Pelaku Usaha, Ayo pahami Pentingnya Transformasi Digital HR!

Internet of things seperti menjadi keharusan pada tiap aspek kehidupan di abad ini. Internet of things atau biasa disebut internet untuk segala memicu adanya transformasi pada semua aspek pekerjaan yang disebut transformasi digital. Keuangan, pemasaran, produksi dan juga tata kelola sumber daya. Salah satu bentuk transformasi digital yang perlu diperhatikan bagi para pelaku usaha adalah transformasi digital HR.

 

Apa itu Transformasi Digital HR?

Human Resource (HR) juga tidak terlepas dari gelombang internet of things dan memicu adanya istilah transformasi digital HR. Secara harfiah transformasi digital adalah perubahan perilaku, sistem, dan metode kerja secara digital. Istilah digital juga mengacu pada komputasi maya yang salah satu elemennya adalah internet. Transformasi digital HR berarti merupakan serangkaian perubahan tata kelola sumber daya manusia secara digital.

Dalam laporan tahunan HR oleh Deloitte pada tahun 2017, Sebenarnya transformasi digital pada HR bukan hanya mengacu pada penerapan teknologi. Namun bagaimana HRD mampu mengembangkan sistem tata kelola karyawan dan juga mampu mengubah tatanan dan perilaku karyawan itu sendiri. 

Sedangkan Puja Lalwani kontributor HRTechnologist menjelaskan bahwa transformasi digital HR bukan berbicara tentang prosesnya, namun bagaimana sebuah transformasi itu dapat menghasilkan sesuatu bagi tubuh organisasi. Transformasi digital HR mencakup seluruh kegiatan tata kelola karyawan. Rekrutmen, pengelolaan data, gaji, dan kebutuhan karyawan semua ikut dalam transformasi digital HR.

 

Bagaimana Transformasi Digital HR Mengubah Bisnis Anda?

George Westerman, Ketua Peneliti Ekonomi Digital MIT Sloan Initiative mengatakan bahwa transformasi digital seperti pisau bermata dua. Jika dilakukan dengan benar, transformasi digital seperti ulat yang berubah menjadi kupu-kupu. Jika dilakukan dengan salah, maka bisnis Anda hanya seperti ulat saja.

Pernyataan George Westerman dapat disimpulkan bahwa sebenarnya efektifitas transformasi digital HR juga dipengaruhi oleh user-nya. Jika dimanfaatkan dengan baik, bisnis yang dijalankan akan ikut bertransformasi menjadi lebih cepat dan berkembang. Namun jika tidak dimanfaatkan dengan baik, bisnis pun seperti jalan di tempat. Tidak berdampak apa-apa.

Ada tiga hal yang dapat terpengaruh dengan adanya transformasi digital sumber daya manusia. Di antaranya;

  1. Otomasi proses tata kelola HR sehingga dapat mengurangi biaya sebesar 35% dari aset perusahaan dan juga mempercepat waktu pekerjaan yang repetitif.
  2. Meningkatkan Pengalaman Karyawan dalam bekerja. Salah satunya adalah pengajuan libur dan jam kerja yang mudah dan terkomputasi.
  3. Perusahaan dapat memberikan fokus lebih pada bagian-bagian bottom level seperti penjualan dan pelayanan.
  4. Mengubah persepsi usaha perusahaan. Biasanya berupa kriteria rekrutmen dan strategi pengembangan produk.

Transformasi digital pada HR dapat memicu motivasi dan peningkatan kinerja pada bagian-bagian organisasi lain sehingga keuntungan bukan hanya diperoleh antar personalia-karyawan, namun organisasi secara keseluruhan.

Menurut laporan Deloitte pada tahun 2019, Perusahaan akan menginvestasikan 25% biaya untuk pengembangan HR melalui teknologi. Penelitian pada tahun 2017 juga memaparkan bahwa 50% lebih perusahaan di seluruh dunia saat ini sedang berfokus dalam mengembangkan teknologi pada bidang HR. Beberapa perusahaan meyakini investasi besar dalam pengembangan tata kelola HR menggunakan teknologi bukanlah hal yang merugikan, daripada tiap bulan harus mengeluarkan biaya hanya untuk hal-hal yang bisa diotomasi. A Greater Spend for A Greater Good.

 

Membedakan Otomasi, Digitalisasi, dan Transformasi Digital pada HR

Istilah otomasi, digitalisasi, dan transformasi digital sebenarnya memiliki arti yang sama. Namun ketiga istilah ini sebenarnya adalah sebuah proses panjang keterlibatan sebuah organisasi atau usaha dalam menerapkan teknologi.

Otomasi adalah proses pergantian metode kerja. Dimana sebuah organisasi mulai mengubah tata kelola manajemen dengan bantuan-bantuan teknologi untuk mempermudah pekerjaan. Misalnya penggunaan alat pabrik, penggunaan software keuangan dan pengolah dokumen.

Digitalisasi lebih menekankan budaya keseluruhan. Perusahaan yang sudah melakukan otomasi bukan berarti sudah terdigitalisasi. Misalnya saja, pabrik gula yang sudah menggunakan mesin pabrik belum tentu terdigitalisasi karena keseluruhan aspek bisnisnya masih dilakukan secara konvensional. Misalnya saja belum menggunakan software atau aplikasi HR dalam kelola karyawan.

Transformasi digital adalah hasil dari digitalisasi dan otomasi. Transformasi digital adalah hasil dari perubahan perilaku organisasi. Perusahaan dan organisasi mampu memecahkan masalah menggunakan teknologi. Seluruh elemen organisasi juga memiliki pola pikir yang sama terhadap teknologi. Sehingga organisasi atau perusahaan menjadi lebih cepat dan mampu beradaptasi dengan teknologi.

 

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Melakukan Transformasi Digital HR

Menurut Brian Solis digital analyst asal Amerika Serikat melalui Altimer, Ada 6 tahapan kenapa perusahaan melakukan transformasi digital.

  1. Business As Usual. Dimana perusahaan belum menerapkan teknologi
  2. Present and Active. Perusahaan atau organisasi mulai sadar bahwa penerapan teknologi seperti otomasi pekerjaan diperlukan untuk meningkatkan produktivitas.
  3. Formalized. Perusahaan mulai terbiasa dengan otomasi. Setiap unit pekerjaan dilakukan dengan otomasi.
  4. Strategic. Semua karyawan punya mindset yang sama terhadap teknologi digital.
  5. Converge. Pada fase ini, perusahaan sudah terdigitalisasi pada keseluruhan aspek.
  6. Innovative and adaptive. Perusahaan sudah bertransformasi secara digital. Perusahaan mampu bersaing secara cepat dengan perusahaan lain.

Dari enam tahapan itu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk melakukan transformasi digital terutama pada bidang HR. di antaranya adalah,

Tentukan tujuan

Meski transformasi digital memberi segudang manfaat, namun perusahaan harus menentukan tujuan kenapa ingin beralih digital terutama pada bidang HR. Apakah cost yang dimiliki pemilik usaha cukup? Bagaimana dampak keuangan dan bisnis yang akan dihadapi jika menggunakan teknologi digital? Apakah usaha saya cocok dan perlu menerapkannya?

Tentukan Teknologinya

Menentukan teknologi dalam beralih digital di bidang HR adalah bagian terpenting sebenarnya karena akan berpengaruh pada kebutuhan dan juga biaya yang dikeluarkan. Misalnya. Jika Anda pelaku UMKM alat yang mungkin bisa digunakan adalah aplikasi absensi.

Bangun budaya digital keseluruhan

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, transformasi digital tidak akan terjadi jika tidak adanya budaya digital pada unit usaha. Buatlah budaya digital dari segala aspek bukan hanya dari HR saja. Menerapkan budaya digital adalah untuk menyeragamkan persepsi karyawan agar sadar akan penggunaan teknologi.

Buat Analisis dan Tolak Ukur

Hal penting lainnya adalah membuat tolak ukur. Perusahaan harus mengukur hasil dari transformasi digital. Perusahaan mengukur efektivitas penggunaan teknologi digital dengan mengukur perilaku karyawan pasca-transformasi digital. Pelaku usaha dapat memantau perilaku dan kinerja karyawan dengan aplikasi HR yang digunakan.

 

Faktor Yang Mempengaruhi Kesuksesan Transformasi Digital HR 

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, transformasi digital tidak selamanya memberi manfaat tergantung dari penggunanya. Namun ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi bagaimana penerapan transformasi digital HR dapat memberikan dampak pada perusahaan. Berikut faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan transformasi HR di era digital yang dikutip oleh Academy to Innovate HR.

Jangan abaikan mahadata

David Green, People Analytics dari Amerika Serikat mengatakan bahwa mahadata yang tersimpan harus diperhatikan. Keamanan mahadata yang tersimpan pada cloud harus terus dipantau, dipelihara secara baik. Input data juga harus dilakukan secara teliti dan sesuai dengan informasi asli.

Terus pahami karyawan

Suzanne Lucas, penulis Evil HR Lady mengatakan bahwa karyawan tetaplah manusia. Meski budaya sudah terdigitalisasi, perusahaan harus memahami kebutuhan dan keinginan karyawan yang kemudian diterapkan dalam transformasi digital.

Jangan berhenti berinovasi

Bill Boorman, founder perusahaan people advisor Real Links memberikan nasihat kepada pelaku usaha bahwa menerapkan teknologi bukan berarti berhenti belajar. Pelaku usaha harus terus belajar terlebih dalam mengembangkan sistem. Hal ini dilakukan agar perusahaan terus dapat beradaptasi dengan persaingan dalam industri internet of things ini.

Buat menyenangkan

Transformasi digital bukan berarti pelaku usaha menyalahgunakan wewenang dan menjadi menyebalkan. Transformasi digital harus memberikan pengalaman terbaik, menyenangkan dan rasa nyaman bagi setiap elemen usaha terutama karyawan. Hal tersebut untuk mencegah turnover dan menanamkan nilai digital pada karyawan.

Itulah pemahaman tentang transformasi digital HR bagi para pelaku usaha yang harus diketahui. Mengetahui dampak bagi perkembangan usaha, sebaiknya Anda sebagai pelaku usaha memulai langkah untuk beralih digital terutama dalam bidang HR. Langkah awal yang dapat Anda lakukan adalah menggunakan aplikasi absensi. Saat ini banyak aplikasi absensi di Google Play Store yang dapat Anda dapatkan secara gratis.

 


PUBLISHED21 Feb 2020
Hafidh
Hafidh

SHARE THIS ARTICLE: