya jika terdapat distribusi shift yang tidak merata, Anda dapat melihatnya dan mengatur kembali melalui tabel excel ini.

Baca juga: Atur Roster Shift Karyawan dengan Attendance by Talenta

Contoh Kasus Membuat Jadwal Kerja Shift Di Excel Untuk Pekerja Restoran 24 jam dengan 4 Karyawan 3 shift

Andri memiliki sebuah restoran dengan jumlah 4 karyawan yang menerapkan tiga shift.

Shift pertama dimulai pukul 07.00 – 15.00, shift kedua dimulai pukul 15.00 – 23.00, dan shift malam dimulai pukul 23.00 – 07.00.

Cara Membuat Absen Di Excel 1 : Buat Tabel

Keterangan:

  1. 3 = shift malam, 2 = shift sore, 1 = shift pagi
  2. Pada tahap ini Anda dapat mengatur shift berpedoman dengan metode 4 grup 3 shift, yaitu dimana setelah dan sebelum shift malam, perusahaan meluangkan 1 slot libur.
  3. O merupakan tanda untuk libur.

Cara Membuat Absen Di excel 2 : Buat kolom jam

Keterangan cara membuat absen di excel :

Ini adalah keterangan dari contoh jadwal kerja untuk pekerja restoran 24 jam dengan 4 karyawan 3 shift dengan menggunakan rumus membuat jadwal shift kerja diatas.

  1. Keterangan jam disesuaikan dengan keterangan sebelumnya yaitu; 3 = shift malam, 2 = shift sore, 1 = shift pagi. Anda juga dapat mencantumkan kolom “libur” untuk mengetahui jumlah libur karyawan pada minggu ke-1.
  2. Untuk mengisi angka pada kolom jam, Anda dapat menggunakan rumus excel COUNTIF. Memang untuk penggunaan rumus pada pekerjaan per-minggu terlihat mudah, namun bagaimana Anda memiliki jumlah karyawan yang banyak dan perhitungan setahun? Rumus COUNTIF akan sangat berguna.
  3. Untuk menghitung shift 1 (pagi) Karyawan Kliko, Anda dapat menggunakan rumus =COUNTIF(C5:I5,”1”) Kenapa angka 1? Karena kriteria atau keterangan shift pagi pada tabel adalah 1.
  4. Langkah yang sama dilakukan untuk shift-shift lainnya, hanya saja input kriteria yang berbeda. Jika untuk shift pagi 1, shift sore adalah 2, dan shift malam adalah 3.
  5. Anda juga dapat menggunakan keterangan atau kriteria berbeda sesuai keinginan pada contoh cara membuat absen jadwal kerja di excel tersebut. Misal untuk shift pagi = p, shift sore = s, shift malam = m.
  6. Selanjutnya untuk menentukan jumlah libur sama seperti menentukan jumlah shift. Pada tabel, keterangan atau kriteria libur adalah O. Maka rumus yang dimasukkan adalah =COUNTIF(C5:I5,”o”)
  7. Anda dapat menekan dan geser pada kolom 1, 2, 3, dan libur untuk mendapatkan hasil dan rumus yang sama pada karyawan lainnya; Budi, Jurni, Talento.
  8. Untuk menghitung total, Anda dapat menggunakan cara manual yaitu =(J5*7)+(K5*7)+(L5*7)+5. Dari Mana angka 7 dan 5? Sesuai dengan peraturan bahwa dalam 5 hari kerja, diberlakukan 8 jam sehari dengan 7 jam waktu kerja dan 1 jam istirahat. Sehingga tiap kolom shift dikali 7 kemudian ditambah 5 jam istirahat.
  9. Selanjutnya, Anda juga dapat menghitung jumlah shift pada tiap harinya dengan menambahkan tabel di bawah tabel shift karyawan. Rumus yang digunakan juga sama seperti menghitung jumlah jam.

Baca Juga : Software Pembuat Jadwal Kerja & Shift Karyawan

Pengaruh Omnibus Law Terhadap Shift Kerja

Sebelumnya Anda mengetahui bahwa fungsi perhitungan excel adalah agar perusahaan dapat menghitung uang lemburan dengan batas jam per-minggu.

Namun, menurut aturan Omnibus Law Cipta Kerja, jadwal waktu kerja kini tidak spesifik, hanya mencantumkan maksimal kerja adalah 40 hari.

Hal ini tentu dapat merubah kebijakan pengaturan shift kerja pada contoh cara membuat absen di excel yang akan anda buat.

Perusahaan pada kondisi ini harus bijak terutama dalam memenuhi kebutuhan dan hak karyawannya seperti kesehatan dan juga keamanan.

Perusahaan juga membutuhkan aset teknologi seperti penggunaan aplikasi atau software tata kelola karyawan.

Baca juga: Menilik Omnibus Law, Solusi atau Kontroversi?

Permudah Penjadwalan Shift Kerja dengan Aplikasi Absensi

Selain dengan cara membuat absen di excel, contoh lain yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah penjadwalan jadwal kerja adalah dengan menggunakan teknologi seperti aplikasi absensi.

Penggunaan teknologi juga dapat menanamkan kebijakan yang lebih baik pada perusahaan.

Aplikasi absensi saat ini bukan hanya digunakan untuk melakukan absensi pada karyawan, namun juga dilengkapi fitur lain.

Misalnya seperti shift rostering, work assignment, dan juga contoh pengaturan jadwal kerja yang mudah.

Anda bisa menggunakan aplikasi absensi dari Talenta HRIS jika memerlukan fitur penjadwalan karyawan yang lebih lengkap.

Selain terintegrasi dengan sistem payroll karyawan, ada banyak fitur bermanfaat lainnya yang bisa Anda gunakan untuk mendukung bisnis anda.

Kelola Seluruh Proses Absensi Lebih Efisien dengan sistem absensi online

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Anda juga bisa pelajari fitur Talenta selengkapnya sebelum memutuskan untuk mencoba sendiri dengan membuka laman ini.

Atau Anda juga bisa mencoba sendiri salah satu aplikasi data karyawan yang gratis dari Talenta yang saat ini dapat Anda unduh di playstore google yaitu Attendance by Talenta.

Fitur menarik lainnya dari aplikasi Attendance management by Talenta adalah fitur absensi live location menggunakan GPS.

Unduh sekarang dengan klik gambar aplikasi HR dibawah, untuk pengalaman absensi terbaik Anda!

Nah, diatas adalah cara membuat absen di excel dan contoh jadwal kerja 2, 3 shift untuk 5 orang atau lebih dengan rumus membuat jadwal shift kerja.

Semoga bisa berguna untuk Anda, dan silahkan untuk membagikan tulisan ini ke sosial media.


PUBLISHED13 Mar 2020
Hafidh
Hafidh


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang